Fitur Sistem Telepon Bisnis Apa yang Anda Butuhkan?

15. Kemampuan Mengirim Faks

Kembali di masa lalu, banyak dari kita terbiasa dengan nada melengking dari mesin faks yang melakukan pekerjaannya. Orang masih mengirim dan menerima faks, tetapi teknologinya sangat berbeda. Menggunakan aplikasi seluler pihak ketiga, Anda dapat mengirim faks dari ponsel. Anda juga dapat mengirim faks menggunakan sistem VoIP. Dan tentu saja, sistem telepon bisnis dapat mencakup pengaturan faks biasa.

16. Penerusan Panggilan

Di sebagian besar ponsel, Anda dapat meneruskan panggilan masuk secara manual. Tekniknya sedikit berbeda – Anda bisa menekan #72 atau 72#, mendengarkan nada sambung, lalu menekan nomor telepon tujuan panggilan.

Hanya saja penerusan panggilan lebih mudah dan lebih cepat sebagai pilihan siap pakai. Anda dapat meneruskan panggilan ke karyawan lain, atau mengatur telepon untuk meneruskan semua panggilan ke telepon seluler.

17. Pemantauan Penipuan

Panggilan yang dialihkan melalui internet dapat dipantau menggunakan perangkat lunak pendeteksi penipuan dan/atau perangkat lunak manajemen risiko. Kemampuan ini penting untuk bisnis.

18. Panggilan Telepon Grup

Panggilan konferensi adalah sejumlah pengguna individu, semuanya terhubung pada panggilan yang sama. Panggilan telepon grup – seperti yang terdengar – menghubungkan sekelompok orang atau karyawan. Ini adalah panggilan konferensi yang melibatkan grup, bukan pengguna individu. Ini diperlukan untuk menghubungkan kelompok orang yang bekerja sebagai sebuah tim.

19. Pengaktifan Headset

Anda benar-benar perlu menggunakan headset. Headset untuk panggilan tidak hanya membebaskan tangan Anda untuk menulis atau bekerja saat Anda mendengarkan dan merespons. Headset – digunakan dengan sistem telepon, PC, atau laptop – membantu memblokir kebisingan latar belakang.

20. Pesan Instan

Pesan instan adalah pengiriman teks langsung, baik telepon ke telepon atau melalui internet. Anda juga dapat mengirim IM menggunakan sistem VoIP.

21. Musik Ditahan

Jika Anda merasa tidak membutuhkan yang ini, lihat statistik ini. Lebih dari separuh pelanggan yang ditahan tanpa musik, menutup telepon. Pelanggan tidak suka ditunda. Terlebih lagi, pelanggan tidak suka ditunda tanpa musik.

22. Pengenalan Suara Interaktif

IVR adalah fitur yang memungkinkan penelepon dikenali oleh suara. Suara orang tersebut telah direkam sebelumnya. Saat orang tersebut menelepon, sistem telepon secara otomatis merespons suara pemanggil. Sistem IVR juga dapat diatur untuk merespons kode khusus penelepon, yang diketik oleh penelepon di keypad saat diminta. IVR penting untuk bisnis yang menangani informasi keuangan dan medis pribadi.

23. Panggilan Internasional

Ada berbagai cara untuk menghemat uang saat melakukan panggilan internasional. Misalnya, selama dua lokasi atau mitra bisnis memiliki lisensi untuk menggunakan Microsoft – seperti satu di AS dan satu di luar negeri – pengguna berlisensi dapat saling menelepon menggunakan program khusus. Beberapa sistem VoIP juga memiliki tarif rendah untuk panggilan internasional.

24. Situs Tertaut

Ponsel Android (Galaxy) dapat ditautkan ke Windows 10. Setelah keduanya terhubung, pengguna dapat mentransfer file, dan menanggapi pesan dan panggilan.

25. Penonaktifan Mikrofon

Beberapa model ponsel memiliki tombol mute tetapi fitur ini lebih umum pada headset. Bisu adalah on/off sederhana.

