ما هي ميزات أنظمة هاتف العمل التي تحتاجها؟

15. قدرات إرسال الفاكس

في تلك الأيام الخوالي ، اعتاد الكثير منا على النغمات الحادة لآلة الفاكس التي تقوم بعملها. لا يزال الناس يرسلون ويستقبلون رسائل الفاكس ، لكن التكنولوجيا مختلفة تمامًا. باستخدام تطبيق جوال تابع لجهة خارجية ، يمكنك إرسال فاكس من هاتف محمول. يمكنك أيضًا إرسال فاكس باستخدام أنظمة VoIP. وبالطبع ، يمكن أن يشتمل نظام هاتف العمل على إعداد نموذجي للفاكس.

16. تحويل المكالمات

في معظم الهواتف ، يمكنك إعادة توجيه مكالمة واردة يدويًا. تختلف التقنية قليلاً - يمكنك إما الضغط على # 72 أو 72 # ، والاستماع إلى نغمة الاتصال ، ثم الضغط على رقم الهاتف حيث سيتم إجراء المكالمة.

من الأسهل والأسرع أن يكون تحويل المكالمات اختيارًا جاهزًا. يمكنك إعادة توجيه المكالمات إلى موظفين آخرين ، أو إعداد الهاتف لإعادة توجيه جميع المكالمات إلى هاتف محمول.

17. مراقبة الاحتيال

يمكن مراقبة المكالمات التي يتم توجيهها عبر الإنترنت باستخدام برنامج الكشف عن الاحتيال و / أو برنامج إدارة المخاطر. هذه القدرة مهمة للشركات.

18. المكالمات الهاتفية الجماعية

المكالمة الجماعية هي عدد المستخدمين الفرديين ، وجميعهم متصلون في نفس المكالمة. مكالمة هاتفية جماعية - كما تبدو - تربط مجموعات من الأشخاص أو الموظفين. إنها مكالمة جماعية تتضمن مجموعات بدلاً من مستخدمين فرديين. إنها ضرورية لربط مجموعات من الأشخاص الذين يعملون كفريق واحد.

19. سماعة التمكين

تحتاج حقًا إلى استخدام سماعة رأس. تقوم سماعة الرأس لإجراء مكالمة بأكثر من مجرد تحرير يديك للكتابة أو العمل أثناء الاستماع والرد. تساعد سماعة الرأس - المستخدمة مع نظام الهاتف أو الكمبيوتر الشخصي أو الكمبيوتر المحمول - في منع ضوضاء الخلفية.

20. المراسلة الفورية

المراسلة الفورية هي إرسال نصي فوري ، سواء من الهاتف إلى الهاتف أو عبر الإنترنت. يمكنك أيضًا إرسال رسائل فورية باستخدام أنظمة VoIP.

21. الموسيقى في الانتظار

إذا كنت لا تعتقد أنك بحاجة إلى هذا ، فراجع هذه الإحصائية. أغلق أكثر من نصف العملاء الموقوفين بدون موسيقى. لا يحب العملاء أن يتم تعليقهم. أكثر من ذلك ، لا يحب العملاء أن يتم تعليقهم بدون موسيقى.

22. التعرف على الصوت التفاعلي

IVR هي ميزة تتيح التعرف على المتصل من خلال الصوت. يتم تسجيل صوت الشخص مسبقًا. عندما يتصل الشخص ، يستجيب نظام الهاتف تلقائيًا لصوت المتصل. يمكن أيضًا إعداد أنظمة الرد الصوتي التفاعلي للرد على رمز المتصل المحدد ، والذي يكتبه المتصل على لوحة المفاتيح عند الطلب. IVR مهم للشركات التي تتعامل مع المعلومات المالية والطبية الخاصة.

23. المكالمات الدولية

هناك العديد من الطرق لتوفير المال عند إجراء مكالمة دولية. على سبيل المثال ، ما دام هناك موقعان أو شركاء تجاريون مرخص لهم باستخدام Microsoft - مثل موقع في الولايات المتحدة والآخر في الخارج - يمكن للمستخدمين المرخصين الاتصال ببعضهم البعض باستخدام برنامج خاص. تحتوي بعض أنظمة VoIP أيضًا على سعر ثابت ومنخفض للمكالمات الدولية.

24. المواقع المرتبطة

يمكن ربط هواتف Android (Galaxy) بنظام Windows 10. بمجرد ربط الاثنين ، يمكن للمستخدمين نقل الملفات والرد على الرسائل والمكالمات.

25. كتم الميكروفون

تحتوي بعض طرز الهواتف على زر كتم الصوت ولكن هذه الميزة أكثر شيوعًا في سماعات الرأس. كتم الصوت هو تشغيل / إيقاف بسيط.

