Quais recursos de sistemas de telefone comercial você precisa?

15. Habilidades de envio de fax

Naquela época, muitos de nós estávamos acostumados com os tons estridentes de uma máquina de fax fazendo seu trabalho. As pessoas ainda enviam e recebem faxes, mas a tecnologia é muito diferente. Usando um aplicativo móvel de terceiros, você pode enviar um fax de um telefone celular. Você também pode enviar um fax usando sistemas VoIP. E, claro, um sistema telefônico comercial pode incluir uma configuração de fax típica.

16. Encaminhamento de Chamadas

Na maioria dos telefones, você pode encaminhar manualmente uma chamada recebida. A técnica varia um pouco – você pressionaria #72 ou 72#, ouviria o tom de discagem e, em seguida, pressionaria o número de telefone para onde a chamada deve ser feita.

É apenas mais simples e rápido ter o encaminhamento de chamadas como uma seleção pronta. Você pode encaminhar chamadas para outros funcionários ou configurar o telefone para encaminhar todas as chamadas para um celular.

17. Monitoramento de Fraude

As chamadas roteadas pela internet podem ser monitoradas usando software de detecção de fraude e/ou software de gerenciamento de risco. Essa capacidade é importante para as empresas.

18. Chamadas em Grupo

Uma chamada de conferência é um número de usuários individuais, todos conectados na mesma chamada. Uma chamada telefônica em grupo – exatamente como parece – conecta grupos de pessoas ou funcionários. É uma chamada de conferência que envolve grupos em vez de usuários individuais. É necessário conectar grupos de pessoas que estão trabalhando em equipe.

19. Ativação do fone de ouvido

Você realmente precisa usar um fone de ouvido. Um fone de ouvido para uma chamada faz mais do que apenas liberar suas mãos para escrever ou trabalhar enquanto você ouve e responde. Um fone de ouvido – usado com um sistema telefônico, PC ou laptop – ajuda a bloquear o ruído de fundo.

20. Mensagens instantâneas

A mensagem instantânea é o envio imediato de texto, seja de telefone para telefone ou pela Internet. Você também pode enviar mensagens instantâneas usando sistemas VoIP.

21. Música em espera

Se você acha que não precisa deste, confira esta estatística. Mais da metade dos clientes que ficam em espera sem música, desligam a chamada. Os clientes não gostam de ser colocados em espera. Ainda mais, os clientes não gostam de ficar em espera sem música.

22. Reconhecimento de Voz Interativo

IVR é um recurso que permite que um chamador seja reconhecido por voz. A voz da pessoa é pré-gravada. Quando a pessoa liga, o sistema telefônico responde automaticamente à voz do chamador. Os sistemas IVR também podem ser configurados para responder ao código específico de um chamador, que o chamador digita no teclado quando solicitado. A URA é importante para empresas que lidam com informações médicas e financeiras privadas.

23. Chamada Internacional

Há todos os tipos de maneiras de economizar dinheiro ao fazer uma chamada internacional. Por exemplo, desde que dois locais ou parceiros de negócios estejam licenciados para usar a Microsoft – como um nos EUA e outro no exterior – os usuários licenciados podem ligar um para o outro usando um programa especial. Alguns sistemas VoIP também têm uma taxa fixa e baixa para chamadas internacionais.

24. Sites Vinculados

Os telefones Android (Galaxy) podem ser vinculados ao Windows 10. Assim que os dois estiverem vinculados, os usuários poderão transferir arquivos e responder a mensagens e chamadas.

25. Silenciamento do microfone

Alguns modelos de telefone têm um botão mudo, mas esse recurso é mais comum em fones de ouvido. O mudo é um simples liga/desliga.

O recurso tem algumas vantagens: por exemplo, você está ouvindo, mas não quer que a outra pessoa ouça o que você está fazendo, como ruídos do seu escritório em casa ou no local de trabalho.

26. Suporte a vários dispositivos - Link para telefones celulares

Isso geralmente é chamado de geminação, o que faz sentido. A geminação é uma forma de tecer, e é isso que você está fazendo. Você está emparelhando um telefone celular e um telefone de mesa.

Por que você faria isso? Bem, o Twinning permite que os usuários façam e recebam chamadas em dois dispositivos separados. Ele também oferece aos usuários a capacidade de compartilhar informações do telefone de mesa – como um diretório da empresa – para o celular.

27. Diretório Corporativo no Telefone

Uma recepcionista digital pode direcionar os chamadores para um diretório corporativo ou da empresa. Com alguns sistemas telefônicos de escritório, cada telefone no sistema pode acessar esse diretório.