Fitur ini memiliki beberapa keuntungan: Misalnya, Anda mendengarkan tetapi tidak ingin orang lain mendengar apa yang Anda lakukan, seperti suara dari kantor rumah atau tempat kerja Anda.

26. Dukungan Multi-Perangkat – Tautan ke Ponsel

Ini sering disebut Twinning, yang masuk akal. Twinning adalah bentuk menenun, dan itulah yang Anda lakukan. Anda memasangkan ponsel dan telepon meja.

Kenapa kamu ingin melakukan itu? Nah, Twinning memungkinkan pengguna melakukan dan menerima panggilan di dua perangkat terpisah. Hal ini juga memberikan pengguna kemampuan untuk berbagi informasi dari telepon meja - seperti direktori perusahaan - ke ponsel.

27. Direktori Perusahaan di Ponsel

Resepsionis digital dapat mengarahkan penelepon ke direktori perusahaan atau perusahaan. Dengan beberapa sistem telepon kantor, setiap telepon dalam sistem dapat mengakses direktori tersebut.

Fitur ini benar-benar membangun efisiensi. Sebagai contoh, katakanlah orang yang menangani departemen servis sebuah dealer mobil sedang menelepon seorang pelanggan yang mengatakan bahwa mereka sedang berbelanja mobil baru. Pelanggan ingin berbicara dengan seseorang di bagian penjualan. Manajer layanan tahu bahwa ada dua tenaga penjualan yang keluar, tetapi tenaga penjual ketiga tersedia. Dengan mengakses direktori perusahaan, ia dengan lancar mentransfer panggilan dan petunjuk pelanggan tidak hilang. Itulah jenis pekerja pengetahuan perlu lebih efisien.

28. Penerusan Panggilan Telepon

Fitur ini memungkinkan pengguna untuk mengalihkan panggilan ke lokasi lain, seperti karyawan lain. Ini juga dapat digunakan untuk mengalihkan panggilan dari telepon kantor ke sel. Seorang karyawan dapat mengatur telepon agar berfungsi seperti itu saat dia meninggalkan tempat kerja.

29. Merekam Panggilan

Benar, kami tahu, tidak sah merekam panggilan saat orang tersebut tidak tahu Anda merekamnya. Namun kemampuan merekam panggilan – ketika diprakarsai oleh satu orang dan disetujui oleh orang lain – dapat menjadi fitur penting. Ini dapat digunakan oleh pengacara atau reporter, misalnya.

30. Panggil Ulang

Ya, Anda dapat memeriksa ID Penelepon untuk mendapatkan nomor semua panggilan. Fitur panggil ulang memungkinkan Anda melakukan panggilan terakhir secara otomatis. Pada beberapa telepon, fitur panggil ulang memungkinkan pengguna menghubungi hingga 3 penelepon terbaru.

31. Penggunaan Telepon Jarak Jauh

Ini adalah sebutan untuk Aplikasi ponsel Android yang memungkinkan ponsel Android terhubung ke PC atau laptop Windows 10.

32. Perutean Panggilan Masuk ke Perangkat Apa Pun

Dengan fitur ini, Anda dapat mengatur telepon untuk mengarahkan panggilan masuk ke nomor telepon yang berbeda. Kontrol panggilan setelah jam kerja adalah fitur penting bagi banyak bisnis.

Misalnya, Anda menjalankan layanan teknisi pemanas/ac. Panggilan "masalah" pertama setelah jam kerja pergi ke nomor pilihan pertama Anda, panggilan masalah berikutnya ke nomor pilihan kedua, dan seterusnya.

33. Penyaringan Panggilan

Caller ID dapat digunakan untuk menyaring panggilan. Panggilan juga dapat disaring melalui sistem telepon VoIP. Panggilan dapat disaring melalui platform layanan. Misalnya, penyaringan dan pemblokiran panggilan Nextiva adalah fitur standar dari platform layanan telepon bisnis dan sistem komunikasi terpadu.

