Welche Funktionen von Geschäftstelefonsystemen benötigen Sie?

Veröffentlicht: 2021-05-27

Wenn Sie im Homeoffice oder vor Ort arbeiten, benötigen Sie eine passende Telefonanlage.

Ein Telefonsystem, das passt, verfügt über die Funktionen, die Sie gerade benötigen. Das Telefonsystem sollte auch über Funktionen verfügen, die Sie möglicherweise in Zukunft benötigen.

Warum Telefonsystemfunktionen so wichtig sind

Viele Telefonsystemfunktionen sind üblich. Selbst das einfachste Telefon zu Hause verfügt über Funktionen wie Anrufer-ID, Anrufbeantworter und Lautstärkeregelung.

Bessere Funktionen helfen Ihnen, Ihr Spiel zu verbessern und professioneller zu sein. Wenn Sie beispielsweise von zu Hause aus arbeiten und das normale Telefon zu Hause verwenden – möchten Sie das Telefon wirklich nur auf einen Schalter stellen oder möchten Sie lieber einen Kunden in die Warteschleife legen?

Lassen Sie uns in die Funktionen eintauchen. Telefone mit vielen Funktionen sind nicht viel teurer als das einfache Tischtelefon. Es ist besser, alle verfügbaren Funktionen zu nutzen, als sich das zu wünschen – und ein weiteres Telefonsystem kaufen zu müssen.

40 Liste der besten Telefonsystemfunktionen

Hier ist eine Liste der unserer Meinung nach 40 besten Telefonsystemfunktionen. Es sind Dutzende weiterer Funktionen verfügbar. Wir haben diejenigen ausgewählt, die unserer Meinung nach am ehesten für Inhaber kleiner Unternehmen gelten.

1. ACD-System

ACD steht für Automatic Call Distributor, was bedeutet, dass das Telefon Anrufern ein Sprachmenü mit Auswahlmöglichkeiten bietet, wie z. B. Drücken Sie Eins für das Verkaufsteam oder Drücken Sie Zwei für das Marketingteam.

2. Künstliche Intelligenz

Stellen Sie sich das so vor, als würden Sie auf Ihrem Laptop eine Nachricht erhalten, dass ein Programm eine App automatisch beschleunigt. Das funktioniert genauso mit einem Telefon. In der inneren Technologie des Telefons steckt die Fähigkeit, einen Prozess zu beschleunigen.

3. Audio-Paging

Eine Person kann eine Ansage erstellen und eine hörbare Seite erstellen. Zum Beispiel „John, du wirst auf Leitung 1 gesucht.“ Audio-Paging beinhaltet die Fähigkeit für eine Person, eine Ansage zu erstellen, zu speichern und zu überprüfen, bevor sie die Page erstellt.

4. Automatische Telefonzentrale

Auto-Attendant ist ein Sprachmenüsystem, das wie ein Rezeptionist funktioniert, aber es ist ein digitaler Rezeptionist. Eine voraufgezeichnete Stimme leitet Anrufer zu einem Sprachmenüsystem.

5. Automatisches Telefonverzeichnis

Während die automatische Telefonzentrale Anrufer zu einem Menü führt, geht ein automatisiertes Telefonverzeichnis noch einen Schritt weiter. Anstatt den Anrufer anzuweisen, eine Abteilung auszuwählen, z. B. Vertrieb oder technischer Support, kann der Anrufer eine Person auswählen. Die Namen werden im Verzeichnis gespeichert. Prüfen Sie genau – die Größe (Anzahl der Personen) im Verzeichnis kann variieren.

6. Anrufer-ID

Die Telefonnummer und der mit dieser Nummer verbundene Name für eingehende Anrufe.

7. Warteschlange für Telefonanrufe

Wenn Anrufe im Unternehmen eingehen, erhalten die Anrufer eine vorab aufgezeichnete Nachricht und werden in eine Warteschlange oder Leitung gestellt. Der Anrufer wird über seine Position informiert und hört während des Wartens Musik. Beispiel: „Danke, dass Sie unser Unternehmen angerufen haben. Ihr Anruf ist derzeit der dritte in der Reihe.“

8. Klicken und ziehen Sie Konfiguration

Dies funktioniert mit PCs oder Laptops, die Microsoft Windows 10 verwenden. Diese Funktion auf einem Android-Telefon ermöglicht es jemandem, Dateien – durch Klicken und Ziehen – vom Telefon auf den Computer und umgekehrt zu verschieben.

