Hangi İş Telefonu Sistemlerinin Özelliklerine İhtiyacınız Var?

15. Faks Gönderme Yetenekleri

O eski günlerde, çoğumuz işini yapan bir faks makinesinin tiz tonlarına alışmıştık. İnsanlar hala faks gönderip alıyor, ancak teknoloji çok farklı. Üçüncü taraf bir mobil uygulama kullanarak bir cep telefonundan faks gönderebilirsiniz. VoIP sistemlerini kullanarak da faks gönderebilirsiniz. Ve elbette, bir iş telefonu sistemi tipik bir faks kurulumunu içerebilir.

16. Çağrıların Yönlendirilmesi

Çoğu telefonda, gelen bir aramayı manuel olarak iletebilirsiniz. Teknik biraz değişir – ya #72 ya da 72# tuşlarsınız, çevir sesini dinlersiniz ve ardından aramanın gideceği telefon numarasına basarsınız.

Çağrı yönlendirmeyi hazır bir seçim olarak kullanmak sadece daha basit ve daha hızlıdır. Aramaları diğer çalışanlara yönlendirebilir veya telefonu tüm aramaları bir cep telefonuna iletecek şekilde ayarlayabilirsiniz.

17. Dolandırıcılık İzleme

İnternet üzerinden yönlendirilen aramalar, dolandırıcılık tespit yazılımı ve/veya risk yönetimi yazılımı kullanılarak izlenebilir. Bu yetenek işletmeler için önemlidir.

18. Grup Telefon Görüşmeleri

Konferans araması, tümü aynı aramada birbirine bağlanan bir dizi bireysel kullanıcıdır. Bir grup telefon görüşmesi, kulağa geldiği gibi, insan veya çalışan gruplarını birbirine bağlar. Bireysel kullanıcılar yerine grupları içeren bir konferans görüşmesidir. Ekip olarak çalışan insan gruplarını birbirine bağlamak için gereklidir.

19. Kulaklık Etkinleştirme

Gerçekten bir kulaklık kullanmanız gerekiyor. Bir arama için kulaklık, siz dinlerken ve yanıt verirken yazmak veya çalışmak için ellerinizi serbest bırakmaktan daha fazlasını yapar. Bir telefon sistemi, PC veya dizüstü bilgisayar ile kullanılan bir kulaklık, arka plan gürültüsünü engellemeye yardımcı olur.

20. Anında Mesajlaşma

Anlık mesajlaşma, telefondan telefona veya internet üzerinden anında metin göndermedir. VoIP sistemlerini kullanarak da IM yapabilirsiniz.

21. Beklemedeki Müzik

Buna ihtiyacınız olduğunu düşünmüyorsanız, bu istatistiğe bakın. Müziksiz beklemeye alınan müşterilerin yarısından fazlası telefonu kapatıyor. Müşteriler bekletilmekten hoşlanmazlar. Dahası, müşteriler müziksiz bekletilmekten hoşlanmazlar.

22. Etkileşimli Ses Tanıma

IVR, arayanın sesle tanınmasını sağlayan bir özelliktir. Kişinin sesi önceden kaydedilmiştir. Kişi aradığında, telefon sistemi arayanın sesine otomatik olarak yanıt verir. IVR sistemleri, arayanın, istendiğinde tuş takımında girdiği, arayanın özel koduna yanıt verecek şekilde de ayarlanabilir. IVR, özel finansal ve tıbbi bilgileri işleyen işletmeler için önemlidir.

23. Uluslararası Arama

Uluslararası bir arama yaparken tasarruf etmenin her türlü yolu vardır. Örneğin, biri ABD'de ve diğeri denizaşırı ülkelerde olmak üzere iki konum veya iş ortağı Microsoft'u kullanmak için lisanslı olduğu sürece, lisanslı kullanıcılar özel bir program kullanarak birbirlerini arayabilirler. Bazı VoIP sistemleri ayrıca uluslararası aramalar için sabit, düşük bir tarifeye sahiptir.

24. Bağlantılı Siteler

Android (Galaxy) telefonlar Windows 10'a bağlanabilir. İkisi birbirine bağlandıktan sonra kullanıcılar dosya aktarabilir ve mesajlara ve çağrılara yanıt verebilir.

