¿Qué características de los sistemas telefónicos comerciales necesita?

15. Capacidades de envío de fax

En aquellos viejos tiempos, muchos de nosotros estábamos acostumbrados a los tonos estridentes de una máquina de fax haciendo su trabajo. La gente todavía envía y recibe faxes, pero la tecnología es muy diferente. Con una aplicación móvil de terceros, puede enviar un fax desde un teléfono móvil. También puede enviar un fax utilizando sistemas de VoIP. Y, por supuesto, un sistema telefónico comercial puede incluir una configuración típica de fax.

16. Desvío de llamadas

En la mayoría de los teléfonos, puede desviar manualmente una llamada entrante. La técnica varía un poco: debe presionar # 72 o 72 #, escuchar el tono de marcado y luego presionar el número de teléfono al que debe ir la llamada.

Es más simple y rápido tener el desvío de llamadas como una selección lista. Puede desviar llamadas a otros empleados o configurar el teléfono para desviar todas las llamadas a un teléfono móvil.

17. Supervisión de fraude

Las llamadas que se enrutan a través de Internet se pueden monitorear utilizando software de detección de fraude y/o software de gestión de riesgos. Esta capacidad es importante para las empresas.

18. Llamadas telefónicas grupales

Una llamada de conferencia es una cantidad de usuarios individuales, todos conectados en la misma llamada. Una llamada telefónica grupal, tal como suena, conecta grupos de personas o empleados. Es una llamada de conferencia que involucra a grupos en lugar de usuarios individuales. Es necesario para conectar grupos de personas que trabajan en equipo.

19. Habilitación de auriculares

Realmente necesitas usar un auricular. Un auricular para una llamada hace más que liberar sus manos para escribir o trabajar mientras escucha y responde. Un auricular, utilizado con un sistema telefónico, PC o computadora portátil, ayuda a bloquear el ruido de fondo.

20. Mensajería instantánea

La mensajería instantánea es el envío inmediato de texto, ya sea de teléfono a teléfono oa través de Internet. También puede enviar mensajes instantáneos mediante sistemas VoIP.

21. Música en espera

Si crees que no necesitas este, consulta esta estadística. Más de la mitad de los clientes que están en espera sin música cuelgan la llamada. A los clientes no les gusta que los pongan en espera. Aún más, a los clientes no les gusta que los pongan en espera sin música.

22. Reconocimiento de voz interactivo

IVR es una característica que permite que una persona que llama sea reconocida por voz. La voz de la persona está pregrabada. Cuando la persona llama, el sistema telefónico responde automáticamente a la voz de la persona que llama. Los sistemas IVR también se pueden configurar para responder al código específico de la persona que llama, que la persona que llama ingresa en el teclado cuando se le solicita. IVR es importante para las empresas que manejan información médica y financiera privada.

23. Llamadas internacionales

Hay todo tipo de formas de ahorrar dinero al hacer una llamada internacional. Por ejemplo, siempre que dos ubicaciones o socios comerciales tengan licencia para usar Microsoft, como una en los EE. UU. y otra en el extranjero, los usuarios con licencia pueden llamarse entre sí mediante un programa especial. Algunos sistemas de VoIP también tienen una tarifa plana y baja para llamadas internacionales.

24. Sitios vinculados

Los teléfonos Android (Galaxy) se pueden vincular a Windows 10. Una vez que los dos están vinculados, los usuarios pueden transferir archivos y responder mensajes y llamadas.

25. Silenciamiento del micrófono

Algunos modelos de teléfonos tienen un botón de silencio, pero esta característica es más común en los auriculares. El silencio es un simple encendido/apagado.

La función tiene un par de ventajas: por ejemplo, está escuchando pero no quiere que la otra persona escuche lo que está haciendo, como los ruidos de su oficina en casa o lugar de trabajo.

26. Soporte para múltiples dispositivos: enlace a teléfonos móviles

Esto a menudo se llama hermanamiento, lo cual tiene sentido. El hermanamiento es una forma de tejer, y eso es lo que estás haciendo. Está emparejando un teléfono móvil y un teléfono de escritorio.

¿Por qué harías eso? Bueno, Twinning permite a los usuarios hacer y recibir llamadas en dos dispositivos separados. También brinda a los usuarios la capacidad de compartir información desde el teléfono de escritorio, como un directorio de la empresa, al móvil.

27. Directorio corporativo por teléfono

Una recepcionista digital puede dirigir a las personas que llaman a un directorio corporativo o de la empresa. Con algunos sistemas telefónicos de oficina, cada teléfono del sistema puede acceder a ese directorio.

