Mengakui Kesalahan Anda: Bagaimana dan Mengapa Anda Harus Melaporkan Kesalahan kepada Klien Anda

Semua orang membuat kesalahan, tetapi hal terburuk yang dapat Anda lakukan adalah menyembunyikannya. Jadi, Anda memerlukan strategi untuk menangani kesalahan dan mengkomunikasikannya kepada klien agar tidak menimbulkan masalah dan merusak reputasi Anda.

Di sini, kami akan menyelami mengapa dan bagaimana mengakui kesalahan Anda, sehingga Anda dapat membangun reputasi terbaik dan mendapatkan banyak bisnis yang berulang.

Pentingnya Mengakui Kesalahan Anda

Mengambil tanggung jawab adalah ciri orang sukses dalam hidup dan bisnis. Baik Anda CEO perusahaan multi-nasional atau pekerja lepas solo, integritas adalah kunci layanan pelanggan yang hebat.

Mengakui kesalahan Anda berarti tidak pernah menyembunyikannya atau menyalahkan orang lain, dan ini membutuhkan kepercayaan diri. Keyakinan semacam ini mengesankan klien ketika Anda mengakui kesalahan Anda, terutama jika Anda proaktif dalam menunjukkannya.

Yang terpenting, bertanggung jawab atas kesalahan Anda membangun kepercayaan. Tentu, penting untuk mencoba meminimalkan kesalahan dengan melakukan pekerjaan yang menyeluruh, tetapi karena kesalahan itu tidak dapat dihindari sepenuhnya, klien akan lebih mempercayai Anda jika Anda mengakuinya. Semakin cepat Anda melakukannya, semakin sedikit masalah yang akan ditimbulkan oleh kesalahan, dan klien Anda akan tahu bahwa Anda memperhatikan mereka.

Kesalahan Umum Freelancer

Ada banyak kesalahan yang bisa Anda lakukan, tetapi ada juga yang umum terjadi di kalangan freelancer. Kebanyakan dari mereka berasal dari mengambil terlalu banyak pekerjaan, manajemen waktu yang buruk, atau komunikasi yang tidak memadai.

Tenggat waktu yang terlewat

Tenggat waktu yang terlewat adalah beberapa kesalahan freelancer yang paling membuat frustrasi. Tentu saja, yang terbaik adalah melakukan segala daya Anda untuk tidak terlambat, tetapi kadang-kadang keadaan mencegah penyelesaian tepat waktu. Keadaan darurat keluarga, rawat inap di rumah sakit, informasi yang hilang dari klien, atau penundaan yang tidak terduga, semuanya dapat menyabot upaya terbaik Anda untuk tepat waktu. Tetapi sebagian besar waktu, tenggat waktu yang terlewat berasal dari manajemen waktu yang buruk dan mengambil terlalu banyak pekerjaan.

Apa pun alasannya, penting untuk mengantisipasi tenggat waktu yang terlewat dan berkomunikasi dengan klien sebelumnya. Jangan berharap klien senang dengan berita bahwa sebuah proyek akan terlambat, tetapi sekali lagi, mengomunikasikan hal ini sebelumnya menunjukkan integritas, yang dapat menimbulkan kepercayaan.

Jika Anda terlambat dalam beberapa kesempatan, berkomunikasi seperti ini dapat membantu Anda membangun ikatan yang kuat. Namun, berhati-hatilah. Tidak peduli seberapa baik Anda berkomunikasi, jika Anda selalu terlambat, klien akan memperhatikan dan dapat melanjutkan.

Salin Kesalahan

Kesalahan penyalinan dan kesalahan ketik mungkin adalah kesalahan freelancer yang paling umum. Kita semua pernah melihat kesalahan yang mengerikan bahkan dalam publikasi yang paling bereputasi. Ini mungkin tampak baik bagi sebagian orang karena itu normal, tetapi dapat merusak reputasi bisnis, terutama jika bisnis tersebut baru. Beberapa kesalahan penyalinan lebih buruk daripada yang lain — dalam satu kasus terkenal dari tahun 1988, Agen Perjalanan Banner menjadi korban salah ketik yang mahal oleh Pacific Bell, ketika iklan Yellow Pages mereka untuk opsi "perjalanan eksotis" menjadi opsi "perjalanan erotis". Banner kehilangan 80% bisnisnya dan menuntut $10 juta.

