เคล็ดลับ 10 อันดับแรกในการเตรียมตารางงาน

การจัดตารางกะพนักงานให้ถูกต้องอาจส่งผลให้พนักงานมีความสุข ประสิทธิภาพ และประหยัดเงินหลายล้านในกระบวนการ

แต่สำหรับบริษัทส่วนใหญ่ แม้แต่บริษัทขนาดใหญ่ การจัดตารางเวลาสามารถสร้างความเครียดและปวดหัวได้ เนื่องจากผู้จัดการต้องดิ้นรนระหว่างการหาพนักงานที่ดีที่สุดมาทำการเปลี่ยนแปลงที่เกี่ยวข้องมากที่สุด

บริษัทใหญ่ ๆ แม้จะมีประสบการณ์ กำลังคน และงบประมาณทั้งหมดก็อาจผิดพลาดได้เช่นกัน

ในปี 2560 ไรอันแอร์ต้องยกเลิกเที่ยวบินจำนวน 20,000 เที่ยว เนื่องจากทำรายการไม่เรียบร้อย ส่งผลให้สายการบินที่ใหญ่ที่สุดในยุโรปโดยจำนวนผู้โดยสารไม่สามารถจัดสรรนักบินให้กับเครื่องบินได้ในขณะที่ได้รับการตำหนิจากหน่วยงานกำกับดูแล และมีการร้องเรียนจำนวนมากจากผู้โดยสาร ลองอ่านบล็อกนี้หากคุณต้องการเรียนรู้วิธีที่จะไม่ทำผิดพลาดประเภท Ryanair ที่อาจทำให้คุณสูญเสียเงิน ชื่อเสียง และพนักงานที่โกรธเคือง

เราพับแขนเสื้อขึ้นและรวบรวมรายการเคล็ดลับ 10 ข้อเมื่อคุณสร้างตารางงานครั้งต่อไป

การเตรียมตารางงานอาจซับซ้อน แต่ประเด็นทั้งหมดคือช่วยให้พนักงานและผู้ขายของ คุณเข้าถึงได้ง่ายอย่างรวดเร็ว ง่ายดาย และชัดเจน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมซึ่งทุกคนสามารถเข้าถึงได้และใช้งานง่าย

กุญแจสำคัญคือการให้ความ สม่ำเสมอ แก่พนักงานเพื่อให้พวกเขาสามารถวางแผนชีวิตส่วนตัวของพวกเขาเกี่ยวกับกะที่กำลังทำงานอยู่ ตารางควรอนุญาตให้มีความสามารถในการสลับและเปลี่ยนกะล่วงหน้า ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวได้ เพื่อให้คุณทราบได้ว่าใครทำอะไรและบ่อยแค่ไหน หากมีการจัดตารางเวลาที่ไม่เหมาะสม – คุณต้องรู้เรื่องนี้!

และอย่าลืมถามตัวเองว่าการเปลี่ยนแปลงมีความต้องการอย่างไร เช่น กี่โมง? หน้าที่และความรับผิดชอบในการทำงานอะไรที่จำเป็น? พนักงานต้องมีทักษะอะไรบ้างในการทำงานกะ?

คำถามเหล่านี้เป็นคำถามง่ายๆ ในการสร้างและกำหนดตารางเวลา

นอกจากอนุญาตให้พนักงานขอและเปลี่ยนกะได้ ให้มีส่วนร่วมและถามพวกเขาว่าพวกเขารู้สึกว่าอะไรคือสิ่งที่สำคัญที่สุดสำหรับพวกเขาที่จะเห็นในตารางงาน ตัวอย่างเช่น พวกเขาชอบดูกำหนดการรายสัปดาห์ รายวัน หรือรายเดือน ฯลฯ

หาเวลาที่สะดวกสำหรับพวกเขา ตัวอย่างเช่น แม่ที่มีลูกสองคนจะคิดว่ามันเหมาะกว่าที่จะทำงานในตอนกลางวันเมื่อลูกๆ อยู่ที่โรงเรียน ในขณะที่อีกคนที่เป็นนักเรียนคนเดียวอาจมีความยืดหยุ่นมากกว่าหรืออยากทำงานกะกลางคืนมากกว่า

