Le style de vie d'un événement virtuel réussi

Semblable à l'organisation d'un événement en personne, l'organisation d'un événement virtuel réussi est une entreprise majeure qui nécessite une planification et un suivi approfondis. Selon les données analysées par Markletic, lorsqu'il s'agit d'organiser de petits événements virtuels, la plupart des spécialistes du marketing ont besoin de trois à six semaines pour promouvoir l'événement avec succès .

Le gain de ce travail peut être substantiel : 68 % des spécialistes du marketing déclarent que les événements virtuels les aident à générer des prospects , selon un rapport sponsorisé par Content4Demand, Integrate et Selling Simplified.

Pour tirer le meilleur parti du temps et de l'argent investis dans les événements virtuels, examinons de plus près pourquoi les événements virtuels sont importants pour les spécialistes du marketing, comment ils peuvent les héberger et à quoi ressemble le style de vie d'un événement virtuel réussi.

L'importance des événements virtuels en 2022

Un événement virtuel peut prendre de nombreuses formes et formes, mais essentiellement un événement virtuel est un événement qui rassemble plusieurs personnes numériquement.

Les événements virtuels aident les spécialistes du marketing à atteindre leurs objectifs bien avant que la pandémie n'empêche la possibilité d'organiser des événements en personne. Naturellement, ce changement a obligé les spécialistes du marketing à s'appuyer davantage sur les événements virtuels.

Zachary Bosin, vice-président du marketing produit chez BlueJeans, revient sur ce changement.

"Si nous rembobinons l'horloge jusqu'à avant mars 2020, les spécialistes du marketing expérimentaient des webinaires et des événements virtuels, mais il y avait encore un investissement assez important dans les événements physiques", a expliqué Bosin, "La pandémie a forcé, presque du jour au lendemain, cette incroyable transformation où vous devait créer quelque chose de plus numérique.

Même si les événements en personne reviennent, la commodité, l'abordabilité et la portée des événements virtuels les gardent à l'esprit, ce qui en fait un choix populaire pour les spécialistes du marketing qui cherchent à faire évoluer les événements.

Différents types d'événements virtuels

Vous ne savez pas comment utiliser un événement virtuel pour atteindre vos objectifs marketing ? Examinons quelques exemples de ce à quoi peuvent ressembler différents événements virtuels.

• Webinaires marketing. Vous pouvez présenter et enregistrer des webinaires captivants qui suscitent l'enthousiasme et étendent le partage d'esprit à un grand nombre de participants virtuels. Il est également possible d'enregistrer des webinaires et de permettre aux gens de les visionner à la date et à l'heure de leur choix.
• Evénements d'entreprise et réunions toutes mains. Vous pouvez avoir un impact lors de votre prochain événement d'entreprise, peu importe d'où vos employés travaillent avec des expériences de marque et engageantes pour les employés. Electrolux , Dolby et Red Hat ont tous réussi à organiser des événements d'entreprise virtuels ces dernières années.
• Lancements de produits et démos. Montrez vos dernières offres en annonçant numériquement de nouveaux produits, en augmentant la notoriété de la marque et en diffusant en streaming à des millions de personnes dans le monde.
• Interviews diffusées. Vous pouvez héberger des conversations de questions-réponses professionnelles et intrigantes qui abordent des sujets qui intéressent votre public.
• Événements hybrides. Diffusez virtuellement n'importe quel événement en direct à l'aide de commandes de diffusion simples sans avoir à acheter d'équipement spécial.

Il existe un potentiel illimité en ce qui concerne les types d'événements virtuels que votre entreprise peut organiser et à quoi ils serviront, mais vous pouvez voir comment ces événements peuvent prendre de nombreuses formes différentes.

Les 3 étapes d'un événement virtuel réussi

Lorsqu'il s'agit du cycle de vie d'un événement virtuel réussi, il existe trois étapes distinctes auxquelles les spécialistes du marketing doivent accorder le même soin et la même attention.

