ジョブ スケジュールを準備するための 10 のヒント

従業員のシフト スケジュールを正しく設定することで、従業員が満足し、効率が上がり、その過程で何百万ドルも節約できる可能性があります。

しかし、大企業であっても、ほとんどの企業にとって、スケジューリングはストレスと頭痛の種となる可能性があります.

大企業も、経験、人員、予算のすべてにもかかわらず、失敗する可能性があります。

2017 年、Ryanair はその名簿に失敗したため、20,000 便をキャンセルしなければなりませんでした。その結果、乗客数でヨーロッパ最大の航空会社は、規制当局からの叱責と乗客からの一連の苦情を受けながら、飛行機にパイロットを割り当てることができなくなりました。 お金や評判を失い、従業員を怒らせる可能性のある Ryanair のような間違いをしない方法を知りたい場合は、このブログをチェックしてください。

次の仕事のスケジュールを立てるときの 10 のヒントをまとめました。

仕事のスケジュールを準備することは複雑になる可能性がありますが、その要点は、従業員とベンダーが迅速、簡単、かつ明確な方法で簡単にアクセスできるようにすることです. 誰もがアクセスでき、使いやすい適切なソフトウェアを採用するようにしてください。

重要なのは、従業員に一貫性を持たせて、勤務中のシフトに合わせて私生活を計画できるようにすることです。 スケジュールでは、事前にシフトを入れ替えたり変更したりできるようにする必要があります。 誰が何をどのくらいの頻度で行うかを把握できるように、システムがそのような変更を追跡できることを確認してください。 スケジュールの乱用がある場合は、それについて知る必要があります。

また、シフトのニーズが何を伴うのかを自問することを忘れないでください。たとえば、時間は何ですか? どのような義務と職務が求められますか? 従業員がシフトで働くために必要なスキルは何ですか?

これらは、当面のスケジュールを作成および定義するための簡単な質問です。

スタッフがシフトをリクエストしたり交換したりできるようにするだけでなく、彼らを関与させ、彼らが自分のスケジュールで見るべき最も重要なことは何かを尋ねます. たとえば、毎週、毎日、または毎月などのスケジュールを表示することを好みますか。

彼らにとって都合の良い時間を見つけてください。 たとえば、2 人の子供を持つ母親は、子供が学校に通っている日中に働くのがより理想的であると考えるでしょうが、独身の学生である別の人はより柔軟で、夜勤を好むかもしれません。

これは逆効果だと思うかもしれませんが、これは実際に仕事のスケジュールを準備するという人間的な側面に打撃を与えます. 従業員の個人的な生活には、従業員が予測できないことが発生するため、新しいスケジュールが必要になったときに理解し、対応できるようにしてください。 また、彼らの関与を維持し、計画の負担を軽減します。 このレベルの共感は、チーム間の結束を改善し、生産性を向上させます。

ミレニアル世代やジェネレーション Z だけが常に携帯電話を使用しており、このメディアとのコミュニケーションを好むわけではありません。 2021 年の従業員もモバイルを使用しており、アプリを使用してスタッフと通信することには多くの利点があります。 今では、ほとんどの人が携帯電話を持っており、一部の企業ではスタッフに携帯電話を支給しているため、全員がスケジュールにアクセスできるようにして、常に何が起こっているかを把握できるようにするのは非常に簡単です。

実際、モバイルの自動化されたソリューションは、「従業員のスケジュールを作成するのにかかる時間を 80% 短縮し、人件費を 3% 削減します」。

Connecteam の従業員スケジューリング アプリは、あらゆる業界の何千ものユーザーから信頼されています。

マネージャーの観点から：

• テンプレートを使用し、シフトを複製し、ドラッグ アンド ドロップまたは一括操作を使用して時間を節約します
• 単一または複数のシフトを簡単に作成し、Excel またはテンプレートからスケジュールをインポートします
• フィルター、色分けされたタグ、および資格、場所などに基づくスマート グループを使用して、シフトに適した従業員を見つけます。
• 従業員が遅刻したり、シフトを拒否したりした場合に通知を受け取り、透明性と管理を向上させます
• 日付、時刻、住所、シフト タスク、特別な指示などの主要なシフト情報を含めて、従業員が必要なものをすべて 1 か所にまとめます。
• シフトの変更はリアルタイムで報告され、関連する従業員に通知として送信されます

