Cara Membangun Program Referensi Karyawan Yang Berhasil

Organisasi selalu mencari bakat yang terampil dan andal. Ada banyak cara untuk menemukan kandidat kerja baru—seperti perekrut, papan lowongan kerja, acara jejaring, dan bursa kerja. Namun, Anda tidak ingin mengabaikan salah satu metode rekrutmen yang paling efektif: pekerja Anda sendiri.

Kemungkinan tim Anda mengenal teman dan keluarga yang mungkin memiliki keahlian yang Anda cari. Mereka mungkin bersosialisasi dengan orang-orang di industri yang sama atau mungkin bersekolah dengan pekerja di sektor yang sama. Karyawan Anda mungkin pernah bekerja dengan orang-orang berbakat di posisi sebelumnya dan mereka mungkin masih berhubungan.

Membuat sistem untuk memanfaatkan pekerja potensial ini dapat membantu Anda merekrut karyawan berikutnya! Baca terus untuk mengetahui cara membuat program rujukan karyawan yang kuat dan untuk mengetahui lebih lanjut tentang bagaimana program tersebut dapat membuat perbedaan.

Apa Itu Program Referensi Karyawan?

Program rujukan karyawan adalah jenis rekrutmen internal. Ini memungkinkan Anda untuk memasuki jaringan karyawan potensial yang mungkin diketahui tim Anda saat ini. Ini adalah proses untuk membuat karyawan Anda merekomendasikan teman, kenalan, dan keluarga mereka untuk posisi terbuka Anda, sehingga Anda dapat merekrut secara internal.

Apa Manfaat Utama dari Program Referensi Karyawan?

Program rujukan karyawan memiliki manfaat khusus dibandingkan bentuk perekrutan lainnya.

• Anda melakukan pra-pemeriksaan bakat. Saat karyawan merujuk kenalan mereka, mereka mungkin tahu sesuatu tentang keterampilan calon potensial ini. Anda bahkan dapat bertanya kepada pekerja Anda tentang kekuatan kelemahan orang yang mereka rekomendasikan.
• Kandidat yang dirujuk oleh orang lain kemungkinan besar akan bertahan. Biaya perputaran hanya untuk satu karyawan dapat berjumlah antara 25% hingga 200% dari gaji karyawan. Menjaga biaya perputaran tetap rendah adalah bagian penting untuk tetap hemat biaya di organisasi Anda.

Satu studi oleh iCIMS menemukan bahwa perekrutan rujukan bertahan 70% lebih lama bila dibandingkan dengan karyawan yang dipekerjakan melalui jenis perekrutan lainnya. Selain itu, karyawan yang membuat rujukan tinggal 20% lebih lama daripada pekerja yang tidak merujuk.

• Anda mungkin memasuki pasar kerja tersembunyi. Beberapa individu mencari pekerjaan secara terbuka. Pekerja lain mungkin sudah memiliki posisi tetapi mungkin terbuka untuk berganti perusahaan. Lebih sulit untuk menemukan karyawan yang banyak diminta ini.

Namun, tim Anda sendiri mungkin tahu siapa yang sedang mencari pekerjaan dan dapat membantu menghubungkan Anda. Pekerja Anda dapat membantu menghubungkan Anda dengan kandidat yang mungkin tidak dapat Anda jangkau melalui papan pekerjaan atau cara lainnya.

• Ini adalah sistem rekrutmen yang hemat biaya. Penelitian dari Society for Human Resource Management (SHRM) menunjukkan bahwa biaya rata-rata karyawan baru mendekati $4.700. Dalam beberapa kasus, itu bisa lebih tinggi.

Semuanya dapat bertambah dengan cepat jika Anda harus membayar untuk iklan papan pekerjaan, perekrut, dan sebagainya. Dengan sistem rujukan karyawan, Anda dapat meminta rekomendasi tim Anda dan berpotensi mengurangi sebagian biaya untuk menemukan kandidat.

