De ce caracteristici pentru sistemele telefonice de afaceri aveți nevoie?

Publicat: 2021-05-27

Dacă lucrați de la un birou de acasă sau lucrați la fața locului, aveți nevoie de un sistem telefonic care să se potrivească.

Un sistem telefonic care se potrivește este unul care are caracteristicile de care aveți nevoie chiar acum. Sistemul telefonic ar trebui să aibă și funcții de care ați putea avea nevoie în viitor.

De ce sunt atât de importante caracteristicile sistemului telefonic

Multe caracteristici ale sistemului telefonic sunt comune. Chiar și cel mai elementar telefon de acasă are funcții precum identificarea apelantului, robotul telefonic și controlul volumului.

Funcțiile mai bune vă ajută să vă îmbunătățiți jocul și să fiți mai profesioniști. De exemplu, dacă lucrați de acasă și utilizați telefonul obișnuit de acasă – chiar doriți să plasați telefonul pe un tejghea sau preferați să puneți un client în așteptare?

Să pătrundem în caracteristici. Telefoanele încărcate cu funcții nu sunt cu mult mai scumpe decât telefonul de birou de bază. Mai bine să obții toate funcțiile pe care le poți, decât să ți-ai dori să le ai – și trebuie să cumperi un alt sistem de telefonie.

Lista cu 40 de cele mai bune caracteristici ale sistemului telefonic

Iată o listă cu ceea ce considerăm că sunt cele mai bune 40 de funcții ale sistemului de telefon. Există zeci de alte funcții disponibile. Le-am ales pe cele pe care le considerăm că se aplică cel mai mult proprietarilor de afaceri mici.

1. Sistemul ACD

ACD înseamnă distribuitor automat de apeluri, ceea ce înseamnă că telefonul oferă apelanților un meniu vocal cu opțiuni, cum ar fi Apăsați unul pentru echipa de vânzări sau Apăsați doi pentru echipa de marketing.

2. Inteligența artificială

Gândiți-vă la acest lucru ca fiind similar cu primirea unui mesaj pe laptop, că un program accelerează automat o aplicație. Acest lucru funcționează în același mod cu un telefon. În tehnologia interioară a telefonului este capacitatea de a accelera un proces.

3. Paginare audio

O persoană poate crea un anunț și poate face o pagină audibilă. Cum ar fi „John, ești căutat pe linia 1”. Paginarea audio include capacitatea unei persoane de a crea un anunț, de a-l stoca și de a-l revizui înainte de a crea pagina.

4. Însoțitor automat

Însoțitorul automat este un sistem de meniu vocal care funcționează ca un recepționer, dar este un recepționer digital. O voce preînregistrată direcționează apelanții către un sistem de meniu vocal.

5. Director telefonic automat

În timp ce Operatorul automat duce apelanții la un meniu, un agendă telefonică automată duce un pas mai departe. În loc să direcționeze apelanții să aleagă dintr-un departament, cum ar fi vânzări sau asistență tehnică, apelantul poate alege o persoană. Numele sunt stocate în director. Verificați cu atenție – dimensiunea (numărul de persoane) din director poate varia.

6. ID apelant

Numărul de telefon și numele conectate la acel număr, pentru apelurile primite.

7. Coada de apeluri telefonice

Când apelurile intră în companie, apelanții primesc un mesaj preînregistrat și sunt puși într-o coadă sau într-o linie. Apelantului i se va spune poziția și va asculta muzică în timp ce așteaptă. De exemplu, „vă mulțumim că ați sunat compania noastră. Apelul dvs. este în prezent al treilea la rând.”

8. Faceți clic și trageți Configurație

Acest lucru funcționează cu computerele sau laptopurile care utilizează Microsoft Windows 10. Această funcție a unui telefon Android face posibil ca cineva să mute fișiere – clic și trage – de pe telefon pe computer și invers.

9. Faceți clic pentru a apela

Această caracteristică poate face parte din sistemele Voice over Internet Protocol (VoIP). În loc să apeleze fizic, internetul poate fi folosit pentru a stabili o conexiune între doi apelanți.