Sekali lagi, kesalahan penyalinan umumnya terjadi karena terburu-buru, yang dapat disebabkan karena terdesak waktu. Jika Anda mendapati diri Anda membuat banyak kesalahan dan meminta klien mengirim proyek kembali terlalu sering, pertimbangkan untuk memperlambat. Jika perlu, Anda mungkin harus mengerjakan lebih sedikit proyek dan mengevaluasi kembali berapa lama waktu yang dibutuhkan. Anda bahkan mungkin harus menaikkan harga untuk membuat ini berhasil.

Jika Anda membiarkan kesalahan penyalinan lolos, Anda mungkin tidak menyadarinya. Tidak ada yang dapat Anda lakukan dalam kasus itu. Tetapi jika Anda kebetulan melihat sesuatu setelah mengirimkan, lanjutkan dan komunikasikan dengan klien dan kirim ulang dengan perbaikannya. Mereka akan menghargai pendekatan proaktif Anda, dan mereka akan senang bahwa Anda cukup peduli untuk memperbaiki kesalahan setelahnya.

Kesalahpahaman/Kesalahpahaman Tujuan

Terkadang kesalahan lebih besar. Pernahkah Anda mengirimkan proyek ke klien hanya untuk ditolak mentah-mentah, klien berkata, "ini sama sekali bukan yang saya inginkan"? Ini membuat frustrasi kedua belah pihak, dan beberapa klien akan mencari tempat lain untuk menyelesaikan pekerjaan. Anda mungkin tidak akan dibayar untuk usaha Anda dalam kasus ini, jadi sebaiknya Anda menghindarinya.

Komunikasi adalah kunci di sini. Jika ini terjadi, Anda harus segera menawarkan untuk memulai dari awal. Tapi jangan menebak pada versi berikutnya. Alih-alih, atur rapat untuk membahas apa yang dibutuhkan dan mendapatkan pemahaman yang sama. Untuk beberapa proyek, Anda mungkin ingin mendapatkan umpan balik saat sedang berlangsung sehingga mereka dapat membantu Anda mencapai jalur sebelum terlalu terkunci.

Kiat pro: berhati-hatilah dengan membiarkan klien melihat draf awal. Jika pekerjaan tampak buruk pada tahap awal, banyak klien tidak akan mengenali apa yang akan terjadi. Bagaimana Anda mengukur ini tergantung pada jenis klien dan proyek, tetapi sebagai contoh, ambil desain web. Banyak pekerjaan untuk membangun situs web yang berfungsi penuh untuk dibuktikan oleh klien, tetapi Anda tidak ingin mengirim mereka ke situs yang setengah berfungsi dengan grafik yang hilang atau desain yang buruk. Sebagai gantinya, buat desain dengan program grafis seperti Photoshop sehingga mereka dapat melihat tangkapan layar "hasil akhir" yang indah dan memberikan umpan balik – sebelum Anda memprogram backend. Pelajari lebih banyak kiat bisnis dari pakar Fiverr.

Pada akhirnya, Anda bisa menghilangkan penolakan langsung dengan berkomunikasi sepenuhnya sebelumnya. Periksa tugas, buat catatan, dan ajukan banyak pertanyaan. Jika semuanya tampak jelas, tetap jangkau dan rangkum bagaimana Anda berencana untuk mendekati proyek, sehingga mereka dapat memberikan umpan balik sebelum Anda memulai.

Bagaimana Mengakui Kesalahan Anda

Mengakui kesalahan itu mudah. Tidak ada trik, tidak ada yang perlu diketahui atau dimanipulasi. Cukup katakan yang sebenarnya tanpa alasan atau alasan apa pun. "Maaf saya terlambat" adalah gerakan kekuatan. Menambahkan alasan seperti "lalu lintas sangat buruk" menempatkan tanggung jawab di tempat lain, mengurangi kekuatan itu.