الميزة لها ميزتان: على سبيل المثال ، أنت تستمع ولكن لا تريد أن يسمع الشخص الآخر ما تفعله ، مثل ضوضاء من مكتب منزلك أو مكان عملك.

26. دعم متعدد الأجهزة - وصلة للهواتف المحمولة

غالبًا ما يسمى هذا التوأمة ، وهو أمر منطقي. التوأمة هي شكل من أشكال النسيج ، وهذا ما تفعله. أنت تقوم بإقران هاتف محمول وهاتف مكتبي.

لماذا تفعل ذلك؟ حسنًا ، يتيح Twinning للمستخدمين إجراء واستقبال المكالمات على جهازين منفصلين. كما أنه يمنح المستخدمين القدرة على مشاركة المعلومات من الهاتف المكتبي - مثل دليل الشركة - إلى الهاتف المحمول.

27. دليل الشركة على الهاتف

يمكن لموظف الاستقبال الرقمي توجيه المتصلين إلى دليل شركة أو شركة. مع بعض أنظمة هاتف المكتب ، يمكن لكل هاتف في النظام الوصول إلى هذا الدليل.

هذه الميزة تبني الكفاءة حقًا. على سبيل المثال ، لنفترض أن الشخص الذي يتعامل مع قسم الخدمة في إحدى وكالات السيارات يجري مكالمة مع عميل يقول إنه يتسوق لشراء سيارة جديدة. يريد العميل التحدث إلى شخص ما في المبيعات. يعرف مدير الخدمة أن اثنين من مندوبي المبيعات متواجدين بالقطعة ، ولكن يتوفر مندوب مبيعات ثالث. من خلال الوصول إلى دليل الشركة ، يقوم بتحويل المكالمة بسلاسة ولا يضيع العميل المحتمل. هذا هو نوع العاملين في مجال المعرفة الذين يحتاجون إلى أن يكونوا أكثر كفاءة.

28. تحويل المكالمات الهاتفية

تتيح هذه الميزة للمستخدمين إعادة توجيه مكالمة إلى موقع آخر ، مثل موظف آخر. يمكن استخدامه أيضًا لإعادة توجيه المكالمات من هاتف مكتب إلى خلية. يمكن للموظف إعداد الهاتف للعمل بهذه الطريقة عندما يغادر مكان العمل.

29. تسجيل المكالمات

حسنًا ، نعلم أنه ليس من القانوني تسجيل المكالمات عندما لا يعلم الشخص أنك تسجلها. لكن القدرة على تسجيل مكالمة - عندما يبدأها شخص ويوافق عليها شخص آخر - يمكن أن تكون ميزة مهمة. يمكن استخدامه من قبل محامٍ أو مراسل ، على سبيل المثال.

30. إعادة الاتصال

نعم ، يمكنك التحقق من معرف المتصل للحصول على رقم جميع المكالمات. تتيح لك ميزة إعادة الاتصال الاتصال تلقائيًا بآخر مكالمة. تتيح ميزة إعادة الاتصال في بعض الهواتف للمستخدمين الاتصال بآخر 3 متصلين.

31. استخدام الهاتف عن بعد

هذا هو اسم تطبيق هاتف Android الذي يسمح لهاتف Android بالاتصال بجهاز كمبيوتر يعمل بنظام Windows 10 أو كمبيوتر محمول.

32. توجيه المكالمات الواردة إلى أي جهاز

باستخدام هذه الميزة ، يمكنك إعداد الهاتف لتوجيه المكالمات الواردة إلى أرقام هواتف مختلفة. يعد التحكم في المكالمات بعد ساعات العمل ميزة مهمة للعديد من الشركات.

على سبيل المثال ، لنفترض أنك تدير خدمة فني تدفئة / مكيفات. تذهب أول مكالمة "مشكلة" بعد ساعات إلى الرقم الذي اخترته ، وتنتقل المكالمة التالية إلى الرقم الثاني المختار ، وهكذا.

33. فحص المكالمات

يمكن استخدام معرف المتصل لتصفية المكالمات. يمكن أيضًا فحص المكالمات من خلال نظام هاتف VoIP. يمكن فحص المكالمات من خلال منصة الخدمة. على سبيل المثال ، يعد فحص وحظر مكالمات Nextiva ميزة قياسية لمنصة خدمات الهاتف التجارية ونظام الاتصالات الموحد.

34. مشاركة الشاشة

هذه ميزة تشتد الحاجة إليها. من خلال مشاركة الشاشة ، يمكن مشاركة شاشة الكمبيوتر التي يشاهدها شخص ما مع شخص آخر أو مع مجموعة. يمكن لفرق الموظفين الاطلاع على المعلومات ، مما يساعدهم على العمل معًا.