9. Klicken Sie zum Anrufen

Diese Funktion kann Teil von VoIP-Systemen (Voice over Internet Protocol) sein. Anstelle einer physischen Einwahl kann das Internet genutzt werden, um eine Verbindung zwischen zwei Anrufern herzustellen.

10. Einrichten der Telefonkonferenz

Dies ist eine unverzichtbare Funktion für Mitarbeiter, die als Team kommunizieren müssen, sich aber nicht immer persönlich treffen können. Die Möglichkeit, professionell an einer Telefonkonferenz teilzunehmen, ist immer wichtig, aber noch wichtiger, wenn Sie im Home Office arbeiten und Teil eines Teams sein müssen.

11. Dial-By-Name-Verzeichnis

Anrufer können ein Verzeichnis anhören und einer bestimmten Person eine Nachricht hinterlassen. Manchmal verfügt ein Telefonsystem über ein wichtiges Add-On für diese Funktion – die Nachricht geht an einen bestimmten Mitarbeiter und auch an eine allgemeine Mailbox. Es ist eine großartige Möglichkeit, alle Grundlagen abzudecken, wenn ein Mitarbeiter krank oder im Urlaub ist.

12. Unverwechselbarer Ring

Manchmal unterstützt ein Bürotelefonsystem mehrere eingehende Leitungen. Die Linien können durch Ringe unterschieden werden, z. B. einen Ring, zwei schnelle Ringe und einen dreifachen Ring. Dies kann eine großartige Funktion für ein Heimbüro sein. Arbeitsbezogene Anrufe, z. B. von Lieferanten, können auf einer Leitung eingehen, Kunden auf einer zweiten Leitung, Freunde und Familie auf einer dritten Leitung.

13. Bitte nicht stören

Wenn diese Funktion aktiviert ist, werden alle Anrufe direkt an die Voicemail weitergeleitet.

14. Exzellente Analysen in Echtzeit

Dies ist ein Add-on zu einem Bürotelefonsystem mit mehreren Leitungen und Telefonnummern. Die „Analytik“ kommt, wenn der Firmeninhaber überprüft, wie viele Anrufe auf jeder Leitung eingegangen sind. Jede Leitung hat eine separate Telefonnummer. Es ist ein großartiges Marketing-Tool und so funktioniert es. Ein Unternehmen platziert Anzeigen an verschiedenen Stellen, vielleicht in sozialen Medien, auf einer Plakatwand und in einer Zeitschrift, die jeweils eine andere Telefonnummer angeben. Das Unternehmen kann sehen, welche Art von Werbung die meisten Reaktionen generiert.

15. Fähigkeiten zum Senden von Faxen

Damals waren viele von uns an die schrillen Töne eines Faxgerätes gewöhnt, das seine Arbeit verrichtete. Die Leute senden und empfangen immer noch Faxe, aber die Technologie ist ganz anders. Mit einer mobilen App eines Drittanbieters können Sie ein Fax von einem Mobiltelefon aus senden. Sie können auch ein Fax über VoIP-Systeme senden. Und natürlich kann ein Geschäftstelefonsystem auch eine typische Faxeinrichtung umfassen.

16. Weiterleitung von Anrufen

Auf den meisten Telefonen können Sie einen eingehenden Anruf manuell weiterleiten. Die Technik variiert ein wenig – Sie würden entweder #72 oder 72# drücken, auf ein Freizeichen warten und dann die Telefonnummer drücken, an die der Anruf gehen soll.

Es ist einfach einfacher und schneller, die Rufumleitung als fertige Auswahl zu haben. Sie können Anrufe an andere Mitarbeiter weiterleiten oder das Telefon so einrichten, dass alle Anrufe an ein Mobiltelefon weitergeleitet werden.

