7 consejos de expertos sobre cómo administrar la programación de vacaciones para sus empleados

Con la temporada festiva a la vuelta de la esquina, la programación eficaz de los empleados nunca ha sido tan importante ni tan desafiante.

La disponibilidad limitada de los empleados y las numerosas solicitudes de tiempo libre durante una época del año tan ocupada pueden ser un dolor de cabeza. Cuando se administra mal, la programación de días festivos ineficaz puede dejarlo con poco personal y afectar la moral de los empleados.

Pero aquí están las buenas noticias: la Navidad ha llegado temprano para ti este año. En este artículo, exploramos cómo puede hacer que la programación de sus vacaciones sea muy sencilla con estos sencillos pasos.

Establezca expectativas temprano

El primer paso para crear un programa de trabajo efectivo para los días festivos es considerar las necesidades de su negocio. ¿Es la temporada navideña una de las más ocupadas del año para su negocio? Si es así, ¿cuánto personal necesita para cubrirlo?

Alternativamente, ¿es una oportunidad para reducir la velocidad y operar con personal limitado? La claridad en esto le permite explicar a sus empleados qué esperar, y qué se espera de ellos, cuando se trata de la temporada navideña.

Una vez que sepa lo que necesita de sus empleados, desarrolle sus políticas y procesos en torno a los horarios de trabajo en vacaciones y las solicitudes de tiempo libre. Por ejemplo, puede establecer una fecha límite para que los empleados envíen solicitudes de tiempo libre o exigir que cada empleado trabaje al menos un fin de semana al mes durante la temporada de vacaciones.

Considere cómo gestionar las solicitudes conflictivas de tiempo libre. Puede dar preferencia a los empleados que cubrieron la temporada festiva anterior o requerir que los empleados con menos de 1 año de servicio estén disponibles. También es posible que desee establecer varios días de "bloqueo" en los que todos los empleados deben trabajar.

Haz esto lo antes posible. Conocer las fechas de las vacaciones desde el comienzo del año le da mucho tiempo para planificar la programación de sus vacaciones.

Comuníquese clara y frecuentemente con sus empleados

Una vez que haya decidido cómo abordar sus políticas y procesos de programación de vacaciones, comuníqueselo a sus empleados. Haga esto lo antes posible para asegurarse de que sus empleados no sean tomados por sorpresa y para que puedan administrar sus obligaciones personales en torno a sus turnos.

Discutir el tema de los horarios de vacaciones con sus empleados les da la oportunidad de plantear cualquier inquietud, hacer sugerencias y hacer cualquier pregunta que tengan. Al fomentar un diálogo abierto, crea un sentido de camaradería en torno al tema. En lugar de verse obligados a trabajar, sus empleados sienten que tienen alguna participación en las decisiones de programación de vacaciones.

Este proceso también lo ayuda a conocer las preferencias individuales de sus empleados. Es posible que encuentre que algunos empleados están dispuestos a ofrecerse como voluntarios para trabajar en ciertos turnos de vacaciones a cambio de tomar otros libres.

La comunicación clara sobre los horarios de vacaciones también le brinda seguridad a usted y a sus trabajadores. Pueden decidir cuándo quieren usar su tiempo libre pagado (PTO) y usted puede mantener su planificación comercial y reducir el riesgo de que surjan problemas de personal durante el período de vacaciones.

Considere ofrecer vacaciones de la empresa

Si su empresa puede permitírselo, considere ofrecer vacaciones pagadas a sus empleados. Si bien la ley no lo exige, muchos empleadores optan por ofrecer a sus empleados una licencia paga en ciertos días festivos, como el Día del Trabajo, el Día de la Independencia, el Día de los Veteranos, el Día de Acción de Gracias, la Nochebuena (24 de diciembre), el Día de Navidad (25 de diciembre) y el Año Nuevo. Día.

Cerrar durante el período de vacaciones no es una opción para todos los negocios, especialmente aquellos en la industria hotelera o turística. Pero si puede, las vacaciones de la empresa son un beneficio adicional para los empleados que puede ofrecer a sus trabajadores. Es una buena manera de mostrar su interés en su bienestar y crear buena voluntad con sus empleados.

Las vacaciones de la empresa también pueden animar a sus trabajadores a trabajar como voluntarios en otros días durante la temporada de vacaciones, o al menos aliviar un poco el dolor de tener que trabajar otros días festivos.