إنها ميزة مهمة للأعمال التجارية التي تتعامل مع المخططات أو أعمدة الأشكال ، مثل شركة الاستثمار. في هذا النوع من الأعمال ، تعد مشاركة الشاشة أداة لخدمة العملاء.

35. قارع الأجراس الثانوي

باستخدام هذه الميزة ، ترن أيضًا مكالمة واردة على جهاز ثانوي. على سبيل المثال ، ستصدر مكالمة واردة رنينًا أيضًا عند اتصال الموظف باستخدام كمبيوتر محمول وسماعة رأس. إنها ميزة مهمة حتى لا تفوتك أي مكالمات عندما لا يكون الموظف موجودًا للرد على هاتف المكتب الرئيسي.

36. قدرات الاتصال السريع

الهواتف هي إمكانيات مختلفة لتخزين الأرقام للاتصال السريع. في بعض الهواتف ، يمكنك فقط إعداد أرقام اتصال من 3 سرعات ، مع أرقام أخرى ، حتى 9. يمكنك إعداد 9 أرقام "اتصال سريع" من Skype.

37. مؤتمرات الفيديو

تتيح هذه الميزة عقد المؤتمرات باستخدام الفيديو والصوت. يوجد مستخدمان أو أكثر في موقعين أو أكثر.

38. البريد الصوتي

يمكن تسجيل البريد الصوتي كجزء من الهاتف أو كجهاز منفصل. يمكن أيضًا استلام رسائل البريد الصوتي على أنظمة VoIP والاستماع إليها من خلال النقر فوق ملف صوتي.

39. البريد الصوتي إلى ميزة البريد الإلكتروني

في بعض أنظمة VoIP ، تتلقى إشعارًا بالبريد الإلكتروني بأنك تلقيت رسالة. ثم تقوم بالنقر فوق ملف الصوت والاستماع إلى الرسالة.

ميزة أحدث تقوم في الواقع بنسخ البريد الصوتي إلى كلمات مكتوبة. تعمل الميزة بشكل مشابه لكيفية عملها في الهواتف المحمولة. من خلال الرسائل النصية عبر الهاتف الخلوي ، يمكن للمستخدمين اختيار التحدث في ميكروفون الهاتف الخليوي وكتابة كلماتهم في رسالة نصية.

يعمل البريد الصوتي للكلمات المكتوبة بنفس الطريقة. ولكن بدلاً من تحويل صوت الهاتف الخلوي إلى نص ، يتم نسخ البريد الصوتي إلى كلمة مكتوبة بالبريد الإلكتروني. يعد البريد الصوتي إلى البريد الإلكتروني ميزة جيدة لشخص يحتاج إلى القيام بمهام متعددة - التعامل مع مكالمة هاتفية واحدة أثناء رؤية ما تركه متصل منفصل كرسالة.

40. المكالمات الهاتفية VoIP

Vo IP تعني نقل الصوت عبر بروتوكول الإنترنت. بدلاً من استخدام خط الهاتف ، يتم إجراء المكالمة باستخدام IP. يعمل Vo IP بشكل أفضل مع الوصول إلى الإنترنت عالي السرعة وعريض النطاق إذا كنت تريد جميع الميزات المتاحة. ولكن إذا لم يكن لديك إنترنت عالي السرعة ، وإذا كان بإمكانك إرسال بريد إلكتروني ، فيمكنك استخدام VoIP.

أفضل خيارات نظام هاتف العمل للأعمال التجارية الصغيرة

إذا كنت مالكًا فرديًا أو مالك شركة مع عدد قليل من الموظفين ، فقد لا تحتاج مؤسستك إلى جميع ميزات نظام الاتصالات. ولكن إذا كنت تأمل في النمو ، فقد ترغب في اختيار الميزات المتاحة بشكل استباقي للحصول على أفضل أنظمة الهاتف تصنيفًا للشركات الصغيرة.

خلال الوباء ، تكيف أصحاب الأعمال الصغيرة. لقد استخدموا التكنولوجيا لأنهم لا يستطيعون الالتقاء وجهًا لوجه. حتى لو كنت مالكًا وحيدًا أو مديرًا لمجموعة صغيرة من الموظفين ، فقد تتفاعل مع شركات أكبر.

يمكنك المراهنة على أن الشركات الكبرى تستخدم مؤتمرات الفيديو للاتصالات. قد يكون امتلاك هذه القدرة أهم ميزات نظام هاتف المكتب الفردية اليوم.

