Es hora de deshacerse de su intranet y pasar a una aplicación para empleados: 6 razones por las que

Durante décadas, los gerentes han estado usando lo que tenían a su disposición para difundir información en toda la empresa. Durante mucho tiempo, esto incluía escribir todo con lápiz y papel o realizar reuniones en una sola sala con todos sus empleados. Con los avances tecnológicos, este proceso se volvió un poco más eficiente porque podía hacer todo en línea a través de una intranet.

Si bien las intranets son convenientes, los gerentes están encontrando las siguientes fallas:

• no flexible
• Difícil de actualizar
• Requiere un equipo técnico
• Se deben enviar varios correos electrónicos para actualizar a los empleados
• No es fácil de usar
• Difícil de navegar
• La incorporación lleva horas

Sin embargo, en la época actual, ¡esto ahora está desactualizado! Si está listo para deshacerse de Internet, salte a las ocho razones por las que una aplicación para empleados es un camino a seguir. Si no está del todo bien, a continuación le proporcionaremos más información sobre la intranet y lo que incluye.

¿Qué es la intranet?

Una intranet es un software inventado para ayudar a compartir información interna en toda la empresa. Su objetivo era facilitar a los empleados la búsqueda de documentos de la empresa y mejorar la comunicación en general.

Sin embargo, las intranets solo están disponibles para quienes trabajan para la empresa. Por lo tanto, los vendedores, contratistas, proveedores y otros contactos externos no tienen acceso al portal.

¿Qué incluye una intranet?

La intranet es un portal que proporciona un sistema centralizado para la empresa. El portal incluye la distribución de conocimientos, protocolos y otros documentos necesarios.

Hasta hace poco, la intranet era una excelente forma de difundir información en toda la empresa. Por lo tanto, para los empleados sin escritorio, es ineficaz. Cuando miras de cerca, esta herramienta solo es útil para los empleados de oficina, ¡e incluso eso es discutible!

Con un aumento de empleados sin escritorio en servicios de campo, como venta minorista, alimentos y bebidas, construcción, manufactura y más, una intranet es ineficiente. La intranet no funciona para los empleados que no tienen escritorio, especialmente porque algunas intranets ni siquiera usan Internet. Las aplicaciones para empleados son la respuesta actual para la intranet.

¿Qué es una aplicación para empleados?

Una aplicación para empleados permite que todos sus trabajadores accedan a la información de la empresa en cualquier lugar y en cualquier momento. La aplicación se puede configurar en cuestión de minutos sin un equipo técnico y sus empleados pueden incorporarse solos. No hay necesidad de sacar tiempo de su apretada agenda para capacitar a los empleados. Lo descargan y comienzan, ¡así de simple!

No más portales pesados, solo agregue los materiales cuando los necesite. Toda la información se agrega en tiempo real y se puede agregar desde cualquier lugar y en cualquier momento. Actualice a sus empleados a través de la aplicación sobre protocolos, reglas de seguridad, etc. No es necesario enviar correos electrónicos que podrían perderse. Una aplicación para empleados le permite actualizar su equipo fácilmente y tiene la capacidad de rastrear quién lo ha visto.

Profundicemos en las razones por las que una aplicación para empleados es un camino a seguir en el mundo moderno.

6 razones por las que es hora de deshacerse de la intranet

En un estudio reciente de proféticos medios digitales, solo el 13% accede diariamente a su intranet, mientras que el 31% nunca la ha abierto. Los trabajadores de oficina encuestados informaron que la razón del bajo uso es que la intranet no es de fácil acceso y es difícil de usar.

Para los empleados sin escritorio se aplica el mismo razonamiento, sin embargo, ponerlo en práctica es aún más difícil. Simplemente porque no se sientan detrás de un escritorio. Por ejemplo, su empleado minorista está archivando un estante para una nueva venta pero necesita saber exactamente dónde van las cosas. Para hacer esto, deben salir del taller para encontrar un escritorio, imprimir el planograma y luego regresar. ¡Eso simplemente no tiene sentido!