บางทีคุณอาจคิดว่านี่เป็นการต่อต้าน แต่สิ่งนี้ส่งผลกระทบต่อมนุษย์ในการเตรียมตารางงาน สิ่งต่าง ๆ จะเกิดขึ้นในชีวิตส่วนตัวของพนักงานของคุณที่พวกเขาไม่สามารถคาดการณ์ได้ ดังนั้นให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจและสามารถตอบสนองได้เมื่อจำเป็นต้องมีกำหนดการใหม่ นอกจากนี้ยังช่วยให้พวกเขามีส่วนร่วมและลดภาระการวางแผนบางส่วนจากคุณ การเอาใจใส่ในระดับนี้จะนำไปสู่ความสามัคคีที่ดีขึ้นในหมู่ทีมและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

ไม่ใช่แค่ Millenials หรือ Generation Z เท่านั้นที่เล่นโทรศัพท์อยู่ตลอดเวลาและชอบที่จะสื่อสารกับสื่อนี้ พนักงานของปี 2021 ใช้งานบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ด้วย และมีประโยชน์มากมายในการใช้แอปเพื่อสื่อสารกับพนักงานของคุณ ถึงตอนนี้ คนส่วนใหญ่มีโทรศัพท์มือถือ และบางบริษัทยังจัดให้มีพนักงานด้วย ดังนั้นจึงเป็นเรื่องง่ายมากที่จะให้ทุกคนเข้าถึงตารางเวลาเพื่อให้พวกเขารู้ว่าเกิดอะไรขึ้นตลอดเวลา

อันที่จริงแล้ว โซลูชันอัตโนมัติสำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ "ลดระยะเวลาในการสร้างกำหนดการของพนักงานลง 80% และลดค่าใช้จ่ายด้านแรงงานลง 3%"

แอพจัดตารางเวลาพนักงานของ Connecteam ได้รับความไว้วางใจจากผู้คนนับพันในทุกอุตสาหกรรม

จากมุมมองของผู้จัดการ:

• ใช้เทมเพลต ทำซ้ำกะ ใช้การลากและวางหรือการดำเนินการเป็นกลุ่มเพื่อประหยัดเวลา
• สร้างกะเดียวหรือหลายกะ นำเข้ากำหนดการจาก Excel หรือจากเทมเพลต
• ค้นหาพนักงานที่เหมาะสมสำหรับกะด้วยตัวกรอง แท็กที่มีรหัสสี และกลุ่มอัจฉริยะตามคุณสมบัติ สถานที่ตั้ง ฯลฯ
• รับการแจ้งเตือนหากพนักงานมาสายหรือปฏิเสธกะเพื่อความโปร่งใสและการควบคุมที่ดีขึ้น
• รวมข้อมูลกะที่สำคัญ เช่น วันที่ เวลา ที่อยู่ งานกะ คำแนะนำพิเศษ และอื่นๆ เพื่อให้พนักงานมีทุกสิ่งที่ต้องการในที่เดียว
• การเปลี่ยนแปลงกะจะถูกรายงานตามเวลาจริงและส่งเป็นการแจ้งเตือนไปยังพนักงานที่เกี่ยวข้อง

จากมุมมองของพนักงาน:

• ไม่จำเป็นต้องมีการฝึกอบรม เนื่องจาก Connecteam นั้นเป็นมิตรกับผู้ใช้ ใช้งานง่าย และเข้าถึงได้จากโทรศัพท์ของคุณ
• สามารถเข้าถึงข้อมูลกะทั้งหมดได้แบบเรียลไทม์ รวมถึงแผนที่ บันทึกย่อ ไฟล์ รูปภาพ และอื่นๆ
• เมื่อมีการเผยแพร่ แก้ไข หรือยกเลิกกะ รับการแจ้งเตือนอัตโนมัติ
• เพิ่มคำติชมได้อย่างง่ายดายขณะเดินทางด้วยสถานะกะหรือความคิดเห็น
• ขอเปลี่ยนกะทันทีในแอปตามต้องการ
• กำหนดการเดินทางแบบเต็มได้โดยตรงเมื่อคุณต้องการ

