De quelles fonctionnalités des systèmes téléphoniques professionnels avez-vous besoin ?

15. Capacités d'envoi de fax

À cette époque, beaucoup d'entre nous étaient habitués aux tonalités stridentes d'un télécopieur faisant son travail. Les gens continuent d'envoyer et de recevoir des télécopies, mais la technologie est très différente. À l'aide d'une application mobile tierce, vous pouvez envoyer une télécopie à partir d'un téléphone mobile. Vous pouvez également envoyer un fax à l'aide des systèmes VoIP. Et bien sûr, un système téléphonique professionnel peut inclure une configuration de télécopie typique.

16. Transfert d'appels

Sur la plupart des téléphones, vous pouvez transférer manuellement un appel entrant. La technique varie un peu - vous devez soit appuyer sur # 72 ou 72 #, écouter une tonalité, puis appuyer sur le numéro de téléphone où l'appel doit aller.

Il est simplement plus simple et plus rapide d'avoir le renvoi d'appel comme sélection prête. Vous pouvez transférer les appels vers d'autres employés ou configurer le téléphone pour transférer tous les appels vers un téléphone portable.

17. Surveillance de la fraude

Les appels acheminés via Internet peuvent être surveillés à l'aide d'un logiciel de détection de fraude et/ou d'un logiciel de gestion des risques. Cette capacité est importante pour les entreprises.

18. Appels téléphoniques de groupe

Une conférence téléphonique est un certain nombre d'utilisateurs individuels, tous connectés sur le même appel. Un appel téléphonique de groupe, tel qu'il se présente, met en relation des groupes de personnes ou d'employés. C'est une conférence téléphonique qui implique des groupes au lieu d'utilisateurs individuels. Il est nécessaire de connecter des groupes de personnes qui travaillent en équipe.

19. Activation du casque

Il faut vraiment utiliser un casque. Un casque pour un appel fait plus que simplement libérer vos mains pour écrire ou travailler pendant que vous écoutez et répondez. Un casque – utilisé avec un système téléphonique, un PC ou un ordinateur portable – aide à bloquer le bruit de fond.

20. Messagerie instantanée

La messagerie instantanée est un envoi de texte immédiat, soit de téléphone à téléphone, soit sur Internet. Vous pouvez également IM en utilisant les systèmes VoIP.

21. Musique d'attente

Si vous pensez que vous n'en avez pas besoin, consultez cette statistique. Plus de la moitié des clients mis en attente sans musique raccrochent. Les clients n'aiment pas être mis en attente. De plus, les clients n'aiment pas être mis en attente sans musique.

22. Reconnaissance vocale interactive

IVR est une fonction qui permet à un appelant d'être reconnu vocalement. La voix de la personne est préenregistrée. Lorsque la personne appelle, le système téléphonique répond automatiquement à la voix de l'appelant. Les systèmes IVR peuvent également être configurés pour répondre au code spécifique d'un appelant, que l'appelant tape sur le clavier lorsqu'il y est invité. L'IVR est important pour les entreprises qui traitent des informations financières et médicales privées.

23. Appels internationaux

Il existe toutes sortes de façons d'économiser de l'argent lors d'un appel international. Par exemple, tant que deux sites ou partenaires commerciaux sont autorisés à utiliser Microsoft, par exemple un aux États-Unis et un à l'étranger, les utilisateurs sous licence peuvent s'appeler à l'aide d'un programme spécial. Certains systèmes VoIP ont également un tarif forfaitaire et bas pour les appels internationaux.

24. Sites liés

Les téléphones Android (Galaxy) peuvent être liés à Windows 10. Une fois les deux liés, les utilisateurs peuvent transférer des fichiers et répondre aux messages et aux appels.

25. Désactivation du microphone

Certains modèles de téléphones ont un bouton de sourdine, mais cette fonctionnalité est plus courante sur les casques. La sourdine est un simple on/off.