Teniendo en cuenta que nuestra sociedad moderna comprende 2700 millones de trabajadores sin escritorio, estos trabajadores necesitan una plataforma moderna que les ayude a cumplir con sus funciones. ¡Con la intranet, eso simplemente no es posible! Incluso si hay una versión de Internet, por lo general no es compatible con dispositivos móviles. Cuando pones eso en práctica, ¡no funciona para muchas industrias de servicios de campo!

Consejo de Connecteam: es más probable que los miembros del equipo inicien sesión en una aplicación para empleados, porque está literalmente en la palma de sus manos. Pueden acceder a la información de la empresa, materiales y más mientras están en movimiento. Los empleados pueden acceder a la información de la aplicación con solo hacer clic en un botón. No hay razón para que abandonen el lugar de trabajo para buscar una computadora. Todo el mundo tiene acceso a la aplicación, ya sea en el escritorio o en el móvil. Por lo tanto, el trabajador minorista tendría los materiales en la palma de su mano, ¡sin siquiera salir del piso de la tienda!

La sociedad actual basa sus productos en experiencias fáciles de usar, ¡y la intranet simplemente no encaja en esa categoría! La aplicación correcta es la diferencia entre que sus empleados la usen e interactúen con ella o no.

Las intranets requieren horas de capacitación, ya que no son fáciles de navegar. Los empleados pueden evitar la intranet por completo, incluso después de la capacitación, debido a su complejidad. La información que necesita en ese momento lleva horas encontrarla, lo que significa que la mayoría de los empleados se alejan porque no pueden permitirse el lujo de perder horas buscando información crítica.

Los empleados están utilizando una solución de software obsoleta que ya es lo suficientemente difícil de navegar y aplicar en su día a día. Además, una intranet es diferente a cualquier software con el que estén familiarizados, por lo que la curva de aprendizaje es empinada.

Consejo de Connecteam: con las aplicaciones para empleados, la incorporación es muy fácil. Todo lo que necesita hacer es descargar y ponerse en marcha. Como la mayoría de las aplicaciones sociales que cualquiera usa hoy en día, la navegación es simple y fácil de entender por su cuenta. No hay curva de aprendizaje.

¡El uso es tan fácil que incluso los que no son expertos en tecnología pueden usar la aplicación sin capacitación! La aplicación es fácil de usar e intuitiva. A diferencia de la intranet, que es torpe y difícil de navegar, como se menciona en la encuesta profética de los medios digitales.

Las intranets no están personalizadas para las necesidades de trabajo de cada empleado, por lo tanto, cuando los trabajadores buscan materiales que son específicos para su puesto de trabajo, ubicación o departamento, les lleva horas navegar por la intranet. Incluso después de pasar horas buscando, es posible que haya encontrado el documento equivocado. Las intranets no son intuitivas, lo que significa que incluso si sabe lo que está buscando, ¡no significa necesariamente que lo encontrará!

Esto se debe principalmente al hecho de que las intranets no son la pieza de software más lógica o personalizada y, por lo tanto, son de naturaleza complicada. La intranet simplemente se convierte en una base de datos con datos que nadie usa. ¡Es simplemente un desperdicio de buenos recursos!

Consejo de Connecteam: a diferencia de la intranet obsoleta, puede personalizar completamente su aplicación para empleados para que se adapte a su negocio. Para empezar, los gerentes pueden agregar documentos específicos para cada rol en la empresa. Esto significa que los trabajadores ya no necesitan buscar en cada documento, ya que cada archivo accesible en su aplicación está relacionado con su trabajo específico, departamento, ubicación o cualquier otra necesidad relevante.

Además, para una mayor personalización, puede incluir el logotipo y la marca de su empresa, lo que permite que los empleados se sientan verdaderamente parte de la empresa.

Uno de los mayores problemas con la intranet es que no involucra a sus empleados ya que no promueve la comunicación bidireccional. Esta es una mala representación de su empresa, se siente como una herramienta externa en lugar de estar directamente relacionada con la empresa y su cultura. Además, sirve como comunicación de arriba hacia abajo, sin que los empleados participen. Los estudios demuestran que el compromiso de los empleados es esencial para la motivación y la retención, por lo tanto, si no está utilizando herramientas para fomentar esto, podría perder a sus empleados frente a su competencia.

