Es ist an der Zeit, Ihr Intranet aufzugeben und zu einer Mitarbeiter-App überzugehen – 6 Gründe dafür

Seit Jahrzehnten nutzen Manager das, was ihnen zur Verfügung stand, um Informationen unternehmensweit zu verbreiten. Dazu gehörte lange Zeit, alles mit Stift und Papier zu schreiben oder Besprechungen mit allen Mitarbeitern in einem einzigen Raum abzuhalten. Mit technologischen Fortschritten wurde dieser Prozess etwas effizienter, da Sie alles online über ein Intranet erledigen konnten.

Während Intranets praktisch sind, finden Manager die folgenden Mängel:

• Nicht flexibel
• Schwierig zu aktualisieren
• Benötigt ein Tech-Team
• Es müssen mehrere E-Mails versendet werden, um die Mitarbeiter auf den neuesten Stand zu bringen
• Nicht benutzerfreundlich
• Schwierig zu navigieren
• Das Onboarding dauert Stunden

In der heutigen Zeit ist dies jedoch nicht mehr zeitgemäß! Wenn Sie bereit sind, das Internet aufzugeben, springen Sie zu den acht Gründen, warum eine Mitarbeiter-App der richtige Weg ist. Wenn Sie unten noch nicht ganz so weit sind, stellen wir Ihnen weitere Informationen zum Intranet und dessen Inhalten zur Verfügung.

Was ist das Intranet?

Ein Intranet ist eine Software, die erfunden wurde, um den unternehmensweiten Austausch interner Informationen zu unterstützen. Ziel war es, den Mitarbeitern das Auffinden von Firmendokumenten zu erleichtern und die Kommunikation insgesamt zu verbessern.

Allerdings stehen Intranets nur den Mitarbeitern des Unternehmens zur Verfügung. Daher haben Anbieter, Auftragnehmer, Lieferanten und andere externe Kontakte keinen Zugriff auf das Portal.

Was beinhaltet ein Intranet?

Das Intranet ist ein Portal, das ein zentrales System für das Unternehmen bereitstellt. Das Portal umfasst die Verteilung von Wissen, Protokollen und anderen notwendigen Dokumenten.

Bis vor kurzem war das Intranet eine großartige Möglichkeit, Informationen unternehmensweit zu verbreiten. Daher ist es für Mitarbeiter ohne Schreibtisch wirkungslos. Bei genauem Hinsehen ist dieses Tool nur für Büroangestellte sinnvoll, und selbst darüber lässt sich streiten!

Angesichts der zunehmenden Anzahl von Mitarbeitern ohne Schreibtisch im Außendienst, wie z. B. Einzelhandel, Lebensmittel und Getränke, Bauwesen, Fertigung und mehr, ist ein Intranet ineffizient. Das Intranet funktioniert nicht für Mitarbeiter ohne Schreibtisch, zumal einige Intranets nicht einmal das Internet nutzen. Mitarbeiter-Apps sind die heutige Antwort für das Intranet.

Was ist eine Mitarbeiter-App?

Mit einer Mitarbeiter-App können alle Ihre Mitarbeiter überall und jederzeit auf Unternehmensinformationen zugreifen. Die App kann innerhalb weniger Minuten ohne ein Technikteam eingerichtet werden, und Ihre Mitarbeiter können alleine einsteigen. Sie müssen sich keine Zeit von Ihrem vollen Terminkalender nehmen, um Mitarbeiter zu schulen. Sie laden es herunter und legen los, so einfach ist es!

Keine schweren Portale mehr, fügen Sie einfach die Materialien nach Bedarf hinzu. Alle Informationen werden in Echtzeit hinzugefügt und können von überall und jederzeit hinzugefügt werden. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die App über Protokolle, Sicherheitsregeln usw. Es besteht keine Notwendigkeit, E-Mails zu versenden, die möglicherweise übersehen werden könnten. Mit einer Mitarbeiter-App können Sie Ihr Team einfach aktualisieren und nachverfolgen, wer sie gesehen hat.