34. Berbagi Layar

Ini adalah fitur yang sangat dibutuhkan. Dengan berbagi layar, layar komputer yang dilihat satu orang dapat dibagikan dengan orang lain, atau dengan grup. Tim karyawan dapat melihat informasi, yang membantu mereka bekerja sama.

Ini adalah fitur penting untuk bisnis yang berhubungan dengan grafik atau kolom angka, seperti perusahaan investasi. Dalam jenis bisnis itu, berbagi layar adalah alat layanan pelanggan.

35. Dering Sekunder

Dengan fitur ini, panggilan masuk juga berdering di perangkat sekunder. Misalnya, panggilan masuk juga akan berdering di mana seorang karyawan terhubung menggunakan laptop dan headset. Ini adalah fitur penting yang harus dimiliki agar tidak ada panggilan yang terlewatkan saat karyawan tidak hadir untuk menjawab telepon kantor utama.

36. Kemampuan Panggilan Cepat

Telepon berbagai kemampuan untuk menyimpan nomor untuk panggilan cepat. Dengan beberapa telepon, Anda hanya dapat mengatur 3 nomor panggilan cepat, dengan yang lain, hingga 9. Anda dapat mengatur 9 nomor Skype "panggil cepat".

37. Konferensi Video

Fitur ini memungkinkan konferensi menggunakan video dan audio. Ada dua atau lebih pengguna, di dua atau lebih lokasi.

38. Pesan suara

Pesan suara dapat direkam sebagai bagian dari telepon atau sebagai peralatan yang terpisah. Pesan suara juga dapat diterima di sistem VoIP dan didengarkan dengan mengklik file audio.

39. Fitur Pesan Suara ke Email

Dengan beberapa sistem VoIP, Anda mendapatkan pemberitahuan email bahwa Anda telah menerima pesan. Anda kemudian klik pada file audio dan mendengarkan pesan.

Fitur yang lebih baru sebenarnya mentranskripsikan pesan suara menjadi kata-kata tertulis. Fitur ini bekerja mirip dengan cara kerjanya di ponsel. Dengan SMS ponsel, pengguna dapat memilih untuk berbicara ke mikrofon ponsel dan kata-kata mereka ditranskripsi menjadi pesan teks.

Pesan suara ke kata-kata tertulis bekerja dengan cara yang hampir sama. Tapi alih-alih suara ponsel ke teks, itu transkripsi pesan suara ke email kata tertulis. Pesan suara ke email adalah fitur bagus untuk seseorang yang perlu melakukan banyak tugas – menangani satu panggilan telepon sambil melihat apa yang ditinggalkan oleh penelepon terpisah sebagai pesan.

40. Panggilan Telepon VoIP

Vo IP adalah singkatan dari Voice over Internet Protocol. Alih-alih menggunakan saluran telepon, panggilan dilakukan menggunakan IP. Vo IP bekerja paling baik dengan kecepatan tinggi, akses internet broadband jika Anda menginginkan semua fitur yang tersedia. Tetapi jika Anda tidak memiliki internet berkecepatan tinggi, jika Anda dapat mengirim email, Anda dapat menggunakan VoIP.

Opsi Sistem Telepon Bisnis Terbaik untuk Bisnis Kecil

Jika Anda adalah pemilik tunggal atau pemilik perusahaan dengan sedikit karyawan, organisasi Anda mungkin tidak memerlukan semua fitur sistem komunikasi. Tetapi jika Anda berharap untuk berkembang, Anda mungkin ingin memilih fitur yang tersedia secara proaktif untuk mendapatkan sistem telepon dengan peringkat terbaik untuk bisnis kecil.

Selama pandemi, pemilik usaha kecil beradaptasi. Mereka menggunakan teknologi karena tidak bisa bertatap muka. Bahkan jika Anda adalah pemilik tunggal atau manajer sekelompok kecil karyawan, Anda mungkin berinteraksi dengan perusahaan yang lebih besar.

Anda dapat bertaruh bahwa perusahaan besar menggunakan konferensi video untuk komunikasi. Memiliki kemampuan itu mungkin merupakan satu-satunya fitur sistem telepon kantor yang paling penting saat ini.

