Soluciones llave en mano: ¿Suficiente para su negocio en crecimiento?

Definición de soluciones llave en mano: las soluciones llave en mano son soluciones listas para usar que se implementan fácilmente en una empresa y que requieren que el usuario final simplemente "gire la llave" para comenzar. Las soluciones llave en mano son muy útiles para las organizaciones que buscan resolver un problema específico, pero existen ciertas desventajas en el sentido de que las ofertas llave en mano pueden carecer de la personalización y la integración necesarias para las empresas de hoy; particularmente aquellos para quienes la flexibilidad y la escalabilidad son importantes.

Se destacan en contraste con una solución diseñada a medida, que se construye específicamente para la empresa en mente.

Las soluciones llave en mano tienen ventajas y desventajas según el negocio, su tamaño, la industria y las necesidades del tomador de decisiones.

Por supuesto, la razón por la que la mayoría de los tomadores de decisiones evaluarán por qué podrían necesitar una solución llave en mano es porque han llegado a la conclusión de que necesitan comenzar a incorporar algún nivel de digitalización en sus organizaciones, pero no están muy seguros de cuál es el enfoque. necesario.

¿Necesitan una solución rápida para un servidor de correo electrónico obsoleto? ¿O algo un poco más grande como una plataforma UCaaS para sus capacidades de comunicación con su organización? ¿O tal vez algo aún más profundo?

Hay muchas rutas para modernizar un negocio. La transformación digital busca un cambio fundamental de una empresa que utiliza tecnología digital para mejorar todos los aspectos de su empresa, y su necesidad para las PYMES que necesitan mantenerse competitivas ha arrojado nueva luz sobre si las soluciones llave en mano son adecuadas para reemplazar los sistemas más antiguos que necesitan un cambio.

Si bien un plan de transformación digital puede adoptarse rápidamente, no debe apresurarse y las empresas deben tener confianza en la estrategia que establecen y tener claras sus ambiciones y los resultados esperados: la mayoría de las transformaciones fallan porque la estrategia está mal planificada.

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Hoy vamos a analizar si una solución llave en mano se adaptará a sus necesidades y cómo su situación actual y las necesidades de su negocio afectan lo que debería implementar.

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Antes de optar por una solución llave en mano

Una solución llave en mano es una estrategia digital liviana para obtener la funcionalidad que una empresa necesita de manera rápida y rentable. Sin embargo, antes de optar por una solución llave en mano:

1. Analice las fortalezas y debilidades de su empresa: ¿Esta solución complementará adecuadamente las primeras y mitigará las segundas?
2. Estudie los procesos que cambiarán: ¿Esta solución demuestra escalabilidad o será necesario reemplazarla si un negocio crece o se reduce?
3. Considere a los empleados o usuarios que utilizarán principalmente esta solución: ¿Cómo afectará su forma de trabajar? ¿Puede capacitarlos adecuadamente durante el período de implementación?
4. Calcule los costos a largo plazo de la solución: si bien puede costar menos por adelantado, ¿existe la posibilidad de tarifas ocultas o gastos adicionales más adelante? Por ejemplo, ¿está considerando una solución SaaS que inicialmente tiene costos más bajos, pero debería aumentar los aumentos más allá de lo que estaría dispuesto a pagar?

¿Es una solución llave en mano la mejor opción?

Una solución llave en mano puede ser apropiada para un negocio en particular, particularmente cuando:

• No es necesario abordar una necesidad muy específica. Es poco probable que una PYME de comercio electrónico necesite un CRM personalizado, porque existen opciones que ya existen en el mercado para satisfacer esa necesidad de manera perfectamente adecuada.
• El ahorro de costes es una prioridad. Las soluciones llave en mano tienden a ser mucho menos costosas que las soluciones personalizadas.
• La empresa necesita una estrategia probada y comprobada. Las soluciones llave en mano de proveedores establecidos en la industria tendrán una montaña de estudios de casos y reseñas para su producto y serán un producto conocido para usted.
• La transformación digital a gran escala no es posible ni deseada. Si solo está buscando mojarse los pies digitales o quiere una solución industrial confiable, entonces una solución lista para usar puede funcionar bien.

En general, las soluciones llave en mano son razonables cuando una empresa necesita una solución lista para usar que no necesita mucha personalización.

Para muchas PYMES en crecimiento, esto puede ser todo lo que necesitan. Si su plan de transformación digital se centra en la actualización de su infraestructura tecnológica, por ejemplo, las soluciones llave en mano podrían ser adecuadas para usted.

Un ejemplo obvio de una solución llave en mano que atenderá a la mayoría de las empresas desde el primer momento sería una aplicación como Microsoft Dynamics 365 Business Central, una solución que está diseñada para adaptarse a una amplia gama de necesidades profesionales diarias sin necesidad de retoques.

Los planificadores de recursos empresariales (ERP) como Dynamics 365 son un buen ejemplo de las mejores soluciones llave en mano.

Por definición, están destinados a dar servicio a prácticamente cualquier negocio, independientemente de la industria.