17. Betrugsüberwachung

Anrufe, die über das Internet geleitet werden, können mithilfe von Betrugserkennungssoftware und/oder Risikomanagementsoftware überwacht werden. Diese Fähigkeit ist für Unternehmen wichtig.

18. Gruppenanrufe

Eine Telefonkonferenz ist eine Anzahl einzelner Benutzer, die alle mit demselben Anruf verbunden sind. Ein Gruppentelefonat – so wie es sich anhört – verbindet Gruppen von Menschen oder Mitarbeitern. Es handelt sich um eine Telefonkonferenz, an der Gruppen statt einzelner Benutzer beteiligt sind. Es wird benötigt, um Gruppen von Menschen zu verbinden, die als Team arbeiten.

19. Headset-Aktivierung

Sie müssen wirklich ein Headset verwenden. Ein Headset für einen Anruf macht mehr als nur Ihre Hände zum Schreiben oder Arbeiten frei, während Sie zuhören und antworten. Ein Headset – verwendet mit einem Telefonsystem, PC oder Laptop – hilft, Hintergrundgeräusche zu blockieren.

20. Sofortnachrichten

Instant Messaging ist das sofortige Senden von Text, entweder von Telefon zu Telefon oder über das Internet. Sie können auch über VoIP-Systeme IM verwenden.

21. Wartemusik

Wenn Sie glauben, dass Sie diese nicht brauchen, sehen Sie sich diese Statistik an. Mehr als die Hälfte der Kunden, die ohne Musik gehalten werden, legen den Anruf auf. Kunden mögen es nicht, in die Warteschleife gestellt zu werden. Darüber hinaus mögen Kunden es nicht, ohne Musik in die Warteschleife gestellt zu werden.

22. Interaktive Spracherkennung

IVR ist eine Funktion, mit der ein Anrufer anhand der Stimme erkannt werden kann. Die Stimme der Person wird vorab aufgezeichnet. Wenn die Person anruft, reagiert das Telefonsystem automatisch auf die Stimme des Anrufers. IVR-Systeme können auch so eingerichtet werden, dass sie auf den spezifischen Code eines Anrufers reagieren, den der Anrufer bei Aufforderung auf der Tastatur eingibt. IVR ist wichtig für Unternehmen, die mit privaten finanziellen und medizinischen Informationen umgehen.

23. Internationale Anrufe

Es gibt viele Möglichkeiten, beim Auslandsgespräch Geld zu sparen. Solange beispielsweise zwei Standorte oder Geschäftspartner für die Nutzung von Microsoft lizenziert sind – etwa einer in den USA und einer in Übersee – können sich die lizenzierten Benutzer über ein spezielles Programm gegenseitig anrufen. Manche VoIP-Systeme haben auch einen günstigen Flatrate-Tarif für Auslandsgespräche.

24. Verlinkte Seiten

Android (Galaxy)-Telefone können mit Windows 10 verknüpft werden. Sobald die beiden verknüpft sind, können die Benutzer Dateien übertragen und auf Nachrichten und Anrufe antworten.

25. Mikrofon-Stummschaltung

Einige Telefonmodelle haben eine Stummschalttaste, aber diese Funktion ist häufiger bei Headsets anzutreffen. Die Stummschaltung ist ein einfaches Ein/Aus.

Das Feature hat einige Vorteile: Sie hören beispielsweise zu, möchten aber nicht, dass Ihr Gesprächspartner mithört, wie etwa Geräusche aus Ihrem Home Office oder Arbeitsplatz.

26. Multi-Device Support – Link zu Mobiltelefonen

Dies wird oft als Twinning bezeichnet, was sinnvoll ist. Twinning ist eine Form des Webens, und das ist es, was Sie tun. Sie koppeln ein Mobiltelefon und ein Tischtelefon.

Warum würdest du das tun? Nun, Twinning ermöglicht es Benutzern, Anrufe auf zwei separaten Geräten zu tätigen und entgegenzunehmen. Es gibt Benutzern auch die Möglichkeit, Informationen vom Tischtelefon – wie z. B. ein Firmenverzeichnis – mit dem Mobiltelefon zu teilen.