Esta característica realmente genera eficiencia. Por ejemplo, supongamos que la persona que maneja el departamento de servicio de un concesionario de automóviles está en una llamada con un cliente que dice que está comprando un automóvil nuevo. El cliente quiere hablar con alguien de ventas. El gerente de servicio sabe que hay dos vendedores en el lote, pero hay un tercer vendedor disponible. Al acceder al directorio de la empresa, transfiere la llamada sin problemas y no se pierde la ventaja del cliente. Ese es el tipo de conocimiento que los trabajadores necesitan para ser más eficientes.

28. Desvío de llamadas telefónicas

Esta función permite a los usuarios redirigir una llamada a otra ubicación, como a otro empleado. También se puede utilizar para redirigir llamadas desde un teléfono de oficina a un celular. Un empleado puede configurar el teléfono para que funcione de esa manera cuando sale del lugar de trabajo.

29. Grabación de llamadas

Correcto, lo sabemos, no es legal grabar llamadas cuando la persona no sabe que las estás grabando. Pero poder grabar una llamada, cuando la inicia una persona y otra la acepta, puede ser una característica importante. Puede ser utilizado por un abogado o un reportero, por ejemplo.

30. Volver a marcar

Sí, puede verificar el identificador de llamadas para obtener el número de todas las llamadas. La función de rellamada le permite marcar automáticamente la llamada más reciente. Con algunos teléfonos, la función de volver a marcar permite a los usuarios marcar hasta 3 llamadas más recientes.

31. Uso remoto del teléfono

Este es el nombre de la aplicación de teléfono Android que permite que el teléfono Android se conecte a la PC o computadora portátil con Windows 10.

32. Enrutamiento de llamadas entrantes a cualquier dispositivo

Con esta función, puede configurar el teléfono para enrutar las llamadas entrantes a diferentes números de teléfono. El control de llamadas fuera del horario de atención es una función importante para muchas empresas.

Por ejemplo, supongamos que ejecuta un servicio técnico de calefacción/aire acondicionado. La primera llamada de "problema" fuera del horario de atención se dirige al primer número elegido, la siguiente llamada de problema se dirige al segundo número elegido, y así sucesivamente.

33. Filtrado de llamadas

El identificador de llamadas se puede utilizar para filtrar llamadas. Las llamadas también se pueden filtrar a través de un sistema telefónico VoIP. Las llamadas se pueden filtrar a través de una plataforma de servicio. Por ejemplo, la detección y el bloqueo de llamadas de Nextiva es una función estándar de su plataforma de servicio telefónico comercial y sistema de comunicaciones unidas.

34. Pantalla compartida

Esta es una característica muy necesaria. Con el uso compartido de pantalla, la pantalla de una computadora que una persona está viendo se puede compartir con otra o con un grupo. Los equipos de empleados pueden ver la información, lo que les ayuda a trabajar juntos.

Es una función importante para una empresa que maneja gráficos o columnas de cifras, como una empresa de inversiones. En ese tipo de negocio, compartir pantalla es una herramienta de servicio al cliente.

35. Timbre secundario

Con esta función, una llamada entrante también suena en un dispositivo secundario. Por ejemplo, una llamada entrante también sonará cuando un empleado esté conectado mediante una computadora portátil y auriculares. Es una característica importante para que no se pierdan llamadas cuando un empleado no está presente para contestar el teléfono de la oficina principal.

36. Capacidades de marcación rápida

Los teléfonos tienen varias capacidades para almacenar números para marcación rápida. Con algunos teléfonos, solo puede configurar 3 números de marcación rápida, con otros, hasta 9. Puede configurar 9 números de Skype de "marcación rápida".

37. Videoconferencia

Esta característica permite conferencias usando video y audio. Hay dos o más usuarios, en dos o más ubicaciones.

38. Correo de voz

El correo de voz se puede grabar como parte del teléfono o como un equipo separado. Los mensajes de voz también pueden recibirse en sistemas VoIP y escucharse haciendo clic en un archivo de audio.

39. Función de correo de voz a correo electrónico

Con algunos sistemas de VoIP, recibe una notificación por correo electrónico de que ha recibido un mensaje. A continuación, haga clic en el archivo de audio y escuche el mensaje.

Una característica más nueva en realidad transcribe el correo de voz a palabras escritas. La función funciona de manera similar a como funciona en los teléfonos celulares. Con los mensajes de texto del teléfono celular, los usuarios pueden optar por hablar al micrófono del teléfono celular y que sus palabras se transcriban en un mensaje de texto.

El correo de voz a las palabras escritas funciona de la misma manera. Pero en lugar de la voz del teléfono celular a texto, es la transcripción del correo de voz a la palabra escrita del correo electrónico. El correo de voz a correo electrónico es una buena característica para alguien que necesita realizar múltiples tareas: manejar una llamada telefónica mientras ve lo que otra persona que llama ha dejado como mensaje.

