准备工作计划的 10 大技巧

正确安排员工轮班安排可能会带来快乐的员工、提高效率并在此过程中节省数百万美元。

但对于大多数公司，甚至是大型公司来说，日程安排会造成压力和头痛，因为经理们在让最优秀的员工承担最相关的轮班之间苦苦挣扎。

大公司尽管拥有丰富的经验、人力和预算，但也可能会出错。

2017 年，瑞安航空不得不取消 20,000 班航班，因为它搞砸了其名册，导致欧洲最大的航空公司无法为飞机分配飞行员，同时受到监管机构的谴责和乘客的一连串投诉。 如果您想了解如何不犯瑞安航空公司的错误，可能会导致您的金钱、声誉和员工愤怒，请查看此博客。

当您创建下一个工作计划时，我们卷起袖子并编制了一份包含 10 条提示的清单。

准备工作时间表可能很复杂，但重点是让您的员工和供应商能够以快速、简单和清晰的方式轻松访问。 确保您采用每个人都可以访问且易于使用的正确软件。

关键是要给员工一些一致性，以便他们可以围绕他们工作的轮班计划他们的个人生活。 时间表还应允许提前交换和更改班次。 确保系统可以跟踪此类更改，以便您了解谁做什么以及多久做一次。 如果存在调度滥用 - 您需要了解它！

并且不要忘记问自己轮班的需求是什么，例如，几点钟？ 需要哪些职责和工作职责？ 员工需要具备哪些技能才能轮班工作？

这些是创建和定义手头时间表的简单问题。

除了允许员工请求和调换班次之外，让他们参与进来并询问他们认为在他们的日程安排中最重要的事情是什么。 例如，他们更喜欢查看每周计划、每天还是每月等？

找出什么时间对他们来说是方便的。 例如，一个有两个孩子的母亲会发现在孩子上学的时候白天工作更理想，而另一个单身学生可能更灵活或者更喜欢上夜班。

也许你认为这会适得其反，但这确实触及了准备工作时间表的人性方面。 您的员工的个人生活中会出现他们无法预见的事情，因此请确保您理解并能够在需要新的时间表时做出反应。 它还可以让他们保持参与并减轻您的一些计划负担。 这种同理心将导致团队之间更好的团结并提高生产力。

不只是千禧一代或 Z 世代经常使用手机并喜欢使用这种媒体进行交流。 2021 年的劳动力也使用移动设备，使用应用程序与员工交流有很多好处。 到目前为止，大多数人都有手机，有些公司甚至为员工配备了手机，这样就很容易让每个人都可以访问日程表，以便他们随时了解正在发生的事情。

事实上，移动、自动化的解决方案“将创建员工时间表所需的时间缩短了 80%，并将劳动力支出减少了 3%。”

Connecteam 的员工调度应用程序受到各行各业数千人的信任。

从管理者的角度来看：

• 使用模板、重复班次、使用拖放或批量操作来节省时间
• 轻松创建单个或多个班次，从 Excel 或模板导入时间表
• 使用过滤器、颜色编码标签和基于资格、位置等的智能组为轮班找到合适的员工。
• 如果员工迟到或拒绝轮班，则会收到通知，以获得更好的透明度和控制
• 包括关键的轮班信息，例如日期、时间、地址、轮班任务、特殊说明等，以便员工在一个地方拥有所需的一切
• 实时报告轮班变化，并作为通知发送给相关员工

从员工的角度：

• 无需培训，因为 Connecteam 用户友好、易于使用且可通过您自己的手机访问
• 所有班次信息均可实时访问，包括地图、注释、文件、图像等
• 发布、编辑或取消班次时，收到自动通知
• 使用轮班状态或评论轻松添加反馈
• 根据需要立即在应用程序中要求换班
• 完整行程可在您需要时直接提供

您或您的员工可能会遇到紧急情况，这可能会破坏经过深思熟虑的最佳时间表。 重要的是要让您的员工了解最新情况，并保留一份可以在最后一刻加入或愿意调换班次的人员名单。

为了对所有员工公平起见，请确保在准备工作时间表时提前（例如至少一个月左右）安排轮班，以便他们知道何时需要工作，并在需要时做出替代安排。 只给你的员工几天的轮班通知可能会让一些非常不开心和不满的员工。 这还可以让您的员工保持健康的工作与生活平衡，这样他们就可以在轮班时焕然一新，并准备好提供尽可能最好的客户服务——您不希望筋疲力尽的僵尸报告值班。

另外，如果提前完成日程安排，与您的员工沟通会容易得多。 无需处理多个电话、无休止的短信或笨拙的 WhatsApp 群组，而是使用相同的工具让每个人都在循环中并在同一页面上。