أنواع أنظمة هاتف المكتب التي يجب مراعاتها

في الماضي ، استخدم الجميع ما يسمى PSTN ، أو شبكة الهاتف العامة. بمعنى آخر ، شبكة الهاتف العامة (PSTN) هي خط أرضي للاتصالات.

تحتاج إلى إنترنت عالي السرعة لاستخدام اتصالات VoIP. إذا كنت قد جربت VoIP في الماضي ، فربما تم إيقاف تشغيلك بسبب جودة الصوت الرديئة. هذا تغير. مكالمات VoIP من خلال كمبيوتر مكتبي أو كمبيوتر محمول ، واضحة تمامًا مثل الخطوط الأرضية.

تعد أنظمة الهاتف السحابية سهلة الاستخدام للغاية في تطبيقات الأعمال. تتنوع خيارات الوصول إلى نظام الهاتف السحابي ، وهذا أحد الأسباب التي تجعله وسيلة شائعة للاتصالات للشركات.

هل يجب أن تركل خطك الأرضي إلى الرصيف؟ ماذا لو كان عملك يستخدم نفس رقم الهاتف لسنوات؟ قد تتمكن من نقل هذا الرقم إلى خدمة VoIP.

خيارات نظام هاتف Office الأخرى

فيما يلي بعض الميزات التي قد تناسب بعض الشركات:

التوجيه على أساس الوقت

قم بتوجيه المكالمات إلى مواقع مختلفة بناءً على المناطق الزمنية.

المراسلة الموحدة

أنواع متعددة من الرسائل تذهب إلى صندوق بريد واحد.

مراقبة الطفل

يمكن توصيل بعض الهواتف بجهاز مراقبة الأطفال ، وهو خيار جيد بشكل خاص للموظفين الذين يعملون من المنزل.

كيف تعمل أنظمة هاتف العمل؟

تعمل أنظمة الهاتف بطريقتين رئيسيتين ، عبر خطوط الهاتف التقليدية أو عبر الإنترنت. مع الإنترنت ، يمكن أن تكون أنظمة الهاتف قائمة على السحابة أو VoIP.

ما هو استخدام الهاتف في المكتب؟

قد لا تزال الشركة بحاجة إلى هاتف فعلي في المكتب ، حتى لو كانت الشركة لا تستخدم الهاتف بالطريقة التقليدية.

على سبيل المثال ، يتم تلقي المكالمات عن طريق هاتف العمل وتوجيهها مع مضيف رقمي. أو يمكن إعداد هاتف العمل لتوجيه المكالمات إلى هاتف أو هاتف خلوي آخر.

لا يزال هاتف العمل الفعلي في المكتب مهمًا. يمكن أن يعمل كمحور يقوم بتفريق المكالمات الواردة إلى الموقع الصحيح.

ما هي الأنواع المختلفة لأنظمة هاتف العمل؟

الأنواع الرئيسية لأنظمة هاتف العمل هي PSTN (خط أرضي) ، VoIP ، وقائمة على السحابة.

يرسل نظام الهاتف المستند إلى السحابة الصوت والمعلومات عبر الإنترنت. يمكن للمستخدمين بعد ذلك الوصول إلى المعلومات الموجودة في السحابة. يمكن الوصول إلى المعلومات من خلال مجموعة متنوعة من الأجهزة ، مثل الهواتف المحمولة.

ما هو نظام الهاتف القائم على السحابة؟

ينقل نظام الهاتف المستند إلى السحابة الصوت والبيانات عبر الإنترنت ، ويتم تخزين هذه المعلومات في السحابة. يمكن للمستخدمين الوصول إلى معلومات السحابة باستخدام مجموعة متنوعة من الأجهزة ، طالما أن الأجهزة متصلة بالإنترنت.

يؤدي استخدام السحابة إلى توفير الراحة لجميع المستخدمين. لا يهم نوع الجهاز الذي يمتلكه المستخدم - هاتف محمول أو جهاز لوحي أو كمبيوتر محمول - طالما أن هناك اتصالاً بالإنترنت ، يمكن للمستخدم الوصول إلى المعلومات.

ما هي أنظمة الهاتف VoIP؟

هناك عدد متزايد من مزودي أنظمة الهاتف الذين يستخدمون نظام VoIP للاتصالات. غالبًا ما تكون الاتصالات عبر الإنترنت باستخدام VoIP أقل تكلفة من أنظمة الاتصالات التقليدية.

فيما يلي بعض مزودي خدمة VoIP:

• RingCentral
• GoToConnect
• 8 × 8
• فيريزون ديجيتال فويس
• ماجيك جاك للأعمال

الصورة: Depositphotos