• Anda dapat mengurangi jumlah waktu dan usaha yang diperlukan untuk menyewa. Jika Anda merekrut melalui iklan pekerjaan, perekrut, atau metode tradisional lainnya, Anda mungkin mendapatkan ratusan atau bahkan ribuan lamaran. Beberapa di antaranya mungkin sangat tidak cocok untuk peran tersebut, tetapi Anda masih perlu meninjau semuanya dan membalasnya.

Saat Anda menggunakan program rujukan karyawan, Anda mendapatkan lebih sedikit kandidat yang lebih sesuai. Kumpulan yang lebih kecil ini dapat memudahkan untuk meninjau opsi Anda dan menyewa lebih cepat. Bahkan orientasi dapat lebih disederhanakan jika karyawan baru memiliki teman atau anggota keluarga di tempat kerja yang dapat menyusul mereka.

Bagaimana Saya Dapat Membangun Program Referensi Karyawan yang Kuat?

Tidak sesederhana meminta pekerja Anda untuk merekomendasikan teman dan keluarga. Anda ingin tim Anda menyarankan kandidat yang paling tepat. Inilah cara melakukannya.

Berkomunikasi dengan tim Anda

Anda harus terhubung dengan karyawan saat ini untuk memberi tahu mereka bahwa Anda sedang merekrut dan mencari rekomendasi. Anda dapat melakukan ini melalui email atau bahkan mengirimkan pemberitahuan melalui aplikasi seperti obrolan Connecteam. Ini membantu memberi tahu semua pekerja Anda bahwa Anda akan menghargai saran mereka. Anda juga dapat menggunakan papan kerja internal untuk memudahkan pekerja melihat posisi apa yang terbuka.

Perjelas ekspektasi Anda

Buat deskripsi pekerjaan yang jelas untuk peran yang Anda rekrut. Buat garis besar dengan tepat apa yang Anda cari, dan apa yang tidak Anda cari. Anda dapat menyimpan deskripsi pekerjaan ini di platform seperti basis pengetahuan Connecteam dan bahkan mendorong karyawan untuk membagikan deskripsi pekerjaan ini dengan orang yang mereka kenal.

Permudah pekerja untuk membuat rujukan

Anda tidak ingin karyawan Anda harus mengisi banyak dokumen untuk merujuk seseorang. Permudah mereka untuk mengirimi Anda nama dan informasi kontak melalui komunikasi informal atau memposting iklan pekerjaan Anda melalui media sosial mereka. Jika hanya membutuhkan beberapa klik atau pesan singkat, kemungkinan besar seseorang akan meluangkan waktu untuk berbagi rekomendasi.

Pertimbangkan insentif

Banyak perusahaan memberi penghargaan kepada karyawan mereka karena membantu perekrutan. Beberapa program rujukan memiliki bonus tunai jika seseorang merujuk seorang kandidat. Karyawan yang membuat rujukan bisa mendapatkan ratusan atau bahkan ribuan dolar sebagai bonus—tergantung pada perusahaan dan posisi yang akan diisi.

Anda bahkan dapat memilih untuk menawarkan bonus terhuyung-huyung. Ini akan melibatkan pembayaran bonus pada tahapan proses yang berbeda—misalnya, bonus untuk rujukan, bonus jika rujukan dipekerjakan, dan kemudian bonus jika rujukan bertahan setidaknya selama enam bulan. Hal ini dapat mendorong pekerja untuk mempertimbangkan dan merekomendasikan kandidat berkualitas tinggi dengan hati-hati.

Selain bonus dan insentif tunai, Anda mungkin juga ingin mempertimbangkan insentif nontunai. Insentif dan hadiah non tunai dapat digunakan sendiri atau dengan bonus tunai. Mereka menambahkan lapisan penghargaan pada proses perekrutan. Bagi sebagian pekerja, sesuatu yang menyenangkan—seperti perjalanan—mungkin lebih merupakan insentif daripada uang.

