I 10 migliori consigli per la preparazione di un programma di lavoro

Una corretta pianificazione dei turni dei dipendenti può comportare dipendenti felici, efficienza e risparmio di milioni nel processo.

Ma per la maggior parte delle aziende, anche le mega-corporazioni, la pianificazione può creare stress e mal di testa poiché i manager lottano per convincere i dipendenti migliori ad assumere i turni più rilevanti.

Anche le grandi aziende, nonostante tutta la loro esperienza, manodopera e budget, possono sbagliare.

Nel 2017, Ryanair ha dovuto cancellare 20.000 voli perché ha fallito i suoi elenchi, con il risultato che la più grande compagnia aerea d'Europa per numero di passeggeri non è stata in grado di assegnare piloti agli aerei mentre riceveva rimproveri dalle autorità di regolamentazione e una cascata di lamentele dai passeggeri. Dai un'occhiata a questo blog se vuoi imparare a non fare un errore tipo Ryanair che potrebbe farti perdere denaro, reputazione e far arrabbiare i dipendenti.

Ci siamo rimboccati le maniche e abbiamo compilato un elenco di 10 suggerimenti quando crei il tuo prossimo programma di lavoro.

La preparazione di un programma di lavoro può essere complicata, ma il punto centrale è consentire ai dipendenti e ai fornitori di avere un facile accesso in modo rapido, semplice e chiaro. Assicurati di adottare il software giusto a cui tutti possono accedere e che sia semplice da usare.

La chiave è dare ai dipendenti una certa coerenza in modo che possano pianificare la propria vita personale attorno ai turni in cui stanno lavorando. Il programma dovrebbe anche consentire la possibilità di scambiare e modificare i turni in anticipo. Assicurati che il sistema possa tenere traccia di tali modifiche in modo da essere sempre aggiornato su chi fa cosa e con quale frequenza. Se c'è un abuso di pianificazione, devi saperlo!

E non dimenticare di chiederti cosa comportano le esigenze del turno, ad esempio, quali sono gli orari? Quali doveri e responsabilità lavorative sono richiesti? Di quali competenze hanno bisogno i dipendenti per poter lavorare a turno?

Queste sono semplici domande per creare e definire il programma a portata di mano.

Oltre a consentire al personale di richiedere e scambiare i turni, coinvolgilo e chiedi loro quali siano le cose che ritengono più importanti per loro da vedere nel loro programma. Ad esempio, preferiscono vedere un programma settimanale, giornaliero o mensile, ecc.

Scopri quali orari gli farebbero comodo. Una madre di due bambini, ad esempio, troverebbe più ideale lavorare di giorno quando i bambini sono a scuola, mentre un'altra persona che è una studentessa single potrebbe essere più flessibile o preferire fare i turni di notte.

Forse pensi che questo sia controproducente, ma questo colpisce davvero l'aspetto umano della preparazione di un programma di lavoro. Nella vita personale dei tuoi dipendenti emergeranno cose che non possono prevedere, quindi assicurati di essere comprensivo e in grado di reagire quando è necessario un nuovo programma. Li tiene anche impegnati e ti toglie parte dell'onere di pianificazione. Questo livello di empatia porterà a una migliore unità tra il team e aumenterà la produttività.

Non sono solo i Millenials o la Generazione Z che sono costantemente al telefono e preferiscono comunicare con questo mezzo. Anche la forza lavoro del 2021 è mobile e ci sono tanti vantaggi nell'utilizzare le app per comunicare con il tuo personale. Ormai, la maggior parte delle persone ha telefoni cellulari e alcune aziende ne forniscono persino il personale, quindi sarebbe davvero facile dare a tutti l'accesso al programma in modo che sappiano cosa sta succedendo in ogni momento.

In effetti, le soluzioni mobili automatizzate "riducono dell'80% il tempo necessario per creare un orario dei dipendenti e riducono la spesa per la manodopera del 3%".

L'app di pianificazione dei dipendenti di Connecteam è considerata affidabile da migliaia di persone in tutti i settori.

