6 نصائح حول كيف يمكن للشركات التعامل مع العقود المستقبلية غير المتوقعة بموارد محدودة

لقد نجت الشركات من العواصف المختلفة خلال العام الماضي بسبب عدم الاستقرار وتغير الأسواق الناجم عن COVID-19. مع محدودية الموارد وقيود الميزانية ، كافحت الشركات من أجل رقمنة مؤسستها بالكامل للعمل عن بعد والحفاظ على نشاطها التجاري خلال الأوقات الصعبة.

تلقت الصناعات المختلفة ضربات هائلة على إيراداتها مثل الضيافة والخدمات الشخصية والبيع بالجملة / التوزيع. بينما تبدأ الشركات في العودة إلى المكتب ، فإن الاستعداد للمستقبل غير المتوقع هو مفتاح البقاء والنمو في المستقبل. حان الوقت لإلقاء نظرة على الدروس الصعبة المستفادة من العام الماضي للاستعداد لأي شيء ينتظرنا.

وفقًا لدراسة SMB Group بعنوان "اتجاهات تقنية SMB لعالم متغير" ، عانت العديد من الشركات الصغيرة والمتوسطة خلال الأشهر القليلة الأولى من عام 2020 ، ومع ذلك فقد تمكّن مبلغ كبير من تعويض الخسائر في الإيرادات خلال النصف الثاني من عام 2020 مع انخفاض الإيرادات بنسبة 20٪ ، 37٪ ظلوا على حالهم ، و 43٪ زيادة في الإيرادات. على الرغم من أن التغييرات الفورية التي سببها الوباء أثرت سلبًا على الأعمال التجارية ، فقد تمكنوا من التكيف بسبب الاستراتيجية واستخدام التكنولوجيا المناسبة. قالت 65٪ من الشركات إنها أجرت تغييرات على إستراتيجيتها التكنولوجية في أعقاب COVID-19 و 67٪ أجرت تغييرات على إستراتيجية أعمالها في أعقاب COVID-19.

سمح إجراء هذه التغييرات المهمة لأصحاب الأعمال بالبقاء على قيد الحياة في وقت من الأعمال غير المتوقعة والسوق غير المنتظم. مع حلول أوقات أفضل ، يجب على الشركات تجنب العودة إلى الأساليب القديمة والاستمرار في التخطيط والاستعداد لما لا يمكن التنبؤ به.

نصائح من شركة ازدهرت خلال الأوقات الصعبة

ماثيو لي هو رئيس The Streaming Network ، المزود الرائد في كندا للبث الشبكي والندوات عبر الإنترنت وتكنولوجيا الأحداث الافتراضية ومنتجات التدريب ، والتي تم تأسيسها بالفعل قبل 13 عامًا ، قبل الانكماش العالمي لعام 2008. خلال فترة تأسيسها ، دخلت شبكة البث سوقًا تنافسيًا للغاية يتكون من شركات قائمة مثل Zoom و Cisco و Webex و Microsoft.

بصفته شركة صغيرة ، كان على Ley وفريقه التكيف بسرعة والتبني للبقاء في سوق متخصصة تنافسية ، وكان أول شيء في العمل هو تحديث كل شيء. لقد بدأوا بتحسين رؤيتهم في بياناتهم الخاصة ، لأنهم احتاجوا للوصول إلى التتبع التاريخي والتوقف عن تصحيح عملياتهم معًا عبر التطبيقات غير المتصلة.

بالإضافة إلى ذلك ، احتاجوا إلى تحسين العملية المعقدة وفي الوقت المناسب للانتقال إلى البرامج الجديدة وتحسين العمليات على المدى الطويل حتى يمكن إعدادهم للنمو. هذا ما دفع Ley إلى تطوير نهج 10X لمساعدتهم على تحقيق النجاح. "مهما كانت المشاكل التي تواجهها شبكة البث ، فإننا لا نركز فقط على حل المشكلة ، ولكن تحسين العملية بمقدار 10 مرات. هذه هي بالضبط الطريقة التي تعاملنا بها مع تقنيتنا غير المتطابقة والبيانات المتناثرة. نظمت أنا وفريقي اجتماعًا مع الشركة بأكملها - الدعم والمبيعات والتمويل والمديرين التنفيذيين للشركة - لمراجعة عمليتنا الحالية وما يمكننا القيام به لتحسين التواصل بين الفرق ، وتوفير الوقت والمال ، وتسهيل الأمور بشكل عام على قال لي "الشركة وبالتالي عملائنا".