Esse recurso realmente aumenta a eficiência. Por exemplo, digamos que a pessoa que cuida do departamento de serviço de uma concessionária de automóveis está em uma ligação com um cliente que diz que está comprando um carro novo. O cliente quer falar com alguém em vendas. O gerente de serviço sabe que dois vendedores estão no lote, mas um terceiro vendedor está disponível. Ao acessar o diretório da empresa, ele transfere a chamada sem problemas e o lead do cliente não se perde. Esse é o tipo de conhecimento que os trabalhadores precisam para serem mais eficientes.

28. Encaminhamento de chamadas telefônicas

Esse recurso permite que os usuários redirecionem uma chamada para outro local, como outro funcionário. Também pode ser usado para redirecionar chamadas de um telefone do escritório para um celular. Um funcionário pode configurar o telefone para funcionar dessa maneira ao sair do local de trabalho.

29. Gravação de Chamadas

Certo, nós sabemos, não é legal gravar chamadas quando a pessoa não sabe que você está gravando. Mas poder gravar uma chamada – quando iniciada por uma pessoa e aceita por outra – pode ser um recurso importante. Pode ser usado por um advogado ou um repórter, por exemplo.

30. Rediscar

Sim, você pode verificar o identificador de chamadas para obter o número de todas as chamadas. O recurso de rediscagem permite discar automaticamente a chamada mais recente. Em alguns telefones, o recurso de rediscagem permite que os usuários disquem até 3 chamadas mais recentes.

31. Uso remoto do telefone

Este é o nome do aplicativo de telefone Android que permite que o telefone Android se conecte ao PC ou laptop com Windows 10.

32. Roteamento de chamadas recebidas para qualquer dispositivo

Com esse recurso, você pode configurar o telefone para encaminhar chamadas recebidas para diferentes números de telefone. O controle de chamadas fora do horário comercial é um recurso importante para muitas empresas.

Por exemplo, digamos que você execute um serviço técnico de aquecimento/ac. A primeira chamada de "problema" fora do expediente vai para o primeiro número escolhido, a próxima chamada de problema vai para o segundo número escolhido e assim por diante.

33. Triagem de Chamadas

O identificador de chamadas pode ser usado para filtrar chamadas. As chamadas também podem ser rastreadas através de um sistema de telefonia VoIP. Os atendimentos podem ser rastreados por meio de uma plataforma de atendimento. Por exemplo, a triagem e bloqueio de chamadas da Nextiva é um recurso padrão de sua plataforma de atendimento telefônico comercial e sistema de comunicações unificadas.

34. Compartilhamento de tela

Este é um recurso muito necessário. Com o compartilhamento de tela, uma tela de computador que uma pessoa está visualizando pode ser compartilhada com outra ou com um grupo. As equipes de funcionários podem analisar as informações, o que os ajuda a trabalhar em conjunto.

É um recurso importante para uma empresa que lida com gráficos ou colunas de números, como uma empresa de investimentos. Nesse tipo de negócio, o compartilhamento de tela é uma ferramenta de atendimento ao cliente.

35. Campainha Secundária

Com esse recurso, uma chamada de entrada também toca em um dispositivo secundário. Por exemplo, uma chamada de entrada também tocará quando um funcionário estiver conectado usando um laptop e fone de ouvido. É um recurso importante para que nenhuma chamada seja perdida quando um funcionário não estiver presente para atender o telefone do escritório principal.

36. Capacidades de discagem rápida

Os telefones são vários recursos para armazenar números para discagem rápida. Com alguns telefones, você só pode configurar 3 números de discagem rápida, com outros, até 9. Você pode configurar 9 números Skype de “discagem rápida”.

37. Videoconferência

Esse recurso permite conferência usando vídeo e áudio. Há dois ou mais usuários, em dois ou mais locais.

38. Correio de voz

O correio de voz pode ser gravado como parte do telefone ou como um equipamento separado. Mensagens de voz também podem ser recebidas em sistemas VoIP e ouvidas clicando em um arquivo de áudio.

39. Recurso de correio de voz para e-mail

Com alguns sistemas VoIP, você recebe uma notificação por e-mail de que recebeu uma mensagem. Você então clica no arquivo de áudio e ouve a mensagem.

Um recurso mais recente transcreve o correio de voz em palavras escritas. O recurso funciona de forma semelhante a como funciona em telefones celulares. Com as mensagens de texto do celular, os usuários podem optar por falar no microfone do celular e ter suas palavras transcritas em uma mensagem de texto.

O correio de voz para palavras escritas funciona da mesma maneira. Mas, em vez de voz de telefone celular para texto, é transcrição de correio de voz para palavra escrita de e-mail. O correio de voz para e-mail é um bom recurso para quem precisa realizar várias tarefas ao mesmo tempo – lidar com uma chamada telefônica enquanto vê o que um outro chamador deixou como mensagem.