Aplikasi pengenalan dan penghargaan karyawan Connecteam memungkinkan Anda langsung memberi penghargaan dan mengenali pekerja yang melampaui dan melampaui. Anda dapat menggunakan platform untuk mengucapkan "terima kasih" kepada siapa pun di tim Anda yang merujuk kandidat hebat.

Tinjau sistem aplikasi Anda

Jika Anda akan mendapatkan rekomendasi untuk anggota tim baru, lihat bagaimana kandidat yang dirujuk ini akan melamar pekerjaan. Apakah Anda akan menghubungi kandidat ini secara langsung? Apakah Anda akan mengirim mereka ke halaman aplikasi online? Akankah rekomendasi memiliki akses ke posting pekerjaan internal seperti anggota tim Anda yang lain?

Pertimbangkan bagaimana Anda ingin kandidat menjalani proses lamaran. Minimal, Anda ingin memisahkan kandidat rujukan karyawan dari kandidat lain sehingga Anda dapat melihat lebih dekat pelamar ini. Jika mereka melamar melalui formulir aplikasi online yang terbuka untuk umum—misalnya—pastikan mereka dapat menunjukkan bahwa mereka direkomendasikan oleh seorang pekerja di perusahaan Anda.

Lihatlah proses aplikasi Anda dari ujung ke ujung. Apakah ini sederhana dan intuitif? Apakah itu memberi Anda semua informasi yang Anda butuhkan untuk membuat pilihan perekrutan tanpa menambahkan langkah-langkah yang tidak diperlukan untuk pelamar?

Apakah prosesnya relatif menyenangkan bagi pemohon? Anda ingin pekerja yang direkomendasikan untuk melewati proses dengan mudah, tanpa meninggalkan di tengah jalan karena bug atau masalah lainnya.

Melacak metrik

Setelah Anda menyiapkan program rujukan, pastikan Anda melacak berapa banyak karyawan yang ikut serta. Penting juga untuk melacak berapa banyak rekomendasi yang Anda dapatkan, dan berapa banyak rekomendasi yang menghasilkan perekrutan. Anda bahkan mungkin ingin mengawasi berapa banyak pekerja yang direkomendasikan bertahan selama enam bulan dan/atau satu tahun terakhir.

Melacak data seperti ini membantu Anda mengevaluasi keefektifan program Anda. Jika Anda tidak mendapatkan banyak rekomendasi, program Anda dapat menggunakan lebih banyak iklan internal atau mungkin insentif yang berbeda. Jika Anda mendapatkan rekomendasi—namun tidak mengarah pada perekrutan berkualitas tinggi—mungkin Anda perlu lebih jelas tentang apa yang Anda cari dari kandidat.

Berikan pembaruan

Ketika pekerja merujuk seseorang yang mereka kenal, mereka mungkin penasaran apakah saran mereka akan diterima. Berikan detail sebanyak mungkin tentang proses aplikasi kepada karyawan Anda. Meskipun Anda ingin memberi tahu kandidat tentang keputusan terlebih dahulu, Anda juga ingin memberi tahu karyawan tentang keputusan Anda. Menjaga komunikasi tetap terbuka membuat pekerja Anda merasa terlibat dalam proses dan membuat mereka merasa diakui atas rekomendasi mereka.

Jika Anda tidak memilih kandidat yang telah disarankan oleh seseorang di tim Anda, tetap kirimkan ucapan terima kasih kepada pekerja Anda. Dorong mereka untuk terus membuat rekomendasi jika mereka mengenal seseorang yang cocok untuk peran terbuka.

Ketahui siapa yang berhasil membuat rujukan

Beberapa pekerja mungkin memiliki jaringan yang lebih besar dan mungkin dapat merujuk kandidat yang lebih berkualitas. Orang lain mungkin memiliki pemahaman yang lebih baik tentang apa yang Anda cari dan mungkin secara konsisten memberikan saran yang mengarah pada perekrutan yang kuat.

