คุณต้องการคุณสมบัติระบบโทรศัพท์สำหรับธุรกิจใดบ้าง

15. ความสามารถในการส่งแฟกซ์

ย้อนกลับไปในสมัยก่อน พวกเราหลายคนเคยชินกับเสียงร้องโหยหวนของเครื่องแฟกซ์ที่ทำงานอยู่ ผู้คนยังคงส่งและรับแฟกซ์ แต่เทคโนโลยีแตกต่างกันมาก คุณสามารถส่งแฟกซ์จากโทรศัพท์มือถือได้โดยใช้แอพมือถือของบริษัทอื่น คุณยังสามารถส่งแฟกซ์โดยใช้ระบบ VoIP และแน่นอน ระบบโทรศัพท์สำหรับธุรกิจสามารถรวมการตั้งค่าแฟกซ์ทั่วไปได้

16. การโอนสาย

ในโทรศัพท์ส่วนใหญ่ คุณสามารถโอนสายเรียกเข้าได้ด้วยตนเอง เทคนิคจะแตกต่างกันเล็กน้อย – คุณจะกด #72 หรือ 72# ฟังเสียงสัญญาณ จากนั้นกดหมายเลขโทรศัพท์ที่จะรับสาย

ง่ายกว่าและเร็วกว่าที่จะมีการโอนสายเป็นตัวเลือกพร้อม คุณสามารถโอนสายไปยังพนักงานคนอื่น ๆ หรือตั้งค่าโทรศัพท์ให้โอนสายทั้งหมดไปยังโทรศัพท์มือถือได้

17. การตรวจสอบการฉ้อโกง

สามารถตรวจสอบการโทรที่ส่งผ่านอินเทอร์เน็ตได้โดยใช้ซอฟต์แวร์ตรวจจับการฉ้อโกงและ/หรือซอฟต์แวร์การจัดการความเสี่ยง ความสามารถนี้มีความสำคัญสำหรับธุรกิจ

18. การโทรแบบกลุ่ม

การประชุมทางโทรศัพท์คือจำนวนผู้ใช้แต่ละราย ทั้งหมดเชื่อมต่ออยู่ในสายเดียวกัน การโทรแบบกลุ่ม - เหมือนกับที่ได้ยิน - เชื่อมต่อกลุ่มคนหรือพนักงาน เป็นการประชุมทางโทรศัพท์ที่เกี่ยวข้องกับกลุ่มแทนที่จะเป็นผู้ใช้แต่ละราย จำเป็นต้องเชื่อมต่อกลุ่มคนที่ทำงานเป็นทีม

19. การเปิดใช้งานชุดหูฟัง

คุณจำเป็นต้องใช้ชุดหูฟังจริงๆ ชุดหูฟังสำหรับการโทรทำได้มากกว่าแค่ยกมือเพื่อเขียนหรือทำงานในขณะที่คุณฟังและตอบกลับ ชุดหูฟัง – ใช้กับระบบโทรศัพท์ พีซี หรือแล็ปท็อป – ช่วยป้องกันเสียงรบกวนรอบข้าง

20. ข้อความโต้ตอบแบบทันที

การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีเป็นการส่งข้อความทันที ไม่ว่าจะทางโทรศัพท์ไปยังโทรศัพท์หรือทางอินเทอร์เน็ต คุณยังสามารถ IM โดยใช้ระบบ VoIP

21. เพลงรอสาย

หากคุณไม่คิดว่าคุณต้องการสิ่งนี้ ให้ตรวจสอบสถิตินี้ ลูกค้ามากกว่าครึ่งถูกพักสายโดยไม่ได้ฟังเพลง วางสาย ลูกค้าไม่ชอบที่จะถูกพักไว้ ยิ่งไปกว่านั้น ลูกค้าไม่ชอบที่จะถูกพักไว้โดยไม่มีเสียงเพลง