Lassen Sie uns auf die Gründe eingehen, warum eine Mitarbeiter-App in der modernen Welt ein Weg nach vorne ist.

6 Gründe, warum es an der Zeit ist, das Intranet aufzugeben

In einer aktuellen Studie von Prescient Digital Media greifen nur 13 % täglich auf ihr Intranet zu, während 31 % es noch nie geöffnet haben. Die befragten Büroangestellten gaben an, dass der Grund für die geringe Nutzung darin liegt, dass das Intranet nicht leicht zugänglich und nur schwer zu bedienen ist.

Für arbeitsplatzlose Mitarbeiter gilt die gleiche Argumentation, allerdings ist die Umsetzung noch schwieriger. Einfach, weil sie nicht hinter einem Schreibtisch sitzen. Beispielsweise füllt Ihr Einzelhandelsmitarbeiter ein Regal für einen neuen Verkauf, muss aber genau wissen, wohin die Dinge gehen. Dazu müssen sie die Werkstatt verlassen, um sich einen Schreibtisch zu suchen, das Planogramm ausdrucken und dann zurückkehren. Das macht einfach keinen Sinn!

Wenn man bedenkt, dass unsere moderne Gesellschaft 2,7 Mrd. arbeitslose Mitarbeiter umfasst, benötigen diese Mitarbeiter eine moderne Plattform, die ihnen hilft, ihre Aufgaben zu erfüllen. Mit dem Intranet ist das einfach nicht möglich! Auch wenn es eine Internetversion gibt, ist sie normalerweise nicht mobilfreundlich. Wenn Sie das in die Praxis umsetzen, funktioniert es für viele Außendienstbranchen nicht!

Connecteam-Tipp: Teammitglieder melden sich eher bei einer Mitarbeiter-App an, weil sie es buchstäblich in ihrer Handfläche haben. Sie können unterwegs auf Unternehmensinformationen, Materialien und mehr zugreifen. Mitarbeiter können mit einem Klick auf Informationen aus der App zugreifen. Es gibt keinen Grund für sie, die Baustelle zu verlassen, um einen Computer zu finden. Jeder hat Zugriff auf die App, egal ob auf dem Desktop oder mobil. Somit hätte der Einzelhandelsmitarbeiter die Materialien in seiner Handfläche, ohne jemals die Verkaufsfläche verlassen zu müssen!

Die heutige Gesellschaft basiert ihre Produkte auf benutzerfreundlichen Erlebnissen, und das Intranet passt einfach nicht in diese Kategorie! Die richtige App entscheidet darüber, ob Ihre Mitarbeiter sie verwenden und damit interagieren oder nicht.

Intranets erfordern stundenlanges Training, da sie nicht einfach zu navigieren sind. Mitarbeiter können das Intranet aufgrund seiner Komplexität sogar nach einer Schulung ganz meiden. Es dauert Stunden, die Informationen zu finden, die Sie in diesem Moment benötigen, was bedeutet, dass die meisten Mitarbeiter die Finger davon lassen, da sie es sich nicht leisten können, Stunden mit der Jagd nach wichtigen Informationen zu verlieren.

Mitarbeiter verwenden eine veraltete Softwarelösung, die bereits schwer genug zu navigieren und auf ihren Alltag anzuwenden ist. Darüber hinaus ist ein Intranet anders als jede Software, mit der sie vertraut sind, sodass die Lernkurve steil ist.

Connecteam-Tipp: Mit Mitarbeiter-Apps ist das Onboarding super einfach. Alles, was Sie tun müssen, ist herunterladen und loslegen. Wie die meisten sozialen Apps, die heute jeder verwendet, ist die Navigation einfach und leicht zu verstehen. Es gibt keine Lernkurve.