25. Mikrofon Sesini Kapatma

Bazı telefon modellerinde sessiz düğmesi bulunur ancak bu özellik kulaklıklarda daha yaygındır. Sessiz, basit bir açma/kapamadır.

Özelliğin birkaç avantajı vardır: Örneğin, dinliyorsunuz ancak diğer kişinin, ev ofisinizden veya iş yerinizden gelen sesler gibi ne yaptığınızı duymasını istemiyorsunuz.

26. Çoklu Cihaz Desteği – Cep Telefonlarına Bağlantı

Buna genellikle Eşleştirme denir ve bu mantıklıdır. Eşleştirme bir dokuma şeklidir ve yaptığınız da budur. Bir cep telefonu ve bir masa telefonunu eşleştiriyorsunuz.

Neden bunu yapasın? Eşleştirme, kullanıcıların iki ayrı cihazda arama yapmasına ve almasına olanak tanır. Ayrıca kullanıcılara, şirket rehberi gibi masa telefonundan cep telefonuna bilgi paylaşma yeteneği verir.

27. Telefonda Kurumsal Rehber

Dijital bir resepsiyonist, arayanları bir şirket veya şirket rehberine yönlendirebilir. Bazı ofis telefon sistemlerinde sistemdeki her telefon o dizine erişebilir.

Bu özellik gerçekten verimlilik sağlar. Örneğin, bir otomobil bayisinin servis bölümünden sorumlu kişinin, yeni bir araba satın aldığını söyleyen bir müşteriyle telefon görüşmesi yaptığını varsayalım. Müşteri satışta birisiyle konuşmak istiyor. Servis müdürü, iki satış elemanının dışarıda olduğunu biliyor, ancak üçüncü bir satış elemanı müsait. Şirket rehberine erişerek aramayı sorunsuz bir şekilde aktarır ve müşterinin lead'i kaybolmaz. Bu, bilgi çalışanlarının daha verimli olması gereken türden.

28. Telefon Çağrısı Yönlendirme

Bu özellik, kullanıcıların bir aramayı başka bir çalışan gibi başka bir konuma yönlendirmesine olanak tanır. Ayrıca, aramaları bir ofis telefonundan bir hücreye yönlendirmek için de kullanılabilir. Bir çalışan, işyerinden ayrılırken telefonu bu şekilde çalışacak şekilde ayarlayabilir.

29. Aramaların Kaydedilmesi

Doğru, biliyoruz, kişi sizin kaydettiğinizi bilmiyorken aramaları kaydetmek yasal değil. Ancak bir aramayı kaydedebilmek – bir kişi tarafından başlatıldığında ve başka biri tarafından kabul edildiğinde – önemli bir özellik olabilir. Örneğin bir avukat veya muhabir tarafından kullanılabilir.

30. Tekrar Ara

Evet, tüm aramaların numarasını almak için Arayan Kimliğini kontrol edebilirsiniz. Yeniden arama özelliği, en son aramayı otomatik olarak çevirmenizi sağlar. Bazı telefonlarda yeniden arama özelliği, kullanıcıların en son 3 arayanı aramasına olanak tanır.

31. Uzaktan Telefon Kullanımı

Bu, Android telefonun Windows 10 PC veya dizüstü bilgisayara bağlanmasına izin veren Android telefon Uygulamasının adıdır.

32. Gelen Çağrıların Herhangi Bir Cihaza Yönlendirilmesi

Bu özellik ile telefonu, gelen aramaları farklı telefon numaralarına yönlendirecek şekilde ayarlayabilirsiniz. Mesai sonrası arama kontrolü, birçok işletme için önemli bir özelliktir.

Örneğin, bir ısıtma/ac teknisyeni servisi işlettiğinizi varsayalım. Mesai sonrası ilk "sorun" araması ilk seçtiğiniz numaraya, sonraki arıza araması ikinci seçilen numaraya gider ve bu şekilde devam eder.

33. Aramaların İzlenmesi

Arayan Kimliği, aramaları görüntülemek için kullanılabilir. Aramalar ayrıca bir VoIP telefon sistemi aracılığıyla da görüntülenebilir. Çağrılar bir servis platformu aracılığıyla görüntülenebilir. Örneğin, Nextiva çağrı tarama ve engelleme, iş telefonu hizmet platformunun ve birleşik iletişim sisteminin standart bir özelliğidir.