10. Configurare apel conferință

Aceasta este o caracteristică obligatorie pentru lucrătorii care trebuie să comunice ca o echipă, dar nu se pot întâlni întotdeauna față în față. Este întotdeauna important să fii capabil să participi profesional la o conferință telefonică, dar și mai important dacă lucrezi de la un birou de acasă când trebuie să faci parte dintr-o echipă.

11. Director de apelare după nume

Apelanții pot asculta un agendă și pot lăsa un mesaj pentru o anumită persoană. Uneori, un sistem telefonic are un supliment vital pentru această caracteristică - mesajul ajunge la un anumit angajat și, de asemenea, la o cutie poștală generală. Este o modalitate excelentă de a acoperi toate bazele dacă un angajat este în concediu sau în concediu.

12. Inel distinctiv

Uneori, un sistem telefonic de birou acceptă mai multe linii de intrare. Liniile pot fi diferențiate prin inele, cum ar fi un inel, două inele rapide și inel triplu. Aceasta poate fi o caracteristică excelentă pentru un birou de acasă. Apelurile legate de muncă, cum ar fi de la furnizori, pot veni pe o linie, clienții pe o a doua linie, prietenii și familia pe o a treia linie.

13. Nu deranja

Când această funcție este activată, înseamnă că toate apelurile vor merge direct la mesageria vocală.

14. Analytics excelent în timp real

Acesta este un supliment pentru un sistem telefonic de birou care are mai multe linii și numere de telefon. „Analitica” vine în timp ce proprietarul companiei verifică câte apeluri au venit pe fiecare linie. Fiecare linie are un număr de telefon separat. Este un instrument de marketing grozav și iată cum funcționează. O companie plasează reclame în diferite locuri, poate pe rețelele de socializare, un panou publicitar și o reclamă în revistă, fiecare oferind un număr de telefon diferit. Compania poate vedea ce tip de publicitate generează cel mai mare răspuns.

15. Abilitati de trimitere fax

În acele vremuri, mulți dintre noi eram obișnuiți cu tonurile stridente ale unui fax care își face treaba. Oamenii încă trimit și primesc faxuri, dar tehnologia este foarte diferită. Folosind o aplicație mobilă terță parte, puteți trimite un fax de pe un telefon mobil. De asemenea, puteți trimite un fax utilizând sisteme VoIP. Și, desigur, un sistem telefonic de afaceri poate include o configurare tipică de fax.

16. Redirecționarea apelurilor

Pe majoritatea telefoanelor, puteți redirecționa manual un apel primit. Tehnica variază puțin – fie să apăsați #72, fie pe 72#, să ascultați un ton de apel și apoi să apăsați numărul de telefon la care urmează să fie apelat.

Este mai simplu și mai rapid să aveți redirecționarea apelurilor ca o selecție gata. Puteți redirecționa apelurile către alți angajați sau puteți configura telefonul pentru a redirecționa toate apelurile către un telefon mobil.

17. Monitorizarea fraudelor

Apelurile care sunt direcționate prin internet pot fi monitorizate folosind software-ul de detectare a fraudei și/sau software-ul de gestionare a riscurilor. Această capacitate este importantă pentru afaceri.

18. Apeluri telefonice de grup

Un apel conferință este un număr de utilizatori individuali, toți conectați la același apel. Un apel telefonic de grup – așa cum sună – conectează grupuri de oameni sau angajați. Este un apel conferință care implică grupuri în loc de utilizatori individuali. Este necesar să se conecteze grupuri de oameni care lucrează ca o echipă.

19. Activarea căștilor

Chiar trebuie să folosești un set cu cască. O cască pentru un apel face mai mult decât să vă eliberați mâinile pentru a scrie sau a lucra în timp ce ascultați și răspundeți. Un set cu cască – folosit cu un sistem telefonic, un computer sau un laptop – ajută la blocarea zgomotului de fundal.

20. Mesaje instantanee

Mesageria instantanee este o trimitere de text imediată, fie de la telefon la telefon, fie prin internet. De asemenea, puteți trimite mesaje instant folosind sisteme VoIP.

21. Muzică în așteptare

Dacă nu credeți că aveți nevoie de acesta, consultați această statistică. Mai mult de jumătate dintre clienții care sunt puși în așteptare fără muzică, închid apelul. Clienților nu le place să fie pusi în așteptare. Chiar mai mult, clienților nu le place să fie pusi în așteptare fără muzică.