Die Verwendung ist so einfach, dass selbst technisch nicht versierte Personen die App ohne Schulung verwenden können! Die App ist benutzerfreundlich und intuitiv. Im Gegensatz zum Intranet, das klobig und schwierig zu navigieren ist, wie in der Umfrage von Prescient Digital Media erwähnt.

Intranets sind nicht auf die Arbeitsanforderungen jedes Mitarbeiters zugeschnitten. Wenn Mitarbeiter also nach Materialien suchen, die für ihre berufliche Rolle, ihren Standort oder ihre Abteilung spezifisch sind, müssen sie stundenlang durch das Intranet scrollen. Auch nach stundenlanger Suche haben Sie vielleicht das falsche Dokument gefunden. Intranets sind nicht intuitiv, was bedeutet, dass Sie, selbst wenn Sie wissen, wonach Sie suchen, nicht unbedingt finden werden!

Dies liegt hauptsächlich daran, dass Intranets nicht die logischste oder individuellste Software sind und daher von Natur aus kompliziert sind. Das Intranet wird einfach zu einer Datenbank mit Daten, die niemand verwendet. Es ist einfach eine Verschwendung guter Ressourcen!

Connecteam-Tipp: Im Gegensatz zum veralteten Intranet können Sie Ihre Mitarbeiter-App vollständig an Ihr Unternehmen anpassen. Für den Anfang können Manager Dokumente hinzufügen, die für jede Rolle im Unternehmen spezifisch sind. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter nicht mehr jedes einzelne Dokument durchsuchen müssen, da jede Datei, auf die über ihre App zugegriffen werden kann, mit ihrem spezifischen Job, ihrer Abteilung, ihrem Standort oder anderen relevanten Anforderungen zusammenhängt.

Darüber hinaus können Sie für zusätzliche Personalisierung Ihr Firmenlogo und Branding einfügen, wodurch sich die Mitarbeiter wirklich als Teil des Unternehmens fühlen.

Eines der größten Probleme mit dem Intranet ist, dass es Ihre Mitarbeiter nicht einbezieht, da es keine wechselseitige Kommunikation fördert. Dies ist eine schlechte Darstellung Ihres Unternehmens, es fühlt sich eher wie ein externes Werkzeug an und steht nicht in direktem Zusammenhang mit dem Unternehmen und seiner Kultur. Darüber hinaus dient es als Top-Down-Kommunikation, ohne dass Mitarbeiter sich engagieren können. Studien belegen, dass Mitarbeiterengagement für Motivation und Bindung unerlässlich ist. Wenn Sie also keine Tools verwenden, um dies zu fördern, könnten Sie Ihre Mitarbeiter an Ihren Konkurrenten verlieren.

Connecteam-Tipp: Mitarbeiter-Apps sind den sozialen Apps sehr ähnlich, die Ihr Team höchstwahrscheinlich bereits verwendet. Sie machen Spaß und engagieren sich in ihrem Design mit umfassenden Funktionen zum Liken, Kommentieren und Teilen von GIFs, Emojis, Bildern usw. Die meisten Mitarbeiter-Apps werden mit einer zusätzlichen Ebene des Engagements erstellt, um die Bindung und Motivation zu unterstützen; Die Funktionen, die diese Ebene des Engagements sicherstellen, sind Chat, Updates, Umfragen, Umfragen und mehr.

Wenn Sie dem Intranet neues Material hinzufügen oder sogar vorhandenes Material aktualisieren, gibt es keine Möglichkeit zu verfolgen, wer auf das aktualisierte Material zugegriffen und es gesehen hat. Das Versenden von E-Mails oder Textnachrichten, um alle auf die Änderungen aufmerksam zu machen, ist chaotisch und ineffizient. Meistens verpassen die Mitarbeiter das Update und verwenden die alten Methoden weiter. Am Ende gehen nützliche Informationen im System verloren!

