7 Expertentipps zur Verwaltung der Urlaubsplanung Ihrer Mitarbeiter

Mit der Weihnachtszeit vor der Tür war eine effektive Mitarbeiterplanung noch nie so wichtig – oder herausfordernder.

Begrenzte Verfügbarkeit der Mitarbeiter und zahlreiche Urlaubsanträge während einer so geschäftigen Jahreszeit können Kopfschmerzen bereiten. Bei falscher Verwaltung kann eine ineffektive Urlaubsplanung zu Personalmangel führen und die Arbeitsmoral der Mitarbeiter beeinträchtigen.

Aber hier ist die gute Nachricht: Weihnachten ist dieses Jahr früher für Sie gekommen. In diesem Artikel untersuchen wir, wie Sie Ihre Urlaubsplanung mit diesen einfachen Schritten zum Kinderspiel machen können.

Erwartungen früh setzen

Der erste Schritt zur Erstellung eines effektiven Feiertagsarbeitsplans besteht darin, Ihre geschäftlichen Anforderungen zu berücksichtigen. Ist die Weihnachtszeit eine der geschäftigsten Zeiten des Jahres für Ihr Unternehmen? Wenn ja, wie viel Personal benötigen Sie dafür?

Ist es alternativ eine Gelegenheit, langsamer zu werden und mit begrenztem Personal zu arbeiten? Klarheit darüber ermöglicht es Ihnen, Ihren Mitarbeitern zu erklären, was sie erwartet – und was von ihnen erwartet wird – wenn es um die Weihnachtszeit geht.

Sobald Sie wissen, was Sie von Ihren Mitarbeitern erwarten, entwickeln Sie Ihre Richtlinien und Prozesse rund um Urlaubspläne und Urlaubsanträge. Sie können beispielsweise eine Frist für die Einreichung von Urlaubsanträgen für Mitarbeiter festlegen oder von jedem Mitarbeiter verlangen, dass er während der Ferienzeit mindestens ein Wochenende im Monat arbeitet.

Überlegen Sie, wie Sie widersprüchliche Urlaubsanträge handhaben können. Sie könnten Mitarbeitern den Vorzug geben, die die vorangegangene Urlaubszeit abgedeckt haben, oder Mitarbeiter mit weniger als einem Jahr Betriebszugehörigkeit benötigen, um verfügbar zu sein. Möglicherweise möchten Sie auch mehrere „Blackout“-Tage festlegen, an denen alle Mitarbeiter arbeiten müssen.

Tun Sie dies so früh wie möglich. Wenn Sie die Urlaubsdaten von Anfang des Jahres an kennen, haben Sie viel Zeit, Ihre Urlaubsplanung zu planen.

Kommunizieren Sie klar und oft mit Ihren Mitarbeitern

Sobald Sie entschieden haben, wie Sie Ihre Urlaubsplanungsrichtlinien und -prozesse angehen, kommunizieren Sie diese an Ihre Mitarbeiter. Tun Sie dies so früh wie möglich, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter nicht überrascht werden und damit sie ihre persönlichen Verpflichtungen rund um ihre Schicht verwalten können.

Wenn Sie mit Ihren Mitarbeitern über Urlaubspläne sprechen, haben sie die Möglichkeit, Bedenken zu äußern, Vorschläge zu machen und Fragen zu stellen. Indem Sie einen offenen Dialog fördern, bauen Sie ein Gefühl der Kameradschaft rund um das Thema auf. Anstatt zur Arbeit gezwungen zu werden, haben Ihre Mitarbeiter das Gefühl, dass sie einen Einfluss auf Entscheidungen zur Urlaubsplanung haben.

Dieser Prozess hilft Ihnen auch, die individuellen Vorlieben Ihrer Mitarbeiter kennenzulernen. Möglicherweise stellen Sie fest, dass einige Mitarbeiter bereit sind, bestimmte Feiertagsschichten zu übernehmen, um andere freizustellen.

Auch eine klare Kommunikation über Urlaubspläne gibt Ihnen und Ihren Mitarbeitern Sicherheit. Sie können entscheiden, wann sie ihre bezahlte Freizeit (PTO) nutzen möchten, und Sie können Ihre Geschäftsplanung aufrechterhalten und das Risiko von Personalproblemen reduzieren, die während der Urlaubszeit auftreten.

Erwägen Sie, Betriebsferien anzubieten

Wenn Ihr Unternehmen es sich leisten kann, sollten Sie Ihren Mitarbeitern bezahlten Urlaub anbieten. Obwohl dies gesetzlich nicht vorgeschrieben ist, entscheiden sich viele Arbeitgeber dafür, ihren Mitarbeitern an bestimmten Feiertagen bezahlten Urlaub zu gewähren – wie dem Tag der Arbeit, dem Unabhängigkeitstag, dem Veteranentag, dem Erntedankfest, Heiligabend (24. Dezember), dem 1 Tag.

Die Schließung über die Ferienzeit ist nicht für jedes Unternehmen eine Option, insbesondere nicht für Unternehmen in der Hotellerie oder Tourismusbranche. Aber wenn Sie können, sind Betriebsferien ein zusätzlicher Mitarbeitervorteil, den Sie Ihren Mitarbeitern anbieten können. Es ist eine gute Möglichkeit, Ihr Interesse an ihrem Wohlergehen zu zeigen und bei Ihren Mitarbeitern Wohlwollen zu schaffen.

Betriebsferien können Ihre Mitarbeiter auch dazu ermutigen, an anderen Tagen während der Ferienzeit freiwillig zu arbeiten, oder zumindest etwas von dem Stachel nehmen, an anderen Feiertagen arbeiten zu müssen.