22. Recunoaștere interactivă a vocii

IVR este o caracteristică care permite unui apelant să fie recunoscut prin voce. Vocea persoanei este preînregistrată. Când persoana sună, sistemul telefonic răspunde automat la vocea apelantului. Sistemele IVR pot fi, de asemenea, configurate pentru a răspunde la codul specific al apelantului, pe care apelantul îl introduce pe tastatură atunci când este solicitat. IVR este important pentru companiile care manipulează informații financiare și medicale private.

23. Apel internațional

Există tot felul de modalități de a economisi bani atunci când efectuați un apel internațional. De exemplu, atâta timp cât două locații sau parteneri de afaceri sunt autorizați să utilizeze Microsoft – cum ar fi una în SUA și una în străinătate – utilizatorii licențiați se pot suna între ei folosind un program special. Unele sisteme VoIP au, de asemenea, o rată fixă ​​și mică pentru apelurile internaționale.

24. Site-uri legate

Telefoanele Android (Galaxy) pot fi conectate la Windows 10. Odată ce cele două sunt conectate, utilizatorii pot transfera fișiere și pot răspunde la mesaje și apeluri.

25. Dezactivarea microfonului

Unele modele de telefoane au un buton de sunet, dar această caracteristică este mai frecventă pe căști. Dezactivarea este o simplă pornire/oprire.

Funcția are câteva avantaje: de exemplu, asculți, dar nu vrei ca cealaltă persoană să audă ceea ce faci, cum ar fi zgomotele de la biroul tău de acasă sau de la locul de muncă.

26. Suport pentru mai multe dispozitive – Link către telefoane mobile

Acest lucru este adesea numit Twinning, ceea ce are sens. Înfrățirea este o formă de țesut și asta faci. Asociați un telefon mobil și un telefon de birou.

De ce ai face asta? Ei bine, Twinning permite utilizatorilor să efectueze și să primească apeluri pe două dispozitive separate. De asemenea, oferă utilizatorilor posibilitatea de a partaja informații de la telefonul de birou – cum ar fi un director al companiei – către mobil.

27. Director corporativ la telefon

Un recepționer digital poate direcționa apelanții către un director corporativ sau companie. Cu unele sisteme telefonice de birou, fiecare telefon din sistem poate accesa acel director.

Această caracteristică crește cu adevărat eficiența. De exemplu, să presupunem că persoana care se ocupă de departamentul de service al unei dealer auto este la un apel cu un client care spune că cumpără o mașină nouă. Clientul vrea să vorbească cu cineva din vânzări. Managerul de service știe că doi vânzători sunt pe lot, dar un al treilea agent de vânzări este disponibil. Prin accesarea directorului companiei, el transferă fără probleme apelul și lead-ul clientului nu se pierde. Acesta este genul de cunoștințe de care lucrătorii trebuie să fie mai eficienți.

28. Redirecționarea apelurilor telefonice

Această caracteristică permite utilizatorilor să redirecționeze un apel către o altă locație, cum ar fi un alt angajat. Poate fi folosit și pentru a redirecționa apelurile de la un telefon de birou către o celulă. Un angajat poate configura telefonul să funcționeze în acest fel atunci când părăsește locul de muncă.

29. Înregistrarea apelurilor

Bine, știm, nu este legal să înregistrezi apeluri când persoana respectivă nu știe că le înregistrezi. Dar posibilitatea de a înregistra un apel – atunci când este inițiat de o persoană și este de acord cu o altă persoană – poate fi o caracteristică importantă. Poate fi folosit de un avocat sau un reporter, de exemplu.

30. Reapelare

Da, puteți verifica ID-ul apelantului pentru a obține numărul tuturor apelurilor. Funcția de reapelare vă permite să formați automat cel mai recent apel. La unele telefoane, funcția de reapelare permite utilizatorilor să formeze până la 3 cei mai recenti apelanți.

31. Utilizarea telefonului de la distanță

Acesta este numele aplicației pentru telefon Android care permite telefonului Android să se conecteze la computerul sau laptopul cu Windows 10.

32. Dirijarea apelurilor primite către orice dispozitiv

Cu această funcție, puteți configura telefonul să direcționeze apelurile primite către diferite numere de telefon. Controlul apelurilor după orele de program este o caracteristică importantă pentru multe companii.