34. Ekran Paylaşımı

Bu çok ihtiyaç duyulan bir özelliktir. Ekran paylaşımı ile, bir kişinin görüntülediği bilgisayar ekranı bir başkasıyla veya bir grupla paylaşılabilir. Çalışan ekipleri, birlikte çalışmalarına yardımcı olan bilgilere bakabilir.

Bir yatırım şirketi gibi grafikler veya rakamlardan oluşan sütunlarla ilgilenen bir işletme için önemli bir özelliktir. Bu tür bir işte ekran paylaşımı bir müşteri hizmetleri aracıdır.

35. İkincil Zil

Bu özellik ile gelen arama da ikincil bir cihazda çalar. Örneğin, bir çalışanın bir dizüstü bilgisayar ve kulaklık kullanarak bağlandığı yerde gelen arama da çalacaktır. Ana ofis telefonuna cevap verecek bir çalışan olmadığında hiçbir aramanın cevapsız kalmaması için sahip olunan önemli bir özelliktir.

36. Hızlı Arama Yetenekleri

Telefonlar, hızlı arama için numaraları depolamaya yönelik çeşitli yeteneklerdir. Bazı telefonlarda yalnızca 3 hızlı arama numarası ayarlayabilirsiniz, diğerlerinde 9'a kadar 9 "hızlı arama" Skype numarası ayarlayabilirsiniz.

37. Video Konferans

Bu özellik, video ve ses kullanarak konferans yapılmasına olanak tanır. İki veya daha fazla yerde iki veya daha fazla kullanıcı var.

38. Sesli mesaj

Sesli posta, telefonun bir parçası olarak veya ayrı bir ekipman parçası olarak kaydedilebilir. Sesli mesajlar VoIP sistemlerinde de alınabilir ve bir ses dosyasına tıklanarak dinlenebilir.

39. E-postaya Sesli Mesaj Özelliği

Bazı VoIP sistemlerinde, bir mesaj aldığınıza dair bir e-posta bildirimi alırsınız. Daha sonra ses dosyasına tıklayın ve mesajı dinleyin.

Daha yeni bir özellik aslında sesli mesajı yazılı kelimelere dönüştürür. Bu özellik, cep telefonlarında nasıl çalıştığına benzer şekilde çalışır. Cep telefonu mesajlaşma ile, kullanıcılar cep telefonu mikrofonuna konuşmayı seçebilir ve sözlerinin bir metin mesajına dönüştürülmesini sağlayabilir.

Yazılı kelimelerin sesli postası da aynı şekilde çalışır. Ancak cep telefonu sesini metne çevirmek yerine, sesli postanın e-postayla yazılı kelimeye dönüştürülmesidir. Sesli postadan e-postaya, çoklu görev yapması gereken biri için iyi bir özelliktir - bir telefon görüşmesini yönetirken ayrı bir arayanın mesaj olarak ne bıraktığını görür.

40. VoIP Telefon Görüşmeleri

Vo IP, İnternet Protokolü Üzerinden Ses anlamına gelir. Telefon hattı kullanmak yerine, arama IP kullanılarak yapılır. Vo IP, mevcut tüm özellikleri istiyorsanız, yüksek hızlı, geniş bant internet erişimi ile en iyi şekilde çalışır. Ancak yüksek hızlı internetiniz yoksa, e-posta gönderebiliyorsanız VoIP kullanabilirsiniz.

Küçük İşletmeler için En İyi İş Telefonu Sistemi Seçenekleri

Tek mal sahibiyseniz veya az sayıda çalışanı olan bir şirket sahibiyseniz, kuruluşunuzun bir iletişim sisteminin tüm özelliklerine ihtiyacı olmayabilir. Ancak büyümeyi umuyorsanız, küçük işletmeler için en iyi puan alan telefon sistemlerini elde etmek için proaktif olarak mevcut özellikleri seçmek isteyebilirsiniz.

Pandemi sırasında küçük işletme sahipleri uyum sağladı. Yüz yüze görüşemedikleri için teknolojiyi kullandılar. Küçük bir çalışan grubunun tek sahibi veya yöneticisi olsanız bile, daha büyük şirketlerle etkileşim halinde olabilirsiniz.