27. Telefonisches Unternehmensverzeichnis

Ein digitaler Rezeptionist kann Anrufer zu einem Unternehmens- oder Unternehmensverzeichnis weiterleiten. Bei einigen Bürotelefonsystemen kann jedes Telefon im System auf dieses Verzeichnis zugreifen.

Diese Funktion steigert wirklich die Effizienz. Angenommen, die Person, die für die Serviceabteilung eines Autohauses zuständig ist, telefoniert mit einem Kunden, der angibt, ein neues Auto zu kaufen. Der Kunde möchte mit jemandem im Vertrieb sprechen. Der Serviceleiter weiß, dass zwei Verkäufer auf dem Grundstück sind, aber ein dritter Verkäufer verfügbar ist. Durch den Zugriff auf das Firmenverzeichnis leitet er das Gespräch reibungslos weiter und der Kundenkontakt geht nicht verloren. Das ist die Art von Wissensarbeitern, die effizienter sein müssen.

28. Telefonanrufweiterleitung

Mit dieser Funktion können Benutzer einen Anruf an einen anderen Standort umleiten, z. B. an einen anderen Mitarbeiter. Es kann auch verwendet werden, um Anrufe von einem Bürotelefon auf ein Handy umzuleiten. Ein Mitarbeiter kann das Telefon so einrichten, dass es auf diese Weise funktioniert, wenn er oder sie den Arbeitsplatz verlässt.

29. Aufzeichnung von Anrufen

Richtig, wir wissen, dass es nicht legal ist, Anrufe aufzuzeichnen, wenn die Person nicht weiß, dass Sie sie aufzeichnen. Aber die Möglichkeit, einen Anruf aufzuzeichnen – wenn er von einer Person initiiert und von einer anderen genehmigt wird – kann eine wichtige Funktion sein. Es kann beispielsweise von einem Anwalt oder einem Reporter verwendet werden.

30. Wahlwiederholung

Ja, Sie können die Anrufer-ID überprüfen, um die Nummer aller Anrufe zu erhalten. Mit der Wahlwiederholungsfunktion können Sie automatisch den letzten Anruf wählen. Bei einigen Telefonen ermöglicht die Wahlwiederholungsfunktion Benutzern, bis zu 3 letzte Anrufer anzurufen.

31. Remote-Telefonnutzung

Dies ist der Name für die Android-Telefon-App, die es dem Android-Telefon ermöglicht, sich mit dem Windows 10-PC oder -Laptop zu verbinden.

32. Weiterleitung eingehender Anrufe an jedes Gerät

Mit dieser Funktion können Sie das Telefon so einrichten, dass eingehende Anrufe an verschiedene Telefonnummern weitergeleitet werden. Die Anrufsteuerung nach Geschäftsschluss ist für viele Unternehmen ein wichtiges Feature.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie betreiben einen Heizungs-/Klimatechniker-Service. Der erste „Problem“-Anruf außerhalb der Geschäftszeiten geht an Ihre erste gewählte Nummer, der nächste Problem-Anruf geht an die zweite gewählte Nummer und so weiter.

33. Screening von Anrufen

Die Anrufer-ID kann zum Screening von Anrufen verwendet werden. Anrufe können auch über ein VoIP-Telefonsystem überwacht werden. Anrufe können über eine Serviceplattform überwacht werden. Zum Beispiel ist die Anrufüberwachung und -blockierung von Nextiva eine Standardfunktion der Business-Telefondienstplattform und des United Communications-Systems.

34. Bildschirmfreigabe

Dies ist eine dringend benötigte Funktion. Bei der Bildschirmfreigabe kann ein Computerbildschirm, den eine Person betrachtet, mit einer anderen Person oder mit einer Gruppe geteilt werden. Teams von Mitarbeitern können Informationen einsehen, was ihnen bei der Zusammenarbeit hilft.

Dies ist eine wichtige Funktion für ein Unternehmen, das mit Diagrammen oder Zahlenkolonnen arbeitet, wie z. B. eine Investmentgesellschaft. In dieser Art von Geschäft ist die Bildschirmfreigabe ein Kundenservice-Tool.

