Jakich funkcji systemów telefonii biznesowej potrzebujesz?

15. Umiejętności wysyłania faksów

W tamtych czasach wielu z nas było przyzwyczajonych do przenikliwych tonów faksu wykonującego swoją pracę. Ludzie nadal wysyłają i odbierają faksy, ale technologia jest zupełnie inna. Korzystając z aplikacji mobilnej innej firmy, możesz wysłać faks z telefonu komórkowego. Możesz także wysłać faks za pomocą systemów VoIP. Oczywiście biznesowy system telefoniczny może zawierać typową konfigurację faksu.

16. Przekazywanie połączeń

W większości telefonów można ręcznie przekierować połączenie przychodzące. Technika jest nieco zróżnicowana – należy nacisnąć #72 lub 72#, nasłuchiwać sygnału wybierania, a następnie nacisnąć numer telefonu, pod który ma trafić połączenie.

Po prostu prościej i szybciej jest mieć przekierowanie połączeń jako gotowy wybór. Możesz przekazywać połączenia do innych pracowników lub skonfigurować telefon tak, aby wszystkie połączenia były przekazywane na telefon komórkowy.

17. Monitorowanie oszustw

Połączenia kierowane przez Internet można monitorować za pomocą oprogramowania do wykrywania oszustw i/lub oprogramowania do zarządzania ryzykiem. Ta zdolność jest ważna dla firm.

18. Grupowe rozmowy telefoniczne

Połączenie konferencyjne to liczba indywidualnych użytkowników połączonych w ramach tego samego połączenia. Grupowa rozmowa telefoniczna – tak jak brzmi – łączy grupy osób lub pracowników. To połączenie konferencyjne, które obejmuje grupy, a nie pojedynczych użytkowników. Jest potrzebne do łączenia grup ludzi, którzy pracują jako zespół.

19. Włączanie zestawu słuchawkowego

Naprawdę musisz użyć zestawu słuchawkowego. Zestaw słuchawkowy do rozmowy to coś więcej niż tylko uwolnienie rąk do pisania lub pracy, podczas gdy Ty słuchasz i odpowiadasz. Zestaw słuchawkowy — używany z systemem telefonicznym, komputerem stacjonarnym lub laptopem — pomaga blokować hałas w tle.

20. Wiadomości błyskawiczne

Wiadomości błyskawiczne to natychmiastowe wysyłanie wiadomości tekstowych z telefonu na telefon lub przez Internet. Możesz także korzystać z komunikatorów internetowych za pomocą systemów VoIP.

21. Muzyka zawieszona

Jeśli uważasz, że nie potrzebujesz tego, sprawdź tę statystykę. Ponad połowa klientów, którzy są zawieszeni bez muzyki, rozłącza się. Klienci nie lubią być wstrzymywani. Co więcej, klienci nie lubią być zawieszani bez muzyki.

22. Interaktywne rozpoznawanie głosu

IVR to funkcja, która umożliwia rozpoznawanie rozmówcy głosem. Głos osoby jest wstępnie nagrany. Gdy osoba dzwoni, system telefoniczny automatycznie reaguje na głos dzwoniącego. Systemy IVR można również skonfigurować tak, aby odpowiadały na określony kod dzwoniącego, który dzwoniący wpisuje na klawiaturze po wyświetleniu monitu. IVR jest ważny dla firm zajmujących się prywatnymi informacjami finansowymi i medycznymi.

23. Połączenia międzynarodowe

Istnieje wiele sposobów na zaoszczędzenie pieniędzy podczas wykonywania połączeń międzynarodowych. Na przykład tak długo, jak dwie lokalizacje lub partnerzy biznesowi mają licencję na używanie firmy Microsoft – na przykład jedna w USA i jedna za granicą – licencjonowani użytkownicy mogą dzwonić do siebie za pomocą specjalnego programu. Niektóre systemy VoIP mają również stałą, niską stawkę za połączenia międzynarodowe.

24. Połączone witryny

Telefony z systemem Android (Galaxy) można połączyć z systemem Windows 10. Po połączeniu tych dwóch użytkowników użytkownicy mogą przesyłać pliki oraz odpowiadać na wiadomości i połączenia.