22. การจดจำเสียงแบบโต้ตอบ

IVR เป็นคุณสมบัติที่ช่วยให้ผู้โทรได้รับการจดจำด้วยเสียง เสียงของบุคคลนั้นถูกบันทึกไว้ล่วงหน้า เมื่อผู้โทรเข้า ระบบโทรศัพท์จะตอบสนองต่อเสียงของผู้โทรโดยอัตโนมัติ ระบบ IVR ยังสามารถตั้งค่าให้ตอบสนองต่อรหัสเฉพาะของผู้โทรได้ ซึ่งผู้โทรจะพิมพ์ลงบนปุ่มกดเมื่อได้รับแจ้ง IVR มีความสำคัญสำหรับธุรกิจที่จัดการข้อมูลทางการเงินและการแพทย์ส่วนตัว

23. การโทรระหว่างประเทศ

มีหลายวิธีในการประหยัดเงินเมื่อโทรระหว่างประเทศ ตัวอย่างเช่น ตราบใดที่สถานที่สองแห่งหรือพันธมิตรทางธุรกิจได้รับอนุญาตให้ใช้ Microsoft – เช่นหนึ่งในสหรัฐอเมริกาและอีกหนึ่งแห่งในต่างประเทศ – ผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตสามารถโทรหากันได้โดยใช้โปรแกรมพิเศษ ระบบ VoIP บางระบบมีอัตราคงที่และต่ำสำหรับการโทรระหว่างประเทศ

24. ไซต์ที่เชื่อมโยง

โทรศัพท์ Android (Galaxy) สามารถเชื่อมโยงกับ Windows 10 ได้ เมื่อทั้งสองเชื่อมโยงกันแล้ว ผู้ใช้สามารถโอนไฟล์ และตอบกลับข้อความและการโทร

25. การปิดเสียงไมโครโฟน

โทรศัพท์บางรุ่นมีปุ่มปิดเสียง แต่ฟีเจอร์นี้พบได้ทั่วไปในชุดหูฟัง การปิดเสียงเป็นการเปิด/ปิดอย่างง่าย

คุณลักษณะนี้มีข้อดีสองประการ: ตัวอย่างเช่น คุณกำลังฟังอยู่แต่ไม่ต้องการให้อีกฝ่ายได้ยินสิ่งที่คุณกำลังทำ เช่น เสียงจากโฮมออฟฟิศหรือที่ทำงานของคุณ

26. รองรับหลายอุปกรณ์ – ลิงก์ไปยังโทรศัพท์มือถือ

นี้มักจะเรียกว่าคู่ซึ่งเหมาะสม การจับคู่เป็นรูปแบบของการทอผ้า และนั่นคือสิ่งที่คุณกำลังทำ คุณกำลังจับคู่โทรศัพท์มือถือกับโทรศัพท์ตั้งโต๊ะ

ทำไมคุณจะทำเช่นนั้น? Twining ช่วยให้ผู้ใช้สามารถโทรออกและรับสายบนอุปกรณ์สองเครื่องแยกกัน นอกจากนี้ยังให้ผู้ใช้สามารถแบ่งปันข้อมูลจากโทรศัพท์ตั้งโต๊ะ – เช่น ไดเรกทอรีของบริษัท – ไปยังมือถือ

27. ไดเรกทอรีองค์กรทางโทรศัพท์

พนักงานต้อนรับดิจิทัลสามารถส่งผู้โทรไปยังไดเร็กทอรีขององค์กรหรือบริษัทได้ ด้วยระบบโทรศัพท์สำนักงานบางระบบ โทรศัพท์แต่ละเครื่องในระบบสามารถเข้าถึงไดเรกทอรีนั้นได้

