Bagaimana Mengetahui Apakah Strategi Komunikasi Internal Anda Bekerja

Strategi komunikasi internal yang efektif sangat penting untuk setiap bisnis yang sukses. Pahlawan komunikasi internal yang sering tanpa tanda jasa membantu menjaga agar informasi tetap mengalir dengan lancar. Tetapi jika Anda salah satu dari kelompok kecil komunikator pekerja keras ini, Anda mungkin memiliki lusinan, bahkan ratusan karyawan untuk didukung. Departemen dan karyawan yang berbeda memiliki proses, tujuan, dan kepribadian yang berbeda. Sulit untuk mengukur keberhasilan dengan tenaga kerja yang tersebar.

Kabar baiknya adalah, dengan data yang tepat, Anda dapat menilai dan meningkatkan strategi komunikasi internal Anda secara akurat. Melakukannya dapat secara dramatis meningkatkan keterlibatan karyawan dan membuat pekerjaan Anda lebih mudah.

Connecteam menawarkan berbagai cara bagi komunikator internal untuk mengukur dampak dan efektivitas strategi komunikasi mereka—dan lebih dari beberapa cara untuk menyesuaikan strategi tersebut.

Teruslah membaca untuk mempelajari lebih lanjut tentang metrik mana yang akan memberi Anda gambaran paling jelas tentang strategi komunikasi internal Anda dan apa yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkannya.

Mengapa menetapkan dan melacak tujuan penting untuk komunikasi internal

Pengaturan dan tujuan pelacakan penting karena beberapa alasan.

Pertama, ini membantu tim untuk menyelaraskan tujuan perusahaan yang penting, termasuk yang memerlukan kerja sama antar departemen yang berbeda. Baru-baru ini, semakin banyak perusahaan yang menyadari bahwa komunikasi dan kolaborasi yang lebih baik antar departemen (yang kadang-kadang disebut "tidak terpisah") mengarah pada kelincahan, efisiensi, dan stabilitas yang lebih besar. Menetapkan tujuan bersama yang bermakna membawa kejelasan tujuan dan mendorong persahabatan.

Kedua, memungkinkan perusahaan menjadi benar-benar didorong oleh data, yang berarti bahwa keputusan penting dibuat berdasarkan data dan bukti, bukan tebakan terbaik. Dengan menetapkan tujuan dan mengukur kinerja Anda, Anda memiliki gambaran yang lebih jelas tentang kekuatan dan kelemahan Anda — di mana Anda unggul dan di mana Anda perlu meningkatkan. Ini membantu memastikan proses bisnis terus meningkat dan memenuhi tuntutan pertumbuhan perusahaan.

Terakhir, memiliki tujuan yang jelas akan membantu Anda memprioritaskan pekerjaan dengan lebih efektif dan fokus pada hal-hal yang benar-benar penting. Hal ini tidak hanya meningkatkan produktivitas, tetapi juga membantu mengurangi kelelahan dan menciptakan lingkungan kerja yang lebih menyenangkan. Struktur yang ditawarkan dengan menetapkan dan melacak tujuan membantu tim komunikasi kecil memiliki dampak yang lebih besar.

Ukur, Bandingkan, Sesuaikan

Jika Anda tidak yakin harus mulai dari mana untuk menentukan apakah strategi komunikasi internal Anda efektif, cobalah beberapa kerangka kerja sederhana untuk menghasilkan data yang berguna dan menilai tujuan Anda.

Ukur, Bandingkan, Sesuaikan adalah teknik penting. Metode langsung ini membantu mengubah tindakan sehari-hari menjadi data dan data menjadi wawasan yang dapat ditindaklanjuti. Konsepnya sederhana: Satu, ukur metrik kunci; dua, bandingkan dengan tujuan Anda; dan ketiga, sesuaikan strategi Anda.

Metrik dan tujuan dapat dijelaskan menggunakan Key Performance Indicators, atau KPI. Ini adalah ukuran kemajuan yang dapat diukur sehubungan dengan beberapa tujuan bisnis tertentu .

Misalnya, satu metrik populer untuk tim komunikasi internal adalah tarif terbuka untuk pesan seperti email (dibahas di bawah). Tujuan bisnis yang bermanfaat mungkin adalah: “Meningkatkan tingkat keterbukaan komunikasi sebesar 10% selama tiga bulan ke depan.”

Kerangka kerja lain yang berguna adalah tujuan SMART. SMART adalah singkatan dari Specific, Measurable, Attainable, Relevant, dan Time-bound. Dari contoh kita:

• Spesifik : Tingkatkan tarif terbuka
• Terukur : sebesar 10%
• Attainable : 10% adalah tujuan yang masuk akal untuk jangka waktu tertentu
• Relevan : Tarif terbuka diketahui mencerminkan keterlibatan
• Terikat waktu : Tiga bulan

Di bawah ini, Anda akan menemukan lima metrik dan tujuan utama yang dapat Anda ukur dan uji menggunakan dua metode ini untuk mempelajari apakah strategi komunikasi internal Anda berhasil.