従業員の観点から：

• Connecteam はユーザーフレンドリーで使いやすく、自分の電話からアクセスできるため、トレーニングは必要ありません。
• 地図、メモ、ファイル、画像など、すべてのシフト情報にリアルタイムでアクセスできます
• シフトが公開、編集、またはキャンセルされると、自動通知を受け取ります
• シフト ステータスまたはコメントを使用して、外出先で簡単にフィードバックを追加できます
• 必要に応じて、アプリですぐにシフトの交換を依頼してください
• 完全な旅程は、必要なときに直接利用できます

あなたやスタッフに緊急事態が発生し、考え抜かれた最善のスケジュールが水から吹き飛ばされる可能性があります。 従業員を最新の状態に保ち、最後の瞬間に参加できる、または喜んでシフトを交換できる人のリストを保持することが重要です。

すべての従業員に公平を期すために、勤務スケジュールを作成する際は、事前に (少なくとも 1 か月程度) シフトをスケジュールして、いつ勤務する必要があるかを把握し、必要に応じて代替の手配を行えるようにします。 シフトについて数日前にスタッフに通知するだけでは、非常に不幸で不満を抱くスタッフがいる可能性があります。 これにより、スタッフは健康的なワークライフ バランスを保つことができるため、気分をリフレッシュして最高のカスタマー サービスを提供する準備が整った状態でシフトに臨むことができます。

さらに、スケジュールが事前に作成されていると、スタッフに伝えるのがはるかに簡単になります. 複数の電話、際限のないテキスト メッセージ、またはぎこちない WhatsApp グループに対処する代わりに、同じツールを使用して、全員が常に同じ情報を共有できるようにします。

人気を失いたい場合は、スタッフにクローペンを働かせ、定期的に行います。 クローペンは「閉じる」と「開く」という言葉から作られた言葉で、事実上、従業員はその日の最後のシフトを行い、施設のドアが開いたときに最初のシフトを行う必要があることを意味します. あなたのスタッフは、休憩や睡眠をほとんど挟まずに長時間働いたり、2 交代制で働いたりしている可能性があります。

特にスタッフが不足している場合は、クローペンが避けられない場合があります。病院では、この種のスケジュールの問題がよくあります. しかし、適切なスキルを持った人材がめったにいない業界に属していない場合、それは単純に悪い管理と悪いスケジューリングに帰着します。

クローペンを避けるために、特に複数の担当者が名簿の作成を担当している場合、マネージャーはコミュニケーションをとる必要があり、競合や連続シフトをスケジューラーに警告できる適切なソフトウェアを配置する必要があります。

残業は疲労やストレスにつながり、従業員の健康にも影響を与える可能性があります。 2018 年 7 月の報告によると、カナダの研究者は、残業をしている女性が糖尿病のリスクを高めることを発見しました。 残業が心臓病や心臓発作のリスクを高めることを示す研究もあります。

企業が従業員に時間外労働を許可することは違法ではありませんが、一部の国では、法律により、従業員には 1.5 時間 (通常の時給に 50% を加えたもの) を支払わなければならないと規定されています。 したがって、誰かを残業させることがあなたの意図ではなく、スケジューリング システムに不具合がある場合、従業員に不必要なストレスと負担を与えながら、会社のお金を失うことになります。

手動のタイムシートを使用している場合は、記録をくまなく調べてミスや不正行為を特定するのに必要な人員と時間を見つけるのが難しくなります。 レポートを生成する計時ソフトウェアは、残業が発生している場所を特定し、状況を修正するのに役立ちます。

スタッフに休暇や病気休暇を与える場合は、会社の方針を定め、休暇を効率的に追跡する方法を用意する必要があります。 これにより、公平性が確保され、たとえば、同じスキルセットを持つ従業員が同時に休暇を取ることがなくなり、会社と顧客が間違いを犯しやすくなります。

スプレッドシートを使用することは、このような休暇を監視するための安価な方法ですが、正確なスケジュールを維持できる休暇追跡プログラムを購入する方が手間も時間もかかりません。 マネージャーや人事部門で働く人が必要とする場合は、レポートを簡単にまとめることができるものを購入してください.