คุณลักษณะนี้สร้างประสิทธิภาพได้อย่างแท้จริง ตัวอย่างเช่น สมมติว่าผู้ที่ดูแลแผนกบริการของตัวแทนจำหน่ายรถยนต์กำลังโทรหาลูกค้าที่บอกว่ากำลังซื้อรถใหม่ ลูกค้าต้องการคุยกับคนขายของ ผู้จัดการบริการรู้ว่ามีพนักงานขายสองคนอยู่ในล็อต แต่มีพนักงานขายคนที่สามพร้อมให้บริการ โดยการเข้าถึงไดเร็กทอรีของบริษัท เขาจะโอนสายได้อย่างราบรื่นและลูกค้าเป้าหมายจะไม่สูญหาย นั่นคือความรู้ประเภทหนึ่งที่พนักงานต้องมีประสิทธิภาพมากขึ้น

28. การโอนสายโทรศัพท์

คุณลักษณะนี้อนุญาตให้ผู้ใช้เปลี่ยนเส้นทางการโทรไปยังตำแหน่งอื่น เช่น พนักงานคนอื่น นอกจากนี้ยังสามารถใช้เพื่อเปลี่ยนเส้นทางการโทรจากโทรศัพท์ในสำนักงานไปยังเซลล์ได้อีกด้วย พนักงานสามารถตั้งค่าโทรศัพท์ให้ทำงานในลักษณะนั้นได้เมื่อเขาหรือเธอออกจากที่ทำงาน

29. การบันทึกการโทร

ใช่ เรารู้ การบันทึกการโทรนั้นไม่ถูกกฎหมายเมื่อบุคคลนั้นไม่รู้ว่าคุณกำลังบันทึกอยู่ แต่ความสามารถในการบันทึกการโทร - เมื่อเริ่มต้นโดยบุคคลหนึ่งและตกลงโดยบุคคลอื่น - อาจเป็นคุณลักษณะที่สำคัญ สามารถใช้โดยทนายความหรือนักข่าวเป็นต้น

30. โทรซ้ำ

ได้ คุณสามารถตรวจสอบหมายเลขผู้โทรเพื่อรับจำนวนการโทรทั้งหมดได้ คุณสมบัติการโทรซ้ำทำให้คุณสามารถโทรไปยังสายล่าสุดโดยอัตโนมัติ สำหรับโทรศัพท์บางรุ่น คุณลักษณะการโทรซ้ำทำให้ผู้ใช้สามารถโทรออกได้ถึง 3 ผู้โทรล่าสุด

31. การใช้โทรศัพท์ระยะไกล

นี่คือชื่อสำหรับแอพโทรศัพท์ Android ที่อนุญาตให้โทรศัพท์ Android เชื่อมต่อกับพีซีหรือแล็ปท็อป Windows 10

32. การกำหนดเส้นทางของสายเรียกเข้าไปยังอุปกรณ์ใด ๆ

ด้วยคุณสมบัตินี้ คุณสามารถตั้งค่าโทรศัพท์ให้กำหนดเส้นทางสายเรียกเข้าไปยังหมายเลขโทรศัพท์อื่นได้ การควบคุมการโทรนอกเวลาทำการเป็นคุณสมบัติที่สำคัญสำหรับธุรกิจจำนวนมาก

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณเรียกใช้บริการช่างเทคนิคทำความร้อน/ปรับอากาศ การโทร "แจ้งปัญหา" นอกเวลาทำการครั้งแรกจะส่งไปที่หมายเลขแรกที่คุณเลือก ส่วนการโทรแจ้งปัญหาถัดไปจะไปที่หมายเลขที่สองที่เลือกไว้ และอื่นๆ

33. การคัดกรองการโทร

สามารถใช้หมายเลขผู้โทรเพื่อสกรีนสายเรียกเข้าได้ สามารถคัดกรองการโทรผ่านระบบโทรศัพท์ VoIP สามารถคัดกรองการโทรผ่านแพลตฟอร์มบริการ ตัวอย่างเช่น การคัดกรอง และบล็อกการ โทร ของ Nextiva เป็นคุณสมบัติมาตรฐานของแพลตฟอร์มบริการโทรศัพท์สำหรับธุรกิจและระบบสื่อสารแบบรวมศูนย์