De exemplu, să presupunem că executați un serviciu de tehnician de încălzire/ca. Primul apel „cu probleme” după orele de program merge la primul număr ales, următorul apel cu probleme merge la al doilea număr ales și așa mai departe.

33. Screening-ul apelurilor

ID-ul apelantului poate fi folosit pentru a filtra apelurile. Apelurile pot fi, de asemenea, monitorizate printr-un sistem telefonic VoIP. Apelurile pot fi analizate printr-o platformă de servicii. De exemplu, screening -ul și blocarea apelurilor Nextiva este o caracteristică standard a platformei sale de servicii telefonice de afaceri și a sistemului de comunicații unite.

34. Partajarea ecranului

Aceasta este o caracteristică foarte necesară. Cu partajarea ecranului, ecranul unui computer pe care îl vizionează o persoană poate fi partajat cu o altă persoană sau cu un grup. Echipele de angajați pot analiza informații, ceea ce îi ajută să lucreze împreună.

Este o caracteristică importantă pentru o afacere care se ocupă de diagrame sau coloane de cifre, cum ar fi o companie de investiții. În acest tip de afaceri, partajarea ecranului este un instrument de serviciu pentru clienți.

35. Soneria secundară

Cu această funcție, un apel de intrare sună și pe un dispozitiv secundar. De exemplu, un apel de intrare va suna și acolo unde un angajat este conectat folosind un laptop și căști. Este o caracteristică importantă pe care trebuie să o aveți, astfel încât niciun apel să nu fie ratat atunci când un angajat nu este prezent pentru a răspunde la telefonul de la biroul principal.

36. Capacități de apelare rapidă

Telefoanele sunt diverse capabilități pentru stocarea numerelor pentru apelare rapidă. Cu unele telefoane, puteți configura doar numere de apelare rapidă, în cazul altora, până la 9. Puteți configura 9 numere Skype de „apelare rapidă”.

37. Videoconferință

Această caracteristică permite conferințe folosind video și audio. Există doi sau mai mulți utilizatori, în două sau mai multe locații.

38. Mesaj vocal

Mesajele vocale pot fi înregistrate ca parte a telefonului sau ca un echipament separat. Mesajele vocale pot fi primite și pe sistemele VoIP și ascultate făcând clic pe un fișier audio.

39. Funcția de mesagerie vocală către e-mail

Cu unele sisteme VoIP, primiți o notificare prin e-mail că ați primit un mesaj. Apoi faceți clic pe fișierul audio și ascultați mesajul.

O funcție mai nouă transcrie de fapt mesajul vocal în cuvinte scrise. Caracteristica funcționează în mod similar cu modul în care funcționează în telefoanele mobile. Cu mesajele de pe telefonul mobil, utilizatorii pot alege să vorbească în microfonul telefonului mobil și să li se transcrie cuvintele într-un mesaj text.

Mesajele vocale către cuvintele scrise funcționează aproape în același mod. Dar, în loc de vocea telefonului mobil în text, este transcrierea mesajului vocal în mesajul scris de e-mail. Mesajele vocale către e-mail este o caracteristică bună pentru cineva care trebuie să efectueze mai multe sarcini – gestionarea unui apel telefonic în timp ce vede ce a lăsat un apelant separat ca mesaj.

40. Apeluri telefonice VoIP

Vo IP înseamnă Voice over Internet Protocol. În loc să utilizați o linie telefonică, apelul este efectuat folosind IP. Vo IP funcționează cel mai bine cu acces la internet de mare viteză, în bandă largă, dacă doriți toate caracteristicile disponibile. Dar dacă nu ai internet de mare viteză, dacă poți e-mail, poți folosi VoIP.

Cele mai bune opțiuni de sistem telefonic de afaceri pentru o afacere mică

Dacă sunteți proprietar unic sau proprietar de companie cu un număr mic de angajați, este posibil ca organizația dvs. să nu aibă nevoie de toate caracteristicile unui sistem de comunicații. Dar dacă sperați să creșteți, poate doriți să alegeți funcțiile disponibile în mod proactiv pentru a obține cele mai bine cotate sisteme de telefonie pentru întreprinderile mici.