25. Wyciszanie mikrofonu

Niektóre modele telefonów mają przycisk wyciszania, ale ta funkcja jest bardziej powszechna w zestawach słuchawkowych. Wyciszenie to proste włączanie/wyłączanie.

Ta funkcja ma kilka zalet: na przykład słuchasz, ale nie chcesz, aby druga osoba słyszała, co robisz, na przykład odgłosy z domowego biura lub miejsca pracy.

26. Obsługa wielu urządzeń — łącze do telefonów komórkowych

Nazywa się to często Twinningiem, co ma sens. Bliźniacze to forma tkania i to właśnie robisz. Parujesz telefon komórkowy i telefon stacjonarny.

Dlaczego chcesz to zrobić? Cóż, Twinning umożliwia użytkownikom wykonywanie i odbieranie połączeń na dwóch oddzielnych urządzeniach. Daje również użytkownikom możliwość udostępniania informacji z telefonu stacjonarnego — na przykład książki telefonicznej — na telefon komórkowy.

27. Firmowa książka telefoniczna w telefonie

Cyfrowy recepcjonista może przekierować rozmówców do firmowego lub firmowego katalogu. W przypadku niektórych systemów telefonii biurowej każdy telefon w systemie ma dostęp do tego katalogu.

Ta funkcja naprawdę buduje wydajność. Załóżmy na przykład, że osoba obsługująca dział serwisu w salonie samochodowym rozmawia z klientem, który mówi, że kupuje nowy samochód. Klient chce porozmawiać z kimś w sprzedaży. Kierownik serwisu wie, że dwóch sprzedawców jest na parkingu, ale trzeci sprzedawca jest dostępny. Wchodząc do katalogu firmowego, płynnie przekazuje połączenie, a potencjalny klient nie ginie. To jest rodzaj pracowników wiedzy, którzy muszą być bardziej wydajni.

28. Przekazywanie połączeń telefonicznych

Ta funkcja umożliwia użytkownikom przekierowanie połączenia do innej lokalizacji, na przykład innego pracownika. Może być również używany do przekierowywania połączeń z telefonu biurowego na komórkę. Pracownik może skonfigurować telefon do pracy w ten sposób, gdy opuszcza miejsce pracy.

29. Nagrywanie rozmów

Racja, wiemy, że nagrywanie rozmów nie jest legalne, gdy osoba nie wie, że to nagrywasz. Jednak możliwość nagrywania rozmowy – zainicjowanej przez jedną osobę i zaakceptowanej przez inną – może być ważną funkcją. Może być używany na przykład przez prawnika lub reportera.

30. Ponowne wybieranie

Tak, możesz sprawdzić Caller ID, aby uzyskać liczbę wszystkich połączeń. Funkcja ponownego wybierania umożliwia automatyczne wybieranie ostatniego połączenia. W przypadku niektórych telefonów funkcja ponownego wybierania pozwala użytkownikom połączyć się z 3 ostatnimi rozmówcami.

31. Zdalne korzystanie z telefonu

Jest to nazwa aplikacji na telefon z systemem Android, która umożliwia połączenie telefonu z systemem Android z komputerem lub laptopem z systemem Windows 10.

32. Przekierowywanie połączeń przychodzących na dowolne urządzenie

Dzięki tej funkcji możesz skonfigurować telefon tak, aby połączenia przychodzące były kierowane na różne numery telefonów. Kontrola połączeń po godzinach pracy to ważna funkcja dla wielu firm.

Załóżmy na przykład, że prowadzisz serwis technika ogrzewania/klimatyzacji. Pierwsze połączenie „awarii” po godzinach pracy trafia na twój pierwszy wybrany numer, następne połączenie z awarią na drugi wybrany numer i tak dalej.

33. Kontrola połączeń

Identyfikator dzwoniącego może być używany do filtrowania połączeń. Połączenia mogą być również monitorowane przez system telefoniczny VoIP. Połączenia można monitorować za pośrednictwem platformy usługowej. Na przykład monitorowanie i blokowanie połączeń Nextiva jest standardową funkcją platformy usług telefonii biznesowej i systemu komunikacji zintegrowanej .