เหตุฉุกเฉินอาจเกิดขึ้นกับคุณหรือสำหรับพนักงานของคุณที่อาจพัดตารางการคิดที่ดีที่สุดออกไปทันที สิ่งสำคัญคือต้องให้พนักงานของคุณรับรู้และเก็บรายชื่อคนที่พร้อมจะเข้าร่วมในช่วงเวลาสุดท้ายหรือยินดีที่จะเปลี่ยนกะไปมา

เพื่อความเป็นธรรมต่อพนักงานทุกคน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกำหนดเวลากะเมื่อเตรียมตารางงานล่วงหน้า (อย่างน้อยหนึ่งเดือนหรือมากกว่านั้น) เพื่อให้พวกเขารู้ว่าต้องทำงานเมื่อใดและสามารถจัดการทางเลือกอื่นได้หากจำเป็น การแจ้งกะพนักงานของคุณเพียงสองสามวันเกี่ยวกับกะอาจทำให้พนักงานบางคนไม่พอใจและไม่พอใจอย่างมาก สิ่งนี้ยังช่วยให้พนักงานของคุณมีความสมดุลระหว่างชีวิตการทำงานและชีวิตที่ดี เพื่อให้สามารถแสดงกะของพวกเขาได้อย่างสดชื่น และพร้อมที่จะให้บริการลูกค้าที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ – คุณไม่ต้องการให้ซอมบี้หมดสติไปรายงานตัวตามหน้าที่

นอกจากนี้ เมื่อกำหนดเวลาไว้ล่วงหน้าแล้ว การสื่อสารกับพนักงานของคุณจะง่ายขึ้นมาก แทนที่จะต้องรับมือกับการโทรหลายสาย การส่งข้อความไม่รู้จบ หรือกลุ่ม WhatsApp ที่ยุ่งยาก ให้ใช้เครื่องมือเดียวกันเพื่อให้ทุกคนอยู่ในลูปและอยู่ในหน้าเดียวกัน

หากคุณต้องการทำให้ตัวเองไม่เป็นที่นิยม ให้พนักงานของคุณทำงานอย่างขยันขันแข็งและทำเป็นประจำ Clopen ถูกสร้างขึ้นจากคำว่า 'ปิด' และ 'เปิด' และหมายความว่าพนักงานของคุณต้องทำกะสุดท้ายของวัน และจากนั้นทำกะแรกเมื่อประตูสถานประกอบการของคุณเปิด พนักงานของคุณอาจทำงานเป็นเวลานานหรือทำงานเป็นกะสองกะโดยแทบไม่ได้พักหรือนอนเลยระหว่างนั้น

บางครั้งอาจหลีกเลี่ยง clopens โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณมีพนักงานสั้น โรงพยาบาลมักมีปัญหาการจัดตารางเวลาประเภทนี้ แต่ถ้าคุณไม่ได้อยู่ในอุตสาหกรรมที่ผู้คนที่มีทักษะที่เหมาะสมนั้นหาได้ยาก ก็คงเป็นเพราะการจัดการที่ไม่ดีและการจัดตารางเวลาที่ไม่ดี

เพื่อหลีกเลี่ยง clopens ผู้จัดการต้องสื่อสารโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีมากกว่าหนึ่งคนที่รับผิดชอบในการจัดทำบัญชีรายชื่อและต้องมีซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมที่สามารถแจ้งเตือนผู้จัดกำหนดการถึงข้อขัดแย้งและการเปลี่ยนแปลงแบบย้อนกลับ

การทำงานล่วงเวลาอาจนำไปสู่ความเหนื่อยล้า ความเครียด และอาจส่งผลต่อสุขภาพของพนักงานได้ ในเดือนกรกฎาคม 2018 รายงานเปิดเผยว่านักวิจัยในแคนาดาพบว่าผู้หญิงที่ทำงานล่วงเวลาเพิ่มความเสี่ยงต่อโรคเบาหวาน นอกจากนี้ยังมีการศึกษาที่แสดงให้เห็นว่าการทำงานล่วงเวลาเพิ่มความเสี่ยงต่อโรคหัวใจและหัวใจวาย