Entonces, cuando implementa un ERP, normalmente puede esperar encontrar la gama más amplia de funcionalidades que encontrará en cualquier solución digital, como:

• Contabilidad financiera
• Gestión de ventas
• Servicio al Cliente
• Operaciones
• Gestión de proyectos

En otras palabras, todo, desde una gran empresa hasta una tienda familiar, deberá lidiar con estas cosas, por lo que tendría mucho sentido considerar un ERP llave en mano.

Otro ejemplo sería una solución de almacenamiento en la nube pública para sus datos.

Si bien muchas empresas requieren un centro de datos privado más personalizado por motivos de seguridad, como bufetes de abogados y hospitales, la seguridad de los centros de datos públicos modernos significa que la mayoría de las empresas están bastante contentas de utilizarlos para sus datos confidenciales sin ninguna de las personalizaciones de un centro de datos privado. necesario.

Sin embargo, las soluciones llave en mano y un programa integral de transformación digital pueden ser socios difíciles por una serie de razones que las PYMES deben conocer. Este es el por qué:

Transformación Digital y Soluciones llave en mano

Si bien puede ser tentador implementar soluciones llave en mano para simplificar una transformación digital general, pueden volverse problemáticas a largo plazo y es posible que no satisfagan las necesidades particulares de algunas empresas.

Las soluciones llave en mano pueden imponer varias limitaciones en el proceso de transformación digital y, de hecho, ser contraproducentes para una PYME en crecimiento, particularmente para aquellas en ciertas industrias.

Lo que podría ser útil a corto plazo puede causar problemas en el futuro a medida que busca expandir o retraer la escala de sus soluciones.

1. La Transformación Digital tiende a ser altamente personalizada

La estrategia de transformación digital de una empresa debe estar muy adaptada a ese negocio específico.

Aproximadamente un tercio (34 %) de las empresas tiene una estrategia digital implementada, el 31 % planea introducir una estrategia y el 35 % no tiene planes en absoluto.

Por el contrario, una solución llave en mano tiene un costo inicial más bajo porque es un solo producto reproducido en masa.

Las capacidades de personalización disminuyen, lo que significa que será necesario realizar una mayor personalización en otras áreas para asegurarse de que la solución se ajuste.

El resultado es que es posible que termine con una solución que no satisfaga completamente sus necesidades exactas, lo que le obligará a regresar más adelante y desarrollar una solución integrada personalizada.

Para algunas empresas esto puede ser un problema, para otras no tanto, especialmente si son conscientes del tiempo o del presupuesto, necesitan tener un sistema en funcionamiento y están contentos con revisar su configuración en el futuro.

2. Las soluciones llave en mano alientan a las empresas a adaptarse a la tecnología en lugar de adoptar la tecnología necesaria para sus objetivos

Una transformación digital debe estar guiada por una visión que el CEO y el CIO tengan sobre qué lograr con el proceso.

Si no existe esa agenda clara de c-suite para el cambio tecnológico, es probable que la transformación digital fracase.

Alrededor del 70 % de las empresas fracasan en sus transformaciones digitales porque carecen de una estrategia adecuada e integral

Las implementaciones de tecnología digital y estrategias digitales en general a menudo fallan debido a la falta de una visión cohesiva desde arriba.

En este caso, si lo que se imaginó no toma forma porque los empleados tienen que usar un nuevo sistema o herramienta que no es eficaz para cumplir con esa visión, entonces ese es un gran problema que bien podría llevar a la desilusión con la nueva tecnología digital.

Como tal, es extremadamente importante que sus objetivos de transformación digital, en particular los procesos de trabajo y los cambios culturales, basados ​​en las tecnologías llave en mano elegidas, estén a la altura de lo esperado.

Identifique siempre primero los objetivos y decida qué herramientas o estrategias necesita su empresa para alcanzarlos.

Una transformación digital no debe limitarte; debería darle el ímpetu para impulsar su negocio.

3. Las soluciones llave en mano pueden inhibir la integración.

Las soluciones listas para usar a veces carecen de capacidades de integración para que la pieza de software o tecnología funcione sin problemas con otros procesos comerciales.

Este es particularmente el caso de los sistemas heredados de estilo antiguo, y una de las razones por las que las soluciones en la nube están ganando importancia.

Por ejemplo, es posible que una solución de nómina llave en mano no tenga la capacidad de interactuar con un entorno de impresión para agilizar el flujo de documentos como facturas o facturas.

Si una empresa es capaz de transformarse digitalmente por completo, es poco probable que confiar en soluciones llave en mano sea totalmente adecuado en el futuro.

Asegúrese de que si está planeando implementar cualquier solución llave en mano que su negocio necesita con otros sistemas o soluciones, estos pueden integrarse de manera efectiva y los datos pueden compartirse entre ellos.

Lo último que desea hacer es obtener un nuevo conjunto de herramientas para el trabajo, solo para descubrir que creará silos de datos en su negocio porque sus datos no estarán unificados.