34. Udostępnianie ekranu

To bardzo potrzebna funkcja. Dzięki udostępnianiu ekranu ekran komputera oglądany przez jedną osobę może być udostępniony innej osobie lub grupie. Zespoły pracowników mogą przeglądać informacje, co pomaga im współpracować.

Jest to ważna funkcja dla firmy zajmującej się wykresami lub kolumnami liczb, takich jak firma inwestycyjna. W tego typu biznesie udostępnianie ekranu jest narzędziem obsługi klienta.

35. Drugi dzwonek

Dzięki tej funkcji połączenie przychodzące dzwoni również na drugim urządzeniu. Na przykład połączenie przychodzące zadzwoni również wtedy, gdy pracownik jest podłączony za pomocą laptopa i zestawu słuchawkowego. Jest to ważna funkcja, aby żadne połączenia nie zostały przeoczone, gdy pracownik nie jest obecny, aby odebrać telefon w głównym biurze.

36. Możliwości szybkiego wybierania

Telefony mają różne możliwości przechowywania numerów do szybkiego wybierania. W przypadku niektórych telefonów można skonfigurować tylko numery szybkiego wybierania, w przypadku innych do 9. Można skonfigurować 9 numerów Skype do szybkiego wybierania.

37. Wideokonferencja

Ta funkcja umożliwia prowadzenie konferencji przy użyciu wideo i audio. Jest dwóch lub więcej użytkowników w co najmniej dwóch lokalizacjach.

38. Poczta głosowa

Poczta głosowa może być nagrywana jako część telefonu lub jako osobny element wyposażenia. Wiadomości głosowe można również odbierać w systemach VoIP i odsłuchiwać, klikając plik audio.

39. Funkcja poczty głosowej na e-mail

W przypadku niektórych systemów VoIP otrzymasz powiadomienie e-mail o otrzymaniu wiadomości. Następnie kliknij plik audio i odsłuchaj wiadomość.

Nowsza funkcja faktycznie transkrybuje pocztę głosową do pisanych słów. Ta funkcja działa podobnie do tego, jak działa w telefonach komórkowych. Wysyłając SMS-y z telefonu komórkowego, użytkownicy mogą zdecydować się na mówienie do mikrofonu telefonu komórkowego i transkrypcję swoich słów na wiadomość tekstową.

Poczta głosowa na słowa pisane działa w bardzo podobny sposób. Ale zamiast głosu z telefonu komórkowego na tekst, jest to transkrypcja poczty głosowej na słowo pisane w wiadomości e-mail. Poczta głosowa na e-mail to dobra funkcja dla kogoś, kto potrzebuje wielozadaniowości – obsługi jednego połączenia telefonicznego, jednocześnie widząc, co osobny rozmówca zostawił jako wiadomość.

40. Połączenia telefoniczne VoIP

Vo IP oznacza Voice over Internet Protocol. Zamiast korzystania z linii telefonicznej, połączenie odbywa się za pomocą IP. Vo IP działa najlepiej z szybkim, szerokopasmowym dostępem do Internetu, jeśli potrzebujesz wszystkich dostępnych funkcji. Ale jeśli nie masz szybkiego internetu, jeśli możesz e-mail, możesz użyć VoIP.

Najlepsze opcje systemu telefonii biznesowej dla małych firm

Jeśli jesteś jednoosobową firmą lub właścicielem firmy z niewielką liczbą pracowników, Twoja organizacja może nie potrzebować wszystkich funkcji systemu komunikacyjnego. Ale jeśli chcesz się rozwijać, możesz chcieć aktywnie wybierać dostępne funkcje, aby uzyskać najlepiej oceniane systemy telefoniczne dla małych firm.

Podczas pandemii właściciele małych firm dostosowali się. Używali technologii, ponieważ nie mogli spotkać się twarzą w twarz. Nawet jeśli jesteś jednoosobowym właścicielem lub kierownikiem małej grupy pracowników, możesz współpracować z większymi firmami.

Możesz się założyć, że większe firmy używają wideokonferencji do komunikacji. Posiadanie tej możliwości może być obecnie jedną z najważniejszych funkcji systemu telefonicznego w biurze.