În timpul pandemiei, proprietarii de întreprinderi mici s-au adaptat. Au folosit tehnologia pentru că nu se puteau întâlni față în față. Chiar dacă sunteți proprietarul unic sau managerul unui grup mic de angajați, este posibil să interacționați cu companii mai mari.

Puteți paria că companiile mai mari folosesc videoconferința pentru comunicații. A avea această capacitate poate fi cea mai importantă caracteristică a sistemului de telefonie de birou astăzi.

Tipuri de sisteme telefonice de birou de luat în considerare

În trecut, toată lumea folosea ceea ce se numește PSTN sau rețea publică de telefonie comutată. Cu alte cuvinte, PSTN este un telefon fix pentru comunicații.

Aveți nevoie de internet de mare viteză pentru a utiliza comunicațiile VoIP. Dacă ați încercat VoIP în trecut, este posibil să fi fost oprit de o calitate slabă a sunetului. Asta s-a schimbat. Apelurile VoIP prin intermediul unui computer desktop sau laptop sunt la fel de clare ca o linie fixă.

Sistemele de telefonie cloud sunt foarte ușor de utilizat în aplicațiile de afaceri. Opțiunile de accesare a sistemului de telefonie în cloud sunt variate și acesta este unul dintre motivele pentru care este un mijloc popular de comunicare pentru companii.

Ar trebui să-ți dai telefonul fix la bordură? Ce se întâmplă dacă afacerea ta folosește același număr de telefon de ani de zile? Este posibil să puteți porta acel număr la un serviciu VoIP.

Alte opțiuni de sistem de telefonie de birou

Iată câteva caracteristici care se potrivesc anumitor afaceri:

Rutare bazată pe timp

Dirijați apelurile către diferite locații în funcție de fusurile orare.

Mesagerie unificată

Mai multe tipuri de mesaje ajung la o singură căsuță de e-mail.

Monitor bebe

Unele telefoane pot fi conectate la un monitor pentru copii, o opțiune deosebit de plăcută pentru angajații care lucrează de acasă.

Cum funcționează sistemele telefonice de afaceri?

Sistemele telefonice funcționează în două moduri principale, prin linii telefonice tradiționale sau prin internet. Cu internetul, sistemele telefonice pot fi bazate pe cloud sau VoIP.

La ce folosește un telefon într-un birou?

O afacere poate avea nevoie de un telefon real la birou, chiar dacă o afacere nu folosește telefonul în mod tradițional.

De exemplu, apelurile sunt primite de telefonul de afaceri și direcționate cu un asistent digital. Sau telefonul de afaceri poate fi configurat pentru a direcționa apelurile către alt telefon sau telefon mobil.

Un telefon de afaceri real la birou este încă important. Poate acționa ca un hub care dispersează apelurile primite în locația potrivită.

Care sunt diferitele tipuri de sisteme telefonice pentru afaceri?

Principalele tipuri de sisteme telefonice de afaceri sunt PSTN (fix), VoIP și cloud.

Un sistem de telefonie bazat pe cloud trimite voce și informații prin internet. Utilizatorii pot accesa apoi informațiile care se află în cloud. Informațiile pot fi accesate printr-o varietate de dispozitive, cum ar fi telefoanele mobile.

Ce este un sistem de telefonie bazat pe cloud?

Un sistem de telefonie bazat pe cloud transmite voce și date prin internet, iar acele informații sunt stocate într-un cloud. Utilizatorii pot accesa informațiile din Cloud utilizând o varietate de dispozitive, atâta timp cât dispozitivele au o conexiune la internet.

Utilizarea Cloud creează confort pentru toți utilizatorii. Nu contează ce tip de dispozitiv are utilizatorul – telefon mobil, tabletă, laptop – atâta timp cât există o conexiune la internet, utilizatorul poate accesa informațiile.

Ce sunt sistemele telefonice VoIP?

Există un număr tot mai mare de furnizori de sisteme telefonice care utilizează sistemul VoIP pentru comunicații. Comunicațiile prin internet folosind VoIP sunt adesea mai puțin costisitoare decât sistemele de comunicații tradiționale.

Iată câțiva furnizori VoIP:

  • RingCentral
  • GoToConnect
  • 8 X 8
  • Verizon Digital Voice
  • Magic Jack pentru afaceri

Imagine: Depositphotos