34. การแชร์หน้าจอ

นี่เป็นคุณสมบัติที่จำเป็นมาก ด้วยการแชร์หน้าจอ หน้าจอคอมพิวเตอร์ที่บุคคลหนึ่งกำลังดูอยู่สามารถแชร์กับอีกคนหนึ่งหรือกับกลุ่มได้ ทีมพนักงานสามารถดูข้อมูล ซึ่งช่วยให้พวกเขาทำงานร่วมกันได้

เป็นคุณลักษณะที่สำคัญสำหรับธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับแผนภูมิหรือคอลัมน์ของตัวเลข เช่น บริษัทการลงทุน ในธุรกิจประเภทนั้น การแชร์หน้าจอเป็นเครื่องมือในการบริการลูกค้า

35. เสียงเรียกเข้ารอง

ด้วยคุณสมบัตินี้ สายเรียกเข้ายังดังบนอุปกรณ์รองอีกด้วย ตัวอย่างเช่น สายเรียกเข้าจะส่งเสียงเมื่อพนักงานเชื่อมต่อโดยใช้แล็ปท็อปและชุดหูฟัง เป็นคุณลักษณะสำคัญที่ต้องมีเพื่อไม่ให้พลาดสายเมื่อพนักงานไม่อยู่เพื่อรับโทรศัพท์สำนักงานหลัก

36. ความสามารถในการโทรด่วน

โทรศัพท์มีความสามารถหลากหลายในการจัดเก็บหมายเลขสำหรับการโทรด่วน สำหรับโทรศัพท์บางรุ่น คุณสามารถตั้งค่าหมายเลขโทรด่วนได้ 3 หมายเลขเท่านั้น กับหมายเลขอื่นๆ ได้ถึง 9 หมายเลข คุณสามารถตั้งค่าหมายเลข Skype "โทรด่วน" 9 หมายเลขได้

37. การประชุมทางวิดีโอ

คุณลักษณะนี้ช่วยให้การประชุมโดยใช้วิดีโอและเสียง มีผู้ใช้ตั้งแต่สองคนขึ้นไป ในสถานที่สองแห่งขึ้นไป

38. ข้อความเสียง

ข้อความเสียงสามารถบันทึกเป็นส่วนหนึ่งของโทรศัพท์หรือเป็นอุปกรณ์แยกต่างหาก ข้อความเสียงสามารถรับได้บนระบบ VoIP และฟังโดยคลิกที่ไฟล์เสียง

39. คุณสมบัติวอยซ์เมลไปยังอีเมล

ด้วยระบบ VoIP บางระบบ คุณจะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมลว่าคุณได้รับข้อความ จากนั้นคุณคลิกที่ไฟล์เสียงและฟังข้อความ

คุณลักษณะที่ใหม่กว่าจะถ่ายทอดข้อความเสียงเป็นคำที่เขียนได้จริง คุณลักษณะนี้ทำงานเหมือนกับวิธีการทำงานในโทรศัพท์มือถือ ด้วยการส่งข้อความผ่านโทรศัพท์มือถือ ผู้ใช้สามารถเลือกที่จะพูดผ่านไมโครโฟนของโทรศัพท์มือถือและให้คัดลอกคำพูดของพวกเขาเป็นข้อความตัวอักษรได้

ข้อความเสียงไปยังคำที่เขียนทำงานในลักษณะเดียวกัน แต่แทนที่จะใช้เสียงเป็นข้อความจากโทรศัพท์มือถือ เป็นการถอดข้อความเสียงไปยังคำที่เขียนในอีเมล ข้อความเสียงไปยังอีเมลเป็นคุณลักษณะที่ดีสำหรับคนที่ต้องการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน โดยจะจัดการกับสายโทรศัพท์หนึ่งสายในขณะที่มองเห็นสิ่งที่ผู้โทรแยกทิ้งไว้เป็นข้อความ

