El estilo de vida de un evento virtual exitoso

Al igual que organizar un evento en persona, organizar un evento virtual exitoso es una tarea importante que requiere una amplia planificación y seguimiento. Según los datos analizados por Markletic, cuando se trata de organizar pequeños eventos virtuales, la mayoría de los especialistas en marketing requieren entre tres y seis semanas para promocionar el evento con éxito .

La recompensa de este trabajo puede ser sustancial: el 68 % de los especialistas en marketing informan que los eventos virtuales los ayudan a generar clientes potenciales , según un informe patrocinado por Content4Demand, Integrate y Selling Simplified.

Para aprovechar al máximo el tiempo y el dinero invertidos en eventos virtuales, echemos un vistazo más de cerca a por qué los eventos virtuales son importantes para los especialistas en marketing, cómo pueden organizarlos y cómo es el estilo de vida de un evento virtual exitoso.

La importancia de los eventos virtuales en 2022

Un evento virtual puede adoptar muchas formas y formas, pero esencialmente un evento virtual es aquel que reúne a varias personas digitalmente.

Los eventos virtuales han estado ayudando a los especialistas en marketing a cumplir sus objetivos desde mucho antes de que la pandemia detuviera la posibilidad de tener eventos presenciales. Sin embargo, es comprensible que este cambio obligó a los especialistas en marketing a apoyarse más en los eventos virtuales.

Zachary Bosin, vicepresidente de marketing de productos de BlueJeans, reflexionó sobre este cambio.

“Si retrocedemos el reloj hasta antes de marzo de 2020, los especialistas en marketing estaban experimentando con seminarios web y eventos virtuales, pero aún había una inversión bastante significativa en eventos físicos”, explicó Bosin, “La pandemia obligó, casi de la noche a la mañana, a esta increíble transformación en la que Tuve que crear algo que fuera más digital”.

Aunque los eventos en persona están regresando, la conveniencia, la asequibilidad y el alcance de los eventos virtuales los mantienen en la mente, lo que los convierte en una opción popular para los especialistas en marketing que buscan escalar eventos.

Diferentes tipos de eventos virtuales

¿No está seguro de cómo puede utilizar un evento virtual para alcanzar sus objetivos de marketing? Veamos algunos ejemplos de cómo pueden verse diferentes eventos virtuales.

• Seminarios web de marketing. Puede presentar y grabar seminarios web cautivadores que despierten entusiasmo y amplíen el intercambio mental a una gran cantidad de asistentes virtuales. También es posible grabar seminarios web y permitir que las personas los vean en la fecha y hora que elijan.
• Eventos de empresa y reuniones de todo tipo. Puede tener un impacto en el próximo evento de su empresa sin importar desde dónde trabajen sus empleados con experiencias atractivas y de marca para los empleados. Electrolux , Dolby y Red Hat han tenido éxito organizando eventos empresariales virtuales en los últimos años.
• Lanzamientos y demostraciones de productos. Muestre sus últimas ofertas anunciando digitalmente nuevos productos, aumentando el reconocimiento de marca y transmitiendo a millones de personas en todo el mundo.
• Difundir entrevistas. Puede organizar conversaciones de preguntas y respuestas profesionales e intrigantes que aborden temas que le interesen a su audiencia.
• Eventos híbridos. Transmita cualquier evento en vivo virtualmente usando controles de transmisión simples sin tener que comprar ningún equipo especial.

Existe un potencial ilimitado en lo que respecta a los tipos de eventos virtuales que su empresa puede organizar y para qué propósito servirán, pero puede ver cómo estos eventos pueden adoptar muchas formas diferentes.

Las 3 etapas de un evento virtual exitoso

Cuando se trata del ciclo de vida de un evento virtual exitoso, hay tres etapas distintas a las que los especialistas en marketing deben prestar el mismo cuidado y atención.

Planificación previa al evento

Las etapas de planificación previas al evento (que incluyen la preproducción, la generación de prospectos, la inscripción de asistentes y la determinación del formato y el alcance del evento) cargan mucho del trabajo que conlleva el desarrollo de un evento virtual efectivo. Bosin recomienda identificar primero los resultados deseados. Aconseja preguntarse qué está tratando de lograr con su evento virtual.

Algunos resultados potenciales pueden ser:

• Lanzamiento de un nuevo producto
• Impulsando el liderazgo intelectual
• Lanzamiento de una campaña de marketing

“En última instancia, comprender ese resultado y luego pensar en quién es más capaz de transmitir ese mensaje en nuestro nombre sirve como un pararrayos para impulsar la participación de los asistentes”, dijo Bosin.

Compromiso durante el evento.

Hablando de compromiso, Bosin explicó que con los eventos virtuales, a menudo intentas replicar una experiencia en el sitio. Siempre que sea posible, es útil usar funciones digitales que permitan a las personas participar de manera similar a como lo harían en un evento en persona al darles la opción de levantar la mano, hacer preguntas e interactuar con otros asistentes al evento y los presentadores.

La planificación de contenido de alta calidad es el primer paso para organizar un evento virtual en el que la gente quiera participar, pero también es importante no simplemente entregar el evento a un anfitrión y excluir a la audiencia de darle forma.

“Entregárselo a alguien y dejar que hable durante 45 minutos y tal vez hacer una sesión de preguntas y respuestas al final no será suficiente en términos de lo que impulsará el compromiso”.

Junto con una sólida calidad de transmisión, BlueJeans ofrece funciones de alta tecnología diseñadas para fomentar la participación durante eventos virtuales como:

• Encuestas interactivas
• Sección de chat
• La capacidad de mostrar comentarios en la pantalla.
• levantar la mano
• capacidades de preguntas y respuestas
• Fondos virtuales

“Desea usar todas las herramientas de su cinturón de herramientas, ya sean encuestas, preguntas y respuestas, chat o diferentes mecanismos para la participación”, señaló Bosin, “una de las nuevas características que estamos introduciendo, le permite tomar algunas de las principales preguntas que se hacen y las muestran en la pantalla”.

Actividades posteriores al evento

Una vez más, organizar un evento virtual es una gran inversión y no quiere dejar que esa inversión se desperdicie. Lo que hace después de un evento es tan importante como lo que hace antes y durante un evento virtual.

“Pones tanto tiempo y energía en la planificación y luego llega el día del evento y lo aplastas con una gran conversación y participación en el diálogo... no quieres que [esos esfuerzos] sean efímeros”, compartió Bosin, “No No quiero que esa experiencia solo esté disponible para las personas que asistieron durante esos 30 minutos”.

Entonces, ¿cómo puede aprovechar al máximo su evento virtual después de que ya haya terminado? Bosin recomienda capitalizar las mejores partes de la conversación. Lo mejor de los eventos virtuales es que son digitales y puedes grabarlos. Esto le brinda la oportunidad de crear piezas de contenido que pueden vivir a perpetuidad.

“Ya sea que haga esto a través de la creación de programas sociales, la planificación de una cadencia de correo electrónico para el seguimiento del evento o empaquetando parte de la discusión de contenido en un libro electrónico, hay muchas maneras diferentes de reutilizar ese gran contenido. Y si ha hecho su trabajo y tiene el contenido correcto y los oradores correctos, ahí es donde realmente sucede la magia”.

Conclusiones clave

Organizar un evento virtual exitoso implica trabajar hacia atrás desde los resultados de planificación deseados y la planificación de las tres etapas del ciclo de vida del evento: planificación previa al evento, participación durante el evento y actividades posteriores al evento.