Daha büyük şirketlerin iletişim için video konferans kullandığına bahse girebilirsiniz. Bu yeteneğe sahip olmak, günümüzün en önemli ofis telefonu sistemi özellikleri olabilir.

Dikkate Alınması Gereken Ofis Telefonu Sistemleri Türleri

Geçmişte herkes PSTN denen şeyi ya da genel anahtarlamalı telefon şebekesini kullanırdı. Başka bir deyişle, PSTN iletişim için bir sabit hat.

VoIP iletişimini kullanmak için yüksek hızlı internete ihtiyacınız var. Geçmişte VoIP denediyseniz, düşük ses kalitesi nedeniyle kapatılmış olabilirsiniz. Bu değişti. Bir masaüstü bilgisayar veya dizüstü bilgisayar aracılığıyla yapılan VoIP aramaları, bir sabit hat kadar nettir.

Bulut telefon sistemleri iş uygulamalarında oldukça kullanıcı dostudur. Bulut telefon sistemine erişim seçenekleri çeşitlidir ve bu, işletmeler için popüler bir iletişim aracı olmasının nedenlerinden biridir.

Sabit hattınızı kaldırıma mı atmalısınız? Ya işletmeniz yıllardır aynı telefon numarasını kullanıyorsa? Bu numarayı bir VoIP hizmetine taşıyabilirsiniz.

Diğer Ofis Telefonu Sistemi Seçenekleri

İşte belirli işletmelere uygun olabilecek birkaç özellik:

Zamana Dayalı Yönlendirme

Çağrıları saat dilimlerine göre çeşitli konumlara yönlendirin.

Birleşik Mesajlaşma

Birden çok ileti türü bir gelen kutusuna gider.

Bebek monitörü

Bazı telefonlar bebek telsizine bağlanabilir, özellikle evden çalışanlar için güzel bir seçenek.

İş telefonu sistemleri nasıl çalışır?

Telefon sistemleri, geleneksel telefon hatları veya internet üzerinden olmak üzere iki ana şekilde çalışır. İnternet ile telefon sistemleri bulut tabanlı veya VoIP olabilir.

Ofiste telefon ne işe yarar?

Bir işletme telefonu geleneksel şekilde kullanmasa bile, bir işletmenin hala ofiste gerçek bir telefona ihtiyacı olabilir.

Örneğin, aramalar iş telefonu tarafından alınır ve bir dijital görevli ile yönlendirilir. Veya iş telefonu, aramaları başka bir telefona veya cep telefonuna yönlendirecek şekilde ayarlanabilir.

Ofiste gerçek bir iş telefonu hala önemlidir. Gelen aramaları uygun konuma dağıtan bir merkez görevi görebilir.

İş telefonu sistemlerinin farklı türleri nelerdir?

Ana iş telefonu sistemleri türleri PSTN (sabit hat), VoIP ve bulut tabanlıdır.

Bulut tabanlı bir telefon sistemi, internet üzerinden ses ve bilgi gönderir. Kullanıcılar daha sonra buluttaki bilgilere erişebilir. Bilgilere cep telefonu gibi çeşitli cihazlardan erişilebilir.

Bulut tabanlı telefon sistemi nedir?

Bulut tabanlı bir telefon sistemi, ses ve verileri internet üzerinden iletir ve bu bilgiler bir Bulutta depolanır. Kullanıcılar, cihazların internet bağlantısı olduğu sürece çeşitli cihazları kullanarak Bulut bilgilerine erişebilir.

Bulutu kullanmak tüm kullanıcılar için kolaylık sağlar. Kullanıcının ne tür bir cihaza sahip olduğu - cep telefonu, tablet, dizüstü bilgisayar - internet bağlantısı olduğu sürece kullanıcı bilgiye erişebilir.

VoIP telefon sistemleri nelerdir?

İletişim için VoIP sistemini kullanan giderek artan sayıda telefon sistemi sağlayıcısı var. VoIP kullanan internet üzerinden iletişim, genellikle geleneksel iletişim sistemlerinden daha ucuzdur.

İşte bazı VoIP sağlayıcıları:

• RingCentral
• GoToConnect
• 8X8
• Verizon Dijital Ses
• İş için Sihirli Jack

Resim: Depositphotos