40. โทรศัพท์ VoIP

Vo IP ย่อมาจาก Voice over Internet Protocol แทนที่จะใช้สายโทรศัพท์ การโทรจะทำโดยใช้ IP Vo IP ทำงานได้ดีที่สุดด้วยการเข้าถึงอินเทอร์เน็ตบรอดแบนด์ความเร็วสูง หากคุณต้องการคุณสมบัติที่มีทั้งหมด แต่ถ้าคุณไม่มีอินเทอร์เน็ตความเร็วสูง ถ้าคุณส่งอีเมลได้ คุณก็ใช้ VoIP ได้

ตัวเลือกระบบโทรศัพท์สำหรับธุรกิจที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

หากคุณเป็นเจ้าของ แต่เพียงผู้เดียวหรือเจ้าของบริษัทที่มีพนักงานจำนวนน้อย องค์กรของคุณอาจต้องการคุณลักษณะทั้งหมดของระบบการสื่อสาร แต่ถ้าคุณหวังว่าจะเติบโต คุณอาจต้องการเลือกคุณสมบัติที่มีในเชิงรุก เพื่อให้ได้ระบบโทรศัพท์ที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

ในช่วงที่เกิดโรคระบาด เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กได้ปรับตัว พวกเขาใช้เทคโนโลยีเพราะไม่สามารถเผชิญหน้ากันได้ แม้ว่าคุณจะเป็นเจ้าของ แต่เพียงผู้เดียวหรือผู้จัดการของพนักงานกลุ่มเล็ก ๆ คุณอาจมีปฏิสัมพันธ์กับบริษัทขนาดใหญ่

คุณสามารถเดิมพันได้ว่าบริษัทขนาดใหญ่กำลังใช้การประชุมทางวิดีโอเพื่อการสื่อสาร การมีความสามารถดังกล่าวอาจเป็นคุณลักษณะของระบบโทรศัพท์สำนักงานที่สำคัญที่สุดในปัจจุบัน

ประเภทของระบบโทรศัพท์สำนักงานที่ต้องพิจารณา

ในอดีต ทุกคนใช้สิ่งที่เรียกว่า PSTN หรือเครือข่ายโทรศัพท์สาธารณะ กล่าวอีกนัยหนึ่ง PSTN เป็นโทรศัพท์พื้นฐานสำหรับการสื่อสาร

คุณต้องใช้อินเทอร์เน็ตความเร็วสูงเพื่อใช้การสื่อสาร VoIP หากคุณเคยลองใช้ VoIP คุณอาจถูกปิดเพราะคุณภาพเสียงไม่ดี ที่มีการเปลี่ยนแปลง การโทรผ่าน VoIP ผ่านคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปหรือแล็ปท็อปนั้นชัดเจนพอๆ กับโทรศัพท์บ้าน

ระบบโทรศัพท์บนคลาวด์นั้นใช้งานง่ายมากในแอปพลิเคชันทางธุรกิจ ตัวเลือกสำหรับการเข้าถึงระบบโทรศัพท์บนคลาวด์นั้นมีหลากหลาย และนั่นเป็นสาเหตุหนึ่งที่ทำให้ระบบนี้เป็นที่นิยมในการสื่อสารสำหรับธุรกิจ

คุณควรเตะโทรศัพท์พื้นฐานของคุณไปที่ขอบถนนหรือไม่? จะเกิดอะไรขึ้นถ้าธุรกิจของคุณใช้หมายเลขโทรศัพท์เดิมมาหลายปีแล้ว คุณอาจโอนหมายเลขนั้นไปยังบริการ VoIP ได้

ตัวเลือกระบบโทรศัพท์สำนักงานอื่นๆ

ต่อไปนี้คือคุณลักษณะสองสามอย่างที่อาจเหมาะกับธุรกิจบางประเภท:

