كيف تعرف ما إذا كانت استراتيجية الاتصال الداخلي الخاصة بك تعمل

استراتيجية الاتصال الداخلي الفعالة ضرورية لأي عمل ناجح. يساعد أبطال الاتصالات الداخلية المجهولون في الحفاظ على تدفق المعلومات بسلاسة. ولكن إذا كنت أحد هذه المجموعة الصغيرة من المتصلين المجتهدين ، فمن المحتمل أن يكون لديك العشرات ، بل وحتى مئات الموظفين لدعمهم. الإدارات والموظفين المختلفين لديهم عمليات وأهداف وشخصيات مختلفة. قد يكون من الصعب قياس النجاح مع قوة عاملة مشتتة.

الخبر السار هو أنه باستخدام البيانات الصحيحة ، يمكنك تقييم استراتيجية الاتصالات الداخلية الخاصة بك وتحسينها بدقة. يمكن أن يؤدي القيام بذلك إلى تحسين مشاركة الموظفين بشكل كبير وتسهيل عملك كثيرًا.

تقدم Connecteam مجموعة متنوعة من الطرق للمتصلين الداخليين لقياس تأثير وفعالية إستراتيجية الاتصالات الخاصة بهم - وأكثر من عدة طرق لتعديل تلك الإستراتيجية وفقًا لذلك.

استمر في القراءة لمعرفة المزيد حول المقاييس التي ستمنحك أوضح صورة لاستراتيجية الاتصال الداخلي الخاصة بك وما يمكنك القيام به لتحسينها.

لماذا تحديد الأهداف وتتبعها مهم للاتصالات الداخلية

تعد الإعدادات وأهداف التتبع مهمة لعدة أسباب.

أولاً ، يساعد الفرق على التوافق مع أهداف الشركة المهمة ، بما في ذلك تلك التي تتطلب التعاون بين الإدارات المختلفة. في الآونة الأخيرة ، أدرك المزيد والمزيد من الشركات أن زيادة التواصل والتعاون بين الأقسام (ما يسمى أحيانًا "غير منعزلة") يؤدي إلى مزيد من المرونة والكفاءة والاستقرار. إن تحديد أهداف مشتركة وذات مغزى يجلب وضوح الهدف ويشجع الصداقة الحميمة.

ثانيًا ، يسمح للشركات بأن تصبح قائمة على البيانات حقًا ، مما يعني أن القرارات الرئيسية يتم اتخاذها بناءً على البيانات والأدلة ، بدلاً من أفضل التخمينات. من خلال تحديد الأهداف وقياس أدائك ، يكون لديك صورة أوضح بكثير عن نقاط قوتك وضعفك - حيث تتفوق وأين تحتاج إلى تحسين. يساعد ذلك في ضمان استمرار تحسين العمليات التجارية وتلبية متطلبات نمو الشركة.

أخيرًا ، سيساعدك وجود أهداف واضحة في تحديد أولويات عملك بشكل أكثر فعالية والتركيز على الأشياء المهمة حقًا. لا يؤدي ذلك إلى تحسين الإنتاجية فحسب ، بل يساعد أيضًا في تقليل الإرهاق ويوفر بيئة عمل أكثر إمتاعًا. يساعد الهيكل الذي يوفره تحديد الأهداف وتتبعها فرق الاتصالات الصغيرة على إحداث تأثير أكبر.

قس ، قارن ، اضبط

إذا لم تكن متأكدًا من أين تبدأ لتحديد ما إذا كانت استراتيجية الاتصال الداخلي الخاصة بك فعالة ، فجرب بعض الأطر البسيطة لإنشاء بيانات مفيدة وتقييم أهدافك.

القياس والمقارنة والضبط هي تقنية أساسية. تساعد هذه الطريقة المباشرة في تحويل الإجراءات اليومية إلى بيانات وبيانات إلى رؤى قابلة للتنفيذ. المفهوم بسيط: أولاً ، قياس المقاييس الرئيسية ؛ ثانيًا ، قارنها بأهدافك ؛ وثالثًا ، اضبط استراتيجيتك وفقًا لذلك.

يمكن وصف كل من المقاييس والأهداف باستخدام مؤشرات الأداء الرئيسية أو مؤشرات الأداء الرئيسية. هذه مقاييس قابلة للقياس الكمي للتقدم فيما يتعلق ببعض أهداف العمل المحددة .