Planification pré-événement

Les étapes de planification pré-événement (qui comprennent la pré-production, la génération de prospects, l'inscription des participants et la détermination du format et de la portée de l'événement) imposent une grande partie du travail nécessaire au développement d'un événement virtuel efficace. Bosin recommande d'abord d'identifier les résultats souhaités. Il conseille de vous demander ce que vous essayez d'accomplir avec votre événement virtuel.

Quelques résultats potentiels peuvent être :

• Lancement d'un nouveau produit
• Conduire un leadership éclairé
• Lancer une campagne marketing

"En fin de compte, comprendre ce résultat et ensuite réfléchir à qui est le mieux à même de transmettre ce message en notre nom sert de paratonnerre pour stimuler la participation des participants", a déclaré Bosin.

Mobilisation pendant l'événement

En parlant d'engagement, Bosin a expliqué qu'avec les événements virtuels, vous essayez assez souvent de reproduire une expérience sur place. Dans la mesure du possible, il est utile d'utiliser des fonctionnalités numériques qui permettent aux gens de s'engager de la même manière qu'ils le feraient lors d'un événement en personne en leur donnant la possibilité de lever la main, de poser des questions et de dialoguer avec les autres participants à l'événement et les présentateurs.

La planification d'un contenu de haute qualité est la première étape vers l'organisation d'un événement virtuel auquel les gens souhaitent participer, mais il est également important de ne pas simplement confier l'événement à un hôte et d'empêcher le public de façonner l'événement.

"Le remettre à quelqu'un et le laisser parler pendant 45 minutes et peut-être faire une séance de questions-réponses à la fin ne va pas le couper en termes de ce qui va stimuler l'engagement."

Outre une excellente qualité de diffusion, BlueJeans propose des fonctionnalités de haute technologie conçues pour encourager l'engagement lors d'événements virtuels tels que :

• Sondages interactifs
• Rubrique de discussion
• La possibilité d'afficher des commentaires à l'écran
• Main levée
• Capacités de questions et réponses
• Arrière-plans virtuels

"Vous souhaitez utiliser tous les outils de votre ceinture à outils, qu'il s'agisse d'un sondage, d'une session de questions-réponses, d'un chat ou de différents mécanismes d'engagement", a noté Bosin, "L'une des nouvelles fonctionnalités que nous introduisons, vous permet de prendre quelques-unes des principales questions qui sont posées et affichez-les à l'écran. »

Activités post-événement

Encore une fois, l'organisation d'un événement virtuel est un investissement majeur et vous ne voulez pas laisser cet investissement se perdre. Ce que vous faites après un événement compte tout autant que ce que vous faites avant et pendant un événement virtuel.

"Vous mettez tellement de temps et d'énergie dans la planification, puis c'est le jour de l'événement et vous l'écrasez avec une grande conversation et un engagement de dialogue… vous ne voulez pas que [ces efforts] soient éphémères", a partagé Bosin, "Vous ne Je ne veux pas que cette expérience ne soit disponible que pour les personnes qui ont assisté à ces 30 minutes.

Alors, comment tirer le meilleur parti de votre événement virtuel une fois qu'il est déjà terminé ? Bosin recommande de capitaliser sur les meilleures parties de la conversation. L'avantage des événements virtuels est qu'ils sont numériques et que vous pouvez les enregistrer. Cela vous donne la possibilité de créer des contenus à grignoter qui peuvent vivre à perpétuité.

"Que vous le fassiez en créant des programmes sociaux, en planifiant une cadence d'e-mails pour le suivi de l'événement ou en regroupant une partie de la discussion sur le contenu dans un livre électronique, il existe de nombreuses façons différentes de réutiliser cet excellent contenu. Et si vous avez fait votre travail et que vous avez le bon contenu et les bons haut-parleurs, c'est là que la magie opère vraiment.

Points clés à retenir

Organiser un événement virtuel réussi implique de revenir en arrière à partir des résultats de planification souhaités et de planifier les trois étapes du cycle de vie de l'événement : planification pré-événement, engagement pendant l'événement et activités post-événement.