การกำหนดเส้นทางตามเวลา

กำหนดเส้นทางการโทรไปยังสถานที่ต่างๆ ตามเขตเวลา

การส่งข้อความแบบรวมศูนย์

ข้อความหลายประเภทไปที่กล่องจดหมายเดียว

จอภาพเด็ก

โทรศัพท์บางรุ่นสามารถเชื่อมต่อกับอุปกรณ์ดูแลเด็ก เป็นตัวเลือกที่ดีโดยเฉพาะสำหรับพนักงานที่ทำงานจากที่บ้าน

ระบบโทรศัพท์ธุรกิจทำงานอย่างไร

ระบบโทรศัพท์ทำงานสองวิธีหลัก ผ่านสายโทรศัพท์แบบเดิม หรือผ่านทางอินเทอร์เน็ต เมื่อใช้อินเทอร์เน็ต ระบบโทรศัพท์อาจเป็นระบบคลาวด์หรือ VoIP

การใช้โทรศัพท์ในสำนักงานคืออะไร?

ธุรกิจอาจยังต้องการโทรศัพท์จริงในสำนักงาน แม้ว่าธุรกิจจะไม่ได้ใช้โทรศัพท์แบบเดิมๆ

ตัวอย่างเช่น โทรศัพท์ของธุรกิจรับสายและกำหนดเส้นทางด้วยผู้ดูแลดิจิทัล หรือโทรศัพท์ธุรกิจสามารถตั้งค่าให้โอนสายไปยังโทรศัพท์เครื่องอื่นหรือโทรศัพท์มือถือได้

โทรศัพท์ธุรกิจจริงในสำนักงานยังคงมีความสำคัญ สามารถทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางที่กระจายสายเรียกเข้าไปยังตำแหน่งที่เหมาะสม

ระบบโทรศัพท์ธุรกิจประเภทต่าง ๆ มีอะไรบ้าง?

ประเภทหลักของระบบโทรศัพท์สำหรับธุรกิจคือ PSTN (โทรศัพท์บ้าน), VoIP และบนคลาวด์

ระบบโทรศัพท์บนคลาวด์จะส่งสัญญาณเสียงและข้อมูลผ่านทางอินเทอร์เน็ต ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลที่อยู่ในระบบคลาวด์ได้ ข้อมูลสามารถเข้าถึงได้ผ่านอุปกรณ์ต่างๆ เช่น โทรศัพท์มือถือ

ระบบโทรศัพท์บนคลาวด์คืออะไร?

ระบบโทรศัพท์บนคลาวด์จะส่งสัญญาณเสียงและข้อมูลทางอินเทอร์เน็ต และข้อมูลนั้นจะถูกเก็บไว้ในคลาวด์ ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลบนคลาวด์ได้โดยใช้อุปกรณ์ที่หลากหลาย ตราบใดที่อุปกรณ์นั้นมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต

การใช้คลาวด์สร้างความสะดวกสบายให้กับผู้ใช้ทุกคน ไม่สำคัญว่าผู้ใช้มีอุปกรณ์ประเภทใด ไม่ว่าจะเป็นโทรศัพท์มือถือ แท็บเล็ต แล็ปท็อป ตราบใดที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ผู้ใช้ก็สามารถเข้าถึงข้อมูลได้

ระบบโทรศัพท์ VoIP คืออะไร?

มีผู้ให้บริการระบบโทรศัพท์จำนวนมากขึ้นที่ใช้ระบบ VoIP เพื่อการสื่อสาร การสื่อสารทางอินเทอร์เน็ตโดยใช้ VoIP มักจะถูกกว่าระบบสื่อสารแบบเดิม

นี่คือผู้ให้บริการ VoIP บางส่วน:

• RingCentral
• GoToConnect
• 8 X 8
• Verizon Digital Voice
• Magic Jack สำหรับธุรกิจ

ภาพ: Depositphotos