Metrik 1: Jangkauan

Jangkauan mengacu pada jumlah orang yang berpotensi untuk dibaca atau dipengaruhi oleh pesan Anda.

Dengan Connecteam, misalnya, Anda dapat mengukur jangkauan menggunakan jumlah pengguna terdaftar atau tingkat login keseluruhan.

Yang pertama memberi tahu Anda berapa banyak orang yang menggunakan platform. Jika tidak 100%, Anda sebaiknya menetapkan sendiri KPI untuk mencapai target tersebut sesegera mungkin.

Yang kedua memungkinkan Anda mengetahui berapa banyak orang yang secara aktif menggunakan aplikasi pada waktu tertentu. Pengguna aktif lebih cenderung menerima pesan secara tepat waktu. Sekali lagi, Anda ingin angka ini setinggi mungkin, atau sedikit hal lain yang Anda lakukan di hilir akan berdampak seperti yang seharusnya.

Salah satu cara efektif untuk mengatasi jangkauan yang rendah adalah berbicara dengan kepala departemen dan pemimpin tim lainnya dan meminta mereka untuk mengatasi masalah tersebut secara internal. Jelaskan manfaat bagi mereka dan tim mereka, seperti memastikan semua orang mengetahui kebijakan, pengumuman, dan semua fitur berguna yang ditawarkan platform di seluruh perusahaan. Connecteam, misalnya, menawarkan alat manajemen orang untuk pengenalan karyawan, pelatihan mobile-first, dokumentasi, penghargaan, kuis, dan pencapaian tim.

Metrik 2: Tampilan

Views mengacu pada jumlah orang yang benar-benar melihat pesan.

Tampilan biasanya lebih rendah daripada jangkauan, karena tidak semua orang yang dapat menerima pesan benar-benar melakukannya (jika mereka tidak masuk secara teratur, misalnya). Selain itu, tidak semua orang yang menerima pesan benar-benar membuka dan membacanya.

Sistem lama seperti email menawarkan metrik dasar untuk tampilan, seperti rasio buka email. Ini dapat memberikan wawasan yang berguna, tetapi platform komunikasi berfitur lengkap akan memungkinkan Anda mengambil ini lebih jauh untuk pemahaman yang lebih baik tentang mengapa individu atau kelompok tertentu mungkin tidak melihat pembaruan penting.

Misalnya, dasbor Pembaruan Connecteam (ditampilkan di bawah) memberikan gambaran umum tentang pembaruan dan pesan yang dikirim ke tim yang berbeda dengan beberapa metrik, termasuk jumlah tampilan. Anda juga dapat menelusuri secara spesifik dan melihat siapa yang sebenarnya melihat pesan Anda kapan.

Ada beberapa cara untuk meningkatkan tampilan, termasuk pengingat. Pendekatan yang ditargetkan untuk menerbitkan pembaruan juga dapat meningkatkan tampilan. Fitur ini memungkinkan Anda untuk mengirim pembaruan yang berbeda ke grup dan individu yang berbeda pada waktu yang berbeda. Ini membantu mengurangi kebisingan yang mengganggu banyak platform komunikasi internal, sehingga karyawan tahu bahwa ketika mereka menerima pesan, itu penting dan sepadan dengan waktu mereka.

Dengan Connecteam, Anda juga dapat mengatur waktu tertentu untuk pesan dan pengingat. Ini sangat membantu ketika berkomunikasi dengan tim tanpa meja yang mungkin sibuk atau tidak berkomunikasi sama sekali pada waktu-waktu tertentu dalam sehari.

Metrik 3: Keterlibatan

Keterlibatan mengacu pada jumlah orang yang berinteraksi dengan pembaruan.

Ada beberapa cara untuk mengukur ini, dan setiap perusahaan sedikit berbeda. Dengan Connecteam, Anda dapat dengan mudah mengukur keterlibatan melalui reaksi sederhana terhadap pembaruan seperti suka dan komentar, tetapi Anda juga dapat memberikan kesempatan untuk keterlibatan yang lebih canggih dan bermakna dengan survei, jajak pendapat langsung, daftar periksa, dan banyak lagi.

Keterlibatan adalah salah satu metrik yang paling penting untuk diukur, karena secara langsung mencerminkan minat dan perhatian karyawan. Ada beberapa cara sederhana untuk mengatasi keterlibatan yang rendah.

Disebutkan di atas, pembaruan yang ditargetkan sangat efektif. Mereka memungkinkan Anda untuk menyesuaikan waktu dan bahkan konten pembaruan untuk audiens yang berbeda. Ini membantu memastikan pembaruan yang dilihat karyawan relevan dengan mereka. Pembaruan yang ditargetkan dapat membantu meningkatkan keterlibatan secara signifikan: orang-orang merespons lebih baik pesan yang mereka rasa ditulis khusus untuk mereka.

Ini juga mengurangi jumlah pembaruan yang dilihat karyawan. Menurut sebuah survei, satu dari tiga karyawan mengatakan bahwa mereka menerima terlalu banyak email untuk diikuti. Ini menyebabkan pembaruan penting terlewatkan dan merupakan kontributor utama kelelahan. Tim tanpa meja khususnya mengandalkan pembaruan tertulis untuk tetap mendapat informasi, jadi melakukan ini dengan benar adalah suatu keharusan.