35. Sekundärer Klingelton

Mit dieser Funktion klingelt ein eingehender Anruf auch auf einem Zweitgerät. Beispielsweise klingelt ein eingehender Anruf auch dort, wo ein Mitarbeiter mit Laptop und Headset verbunden ist. Es ist eine wichtige Funktion, damit keine Anrufe verpasst werden, wenn ein Mitarbeiter nicht anwesend ist, um das Hauptbürotelefon zu beantworten.

36. Kurzwahlfunktionen

Telefone verfügen über verschiedene Funktionen zum Speichern von Nummern für die Kurzwahl. Bei einigen Telefonen können Sie nur 3 Kurzwahlnummern einrichten, bei anderen bis zu 9. Sie können 9 „Kurzwahl“-Skype-Nummern einrichten.

37. Videokonferenzen

Diese Funktion ermöglicht Konferenzen mit Video und Audio. Es gibt zwei oder mehr Benutzer an zwei oder mehr Standorten.

38. Voicemail

Voicemail kann als Teil des Telefons oder als separates Gerät aufgezeichnet werden. Voicemails können auch auf VoIP-Systemen empfangen und per Klick auf eine Audiodatei abgehört werden.

39. Voicemail-zu-E-Mail-Funktion

Bei einigen VoIP-Systemen erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung, dass Sie eine Nachricht erhalten haben. Anschließend klicken Sie auf die Audiodatei und hören sich die Nachricht an.

Eine neuere Funktion transkribiert die Voicemail tatsächlich in geschriebene Wörter. Die Funktion funktioniert ähnlich wie bei Mobiltelefonen. Mit Handy-SMS können Benutzer in das Handy-Mikrofon sprechen und ihre Worte in eine Textnachricht transkribieren lassen.

Die Voicemail zu geschriebenen Wörtern funktioniert ähnlich. Aber anstatt Handy-Sprache in Text umzuwandeln, ist es Voicemail-Transkription in geschriebenes Wort per E-Mail. Voicemail an E-Mail ist eine gute Funktion für jemanden, der Multitasking betreiben muss – einen Anruf bearbeiten und gleichzeitig sehen, was ein anderer Anrufer als Nachricht hinterlassen hat.

40. VoIP-Telefonanrufe

Vo IP steht für Voice over Internet Protocol. Statt über eine Telefonleitung erfolgt der Anruf über IP. VoIP funktioniert am besten mit Hochgeschwindigkeits-Breitband-Internetzugang, wenn Sie alle verfügbaren Funktionen nutzen möchten. Aber wenn Sie kein Highspeed-Internet haben, können Sie, wenn Sie E-Mails schreiben können, VoIP verwenden.

Beste Geschäftstelefonsystemoptionen für ein kleines Unternehmen

Wenn Sie ein Einzelunternehmer oder ein Firmeninhaber mit einer kleinen Anzahl von Mitarbeitern sind, benötigt Ihre Organisation möglicherweise nicht alle Funktionen eines Kommunikationssystems. Wenn Sie jedoch wachsen möchten, möchten Sie möglicherweise verfügbare Funktionen proaktiv auswählen, um die am besten bewerteten Telefonsysteme für kleine Unternehmen zu erhalten.

Während der Pandemie passten sich Kleinunternehmer an. Sie benutzten Technologie, weil sie sich nicht von Angesicht zu Angesicht treffen konnten. Selbst wenn Sie Einzelunternehmer oder Manager einer kleinen Gruppe von Mitarbeitern sind, arbeiten Sie möglicherweise mit größeren Unternehmen zusammen.

Sie können darauf wetten, dass die größeren Unternehmen Videokonferenzen für die Kommunikation verwenden. Diese Fähigkeit zu haben, ist heute vielleicht die wichtigste Einzelfunktion von Bürotelefonsystemen.

Zu berücksichtigende Arten von Bürotelefonsystemen

In der Vergangenheit nutzte jeder das sogenannte PSTN oder öffentliche Telefonnetz. Mit anderen Worten, PSTN ist ein Festnetz für die Kommunikation.