Rodzaje systemów telefonii biurowej do rozważenia

W przeszłości wszyscy korzystali z tzw. PSTN, czyli publicznej komutowanej sieci telefonicznej. Innymi słowy, PSTN to telefon stacjonarny do komunikacji.

Do korzystania z komunikacji VoIP potrzebny jest szybki Internet. Jeśli w przeszłości próbowałeś VoIP, być może zostałeś wyłączony przez słabą jakość dźwięku. To się zmieniło. Połączenia VoIP za pośrednictwem komputera stacjonarnego lub laptopa są tak samo wyraźne jak telefon stacjonarny.

Systemy telefoniczne w chmurze są bardzo przyjazne w zastosowaniach biznesowych. Opcje dostępu do systemu telefonicznego w chmurze są zróżnicowane i jest to jeden z powodów, dla których jest to popularny środek komunikacji dla firm.

Czy powinieneś wyrzucić telefon stacjonarny do krawężnika? Co się stanie, jeśli Twoja firma od lat korzysta z tego samego numeru telefonu? Możesz być w stanie przenieść ten numer do usługi VoIP.

Inne opcje systemu telefonicznego w biurze

Oto kilka funkcji, które mogą pasować do niektórych firm:

Routing na podstawie czasu

Kieruj połączenia do różnych lokalizacji na podstawie stref czasowych.

Zunifikowane przesyłanie wiadomości

Do jednej skrzynki odbiorczej trafia wiele typów wiadomości.

Elektroniczna niania

Niektóre telefony można podłączyć do elektronicznej niani, co jest szczególnie przyjemną opcją dla pracowników pracujących w domu.

Jak działają systemy telefonii biznesowej?

Systemy telefoniczne działają na dwa główne sposoby, za pośrednictwem tradycyjnych linii telefonicznych lub przez Internet. W przypadku Internetu systemy telefoniczne mogą być oparte na chmurze lub VoIP.

Jaki jest pożytek z telefonu w biurze?

Firma może nadal potrzebować prawdziwego telefonu w biurze, nawet jeśli firma nie korzysta z telefonu w tradycyjny sposób.

Na przykład połączenia są odbierane przez telefon służbowy i przekierowywane z cyfrowym opiekunem. Telefon służbowy można też skonfigurować tak, aby przekierowywał połączenia na inny telefon lub telefon komórkowy.

Rzeczywisty telefon służbowy w biurze jest nadal ważny. Może działać jako hub, który rozprasza połączenia przychodzące we właściwe miejsce.

Jakie są rodzaje systemów telefonii biznesowej?

Główne typy biznesowych systemów telefonicznych to PSTN (telefon stacjonarny), VoIP i oparte na chmurze.

System telefoniczny oparty na chmurze wysyła głos i informacje przez Internet. Użytkownicy mogą wtedy uzyskać dostęp do informacji znajdujących się w chmurze. Dostęp do informacji można uzyskać za pośrednictwem różnych urządzeń, takich jak telefony komórkowe.

Co to jest system telefoniczny oparty na chmurze?

System telefoniczny oparty na chmurze przesyła głos i dane przez Internet, a informacje te są przechowywane w chmurze. Użytkownicy mogą uzyskiwać dostęp do informacji w chmurze za pomocą różnych urządzeń, o ile mają one połączenie z Internetem.

Korzystanie z Chmury zapewnia wygodę wszystkim użytkownikom. Nie ma znaczenia, jakie urządzenie posiada użytkownik – telefon komórkowy, tablet, laptop – dopóki istnieje połączenie z Internetem, użytkownik może uzyskać dostęp do informacji.

Czym są systemy telefoniczne VoIP?

Coraz więcej dostawców systemów telefonicznych korzysta z systemu VoIP do komunikacji. Komunikacja przez Internet z wykorzystaniem VoIP jest często tańsza niż tradycyjne systemy komunikacyjne.

Oto niektórzy dostawcy VoIP:

• RingCentral
• Przejdź do połączenia
• 8X8
• Cyfrowy głos Verizon
• Magiczny Jack dla Biznesu

Obraz: Depositphotos