40. Chamadas Telefônicas VoIP

Vo IP significa Voz sobre Protocolo de Internet. Em vez de usar uma linha telefônica, a chamada é feita usando IP. Vo IP funciona melhor com acesso à internet de banda larga de alta velocidade se você quiser todos os recursos disponíveis. Mas se você não tiver internet de alta velocidade, se puder enviar e-mail, poderá usar VoIP.

Melhores opções de sistema telefônico comercial para uma pequena empresa

Se você é um único proprietário ou proprietário de uma empresa com um pequeno número de funcionários, sua organização pode não precisar de todos os recursos de um sistema de comunicações. Mas se você espera crescer, talvez queira escolher os recursos disponíveis de forma proativa para obter os sistemas telefônicos com melhor classificação para pequenas empresas.

Durante a pandemia, os pequenos empresários se adaptaram. Eles usaram a tecnologia porque não podiam se encontrar cara a cara. Mesmo que você seja um único proprietário ou gerente de um pequeno grupo de funcionários, pode estar interagindo com empresas maiores.

Você pode apostar que as grandes empresas estão usando videoconferência para comunicações. Ter essa capacidade pode ser um dos recursos mais importantes do sistema telefônico de escritório atualmente.

Tipos de sistemas telefônicos de escritório a serem considerados

No passado, todos usavam o que é chamado de PSTN, ou rede telefônica pública comutada. Em outras palavras, PSTN é um telefone fixo para comunicações.

Você precisa de internet de alta velocidade para usar comunicações VoIP. Se você tentou VoIP no passado, pode ter sido desligado devido à baixa qualidade do som. Isso mudou. As chamadas VoIP através de um computador desktop ou laptop são tão claras quanto um telefone fixo.

Os sistemas de telefonia em nuvem são muito fáceis de usar em aplicativos de negócios. As opções de acesso ao sistema de telefonia em nuvem são variadas, e essa é uma das razões pelas quais é um meio popular de comunicação para empresas.

Você deve chutar seu telefone fixo para o meio-fio? E se sua empresa usa o mesmo número de telefone há anos? Você pode portar esse número para um serviço VoIP.

Outras opções do sistema telefônico do escritório

Aqui estão alguns recursos que podem se adequar a determinadas empresas:

Roteamento baseado em tempo

Encaminhe chamadas para vários locais com base em fusos horários.

Mensagens unificadas

Vários tipos de mensagens vão para uma caixa de entrada.

Monitor de bebe

Alguns telefones podem ser conectados a uma babá eletrônica, uma opção especialmente interessante para funcionários que trabalham em casa.

Como funcionam os sistemas de telefonia empresarial?

Os sistemas telefônicos funcionam de duas maneiras principais, por meio de linhas telefônicas tradicionais ou pela Internet. Com a internet, os sistemas telefônicos podem ser baseados em nuvem ou VoIP.

Qual é o uso de um telefone em um escritório?

Uma empresa ainda pode precisar de um telefone real no escritório, mesmo que não use o telefone da maneira tradicional.

Por exemplo, as chamadas são recebidas pelo telefone comercial e roteadas com um atendedor digital. Ou o telefone comercial pode ser configurado para rotear chamadas para outro telefone ou celular.

Um telefone comercial real no escritório ainda é importante. Ele pode atuar como o hub que dispersa as chamadas recebidas para o local adequado.

Quais são os diferentes tipos de sistemas telefônicos comerciais?

Os principais tipos de sistemas de telefonia comercial são PSTN (fixo), VoIP e baseados em nuvem.

Um sistema telefônico baseado em nuvem envia voz e informações pela internet. Os usuários podem acessar as informações que estão na nuvem. As informações podem ser acessadas por meio de diversos dispositivos, como telefones celulares.

O que é um sistema telefônico baseado em nuvem?

Um sistema telefônico baseado em nuvem transmite voz e dados pela internet, e essas informações são armazenadas em uma nuvem. Os usuários podem acessar as informações da nuvem usando vários dispositivos, desde que os dispositivos tenham uma conexão com a Internet.

O uso da Nuvem cria comodidade para todos os usuários. Não importa o tipo de dispositivo que o usuário possui – celular, tablet, notebook – desde que haja conexão com a internet, o usuário pode acessar as informações.

O que são sistemas de telefonia VoIP?

Há um número crescente de provedores de sistemas telefônicos que utilizam o sistema VoIP para comunicações. As comunicações pela Internet usando VoIP geralmente são mais baratas do que os sistemas de comunicação tradicionais.

Aqui estão alguns provedores de VoIP:

• RingCentral
• GoToConnect
• 8 X 8
• Voz Digital Verizon
• Jack mágico para negócios

Imagem: Depositphotos