Cette fonctionnalité présente plusieurs avantages : par exemple, vous écoutez mais ne voulez pas que l'autre personne entende ce que vous faites, comme les bruits provenant de votre bureau à domicile ou de votre lieu de travail.

26. Prise en charge de plusieurs appareils - Lien vers les téléphones mobiles

C'est ce qu'on appelle souvent le jumelage, ce qui est logique. Le jumelage est une forme de tissage, et c'est ce que vous faites. Vous couplez un téléphone mobile et un téléphone de bureau.

Pourquoi ferais-tu ça? Eh bien, le jumelage permet aux utilisateurs de passer et de recevoir des appels sur deux appareils distincts. Il donne également aux utilisateurs la possibilité de partager des informations depuis le téléphone de bureau - tel qu'un annuaire d'entreprise - vers le mobile.

27. Répertoire d'entreprise par téléphone

Une réceptionniste numérique peut diriger les appelants vers un répertoire d'entreprise ou d'entreprise. Avec certains systèmes téléphoniques de bureau, chaque téléphone du système peut accéder à ce répertoire.

Cette fonctionnalité renforce vraiment l'efficacité. Par exemple, supposons que la personne qui s'occupe du service après-vente d'un concessionnaire automobile est en communication avec un client qui dit qu'il achète une nouvelle voiture. Le client veut parler à quelqu'un dans les ventes. Le responsable du service sait que deux vendeurs sont sur le terrain, mais un troisième vendeur est disponible. En accédant au répertoire de l'entreprise, il transfère l'appel en douceur et le prospect du client n'est pas perdu. C'est le genre de connaissances dont les travailleurs ont besoin pour être plus efficaces.

28. Renvoi d'appel téléphonique

Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de rediriger un appel vers un autre emplacement, tel qu'un autre employé. Il peut également être utilisé pour rediriger les appels d'un téléphone de bureau vers une cellule. Un employé peut configurer le téléphone pour qu'il fonctionne de cette façon lorsqu'il quitte le lieu de travail.

29. Enregistrement des appels

Bon, nous savons qu'il n'est pas légal d'enregistrer des appels lorsque la personne ne sait pas que vous l'enregistrez. Mais être capable d'enregistrer un appel - lorsqu'il est lancé par une personne et accepté par une autre - peut être une fonctionnalité importante. Il peut être utilisé par un avocat ou un journaliste, par exemple.

30. Recomposer

Oui, vous pouvez vérifier l'identification de l'appelant pour obtenir le nombre de tous les appels. La fonction de recomposition vous permet de composer automatiquement l'appel le plus récent. Avec certains téléphones, la fonction de recomposition permet aux utilisateurs de composer jusqu'à 3 appelants les plus récents.

31. Utilisation du téléphone à distance

C'est le nom de l'application de téléphone Android qui permet au téléphone Android de se connecter au PC ou à l'ordinateur portable Windows 10.

32. Routage des appels entrants vers n'importe quel appareil

Avec cette fonction, vous pouvez configurer le téléphone pour acheminer les appels entrants vers différents numéros de téléphone. Le contrôle des appels en dehors des heures de bureau est une fonctionnalité importante pour de nombreuses entreprises.

Par exemple, supposons que vous gérez un service de technicien en chauffage/climatisation. Le premier appel de « problème » après les heures d'ouverture est dirigé vers le premier numéro que vous avez choisi, le prochain appel de problème est dirigé vers le deuxième numéro choisi, et ainsi de suite.

33. Filtrage des appels

L'identification de l'appelant peut être utilisée pour filtrer les appels. Les appels peuvent également être filtrés via un système téléphonique VoIP. Les appels peuvent être filtrés via une plateforme de service. Par exemple, le filtrage et le blocage des appels Nextiva sont une fonctionnalité standard de sa plate-forme de service téléphonique d'entreprise et de son système de communication unifié.