على سبيل المثال ، أحد المقاييس الشائعة لفرق الاتصال الداخلي هو معدل الفتح للرسائل مثل رسائل البريد الإلكتروني (تمت مناقشته أدناه). قد يكون أحد أهداف العمل المفيدة هو: "زيادة معدل فتح الاتصالات بنسبة 10٪ خلال الأشهر الثلاثة المقبلة".

إطار عمل مفيد آخر هو أهداف SMART. يرمز SMART إلى محدد وقابل للقياس وقابل للتحقيق وذو صلة ومقيد بزمن. من مثالنا:

• محدد : زيادة معدل الفتح
• قابل للقياس : بنسبة 10٪
• يمكن تحقيقه : 10٪ هدف معقول للفترة الزمنية
• ذو صلة : من المعروف أن معدل الفتح يعكس المشاركة
• محدد زمنيا : ثلاثة أشهر

ستجد أدناه خمسة مقاييس وأهداف رئيسية يمكنك قياسها واختبارها باستخدام هاتين الطريقتين لمعرفة ما إذا كانت استراتيجية الاتصال الداخلي الخاصة بك تعمل أم لا.

المقياس 1: مدى الوصول

يشير "مدى الوصول" إلى عدد الأشخاص الذين يمكن أن تقرأ رسالتك أو تؤثر عليهم.

باستخدام Connecteam ، على سبيل المثال ، يمكنك قياس مدى الوصول باستخدام عدد المستخدمين المسجلين أو معدل تسجيل الدخول الإجمالي.

الأول يخبرك بعدد الأشخاص الذين يستخدمون النظام الأساسي. إذا لم تكن النسبة 100٪ ، فأنت تريد أن تحدد لنفسك مؤشر أداء رئيسي للوصول إلى هذا الهدف في أقرب وقت ممكن.

يتيح لك الثاني معرفة عدد الأشخاص الذين يستخدمون التطبيق بنشاط في أي وقت. من المرجح أن يتلقى المستخدمون النشطون الرسائل في الوقت المناسب. مرة أخرى ، سترغب في أن يكون هذا الرقم مرتفعًا قدر الإمكان ، وإلا فإن القليل الذي تفعله في المراحل النهائية سيكون له التأثير الذي يمكن أن يحدث بخلاف ذلك.

تتمثل إحدى الطرق الفعالة لمعالجة الوصول المنخفض في التحدث مع رؤساء الأقسام وقادة الفريق الآخرين ومطالبتهم بمعالجة المشكلة داخليًا. اشرح الفوائد التي تعود عليهم ولفريقهم ، مثل ضمان أن يكون الجميع على اطلاع دائم بالسياسات والإعلانات على مستوى الشركة وجميع الميزات المفيدة التي توفرها المنصة. Connecteam ، على سبيل المثال ، يوفر أدوات إدارة الأشخاص للتعرف على الموظف ، والتدريب على الهاتف المحمول أولاً ، والتوثيق ، والمكافآت ، والاختبارات ، ومعالم الفريق.

المقياس 2: المشاهدات

تشير المشاهدات إلى عدد الأشخاص الذين رأوا رسالة بالفعل.

عادةً ما تكون المشاهدات أقل من مدى الوصول ، حيث لا يفعل ذلك كل شخص يمكنه تلقي رسالة (إذا لم يسجل الدخول بانتظام ، على سبيل المثال). علاوة على ذلك ، ليس كل من يتلقى رسالة يفتحها ويقرأها بالفعل.

تقدم الأنظمة القديمة مثل البريد الإلكتروني مقاييس أولية للمشاهدات ، مثل معدل فتح البريد الإلكتروني. يمكن أن توفر لك هذه المعلومات رؤى مفيدة ، ولكن منصة اتصالات كاملة الميزات ستتيح لك المضي قدمًا في هذا الأمر لفهم أفضل لسبب عدم رؤية أفراد أو مجموعات معينة لتحديثات مهمة.

على سبيل المثال ، توفر لوحة معلومات تحديثات Connecteam (الموضحة أدناه) نظرة عامة على التحديثات والرسائل المرسلة إلى فرق مختلفة بمقاييس متعددة ، بما في ذلك عدد المشاهدات. يمكنك أيضًا التعمق في التفاصيل ومعرفة من شاهد رسالتك بالضبط ومتى.