購入できるスケジューリング ソフトウェアにはさまざまな種類があります。 オールインワンのサービスを提供するものもあれば、特定の業界の特定のタイプの追跡またはスケジューリングに優れているものもあります. ほとんどの場合、すべてを実行でき、必要なすべての人が名簿にアクセスできるようにする機能を備えたスケジューリング ソフトウェアを入手する方が効率的です。

タイム トラッキングとジョブ スケジューリングを 1 つにまとめると、1 つの価格で 2 つのプロセスを自動化できます。 これは、全体像に集中するためにより多くの時間を手にできることを意味し、従業員は給料を受け取ったときや次のスケジュールを確認するときにエラーや間違いを心配する必要がありません.

タイム レコーダー アプリを従業員のデバイスに実装することで、従業員がいつでも簡単にスケジュールにアクセスできるようになります。

また、これらのモバイル ソリューションの多くは、従業員の出退勤を許可するだけではありません。 ほとんどの場合、従業員は休暇や休暇をアプリから直接申請でき、アプリ内チャットを介してマネージャーと通信でき、過去または現在のタイムシートを表示でき、給与計算プロセスをタイム レコーダー アプリに統合できます。 今では、これらはマネージャーと従業員の両方にとって大きなメリットのように思えます。

すべてのチームは、仕事に適した従業員を必要としているため、仕事を遂行するのに適切なスタッフが配置されていることを確認してください。 たとえば、実際にはシフトを終了するのに適しているのに、シフトを開始するのに最適な人を雇うのは良くありません。

名簿の作成を担当するマネージャーが複数いる場合、またはスケジュールを手動で作成していた場合、従業員の中で最も忙しいシフトを最も若い従業員に割り当てるなどのミスが定期的に発生し、会社が損失を被る可能性があります。その評判も。 最も重要で最も忙しい時期に、最も有能で有能なスタッフを利用できるように時間をかけて、これを回避してください。

従業員を知っていることを確認してください。従業員の名前と現在の職務を意味するだけではありません。 彼らのスキルと資格は何か、彼らはフルタイムかパートタイムか、特定の従業員に残業の資格があるか、彼らの性格タイプは何か、およびジョブ スケジュールを作成するのに役立つその他のメモを把握します。

これにより、シフトを計画するときに、この詳細なリストを参照して、シフトにスケジュールされた適切な従業員を取得できます。 さらに、これにより、関連するシフトに最適な人材を確実にスケジュールできます。 ピーク時やラッシュアワーの間に新しい雇用をスケジュールしたくないでしょう。

土壇場で従業員がいつシフトから脱落するかはわかりません。 世話をしなければならない家族の緊急事態や、誰かを仕事から遠ざけかねない病気があるかもしれません。

バックアップ スタッフは不可欠です。そのため、必要に応じて空いているシフトを埋めるためのオンコール名簿を作成できるようにスケジュールを設定してください。 オンコール スタッフのスケジュールを含めて、十分に前もって公正に作成されたスケジュールは、会社と従業員が最小限のストレスで結束して働くことを可能にし、すべての人にとって幸せな職場環境を作り出すことができます。

それが、ジョブスケジュールを作成するときのジョブスケジューリング101です。

ジョブ スケジュールの準備の要点

ビジネス ニーズと従業員の両方に同時に適合するジョブ スケジュールを適切に作成することは、大きな頭痛の種になる必要はありません。 適切に行われれば、緊急事態に即座に対処し、ワークライフ バランスを確保し、エラーを回避し、効率的なスケジュールで人件費を削減できます。