如果您想让自己不受欢迎，请让您的员工工作平淡并定期进行。 Clopen 是由“关闭”和“打开”这两个词创建的，实际上意味着您的员工必须完成一天中的最后一个班次，然后在您的机构开门时执行第一个班次。 您的员工可能会长时间工作，甚至是两班倒，中间几乎没有休息或睡觉。

有时 clopens 是不可避免的，尤其是在人手不足的情况下——医院经常遇到这种类型的调度问题。 但是，如果您所在的行业不是拥有合适技能的人很少，那么它归结为管理不善和日程安排不当。

为避免停顿，管理人员必须进行沟通，特别是如果不止一个人负责制定花名册，并且必须安装正确的软件来提醒调度人员注意冲突和背靠背轮班。

加班会导致疲劳、压力，甚至会影响员工的健康。 2018 年 7 月，一份报告显示，加拿大的研究人员发现，加班的女性会增加患糖尿病的风险。 还有研究表明，加班会增加心脏病和心脏病发作的风险。

公司允许员工加班并不违法，但在某些国家/地区，法律规定必须向员工支付一半的工资（他们的正常小时工资加上 50%）。 因此，如果您不打算让某人加班并且您的日程安排系统出现故障，那么您正在为您的公司蒙受损失，同时给您的员工造成不必要的压力和压力。

如果您使用手动时间表，将更难找到人力和时间来梳理记录以识别错误或滥用行为。 生成报告的计时软件将帮助您确定发生加班的位置并纠正这种情况。

如果您为员工提供假期和病假，您应该制定公司政策以及跟踪休假的有效方式。 这将有助于确保公平，例如，具有相同技能的员工不会同时休假，从而使公司和客户容易出错。

虽然使用电子表格是监控此类休假的一种廉价方式，但购买可以保持准确时间表的休假跟踪程序会更省力和耗时。 如果经理或人力资源部门的工作人员需要报告，请确保购买可以轻松整理报告的报告。

您可以购买多种类型的调度软件。 有些提供一站式服务，而另一些则可能擅长针对特定行业的一种特定类型的跟踪或调度。 在大多数情况下，获得可以完成所有任务并具有使需要它的每个人都可以访问名册的功能的调度软件会更有效。

当您将时间跟踪和作业调度合二为一时，您可以以一个的价格实现两个流程的自动化。 这意味着您有更多时间专注于大局，您的员工在获得薪水时不必担心错误或错误，或者他们可以查看即将到来的日程安排。

通过在员工的设备上实施时钟应用程序，您可以让他们更轻松地随时访问他们的日程安排。

这些移动解决方案中的许多不仅仅是允许员工打卡和打卡。 大多数允许员工直接从应用程序请求休假或休假，可以通过应用程序内聊天与经理沟通，可以查看过去或当前的时间表，并且工资单流程可以集成到时钟应用程序中。 现在，这些听起来对经理和员工来说都是巨大的好处。

每个团队都需要合适的员工来完成这项工作，因此请确保您有合适的员工来执行这项工作。 例如，当他们实际上更适合结束轮班时，让最适合兑现开始轮班的人是不好的。

如果您有多个经理负责整理名册，或者您一直在手动整理时间表，那么错误（例如将最繁忙的班次交给员工中最初级的员工）可能会经常发生并导致您的公司亏损和它的声誉也。 通过花时间确保您在最关键和最繁忙的时间拥有最合格和最称职的员工来避免这种情况。

确保您了解您的员工，我们不仅仅指他们的姓名和当前的工作角色。 了解他们的技能和认证是什么，他们是全职还是兼职，某些员工是否有权加班，他们的性格类型是什么，以及任何其他有助于创建工作时间表的注释。

这可确保当您计划轮班时，您可以参考此详细列表来为轮班安排合适的员工。 此外，这还可以确保您为相关班次安排最佳人员。 您不希望在高峰或高峰时段安排新员工。

您永远不知道员工何时会在最后一刻退出轮班。 可能有需要处理的家庭紧急情况或可能导致某人失业的疾病。

后备人员是必不可少的，因此请确保您的日程安排为您提供了创建待命名单以根据需要填补空班的能力。 提前制定公平的时间表，包括值班人员的时间表，可以使公司和员工以最小的压力团结一致地工作，并为所有人创造一个快乐的工作环境。

那是准备工作计划时的工作计划 101。

准备工作计划的底线

正确地创建一个同时适合您的业务需求和您的员工的工作计划不需要引起更大的头痛。 如果处理得当，您就可以随时准备好应对突发事件，确保工作与生活的平衡，避免错误，并可以通过有效的时间表降低劳动力成本。