ไม่ใช่เรื่องผิดกฎหมายสำหรับบริษัทที่จะอนุญาตให้พนักงานทำงานล่วงเวลาได้ แต่ในบางประเทศ กฎหมายระบุว่าพนักงานต้องได้รับค่าจ้างเป็นเวลาครึ่งชั่วโมง (ค่าจ้างรายชั่วโมงปกติบวก 50%) ดังนั้นหากไม่ใช่ความตั้งใจของคุณที่จะให้คนทำงานล่วงเวลาและเกิดข้อผิดพลาดในระบบการจัดตารางเวลาของคุณ คุณกำลังสูญเสียเงินให้กับบริษัทของคุณในขณะที่ก่อให้เกิดความเครียดและความเครียดที่ไม่จำเป็นแก่พนักงานของคุณ

หากคุณใช้ไทม์ชีทด้วยตนเอง การค้นหากำลังคนและเวลาที่ใช้ในการตรวจสอบบันทึกจะยากขึ้นเพื่อระบุข้อผิดพลาดหรือการละเมิด ซอฟต์แวร์การจับเวลาที่สร้างรายงานจะช่วยให้คุณระบุตำแหน่งที่เกิดล่วงเวลาและแก้ไขสถานการณ์ได้

หากคุณเสนอการลาหยุดในวันหยุดและวันลาป่วย คุณควรมีนโยบายของบริษัทพร้อมทั้งวิธีติดตามการลาอย่างมีประสิทธิภาพ สิ่งนี้จะช่วยให้แน่ใจว่ามีความเป็นธรรม ตัวอย่างเช่น พนักงานที่มีทักษะเดียวกันจะไม่ลางานในเวลาเดียวกัน ทำให้บริษัทและลูกค้าเสี่ยงต่อความผิดพลาด

แม้ว่าการใช้สเปรดชีตจะเป็นวิธีที่ไม่แพงในการตรวจสอบการลาหยุด แต่การซื้อโปรแกรมติดตามเวลานอกเวลางานจะยุ่งยากและใช้เวลาน้อยกว่า ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณซื้อรายงานที่สามารถรวบรวมรายงานได้อย่างง่ายดายหากจำเป็นสำหรับผู้จัดการหรือผู้ที่ทำงานในแผนกทรัพยากรบุคคล

มีซอฟต์แวร์การจัดตารางเวลาหลายประเภทที่คุณสามารถซื้อได้ บางแห่งเสนอบริการแบบครบวงจรในขณะที่บางประเภทอาจเชี่ยวชาญในการติดตามหรือกำหนดเวลาประเภทใดประเภทหนึ่งโดยเฉพาะสำหรับอุตสาหกรรมหนึ่งๆ ในกรณีส่วนใหญ่ จะมีประสิทธิภาพมากกว่าในการรับซอฟต์แวร์การจัดกำหนดการที่สามารถทำได้ทั้งหมดและมีฟังก์ชันที่ช่วยให้ทุกคนที่ต้องการเข้าถึงบัญชีรายชื่อได้

เมื่อคุณมีการติดตามเวลาและการจัดตารางงานรวมกัน คุณกำลังทำให้สองกระบวนการเป็นอัตโนมัติในราคาเดียว ซึ่งหมายความว่าคุณมีเวลามากขึ้นในการมุ่งเน้นไปที่ภาพรวม และพนักงานของคุณไม่ต้องกังวลกับข้อผิดพลาดหรือข้อผิดพลาดเมื่อได้รับเงินเดือน หรือพวกเขาสามารถทบทวนกำหนดการที่กำลังจะมาถึงได้

การใช้แอพนาฬิกาบอกเวลาบนอุปกรณ์ของพนักงานช่วยให้พวกเขาเข้าถึงกำหนดการได้ง่ายขึ้นเมื่อใดก็ได้ที่ต้องการ

และโซลูชั่นมือถือจำนวนมากเหล่านี้ทำได้มากกว่าการอนุญาตให้พนักงานตอกบัตรเข้าและตอกบัตรออก ส่วนใหญ่อนุญาตให้พนักงานขอเวลาพักหรือลาพักร้อนได้โดยตรงจากแอพ สามารถสื่อสารกับผู้จัดการผ่านการแชทในแอพ สามารถดูไทม์ชีทในอดีตหรือปัจจุบัน และสามารถรวมกระบวนการจ่ายเงินเดือนเข้ากับแอพนาฬิกาบอกเวลาได้ ดูเหมือนว่าสิ่งเหล่านี้จะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับทั้งผู้จัดการและพนักงาน