Consejo de Connecteam: las aplicaciones para empleados son muy similares a las aplicaciones sociales que su equipo probablemente ya esté usando. Son divertidos y atractivos en su diseño con capacidades completas para dar me gusta, comentar y compartir GIF, emojis, imágenes, etc. La mayoría de las aplicaciones para empleados se crean con una capa adicional de compromiso para ayudar en la retención y la motivación; las características que aseguran esta capa de compromiso son el chat, las actualizaciones, las votaciones, las encuestas y más.

Cuando agrega material nuevo o incluso actualiza material existente en la intranet, no hay forma de rastrear quién accedió y vio los materiales actualizados. Enviar correos electrónicos o mensajes de texto para alertar a todos sobre los cambios es complicado e ineficiente. La mayoría de las veces, los empleados se pierden la actualización y continúan usando los métodos antiguos. ¡Terminas con información útil que se pierde en el sistema!

Consejo de Connecteam: la mayoría de las aplicaciones para empleados están diseñadas para garantizar que nada se pierda. Los gerentes pueden configurar recordatorios automáticos que se envían a los empleados relevantes, según la ubicación, el puesto de trabajo, el departamento, etc., y puede realizar un seguimiento de quién abrió y leyó los materiales actualizados. Si un empleado no leyó el nuevo material que compartió, ¡tiene esa información al alcance de su mano para que pueda enviarle otro recordatorio!

Además, una vez que actualice el material, todos sus empleados lo tendrán inmediatamente disponible en su teléfono móvil, de modo que cada vez que accedan a los materiales necesarios, tendrán la versión más reciente. Esto ha quedado claro con la pandemia, donde las normas y reglamentos cambian minuto a minuto. Hacer cambios y actualizar la aplicación de su empleado es fácil y rápido, y el hecho de que sea accesible directamente sobre la marcha le permite comunicarse con su fuerza laboral en tiempo real.

Las intranets no son fáciles de mantener y, a menudo, requieren un técnico de TI para actualizar el sistema. Esto puede ser oportuno, costoso y también significa que debe esperar hasta que su técnico de TI tenga tiempo de salir y actualizarlo. Por lo tanto, es complicado completar el proceso sin ayuda.

Además, si un asistente técnico sale a actualizar el sistema, esto podría significar que los empleados no pueden acceder al sistema durante horas, hasta que se complete la actualización. Por lo tanto, pierde un tiempo valioso y sus empleados se quedan esperando sin los datos que requieren. Completar las tareas puede llevar el doble de tiempo mientras los trabajadores esperan para recuperar el acceso.

Consejo de Connecteam: las aplicaciones para empleados están diseñadas para funcionar sin la necesidad de un asistente técnico, ya que usted mismo puede agregar y actualizar los materiales. La mayoría de las aplicaciones requieren que un usuario tenga permisos de administrador para poder realizar actualizaciones solo, lo que significa que las actualizaciones se realizan en tiempo real y cuando lo necesite y desee. No tendrá que esperar horas ni depender de ayuda externa para tratar de hacer algo.

Connecteam: la aplicación líder para empleados

Las intranets alguna vez fueron el software de referencia cuando necesitaba almacenar documentos. Sin embargo, en la era moderna, ¡la intranet no puede seguir el ritmo! Esa es la simple razón por la que muchas empresas están cambiando a aplicaciones para empleados y el líder en el mercado es Connecteam.

Connecteam brinda a todos sus empleados acceso directo a las actualizaciones, anuncios y políticas de la empresa mientras están en movimiento. No hay necesidad de perder el tiempo yendo y viniendo de la oficina para abrir el escritorio solo para verificar ciertos procedimientos o materiales. Los trabajadores simplemente abren la aplicación en su propio teléfono móvil, que se adapta a sus necesidades específicas.

Desde la perspectiva de un gerente, los siguientes son los mayores beneficios de cambiar de una intranet a Connecteam:

• Flexible
• Fácil de actualizar
• No se requiere equipo técnico
• No es necesario enviar más correos electrónicos para actualizar a los empleados
• Fácil de usar
• Fácil de navegar
• No se necesita entrenamiento

Al ser tan fácil de usar, intuitivo y divertido para que todos lo usen, ¡te preguntarás cómo te las arreglaste sin él!

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