40. Llamadas telefónicas VoIP

Vo IP significa Voz sobre Protocolo de Internet. En lugar de utilizar una línea telefónica, la llamada se realiza mediante IP. Vo IP funciona mejor con acceso a Internet de banda ancha de alta velocidad si desea todas las funciones disponibles. Pero si no tiene Internet de alta velocidad, si puede enviar correos electrónicos, puede usar VoIP.

Las mejores opciones de sistemas telefónicos comerciales para una pequeña empresa

Si es un propietario único o propietario de una empresa con una pequeña cantidad de empleados, es posible que su organización no necesite todas las funciones de un sistema de comunicaciones. Pero si espera crecer, es posible que desee elegir las funciones disponibles de manera proactiva para obtener los sistemas telefónicos mejor calificados para pequeñas empresas.

Durante la pandemia, los propietarios de pequeñas empresas se adaptaron. Usaron la tecnología porque no podían encontrarse cara a cara. Incluso si es propietario único o gerente de un pequeño grupo de empleados, es posible que esté interactuando con empresas más grandes.

Puede apostar a que las empresas más grandes están utilizando videoconferencias para las comunicaciones. Tener esa capacidad puede ser la característica más importante del sistema telefónico de oficina en la actualidad.

Tipos de sistemas telefónicos de oficina a considerar

En el pasado, todo el mundo usaba lo que se llama PSTN, o red telefónica pública conmutada. En otras palabras, PSTN es un teléfono fijo para comunicaciones.

Necesita Internet de alta velocidad para usar las comunicaciones VoIP. Si probó VoIP en el pasado, es posible que se haya desanimado por la mala calidad del sonido. Eso ha cambiado. Las llamadas VoIP a través de una computadora de escritorio o portátil son tan claras como un teléfono fijo.

Los sistemas de telefonía en la nube son muy fáciles de usar en aplicaciones comerciales. Las opciones para acceder al sistema telefónico en la nube son variadas, y esa es una de las razones por las que es un medio popular de comunicación para las empresas.

¿Deberías tirar tu teléfono fijo a la acera? ¿Qué sucede si su empresa ha estado usando el mismo número de teléfono durante años? Es posible que pueda transferir ese número a un servicio de VoIP.

Otras opciones del sistema telefónico de oficina

Aquí hay un par de características que pueden adaptarse a ciertas empresas:

Enrutamiento basado en el tiempo

Dirija las llamadas a varias ubicaciones según las zonas horarias.

Mensajería unificada

Múltiples tipos de mensajes van a una bandeja de entrada.

Monitor de bebé

Algunos teléfonos se pueden conectar a un monitor para bebés, una opción especialmente agradable para los empleados que trabajan desde casa.

¿Cómo funcionan los sistemas telefónicos comerciales?

Los sistemas telefónicos funcionan de dos maneras principales, a través de líneas telefónicas tradicionales oa través de Internet. Con Internet, los sistemas telefónicos pueden estar basados ​​en la nube o VoIP.

¿Para qué sirve un teléfono en una oficina?

Es posible que una empresa aún necesite un teléfono real en la oficina, incluso si una empresa no usa el teléfono de la manera tradicional.

Por ejemplo, las llamadas se reciben en el teléfono de la empresa y se enrutan con un asistente digital. O el teléfono de la empresa se puede configurar para enrutar llamadas a otro teléfono o teléfono celular.

Un teléfono comercial real en la oficina sigue siendo importante. Puede actuar como el concentrador que dispersa las llamadas entrantes a la ubicación adecuada.

¿Cuáles son los diferentes tipos de sistemas telefónicos comerciales?

Los principales tipos de sistemas telefónicos comerciales son PSTN (línea fija), VoIP y basados ​​en la nube.

Un sistema telefónico basado en la nube envía voz e información a través de Internet. Luego, los usuarios pueden acceder a la información que está en la nube. Se puede acceder a la información a través de una variedad de dispositivos, como teléfonos celulares.

¿Qué es un sistema telefónico basado en la nube?

Un sistema telefónico basado en la nube transmite voz y datos a través de Internet, y esa información se almacena en una nube. Los usuarios pueden acceder a la información de la nube mediante el uso de una variedad de dispositivos, siempre que los dispositivos tengan una conexión a Internet.

El uso de la nube crea comodidad para todos los usuarios. No importa el tipo de dispositivo que tenga el usuario (celular, tablet, laptop), siempre y cuando tenga conexión a internet, el usuario puede acceder a la información.

¿Qué son los sistemas telefónicos VoIP?

Hay un número creciente de proveedores de sistemas telefónicos que utilizan el sistema VoIP para las comunicaciones. Las comunicaciones a través de Internet mediante VoIP suelen ser menos costosas que los sistemas de comunicaciones tradicionales.

Estos son algunos proveedores de VoIP:

• RingCentral
• Ir a conectar
• 8X8
• Voz digital de Verizon
• Magic Jack para empresas

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