34. Partage d'écran

C'est une fonctionnalité indispensable. Avec le partage d'écran, un écran d'ordinateur qu'une personne regarde peut être partagé avec une autre personne ou avec un groupe. Les équipes d'employés peuvent consulter les informations, ce qui les aide à travailler ensemble.

C'est une caractéristique importante pour une entreprise qui traite des graphiques ou des colonnes de chiffres, comme une société d'investissement. Dans ce type d'entreprise, le partage d'écran est un outil de service client.

35. Sonnerie secondaire

Avec cette fonction, un appel entrant sonne également sur un appareil secondaire. Par exemple, un appel entrant sonnera également lorsqu'un employé est connecté à l'aide d'un ordinateur portable et d'un casque. C'est une caractéristique importante à avoir pour qu'aucun appel ne soit manqué lorsqu'un employé n'est pas présent pour répondre au téléphone du bureau principal.

36. Capacités de numérotation abrégée

Les téléphones offrent diverses capacités de stockage de numéros pour la numérotation abrégée. Avec certains téléphones, vous ne pouvez configurer que 3 numéros abrégés, avec d'autres, jusqu'à 9. Vous pouvez configurer 9 numéros Skype « abrégés ».

37. Vidéoconférence

Cette fonctionnalité permet d'organiser des conférences en utilisant la vidéo et l'audio. Il y a deux utilisateurs ou plus, à deux endroits ou plus.

38. Messagerie vocale

La messagerie vocale peut être enregistrée dans le cadre du téléphone ou comme une pièce d'équipement distincte. Les messages vocaux peuvent également être reçus sur les systèmes VoIP et écoutés en cliquant sur un fichier audio.

39. Fonction de messagerie vocale vers e-mail

Avec certains systèmes VoIP, vous recevez une notification par e-mail indiquant que vous avez reçu un message. Vous cliquez ensuite sur le fichier audio et écoutez le message.

Une fonctionnalité plus récente transcrit en fait la messagerie vocale en mots écrits. La fonctionnalité fonctionne de la même manière que sur les téléphones portables. Avec les SMS sur téléphone portable, les utilisateurs peuvent choisir de parler dans le microphone du téléphone portable et de faire transcrire leurs mots dans un message texte.

La messagerie vocale aux mots écrits fonctionne à peu près de la même manière. Mais au lieu de la voix du téléphone portable en texte, c'est la transcription de la messagerie vocale en mot écrit par e-mail. La messagerie vocale par e-mail est une bonne fonctionnalité pour quelqu'un qui a besoin d'effectuer plusieurs tâches - gérer un appel téléphonique tout en voyant ce qu'un appelant séparé a laissé comme message.

40. Appels téléphoniques VoIP

Vo IP signifie Voice over Internet Protocol. Au lieu d'utiliser une ligne téléphonique, l'appel est effectué via IP. Vo IP fonctionne mieux avec un accès Internet haut débit et haut débit si vous souhaitez bénéficier de toutes les fonctionnalités disponibles. Mais si vous n'avez pas d'Internet haut débit, si vous pouvez envoyer des e-mails, vous pouvez utiliser la VoIP.

Meilleures options de système téléphonique professionnel pour une petite entreprise

Si vous êtes un propriétaire unique ou un propriétaire d'entreprise avec un petit nombre d'employés, votre organisation n'a peut-être pas besoin de toutes les fonctionnalités d'un système de communication. Mais si vous espérez grandir, vous voudrez peut-être choisir les fonctionnalités disponibles de manière proactive pour obtenir les systèmes téléphoniques les mieux notés pour les petites entreprises.

Pendant la pandémie, les propriétaires de petites entreprises se sont adaptés. Ils ont utilisé la technologie parce qu'ils ne pouvaient pas se rencontrer face à face. Même si vous êtes propriétaire unique ou gestionnaire d'un petit groupe d'employés, vous interagissez peut-être avec de plus grandes entreprises.

Vous pouvez parier que les grandes entreprises utilisent la vidéoconférence pour les communications. Avoir cette capacité peut être la fonctionnalité la plus importante du système téléphonique de bureau aujourd'hui.