Jenis Sistem Telepon Kantor yang Perlu Dipertimbangkan

Di masa lalu, semua orang menggunakan apa yang disebut PSTN, atau jaringan telepon umum. Dengan kata lain, PSTN adalah telepon rumah untuk komunikasi.

Anda memerlukan internet berkecepatan tinggi untuk menggunakan komunikasi VoIP. Jika Anda pernah mencoba VoIP, Anda mungkin telah dimatikan oleh kualitas suara yang buruk. Itu berubah. Panggilan VoIP melalui komputer desktop atau laptop, sejelas telepon rumah.

Sistem telepon cloud sangat mudah digunakan dalam aplikasi bisnis. Pilihan untuk mengakses sistem telepon cloud bervariasi, dan itulah salah satu alasan mengapa ini menjadi sarana komunikasi yang populer untuk bisnis.

Haruskah Anda menendang telepon rumah Anda ke tepi jalan? Bagaimana jika bisnis Anda telah menggunakan nomor telepon yang sama selama bertahun-tahun? Anda mungkin dapat mentransfer nomor tersebut ke layanan VoIP.

Opsi Sistem Telepon Kantor Lainnya

Berikut adalah beberapa fitur yang mungkin sesuai dengan bisnis tertentu:

Perutean berbasis waktu

Merutekan panggilan ke berbagai lokasi berdasarkan zona waktu.

Pesan Terpadu

Beberapa jenis pesan masuk ke satu kotak masuk.

Monitor bayi

Beberapa telepon dapat dihubungkan ke monitor bayi, pilihan yang sangat bagus untuk karyawan yang bekerja dari rumah.

Bagaimana cara kerja sistem telepon bisnis?

Sistem telepon bekerja dalam dua cara utama, melalui saluran telepon tradisional, atau melalui internet. Dengan internet, sistem telepon dapat berbasis cloud atau VoIP.

Apa gunanya telepon di kantor?

Sebuah bisnis mungkin masih membutuhkan telepon yang sebenarnya di kantor, bahkan jika sebuah bisnis tidak menggunakan telepon dengan cara tradisional.

Misalnya, panggilan diterima oleh telepon bisnis dan dialihkan dengan petugas digital. Atau telepon bisnis dapat diatur untuk merutekan panggilan ke telepon atau ponsel lain.

Telepon bisnis yang sebenarnya di kantor masih penting. Ini dapat bertindak sebagai hub yang menyebarkan panggilan masuk ke lokasi yang tepat.

Apa saja jenis sistem telepon bisnis yang berbeda?

Jenis utama sistem telepon bisnis adalah PSTN (telepon rumah), VoIP, dan berbasis cloud.

Sistem telepon berbasis cloud mengirimkan suara dan informasi melalui internet. Pengguna kemudian dapat mengakses informasi yang ada di cloud. Informasi tersebut dapat diakses melalui berbagai perangkat, seperti telepon seluler.

Apa itu sistem telepon berbasis cloud?

Sistem telepon berbasis cloud mentransmisikan suara dan data melalui internet, dan informasi tersebut disimpan di Cloud. Pengguna dapat mengakses informasi Cloud dengan menggunakan berbagai perangkat, selama perangkat tersebut memiliki koneksi internet.

Menggunakan Cloud menciptakan kenyamanan bagi semua pengguna. Apa pun jenis perangkat yang dimiliki pengguna – ponsel, tablet, laptop – selama ada koneksi internet, pengguna dapat mengakses informasi.

Apa itu sistem telepon VoIP?

Ada semakin banyak penyedia sistem telepon yang menggunakan sistem VoIP untuk komunikasi. Komunikasi melalui internet menggunakan VoIP seringkali lebih murah daripada sistem komunikasi tradisional.

Berikut adalah beberapa penyedia VoIP:

• RingCentral
• GoToConnect
• 8X8
• Suara Digital Verizon
• Jack Ajaib untuk Bisnis

Gambar: Depositphotos