Connecteam-Tipp: Die meisten Mitarbeiter-Apps sind so konzipiert, dass nichts durchs Raster fällt. Manager können automatische Erinnerungen einstellen, die an die relevanten Mitarbeiter gesendet werden – basierend auf Standort, Jobrolle, Abteilung usw. – und Sie können nachverfolgen, wer die aktualisierten Materialien geöffnet und gelesen hat. Wenn ein Mitarbeiter das von Ihnen geteilte neue Material nicht gelesen hat, haben Sie diese Daten zur Hand, sodass Sie ihm eine weitere Erinnerung senden können!

Sobald Sie Material aktualisieren, steht es außerdem allen Ihren Mitarbeitern sofort auf ihrem Mobiltelefon zur Verfügung, sodass es immer die neueste Version ist, wenn sie auf die benötigten Materialien zugreifen. Dies wurde bei der Pandemie deutlich, wo sich Regeln und Vorschriften von Minute zu Minute ändern. Das Vornehmen von Änderungen und Aktualisieren Ihrer Mitarbeiter-App ist einfach und schnell, und die Tatsache, dass sie unterwegs direkt zugänglich ist, ermöglicht es Ihnen, Ihre Mitarbeiter in Echtzeit zu erreichen.

Intranets sind nicht einfach zu warten und erfordern oft einen IT-Techniker, um das System zu aktualisieren. Dies kann zeitaufwändig und teuer sein und bedeutet auch, dass Sie warten müssen, bis Ihr IT-Techniker Zeit hat, herauszukommen und es zu aktualisieren. Daher ist es kompliziert, den Vorgang ohne Hilfe abzuschließen.

Wenn außerdem ein technischer Assistent herauskommt, um das System zu aktualisieren, kann dies bedeuten, dass Mitarbeiter stundenlang nicht auf das System zugreifen können, bis das Update abgeschlossen ist. Dadurch verlieren Sie wertvolle Zeit und Ihre Mitarbeiter warten ohne die benötigten Daten. Das Abschließen von Aufgaben kann doppelt so lange dauern, da die Mitarbeiter darauf warten, wieder Zugriff zu erhalten.

Connecteam-Tipp: Mitarbeiter-Apps sind so konzipiert, dass sie ohne einen technischen Assistenten funktionieren, da Sie die Materialien selbst hinzufügen und aktualisieren können. Die meisten Apps erfordern, dass ein Benutzer über Administratorberechtigungen verfügt, um Updates alleine vornehmen zu können, was bedeutet, dass Updates in Echtzeit und wann immer Sie es brauchen und wollen, durchgeführt werden. Sie müssen nicht stundenlang warten oder sich auf externe Hilfe verlassen, um zu versuchen, etwas zu erledigen.

Connecteam – Die führende Mitarbeiter-App

Intranets waren einst die erste Wahl, wenn es darum ging, Dokumente zu speichern. In der modernen Zeit kann das Intranet jedoch nicht mithalten! Das ist der einfache Grund, warum viele Unternehmen auf Mitarbeiter-Apps umsteigen und der Marktführer Connecteam ist.

Connecteam bietet allen Ihren Mitarbeitern direkten Zugriff auf Unternehmensaktualisierungen, Ankündigungen und Richtlinien, während sie unterwegs sind. Sie müssen keine Zeit damit verschwenden, vom Büro hin und her zu hetzen, um den Desktop zu öffnen, nur um bestimmte Verfahren oder Materialien zu überprüfen. Die Mitarbeiter öffnen die App einfach auf ihrem eigenen Mobiltelefon, das auf ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Aus der Sicht eines Managers sind die folgenden die größten Vorteile des Wechsels von einem Intranet zu Connecteam:

• Flexibel
• Einfach zu aktualisieren
• Kein Technikteam erforderlich
• Es müssen keine E-Mails mehr versendet werden, um Mitarbeiter auf den neuesten Stand zu bringen
• Benutzerfreundlich
• Einfach zu navigieren
• Keine Schulung erforderlich

Da es so einfach zu bedienen, intuitiv und für jedermann unterhaltsam ist, werden Sie sich fragen, wie Sie jemals ohne es zurechtgekommen sind!

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