Types de systèmes téléphoniques de bureau à prendre en compte

Dans le passé, tout le monde utilisait ce qu'on appelle le RTPC, ou réseau téléphonique public commuté. En d'autres termes, le PSTN est une ligne fixe pour les communications.

Vous avez besoin d'Internet haut débit pour utiliser les communications VoIP. Si vous avez essayé la VoIP dans le passé, vous avez peut-être été désactivé par une mauvaise qualité sonore. Cela a changé. Les appels VoIP via un ordinateur de bureau ou un ordinateur portable sont aussi clairs qu'une ligne fixe.

Les systèmes téléphoniques cloud sont très conviviaux dans les applications professionnelles. Les options d'accès au système téléphonique cloud sont variées, et c'est l'une des raisons pour lesquelles il s'agit d'un moyen de communication populaire pour les entreprises.

Faut-il mettre sa ligne fixe à la rue ? Que faire si votre entreprise utilise le même numéro de téléphone depuis des années ? Vous pourrez peut-être transférer ce numéro vers un service VoIP.

Autres options du système téléphonique de bureau

Voici quelques fonctionnalités qui peuvent convenir à certaines entreprises :

Routage basé sur le temps

Acheminez les appels vers divers endroits en fonction des fuseaux horaires.

Messagerie unifiée

Plusieurs types de messages vont dans une boîte de réception.

Moniteur pour bébé

Certains téléphones peuvent être connectés à un babyphone, une option particulièrement intéressante pour les employés travaillant à domicile.

Comment fonctionnent les systèmes téléphoniques d'entreprise ?

Les systèmes téléphoniques fonctionnent de deux manières principales, sur les lignes téléphoniques traditionnelles ou via Internet. Avec Internet, les systèmes téléphoniques peuvent être basés sur le cloud ou VoIP.

A quoi sert un téléphone dans un bureau ?

Une entreprise peut toujours avoir besoin d'un véritable téléphone au bureau, même si elle n'utilise pas le téléphone de manière traditionnelle.

Par exemple, les appels sont reçus par le téléphone professionnel et acheminés avec un standard numérique. Ou le téléphone professionnel peut être configuré pour acheminer les appels vers un autre téléphone ou un téléphone portable.

Un véritable téléphone professionnel au bureau est toujours important. Il peut servir de hub qui disperse les appels entrants vers l'emplacement approprié.

Quels sont les différents types de systèmes téléphoniques d'entreprise ?

Les principaux types de systèmes téléphoniques professionnels sont le RTPC (ligne fixe), la VoIP et le cloud.

Un système téléphonique basé sur le cloud envoie de la voix et des informations sur Internet. Les utilisateurs peuvent alors accéder aux informations qui se trouvent dans le cloud. Les informations peuvent être consultées via une variété d'appareils, tels que les téléphones portables.

Qu'est-ce qu'un système téléphonique basé sur le cloud ?

Un système téléphonique basé sur le cloud transmet la voix et les données sur Internet, et ces informations sont stockées dans un cloud. Les utilisateurs peuvent accéder aux informations du Cloud en utilisant une variété d'appareils, tant que les appareils disposent d'une connexion Internet.

L'utilisation du Cloud crée une commodité pour tous les utilisateurs. Peu importe le type d'appareil dont dispose l'utilisateur – téléphone portable, tablette, ordinateur portable – tant qu'il dispose d'une connexion Internet, l'utilisateur peut accéder aux informations.

Que sont les systèmes téléphoniques VoIP ?

De plus en plus de fournisseurs de systèmes téléphoniques utilisent le système VoIP pour les communications. Les communications sur Internet utilisant la VoIP sont souvent moins coûteuses que les systèmes de communication traditionnels.

Voici quelques fournisseurs VoIP :

• AnneauCentral
• GoToConnect
• 8 X 8
• Voix numérique Verizon
• Magic Jack pour les entreprises

Image : Depositphotos