Jadi, dalam hal mengkomunikasikan kesalahan, tetap berpegang pada fakta dan bersikap proaktif. Jika Anda tahu ada sesuatu yang salah, jangan menunggu klien untuk menunjukkannya. Jangkau dulu dan beri tahu mereka. Katakan sesuatu seperti, “Halo Jim, saya baru saja menemukan kesalahan di dokumen Anda. Saya mengirimi Anda versi yang direvisi sekarang. ”

Jika proyek lebih kompleks, Anda mungkin harus meminta saran klien tentang cara melanjutkan. Jika klien menunjukkan kesalahan yang tidak Anda sadari, jangan tersinggung atau membuat alasan. Kiat pro lainnya: alasan apa pun untuk kesalahan Anda akan dianggap sebagai alasan. Tinggalkan saja bagian itu. Ucapkan terima kasih kepada klien karena telah memberi tahu Anda, dan beri tahu mereka kapan mereka dapat mengharapkan perbaikan.

Bereaksi Hanya Saat Anda Sudah Tenang

Klien tidak selalu ramah dan baik ketika mereka menunjukkan kesalahan. Mereka mungkin marah atau frustrasi, dan mereka bahkan mungkin menyalahkan Anda untuk hal-hal yang berada di luar kendali Anda. Apa pun masalahnya, jika Anda merasa frustrasi atau marah saat menerima pesan tentang kesalahan, jangan langsung menanggapinya.

Sebenarnya, ada baiknya untuk membiasakan diri untuk tidak langsung merespons karena ketika Anda sedang kesal, Anda mungkin tidak memiliki pertimbangan untuk memutuskan untuk menunggu. Tenang dulu dan pertimbangkan sudut pandang klien Anda. Rumuskan respons paling dermawan yang Anda bisa, dan hanya tanggapi jika Anda yakin respons Anda sopan dan produktif.

Solusi Brainstorm

Beberapa kesalahan seperti salah ketik mudah diperbaiki. Beberapa memerlukan beberapa pemikiran, dan jika situasinya rumit, Anda akan ingin duduk dan bertukar pikiran sedikit sebelum terjun. Sebaiknya lakukan ini sendiri sedikit sehingga Anda siap, tetapi seperti yang disebutkan di atas, buatlah titik untuk bertemu dengan klien untuk mencari solusi.

Ketika Anda melakukan ini, jangan berpikir secara kompetitif. Sebaliknya, berpikirlah seolah-olah Anda berada di tim yang sama berharap untuk hasil yang sama, dan carilah win-win. Pastikan klien senang dan menandatangani solusi sebelum Anda menerapkannya.

Kapan Sebaiknya Anda Mempertimbangkan Kompensasi Klien?

Kesalahan membutuhkan waktu dan uang, terutama jika tidak diketahui lebih awal. Dalam beberapa kasus, Anda mungkin perlu memberi kompensasi kepada klien dengan cara tertentu. Ini tidak berarti pengembalian dana. Ini biasanya berarti memberikan lebih banyak waktu Anda. Sebagai aturan, jika kesalahan adalah kesalahan Anda, Anda harus memperbaikinya. Ini adalah bentuk kompensasi karena Anda menambahkan waktu ke proyek. Agar Anda dapat bermurah hati tentang hal ini, Anda harus selalu menyediakan waktu untuk perbaikan dalam jadwal Anda. Ini juga bijaksana untuk menentukan berapa banyak revisi datang dengan biaya proyek.

Jika Anda telah membuat kesalahan buruk yang tidak dapat Anda perbaiki sepenuhnya, atau jika kesalahan telah menyebabkan banyak sakit kepala, Anda dapat mempertimbangkan untuk menawarkan isyarat niat baik seperti diskon untuk proyek berikutnya. Ya, ini akan sedikit membebani Anda, tetapi dalam jangka panjang, ini akan membantu Anda menumbuhkan reputasi yang hebat dan membangun bisnis Anda.

Jangan Ragu untuk Memiliki

Kesalahan akan terjadi. Tidak ada jalan lain, tetapi bagaimana Anda berperilaku ketika itu terjadi yang benar-benar menunjukkan kepada klien Anda terbuat dari apa. Jadi, miliki, komunikasikan, dan perbaiki semuanya!