Verwenden Sie eine Mitarbeiterplanungs-App

Die Verwaltung der Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter und zahlreiche Urlaubsanträge während der Ferienzeit können Kopfschmerzen bereiten. Dies manuell zu tun ist zeitaufwändig und kann zu Planungsfehlern und Missverständnissen führen, wenn Änderungen vorgenommen werden.

Der einfachste Weg, die Urlaubsplanung Ihres Unternehmens zu verwalten, ist eine Mitarbeiterplanungs-App. Mit einer Planungs-App können Ihre Mitarbeiter ihre Urlaubsanträge stellen und Sie können Ihren Urlaubsplan zentral erstellen und kommunizieren.

Da ihr Zeitplan von jedem Gerät aus verfügbar ist, können Mitarbeiter ihren Dienstplan überprüfen, Schichten tauschen und sofortige Benachrichtigungen über Aktualisierungen erhalten. Sie können auch schnell sehen, wer an einem bestimmten Tag verfügbar ist, und es in Ihre Gehaltsabrechnung integrieren, um das Urlaubsgeld zu verwalten.

Feiertagstarife zahlen

Wenn Sie Mitarbeiter für bestimmte Feiertage benötigen, sollten Sie ihnen Urlaubstarife anbieten. Sie können entscheiden, sie zu einem höheren Satz als üblich zu entschädigen – zum Beispiel das 1,5-fache oder sogar das Doppelte ihres regulären Gehalts.

Damit wird das persönliche Opfer anerkannt, das sie an diesem Tag für die Arbeit bringen können. Dieser Ansatz kann Mitarbeiter auch dazu anregen, sich freiwillig für unpopuläre Schichten – wie zum Beispiel Neujahr – zu melden, wodurch das Risiko verringert wird, in Stoßzeiten unter Personalmangel zu stehen.
Die Anerkennung der Beiträge Ihrer Mitarbeiter während der Urlaubszeit beschränkt sich nicht auf die Bezahlung. Sie könnten erwägen, Ihren Mitarbeitern Weihnachtsgeschenke zu machen, eine Weihnachtsfeier im Büro zu veranstalten, für zusätzliche Flexibilität an bestimmten Tagen Fernarbeit zuzulassen oder nach der Ferienzeit zusätzliches PTO anzubieten.

Planen Sie strategisch

Für viele Unternehmen kann die Weihnachtszeit eine der geschäftigsten Zeiten des Jahres sein. Eine effektive Urlaubsplanung für diese Zeit bedeutet nicht nur, für ausreichend Personal zu sorgen, sondern auch für den richtigen Personalmix.

Achten Sie bei der Erstellung eines Feiertagsarbeitsplans auf Qualifikationslücken. Sie müssen sicherstellen, dass die Mitarbeiter Ihres Dienstplans über komplementäre Fähigkeiten verfügen, damit alle Aspekte des Unternehmens abgedeckt sind, während es mit einem Skelettpersonal läuft. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, Nachwuchskräfte oder Saisonkräfte mit erfahreneren Mitarbeitern zusammenzubringen.

Wenn Sie während der Ferienzeit mit weniger Personal auskommen, stellen Sie sicher, dass diejenigen, die im Dienstplan stehen, vorbereitet sind. Bieten Sie ihnen alle erforderlichen Schulungen frühzeitig an und stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter, die Urlaub nehmen, bei Bedarf Übergabeanweisungen vorbereiten.

Erwägen Sie die Einstellung von Saisonkräften

Wenn die Ferienzeit bedeutet, dass Ihr Geschäft boomt, dann ziehen Sie in Betracht, vorübergehend zusätzliche Saisonkräfte einzustellen. Wenn Sie sich für diesen Weg entscheiden, sollten Sie Ihre Urlaubsrichtlinien und Planungserwartungen während des Einstellungsprozesses sehr deutlich machen. Die Einstellung von Saisonkräften, die nicht verfügbar sind, wenn Sie sie brauchen, wird Ihnen bei Ihrer Urlaubsplanung nicht helfen.

Es ist auch wichtig, saisonale Mitarbeiter durch einen gut konzipierten Onboarding-Prozess vorzubereiten. Dies kann zwar von dem angepasst werden, das Sie für fest angestellte Mitarbeiter verwenden, muss aber dennoch alle Informationen abdecken, die sie wissen müssen, um ihre Arbeit zu erledigen.
Wie Ihren regulären Mitarbeitern können Sie Saisonarbeitern Zugriff auf eine Terminplanungs-App gewähren, um ihre Verfügbarkeit zu registrieren. Von dort aus können Sie problemlos Schichtwechsel verwalten und Aktualisierungen an Ihre gesamte Belegschaft weitergeben.

Die Urlaubsplanung muss Ihnen keine Kopfschmerzen bereiten

Wenn Sie Ihren Arbeitsplan für die Feiertage in diesem Jahr erstellen, beachten Sie die oben genannten Tipps, um ihn so stressfrei wie möglich zu gestalten. Indem Sie faire Richtlinien und Verfahren zur Urlaubsplanung in Ihrem Unternehmen entwickeln, können Sie Ihren Mitarbeitern Ihre Erwartungen frühzeitig mitteilen.

Eine effektive Mitarbeiterplanungs-App ist ein guter erster Schritt zu einer effektiven Urlaubsplanung. Die Einstellung zusätzlicher Saisonkräfte, das Angebot von Urlaubsgeld oder anderen Leistungen oder die Schließung des Büros und die Gewährung von Betriebsferien für Ihre Mitarbeiter können Ihnen und Ihren Mitarbeitern helfen, die Ferienzeit sowohl bei als auch außerhalb der Arbeit zu genießen.