ทุกทีมต้องการพนักงานที่เหมาะสมสำหรับงานนี้ ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีพนักงานที่เหมาะสมพร้อมที่จะปฏิบัติงาน ไม่ใช่เรื่องดี ตัวอย่างเช่น ที่จะมีบุคคลที่ดีที่สุดสำหรับการเริ่มต้นกะเมื่อในความเป็นจริงพวกเขาเหมาะสมกว่าที่จะสิ้นสุดกะ

หากคุณมีผู้จัดการหลายคนที่รับผิดชอบในการรวบรวมรายชื่อหรือหากคุณจัดตารางด้วยตนเอง ข้อผิดพลาด เช่น การให้กะที่ยุ่งที่สุดให้กับพนักงานที่อายุน้อยกว่าในทีมของคุณ อาจเกิดขึ้นเป็นประจำและส่งผลให้บริษัทของคุณสูญเสียเงินและ ชื่อเสียงด้วย หลีกเลี่ยงสิ่งนี้โดยสละเวลาเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีพนักงานที่มีคุณสมบัติและมีความสามารถมากที่สุดในช่วงเวลาที่สำคัญและยุ่งที่สุด

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณรู้จักพนักงานของคุณและเราไม่ได้หมายถึงชื่อและบทบาทงานในปัจจุบันเท่านั้น รู้ว่าทักษะและใบรับรองของพวกเขาคืออะไร ทั้งแบบเต็มเวลาหรือนอกเวลา พนักงานบางคนมีสิทธิ์ทำงานล่วงเวลา ประเภทบุคลิกภาพของพวกเขาคืออะไร และบันทึกอื่นๆ ที่เป็นประโยชน์ในการสร้างตารางงาน

เพื่อให้แน่ใจว่าเมื่อคุณกำลังวางแผนกะ คุณสามารถอ้างถึงรายการโดยละเอียดนี้เพื่อรับพนักงานที่เหมาะสมตามกำหนดเวลาสำหรับกะได้ นอกจากนี้ สิ่งนี้ยังช่วยให้แน่ใจว่าคุณกำลังจัดตารางคนที่ดีที่สุดของคุณสำหรับกะที่เกี่ยวข้อง คุณคงไม่อยากกำหนดเวลาการจ้างใหม่ในช่วงเวลาเร่งด่วนหรือเร่งด่วน

คุณไม่มีทางรู้ได้เมื่อพนักงานสามารถออกจากกะได้ในนาทีสุดท้าย อาจมีเหตุฉุกเฉินในครอบครัวที่ต้องดูแลหรือเจ็บป่วยที่ทำให้คนต้องหยุดงาน

พนักงานสำรองเป็นสิ่งจำเป็น ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตารางเวลาของคุณทำให้คุณสามารถสร้างรายชื่อเมื่อโทรเพื่อเติมกะว่างได้ตามต้องการ กำหนดการต่างๆ รวมถึงตารางสำหรับพนักงานที่รับสาย ซึ่งกำหนดไว้ล่วงหน้าอย่างดีและเป็นธรรม สามารถทำให้บริษัทและพนักงานสามารถทำงานประสานกันโดยปราศจากความเครียด และสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีความสุขสำหรับทุกคน

นั่นคือตารางงาน 101 เมื่อเตรียมตารางงาน

บรรทัดล่างในการเตรียมตารางงาน

การสร้างตารางงานที่เหมาะสมกับความต้องการทางธุรกิจของคุณอย่างเหมาะสม และพนักงานของคุณพร้อมๆ กันไม่จำเป็นต้องทำให้ปวดหัวมากขึ้น เมื่อทำถูกต้องแล้ว คุณก็พร้อมที่จะรับมือกับเหตุฉุกเฉินในทันทีด้วยเหตุฉุกเฉิน สร้างความมั่นใจในความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด และสามารถลดต้นทุนแรงงานด้วยตารางเวลาที่มีประสิทธิภาพ