Either way, jika Anda memiliki beberapa pekerja yang membantu Anda menemukan bakat hebat, tawarkan insentif dan penghargaan ekstra. Anda mungkin ingin menawarkan sapaan di media sosial, menamai pekerja tersebut sebagai "karyawan terbaik bulan ini", atau meminta Chief Executive Officer (CEO) mengirimkan catatan pribadi kepada mereka. Menunjukkan penghargaan Anda membantu perekrut internal Anda yang paling efektif untuk terus bekerja dengan baik.

Contoh Program Referensi Karyawan yang Kuat untuk Menginspirasi Anda

Mari kita lihat beberapa contoh, sehingga Anda dapat melihat apa yang dilakukan organisasi lain dengan benar dan membuat template program rujukan karyawan Anda sendiri.

Google — tidak mengherankan — memiliki program rujukan yang kuat. Khususnya, Google telah berjuang untuk mendapatkan rujukan pekerja—bahkan setelah menggandakan bonus rujukannya menjadi $4000. Sebaliknya, perusahaan menemukan hasil yang lebih baik ketika ditanya "Siapa orang terbaik yang Anda kenal untuk peran khusus ini?"

Google juga meminta karyawan bekerja dengan perekrut di ruangan yang sama, melihat profil kandidat. Ini memberi para pekerja pandangan waktu nyata pada proses pemeriksaan dan memberi mereka kepuasan instan dalam melihat pencari kerja mana yang dipilih.

Perusahaan perangkat lunak Katalon memiliki program rujukan yang sangat transparan. Itu bahkan menyertakan cetakan online yang bagus, sehingga Anda dapat melihat dengan tepat bagaimana template program rujukan karyawannya disiapkan.

Pekerja mendapatkan bonus jika rujukan mereka mengarah ke perekrutan. Jumlah uang tunai lebih tinggi jika pekerja baru tersebut bergabung dan tetap di perusahaan. Bonusnya juga lebih besar untuk posisi yang lebih senior.

Salesforce pernah harus mengisi banyak posisi untuk tim mereka. Mereka mengundang sekelompok kandidat yang direkomendasikan ke happy hour tatap muka, di mana mereka dapat bertemu dengan karyawan Salesforce. Mempekerjakan staf memiliki kesempatan untuk berbicara dengan bakat dalam suasana santai.

Setelah itu, kandidat yang paling menjanjikan diundang ke lokakarya perekrutan, di mana mereka belajar lebih banyak tentang perusahaan dan mengambil bagian dalam tantangan. Di akhir lokakarya, tim perekrutan memiliki gambaran yang jelas tentang siapa yang ingin mereka pekerjakan.

Pada tahun 2015, InMobi dapat meningkatkan perekrutan rujukan dari 20% menjadi 50%, semuanya dengan mengambil bonus tunai. Sebagai gantinya, perusahaan memarkir sepeda Royal Enfield di kantornya di India dan Vespa di lokasi AS. Perusahaan menjelaskan bahwa siapa pun yang berhasil membuat rujukan dapat memilih antara sepeda atau perjalanan.

Memanfaatkan Kekuatan Tim Anda dengan Program Referensi Karyawan

Pekerja Anda saat ini mungkin hanya mengenal seseorang yang sempurna untuk karyawan Anda berikutnya. Menyiapkan sistem rujukan membutuhkan komunikasi yang kuat, kejelasan, dan insentif yang dipertimbangkan dengan cermat.

Imbalannya bisa lebih dari sepadan. Mengandalkan jaringan internal Anda memiliki banyak keuntungan—termasuk kandidat dengan kualitas yang lebih baik, penghematan waktu dan biaya dalam perekrutan, dan kandidat baru yang cenderung bertahan lebih lama dalam peran mereka.

Jika Anda ingin mengelola program rujukan internal, Connecteam dapat membantu.

Connecteam menawarkan basis pengetahuan, sistem komunikasi karyawan, dan fitur bernilai tambah lainnya yang membantu Anda mengelola karyawan, tugas, orientasi, perekrutan, dan lainnya.