إلى جانب نهج 10X ، يقول Ley إن استخدام الأدوات التكنولوجية التي تؤكد على الأتمتة كان أمرًا بالغ الأهمية لمساعدة الشركة على النمو ، خاصة إذا كانت الشركة محدودة بالموظفين. يبدأ العثور على التكنولوجيا المناسبة للتخلص من العمل المزدحم من أساس البرنامج. سيسمح استخدام نظام أساسي متكامل لعملك بالمزامنة عبر مجالات مثل المبيعات والتسويق والمحاسبة والمزيد حتى تتمكن من إكمال المشاريع بشكل أسرع والتواصل مع العملاء بشكل أكثر كفاءة بجهد يدوي أقل ، وزيادة الإيرادات. إن التأكيد على الابتكار التكنولوجي ، الذي وفر لهم أكثر من 800 ساعة من الإنتاجية في غضون شهرين من استخدام البرامج الآلية المستندة إلى السحابة ، قد ساعد بشكل كبير شبكة البث في الازدهار خلال COVID-19.

في حين أن كل عمل تجاري فريد من نوعه ، إلا أن هناك طرقًا لتشجيع الأمن والنمو ، بغض النظر عما يخبئه المستقبل.

6 طرق لمواجهة مستقبل الأعمال غير المتوقع

1. ضع في اعتبارك بناء خطة مرنة لمكان العمل

ظهر عدد لا يحصى من أساليب العمل من الوباء ، وبينما يفضل البعض العمل عن بُعد والبعض الآخر لا يطيق الانتظار للعودة إلى المكتب ، فمن الأهمية بمكان تنفيذ المرونة في جميع المجالات لكل من موظفيك ومن منظور الأعمال. تُظهر دراسة SMB Group أن 11٪ من الشركات (التي تضم 1-4 موظفين) ، و 39٪ من الشركات (التي تضم 50-99 موظفًا) ، و 54٪ من الشركات (250-499) قد وضعوا إستراتيجية طويلة الأجل لنمط عمل أكثر مرونة.

في حين أن الشركات الصغيرة قد لا ترى أهمية في إنشاء مكان عمل مرن ، فإن الاستراتيجية تكمن في التخطيط للنمو المستقبلي. مع توسع الشركات واستحواذها ، يجب أن ينمو مكان العمل أيضًا. ضع في اعتبارك فتح مكاتب أصغر لجني فوائد توفير التكاليف ، مع إضافة المزيد من التعاون الشخصي. سوف يرضي هذا النموذج أيضًا الموظفين الذين يفضلون العمل عن بُعد لبضعة أيام في الأسبوع ويمكنهم العيش بالقرب من المكتب.

2. الاستثمار في تبني التكنولوجيا وتحديثها

لقد اضطرت الشركات إلى التحول إلى الرقمنة بشكل أسرع من أي وقت مضى ، ولكن اختيار الأدوات التكنولوجية المناسبة التي تتغلب على الأزمات المستقبلية يعد أمرًا أساسيًا. خذ الوقت الكافي لفهم احتياجات العمل اليوم وللمستقبل تمامًا عند التسوق. على الرغم من أن أحد البرامج قد يلائم احتياجاتك ، إلا أن التأكد من أنه يعمل بشكل جيد مع التطبيقات الأخرى سيكون أمرًا بالغ الأهمية. ابحث عن الأدوات المتكاملة المصممة للعمل مع التطبيقات الأخرى والتكامل بشكل جيد مع تطبيقات الطرف الثالث.

بالإضافة إلى ذلك ، ابدأ صغيرًا لفهم رحلة الهجرة الخاصة بك تمامًا واختر التكنولوجيا التي يسهل تطويرها. يوافق 75٪ من الشركات الصغيرة والمتوسطة على أن الاستثمارات التقنية عادة ما تؤتي ثمارها وهم ليسوا مخطئين. ستساعد أدوات التكنولوجيا في تحسين إنتاجية الموظفين ، وتسمح لشركتك بمواكبة طلب العملاء المتغير ، وتحسين التعاون الخارجي مع العملاء ، ومساعدتك على التفوق على المنافسين ، واستبدال الجهود اليدوية ، والمزيد.