هناك عدة طرق لتحسين طرق العرض ، بما في ذلك التذكيرات. يمكن أن يؤدي النهج المستهدف لنشر التحديثات أيضًا إلى زيادة المشاهدات. تتيح لك هذه الميزة إرسال تحديثات مختلفة إلى مجموعات وأفراد مختلفين في أوقات مختلفة. فهو يساعد في تجاوز الضوضاء التي تصيب العديد من منصات الاتصالات الداخلية ، حتى يعرف الموظفون أنه عندما يتلقون رسالة ، فإنها مهمة وتستحق وقتهم.

باستخدام Connecteam ، يمكنك أيضًا تعيين أوقات محددة للرسائل والتذكيرات. هذا مفيد بشكل خاص عند الاتصال بالفرق التي ليس لها مكاتب والتي قد تكون مشغولة أو بمعزل عن العالم الخارجي بالكامل في أوقات معينة من اليوم.

المقياس 3: المشاركة

تشير المشاركة إلى عدد الأشخاص الذين يتفاعلون مع التحديث.

هناك عدة طرق لقياس ذلك ، وكل شركة مختلفة قليلاً. باستخدام Connecteam ، يمكنك بسهولة قياس التفاعل من خلال ردود الفعل البسيطة على التحديثات مثل الإعجابات والتعليقات ، ولكن يمكنك أيضًا توفير فرصة لمشاركة أكثر تعقيدًا وذات مغزى مع الاستطلاعات واستطلاعات الرأي المباشرة وقوائم المراجعة والمزيد.

تعد المشاركة من أهم المقاييس التي يجب قياسها لأنها تعكس بشكل مباشر اهتمام الموظفين واهتمامهم. هناك عدة طرق بسيطة لمعالجة المشاركة المنخفضة.

المذكورة أعلاه ، التحديثات المستهدفة فعالة بشكل خاص. إنها تسمح لك بتعديل توقيت وحتى محتوى التحديثات لجماهير مختلفة ، وهذا يساعد على ضمان أن التحديثات التي يراها الموظفون ذات صلة بهم. يمكن أن تساعد التحديثات المستهدفة في تعزيز المشاركة بشكل كبير: يستجيب الأشخاص بشكل أفضل للرسائل التي يشعرون أنها مكتوبة خصيصًا لهم.

هذا يقلل أيضًا من عدد التحديثات التي يراها الموظفون. وفقًا لإحدى الاستطلاعات ، قال واحد من كل ثلاثة موظفين إنهم يتلقون عددًا كبيرًا جدًا من رسائل البريد الإلكتروني لمواكبة ذلك. هذا يؤدي إلى تفويت تحديثات مهمة وهو مساهم رئيسي في الإرهاق. تعتمد الفرق غير المكتبيّة على وجه الخصوص على التحديثات المكتوبة للبقاء على اطلاع ، لذا فإن الحصول على هذا الحق أمر لا بد منه.

من المفيد أيضًا التأكد من قدرة الموظفين على التفاعل مع المحتوى بطريقة مألوفة. بحكم التعريف ، تميل الفرق غير المكتبية إلى الاعتماد على الأجهزة المحمولة مثل الهواتف الذكية أكثر من اعتمادها على أجهزة الكمبيوتر المكتبية ، لذا فإن تجربة الجوّال أولاً هي المفتاح. تساعد خلاصة Connecteam على غرار الوسائط الاجتماعية في اتخاذ هذه الخطوة إلى الأمام ، من خلال طرق سريعة وبسيطة للتفاعل أو إبداء الرأي.

المتري 4: الرضا

يمكن أن يكون لرضا الموظفين عن نظام الاتصال الداخلي الخاص بك تأثير كبير على المقاييس الأخرى ، بما في ذلك مدى الوصول والمشاهدات والمشاركة. من المؤكد أن نظام الاتصالات الداخلية الذي يصعب استخدامه أو يصعب استخدامه ، خاصة على الأجهزة المحمولة ، يسبب الصداع.