Use una aplicación de programación de empleados

Administrar la disponibilidad de sus empleados y las numerosas solicitudes de tiempo libre durante la temporada navideña puede ser un dolor de cabeza. Hacerlo manualmente lleva mucho tiempo y puede provocar errores de programación y falta de comunicación cuando se realizan cambios.

La forma más fácil de administrar la programación de vacaciones de su empresa es con una aplicación de programación de empleados. Con una aplicación de programación, sus empleados pueden enviar sus solicitudes de tiempo libre y usted puede crear y comunicar su horario de trabajo de vacaciones desde un lugar central.

Con su horario disponible desde cualquier dispositivo, los empleados pueden consultar su lista, intercambiar turnos y recibir notificaciones instantáneas de cualquier actualización. También puede ver rápidamente quién está disponible en un día determinado e integrarlo con su nómina para administrar el pago de vacaciones.

Pagar tarifas de vacaciones

Si necesita personal para trabajar en días festivos específicos, considere ofrecerles tarifas de vacaciones. Puede decidir compensarlos a una tasa más alta de lo habitual, por ejemplo, 1,5 veces o incluso el doble de su tasa de pago regular.

Al hacerlo, reconoce el sacrificio personal que pueden hacer para trabajar ese día. Este enfoque también puede incentivar a las personas a ofrecerse como voluntarias para turnos impopulares, como el día de Año Nuevo, lo que reduce el riesgo de encontrarse con escasez de personal durante los períodos ocupados.
El reconocimiento de las contribuciones de sus empleados durante el período de vacaciones no se limita al pago. Puede considerar dar regalos navideños a sus empleados, organizar una fiesta navideña en la oficina, permitir el trabajo remoto en ciertos días para mayor flexibilidad u ofrecer PTO adicional después de la temporada navideña.

Programar estratégicamente

Para muchas empresas, la temporada navideña puede ser una de las más ocupadas del año. La programación efectiva de vacaciones para este momento implica no solo asegurarse de tener suficiente personal, sino también la combinación correcta de personal.

Al crear un horario de trabajo de vacaciones, tenga en cuenta las brechas de habilidades. Debe asegurarse de que los empleados de su lista tengan habilidades complementarias para que todos los aspectos del negocio estén cubiertos mientras se ejecuta en el personal mínimo. Una forma de hacerlo es emparejar a los empleados jóvenes o trabajadores de temporada con empleados más experimentados.

Si va a arreglárselas con menos personal durante el período de vacaciones, asegúrese de que los que están en la lista estén preparados. Proporcióneles cualquier formación que puedan necesitar con suficiente antelación y asegúrese de que los empleados que toman vacaciones preparen las instrucciones de traspaso cuando sea necesario.

Considere contratar empleados de temporada

Si la temporada navideña significa que su negocio está en auge, entonces considere contratar temporalmente a trabajadores de temporada adicionales. Si sigue este camino, sea muy claro acerca de sus políticas de vacaciones y expectativas de programación durante el proceso de contratación. Contratar empleados de temporada que no estén disponibles cuando los necesite no ayudará con la programación de sus vacaciones.

También es esencial preparar a los empleados temporales a través de un proceso de incorporación bien diseñado. Si bien esto puede ser una adaptación del que usa para los empleados permanentes, aún debe cubrir toda la información que necesitan saber para hacer el trabajo.
Al igual que sus empleados regulares, puede dar acceso a los trabajadores temporales a una aplicación de programación para registrar su disponibilidad. Desde allí, puede administrar fácilmente cualquier cambio de turno y comunicar actualizaciones a toda su fuerza laboral.

La programación de vacaciones no tiene por qué causarle un dolor de cabeza

Al preparar su horario de trabajo para las vacaciones de este año, tenga en cuenta los consejos anteriores para que sea lo menos complicado posible. Al desarrollar políticas y procedimientos justos en torno a la programación de vacaciones en su organización, puede comunicar sus expectativas a los empleados en una etapa temprana.

Una aplicación de programación de empleados efectiva es un buen primer paso para la programación efectiva de vacaciones. La contratación de empleados de temporada adicionales, la oferta de pago de vacaciones u otros beneficios, o el cierre de la oficina y el otorgamiento de unas vacaciones de empresa a sus empleados también puede ayudarlos a usted y a sus empleados a disfrutar de la temporada navideña, tanto en el trabajo como fuera de él.