3. استخدام التكنولوجيا المستندة إلى السحابة بدلاً من الحلول المحلية

نظرًا لأن مكان العمل ينتقل من شخصي إلى بعيد ، والآن مختلط ، فإن استخدام الحلول التقنية المستندة إلى السحابة والمرنة لتناسب أنماط العمل المتغيرة سيمنع السقطات المستقبلية. على عكس البرامج المحلية ، فإن الأدوات المستندة إلى السحابة موثوقة وتتمتع بأمان أقوى نظرًا لأن التحديثات تلقائية بدلاً من اليدوية ولا يحتاج المستخدمون إلى صيانة النظام.

بالإضافة إلى ذلك ، نظرًا لتحديث الأدوات المستندة إلى السحابة في الوقت الفعلي ، فإنها تتيح للمستخدمين الوصول إلى بيانات أكثر دقة.

4. بناء استراتيجية التحول الرقمي

يتكون التحول الرقمي من وضع إستراتيجيات للتكنولوجيا الرقمية في جميع جوانب الأعمال لتحسين العمليات ، وتحديد كيفية تحقيق القيمة للعملاء ، وصياغة أعمالك بشكل أساسي للتميز في المستقبل. خذ الوقت الكافي لوضع خطة جيدة التصميم لإعادة تشكيل عملك. سوف يستلزم ذلك كل شيء بدءًا من تصميم موقع الويب الخاص بك ، وتجربة العملاء ، وسير العمل والعمليات ، وما إلى ذلك.

يمكن للشركات الصغيرة العثور على موارد للمساعدة في بناء إستراتيجيتها للتحول الرقمي من خلال ندوات عبر الإنترنت تعليمية مجانية مثل ندوة Zoho عبر الويب حول مساعدة عملك باستخدام التكنولوجيا لعقود مستقبلية غير متوقعة في 9 يونيو.

5. أتمتة حيث يمكنك

وفقًا لمسح SMB Group ، يُنظر إلى أتمتة خدمة العملاء وتكنولوجيا المعلومات الداخلية على أنهما أهم مجالين تحتاجهما الأعمال لأتمتة من أجل النمو. يأتي بعد ذلك أتمتة المبيعات والتسويق والمحاسبة. ستوفر لك أتمتة هذه الجوانب من عملك وقتًا ومالًا بالغ الأهمية ، خاصة عندما تتغير الأسواق في المستقبل.

بالإضافة إلى ذلك ، تؤدي الأتمتة إلى عدد أقل من الأخطاء من الإدخال اليدوي والمزيد من العملاء سعداء بفضل الوصول إلى اتفاقيات مستوى الخدمة بشكل أسرع. ومع استعادة الوقت ، يمكن للشركات قضاء تلك الساعات المتراكمة في إنجاز مشاريع جديدة ، وإضافة الكفاءة إلى جوانب أخرى من العمل ، وتحسين تجربة العملاء.

6. تعامل بجدية مع الأمان وخصوصية البيانات

مع عمل الشركات في بيئات عمل مرنة ، كان هناك ارتفاع كبير في الثغرات الأمنية. تأكد من وضع بروتوكول أمان للحفاظ على بيانات الشركة آمنة ومأمونة. بالإضافة إلى ذلك ، سترغب في فحص البرنامج الذي تستخدمه شركتك عن كثب ومعرفة ما إذا كانت ممارسات خصوصية البيانات الخاصة بها تتوافق مع قيم عملك. تتعقب العديد من أدوات البرامج البيانات وتبيعها إلى جهات خارجية ، مما قد يعرض بيانات شركتك للخطر ، بالإضافة إلى بيانات عميلك. ومع وجود العديد من الانتهاكات الأمنية في العام الماضي ، فقد حان الوقت لأن تتخذ الشركات نهجًا أكثر جدية تجاه الأمان.

لسوء الحظ ، لا أحد لديه كرة بلورية ليرى ما يخبئه المستقبل للشركات. ولكن من خلال وضع الخطط والاستعداد للمستقبل ، ستساعد عملك باستخدام أداة حافظة للحياة للبقاء واقفة على قدميها في أوقات العمل التي لا يمكن التنبؤ بها. إذا كان العام الماضي قد علمنا أي شيء ، فهذا التكيف ، وامتلاك التكنولوجيا المناسبة ، والمرونة هي شرايين الحياة عند التنقل في المياه العكرة.

قد يبدو من الصعب تغطية جميع احتياجات عملك بشكل كافٍ لتعزيز النمو ، ولكن البدء بالتكنولوجيا الصحيحة واستراتيجية العمل القوية يمكن أن يساعدك على الصمود في وجه العواصف المستقبلية القادمة.