يؤدي الاضطرار إلى استخدام منصات متعددة أيضًا إلى تآكل رضا الموظفين. لقد ولت الأيام التي يجب أن يكون فيها حل منفصل للتحديثات ، والرسائل الشخصية ، ومشاركة الملفات ، والجدولة ، والساعة الزمنية ، والتدريب - حسنًا ، لقد فهمت الفكرة. البساطة ملك.

سنفخر بكل فخر في هذا الأمر: أحد الأسباب التي تجعل المؤسسات تجد Connecteam فعالة للغاية هو أن الموظفين يستمتعون باستخدامه ومعرفة أن كل شيء موجود في مكان واحد.

باستخدام الأداة الصحيحة ، يكون قياس الرضا فيما يتعلق باستراتيجية الاتصالات الداخلية الخاصة بك أمرًا بسيطًا. تعد الاستطلاعات طريقة فعالة للغاية للقيام بذلك وتسمح لك بالبحث في نقاط الألم المحددة أثناء جمع البيانات حول مقاييس الاتصالات وكل قسم آخر للمقارنة بمؤشرات الأداء الرئيسية. إنها أيضًا ميزة أساسية في Connecteam. الاستطلاعات مجهولة المصدر فعالة بشكل خاص في قياس الرضا.

بالطبع ، الاستطلاعات واستطلاعات الرأي ليست فقط لتقييم استراتيجية الاتصالات الخاصة بك - إنها جزء مهم من تلك الإستراتيجية نفسها! بمجرد فهمك لقوى العمل لديك بشكل أفضل ، يمكنك استخدام هذه البيانات لإجراء التغييرات والابتكار.

متري 5: معدل الدوران

سيكون من غير العدل وضع معدل دوران مرتفع فقط عند أقدام الاتصال الداخلي. تلعب مجموعة متنوعة من العوامل دورًا في قرار معظم الموظفين بترك الشركة. ومع ذلك ، يعد ضعف الاتصالات أمرًا مهمًا ولا يمكن تجاهله عندما يتعلق الأمر بمعدل الدوران.

من السهل قياس معدلات الدوران ومقارنتها بمؤشر أداء رئيسي ذي صلة ، لكن التعديلات أكثر صعوبة. ومع ذلك ، هناك تغييرات بسيطة نسبيًا ولكنها فعالة للغاية يمكن إجراؤها فقط فيما يتعلق بالاتصالات.

أولاً ، يعد تطبيق اتصالات بسيطًا وبديهيًا وأولًا للهاتف المحمول أمرًا ضروريًا. وقد ثبت أن هذا يحسن بشكل كبير من وصول وتأثير الاتصالات الداخلية وتحسين مشاركة الموظفين بشكل عام مع الشركات ، مما له آثار واسعة النطاق على معدلات الدوران.

يعد توفير منصة للموظفين لتقديم آرائهم ومناقشة القضايا المهمة والحصول على رأي ببساطة خطوة مهمة نحو تحسين رضا الموظفين وتقليل معدل دورانهم. مع Connecteam ، ينعكس ذلك في الإعجابات والتعليقات والاستطلاعات واستطلاعات الرأي والمزيد.

أخيرًا ، تتيح منصة الاتصال الداخلية الجيدة للمراسلين والقادة الداخليين على جميع المستويات تقديم الدعم لفرق الخط الأمامي ، والاستجابة للاحتياجات والطلبات في الوقت الفعلي وقياس الملاحظات والعمل بناءً عليها.

استنتاج

يعد فهم فعالية استراتيجية الاتصال الداخلي الخاصة بك أمرًا ضروريًا ، والخطوة الأولى هي قياس المقاييس الخاصة بك. إن امتلاك رؤى قابلة للتنفيذ لتحسين عملياتك وتبسيطها يمكن أن يجعل عملك أسهل وأكثر فاعلية ومتعة.

تقدم Connecteam حلاً متعدد الإمكانات للاتصالات ، مع كل ما تحتاجه الشركات للتواصل بشكل فعال مع الموظفين - ليس فقط إرسال التحديثات ، ولكن تلقي تعليقات وآراء ومشاركة لا تقدر بثمن. من خلال ربط العمليات اليومية والاتصالات والأدوات ودعم الموظفين معًا ، تقدم Connecteam متجرًا شاملاً للاتصالات وإدارة الأعمال الفعالة بدون مجهود. احجز عرضًا توضيحيًا لترى كيف يمكننا مساعدة عملك.