Sie benötigen Highspeed-Internet, um die VoIP-Kommunikation nutzen zu können. Wenn Sie in der Vergangenheit VoIP ausprobiert haben, wurden Sie möglicherweise von der schlechten Tonqualität abgeschreckt. Das hat sich geändert. VoIP-Anrufe über einen Desktop-Computer oder Laptop sind genauso klar wie ein Festnetzanschluss.

Cloud-Telefonsysteme sind in Geschäftsanwendungen sehr benutzerfreundlich. Die Möglichkeiten für den Zugriff auf das Cloud-Telefonsystem sind vielfältig, und das ist einer der Gründe, warum es ein beliebtes Kommunikationsmittel für Unternehmen ist.

Sollten Sie Ihren Festnetzanschluss an den Straßenrand treten? Was ist, wenn Ihr Unternehmen seit Jahren dieselbe Telefonnummer verwendet? Möglicherweise können Sie diese Nummer zu einem VoIP-Dienst portieren.

Andere Office-Telefonsystemoptionen

Hier sind ein paar Funktionen, die für bestimmte Unternehmen geeignet sein könnten:

Zeitbasiertes Routing

Leiten Sie Anrufe basierend auf Zeitzonen an verschiedene Standorte weiter.

Unified Messaging

Mehrere Arten von Nachrichten gehen in einen Posteingang.

Babyphone

Einige Telefone können mit einem Babyphone verbunden werden, eine besonders schöne Option für Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten.

Wie funktionieren geschäftliche Telefonanlagen?

Telefonsysteme funktionieren hauptsächlich auf zwei Arten: über herkömmliche Telefonleitungen oder über das Internet. Mit dem Internet können Telefonsysteme Cloud-basiert oder VoIP sein.

Wozu dient ein Telefon im Büro?

Ein Unternehmen benötigt möglicherweise immer noch ein echtes Telefon im Büro, selbst wenn ein Unternehmen das Telefon nicht auf herkömmliche Weise verwendet.

So werden beispielsweise Anrufe vom Geschäftstelefon entgegengenommen und mit einem Digital Attendant weitergeleitet. Oder das Geschäftstelefon kann so eingerichtet werden, dass Anrufe an ein anderes Telefon oder Mobiltelefon weitergeleitet werden.

Ein echtes Geschäftstelefon im Büro ist nach wie vor wichtig. Es kann als Hub fungieren, der eingehende Anrufe an den richtigen Ort verteilt.

Was sind die verschiedenen Arten von Geschäftstelefonsystemen?

Die Haupttypen von Geschäftstelefonsystemen sind PSTN (Festnetz), VoIP und Cloud-basiert.

Ein Cloud-basiertes Telefonsystem sendet Sprache und Informationen über das Internet. Benutzer können dann auf die Informationen in der Cloud zugreifen. Auf die Informationen kann über eine Vielzahl von Geräten wie Mobiltelefonen zugegriffen werden.

Was ist ein Cloud-basiertes Telefonsystem?

Ein Cloud-basiertes Telefonsystem überträgt Sprache und Daten über das Internet, und diese Informationen werden in einer Cloud gespeichert. Benutzer können mit einer Vielzahl von Geräten auf Cloud-Informationen zugreifen, solange die Geräte über eine Internetverbindung verfügen.

Die Nutzung der Cloud schafft Komfort für alle Benutzer. Es spielt keine Rolle, welche Art von Gerät der Benutzer hat – Handy, Tablet, Laptop – solange eine Internetverbindung besteht, kann der Benutzer auf die Informationen zugreifen.

Was sind VoIP-Telefonanlagen?

Es gibt eine wachsende Zahl von Telefonsystemanbietern, die das VoIP-System für die Kommunikation verwenden. Kommunikation über das Internet mit VoIP ist oft günstiger als herkömmliche Kommunikationssysteme.

Hier sind einige VoIP-Anbieter:

RingCentral
GoToConnect
8 x 8
Verizon Digital Voice
Magic Jack für Unternehmen

Bild: Depositphotos