Memastikan karyawan dapat terlibat dengan konten dengan cara yang akrab juga membantu. Menurut definisi, tim tanpa meja cenderung lebih mengandalkan perangkat seluler seperti ponsel cerdas daripada komputer desktop, jadi pengalaman yang mengutamakan seluler adalah kuncinya. Umpan gaya media sosial Connecteam membantu mengambil langkah lebih jauh, dengan cara cepat dan sederhana untuk bereaksi atau menawarkan pendapat.

Metrik 4: Kepuasan

Kepuasan karyawan dengan platform komunikasi internal Anda dapat berdampak besar pada metrik lainnya, termasuk jangkauan, tampilan, dan keterlibatan. Sistem komunikasi internal yang kikuk atau sulit digunakan, terutama pada perangkat seluler, pasti akan menyebabkan sakit kepala.

Harus menggunakan banyak platform juga cenderung mengikis kepuasan karyawan. Lewatlah sudah hari-hari di mana harus ada solusi terpisah untuk pembaruan, pesan orang-ke-orang, berbagi file, penjadwalan, jam waktu, pelatihan—ya, Anda mengerti. Kesederhanaan adalah raja.

Kami dengan bangga akan membunyikan klakson kami sendiri untuk yang satu ini: salah satu alasan organisasi menganggap Connecteam begitu efektif adalah karena karyawan senang menggunakannya dan mengetahui semuanya ada di satu tempat.

Dengan alat yang tepat, mengukur kepuasan terkait strategi komunikasi internal Anda menjadi sederhana. Survei adalah cara yang sangat efektif untuk melakukan ini dan memungkinkan Anda menelusuri titik-titik nyeri tertentu sambil mengumpulkan data tentang metrik untuk komunikasi dan setiap departemen lain untuk dibandingkan dengan KPI. Mereka juga merupakan fitur inti dari Connecteam. Survei anonim sangat efektif dalam mengukur kepuasan.

Tentu saja, survei dan jajak pendapat tidak hanya untuk menilai strategi komunikasi Anda—mereka adalah bagian penting dari strategi itu sendiri! Setelah Anda memahami tenaga kerja Anda dengan lebih baik, Anda dapat menggunakan data tersebut untuk membuat perubahan dan berinovasi.

Metrik 5: Tingkat perputaran

Tidaklah adil untuk meletakkan tingkat turnover yang tinggi hanya di kaki komunikasi internal. Berbagai faktor berperan dalam keputusan sebagian besar karyawan untuk meninggalkan perusahaan. Namun, komunikasi yang buruk adalah salah satu yang signifikan dan tidak dapat diabaikan dalam hal tingkat pergantian.

Sangat mudah untuk mengukur tingkat turnover dan membandingkannya dengan KPI yang relevan, tetapi penyesuaian lebih sulit. Meskipun demikian, ada perubahan yang relatif sederhana, namun sangat efektif yang dapat dilakukan hanya dalam hal komunikasi.

Pertama, aplikasi komunikasi mobile-first yang sederhana, intuitif, adalah suatu keharusan. Ini telah terbukti secara dramatis meningkatkan jangkauan dan dampak komunikasi internal dan meningkatkan keterlibatan karyawan secara keseluruhan dengan perusahaan, yang memiliki implikasi luas untuk tingkat turnover.

Menyediakan platform bagi karyawan untuk menawarkan pendapat mereka, mendiskusikan masalah penting, dan hanya memiliki suara juga merupakan langkah penting untuk meningkatkan kepuasan karyawan dan mengurangi pergantian. Dengan Connecteam, ini tercermin dalam suka, komentar, survei, jajak pendapat, dan banyak lagi.

Terakhir, platform komunikasi internal yang baik memungkinkan komunikasi internal dan pemimpin di semua tingkatan untuk memberikan dukungan kepada tim garis depan, menanggapi kebutuhan dan permintaan secara real-time dan mengukur serta bertindak berdasarkan umpan balik.

Kesimpulan

Memahami efektivitas strategi komunikasi internal Anda sangat penting, dan langkah pertama adalah mengukur metrik Anda. Memiliki wawasan yang dapat ditindaklanjuti untuk meningkatkan dan menyederhanakan operasi Anda dapat membuat pekerjaan Anda lebih mudah, lebih efektif, dan lebih menyenangkan.

Connecteam menawarkan solusi komunikasi all-in-one, dengan segala yang dibutuhkan bisnis untuk berkomunikasi secara efektif dengan karyawan—tidak hanya mengirimkan pembaruan, tetapi juga menerima umpan balik, opini, dan keterlibatan yang tak ternilai. Dengan menyatukan operasi sehari-hari, komunikasi, dan alat serta dukungan untuk karyawan, Connecteam menawarkan toko serba ada untuk komunikasi dan manajemen bisnis yang efektif dan mudah. Pesan demo untuk melihat bagaimana kami dapat membantu bisnis Anda.