Los beneficios de los ERP

Hemos hablado sobre el papel que juegan los sistemas de planificación de recursos empresariales en las organizaciones modernas.

Debido a sus amplias y variadas aplicaciones en los negocios y al predominio de la tecnología en la nube, los ERP se han convertido en una parte esencial de las PYMES modernas.

Para explicar mejor los beneficios de un ERP y por qué tantas organizaciones están invirtiendo en ellos, echemos un breve vistazo a ellos.

Un ERP se basa en una variedad de módulos para llevar la gestión de un proceso bajo un mismo techo.

Tienen varias ventajas, entre ellas:

• La capacidad de operar en tiempo real.
• Soporte para todas las aplicaciones en un proceso de negocio
• Coherencia en su apariencia a través de los módulos
• Flexibilidad en el despliegue. Existen opciones internas y SaaS
• Incorporación de mejores prácticas de acuerdo a cada proceso de negocio
• Sistematización de inventarios y procesos
• La capacidad de vincular y analizar la eficacia de los procesos existentes.
• Espacio para personalización adicional según sea necesario

Los ERP funcionan mejor cuando han sido diseñados e implementados con procesos organizacionales específicos en mente.

Aquí en Impact Networking, nos sumergimos profundamente en la evaluación de los procesos de un negocio para que podamos entender cómo implementar y configurar mejor las herramientas adecuadas para sus necesidades a un precio fijo.

Cuando trabaje con un MSP para la implementación de ERP, asegúrese de que tenga una comprensión clara de lo que quiere y le presente las herramientas adecuadas para el trabajo. Tenga cuidado con los MSP que ofrecen soluciones de solo una cantidad limitada de proveedores, ya que sugiere que su proceso de investigación de soluciones puede no ser exhaustivo y lo que ofrecen puede no ser adecuado para sus necesidades.

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Hay MSP que ofrecen soluciones listas para usar, pero creemos que el enfoque que adoptamos de brindar una solución personalizada con una tarifa mensual fija que también cubre el servicio es el método más efectivo para la implementación y administración de tecnología.

De esa forma, el cliente sabe exactamente lo que está recibiendo, no se pierde nada de lo que necesita y no tiene que lidiar con costos ocultos u horas adicionales para futuras implementaciones o servicios.

Este es el enfoque que ha funcionado para nuestros clientes durante varios años a medida que transforman las capacidades digitales de sus negocios.

Una palabra sobre el desarrollo de aplicaciones personalizadas

Hemos hablado mucho hoy sobre los ERP, pero debemos mencionar brevemente las aplicaciones personalizadas.

Cuando hablamos de soluciones listas para usar que no satisfacen una necesidad específica, a menudo se trata de una solución de software personalizada que puede intervenir para tomar el relevo y mejorar un proceso.

Estas soluciones son comunes para la mayoría de las empresas, ya sea en la oficina o en el almacén.

Por supuesto, la consideración más importante que deben tener las organizaciones con respecto al desarrollo de software es el tiempo que lleva desarrollarlo y el costo, ninguno de los cuales es particularmente atractivo para una PYME.

código bajo

El código bajo es un tipo de desarrollo de software que utiliza una interfaz visual (por lo tanto, código "bajo", así como plataformas "sin código"), lo que permite a los usuarios arrastrar y soltar widgets para crear aplicaciones.

El mercado de desarrollo de código bajo se valoró en $ 5,6 mil millones en 2018 y se espera que alcance los $ 52,3 mil millones para 2024

Low-code permite a las empresas crear aplicaciones y herramientas para prácticamente cualquier proceso imaginable, mientras que el tiempo y los costos de desarrollo se reducen significativamente.

En el contexto de las soluciones llave en mano, el código bajo es una herramienta muy útil porque permite cada vez más a las pequeñas y medianas empresas la flexibilidad de diseñar sus propias aplicaciones e integrarlas en los ERP listos para usar con mucha más facilidad que los medios tradicionales para desarrollo de software.

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Pros y contras de las soluciones llave en mano

Las soluciones llave en mano tienen ventajas y desventajas para las PYMES en crecimiento.

Beneficios incluidos:

• Costos mas bajos
• Tiempo de implementación reducido
• Uniformidad lista para usar
• Practicidad para pequeñas empresas

Los problemas incluyen:

• Mayores costos a largo plazo
• Pagar por más de lo que se necesita
• Pérdida de ventaja competitiva
• Capacidades insuficientes y falta de personalización

Elegir entre soluciones llave en mano o personalizadas

Las soluciones llave en mano son apropiadas para la mayoría de las empresas, especialmente para aquellas que recién comienzan sus viajes de transformación digital.

Es importante que las pymes comprendan claramente qué herramientas y sistemas digitales necesitan para sus necesidades únicas, de modo que sus estrategias no se queden cortas.

Las organizaciones deben comprender que, para muchas aplicaciones, no se trata de una situación de uno u otro. Siempre que la integración de cualquier solución personalizada futura sea una opción viable, no hay razón para que no pueda tener un sistema perfectamente optimizado que consista en ambos.

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