Dal punto di vista dei gestori:

• Usa i modelli, duplica i turni, usa il trascinamento della selezione o le azioni collettive per risparmiare tempo
• Crea facilmente turni singoli o multipli, importa orari da Excel o da un modello
• Trova il dipendente giusto per il turno con filtri, tag con codice colore e gruppi intelligenti basati su qualifiche, posizione, ecc.
• Ricevi notifiche se i dipendenti sono in ritardo o rifiutano un turno per una migliore trasparenza e controllo
• Includere informazioni chiave sui turni come data, ora, indirizzo, compiti di turno, istruzioni speciali e altro ancora, così i dipendenti hanno tutto ciò di cui hanno bisogno in un unico posto
• I cambi di turno sono segnalati in tempo reale e inviati come notifica ai dipendenti interessati

Dal punto di vista dei dipendenti:

• Non è necessaria alcuna formazione poiché Connecteam è intuitivo, facile da usare e accessibile dal tuo telefono
• Tutte le informazioni sui turni sono accessibili in tempo reale, comprese mappe, note, file, immagini e altro ancora
• Quando i turni vengono pubblicati, modificati o annullati, ricevi una notifica automatica
• Aggiungi facilmente feedback in movimento con uno stato del turno o un commento
• Richiedi subito la sostituzione del turno nell'app secondo necessità
• L'itinerario completo è disponibile direttamente quando ne hai bisogno

Può verificarsi un'emergenza per te o per il tuo personale che potrebbe far saltare in aria il programma più congegnato. È importante tenere aggiornati i tuoi dipendenti e mantenere un elenco di persone che sarebbero disponibili a intervenire all'ultimo momento o che sarebbero felici di scambiarsi i turni.

Per essere corretto con tutti i dipendenti, assicurati di pianificare i turni, quando prepari un programma di lavoro, in anticipo (diciamo almeno un mese circa) in modo che sappiano quando devono lavorare e possano prendere accordi alternativi se necessario. Dare al tuo personale solo un paio di giorni di preavviso sui turni potrebbe creare personale molto infelice e scontento. Ciò consente anche al tuo personale di avere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata in modo che possano presentarsi al loro turno rinfrescati e pronti a fornire il miglior servizio clienti possibile: non vuoi che gli zombi prosciugati si presentino per il dovere.

Inoltre, quando il programma è fatto in anticipo, è molto più facile comunicarlo al tuo personale. Invece di gestire più telefonate, messaggi di testo infiniti o gruppi WhatsApp goffi, usa lo stesso strumento per tenere tutti aggiornati e sulla stessa pagina.

Se vuoi renderti impopolare, fai in modo che il tuo personale lavori bene e lo faccia regolarmente. Clopen è stato creato dalle parole "chiudere" e "aprire" e in effetti significa che il tuo dipendente deve fare l'ultimo turno della giornata e poi fare il primo turno quando le porte del tuo stabilimento si aprono. Il tuo membro del personale potrebbe lavorare per lunghe ore o anche un doppio turno senza quasi una pausa o dormire nel mezzo.

A volte i clopen sono inevitabili, in particolare se sei a corto di personale: gli ospedali hanno spesso questo tipo di problema di programmazione. Ma se non sei in un settore in cui le persone con le giuste competenze sono rare, allora tutto si riduce a una cattiva gestione e una pianificazione scadente.

Per evitare clopens, i manager devono comunicare, in particolare se più di uno è responsabile della stesura del roster, e deve essere presente il software giusto in grado di avvisare i pianificatori di conflitti e turni back-to-back.

Gli straordinari possono causare affaticamento, stress e possono persino influire sulla salute di un dipendente. Nel luglio 2018, un rapporto ha rivelato che i ricercatori in Canada hanno scoperto che le donne che facevano gli straordinari aumentavano il rischio di diabete. Ci sono anche studi che dimostrano che gli straordinari aumentano il rischio di malattie cardiache e attacchi di cuore.

Non è illegale per le aziende consentire ai dipendenti di fare gli straordinari, ma in alcuni paesi le leggi stabiliscono che i dipendenti devono essere pagati una volta e mezza (la loro retribuzione oraria regolare più il 50%). Quindi, se non è tua intenzione far fare gli straordinari a qualcuno e c'è un problema tecnico nel tuo sistema di pianificazione, stai perdendo denaro per la tua azienda causando stress e fatica inutili al tuo dipendente.

Se stai utilizzando schede attività manuali, sarà più difficile trovare la manodopera e il tempo necessari per spulciare il record per identificare errori o abusi. Il software di cronometraggio che genera rapporti ti aiuterà a identificare dove si stanno verificando gli straordinari e a correggere la situazione.

Se offri al personale ferie e giorni di malattia, dovresti disporre di una politica aziendale in atto e di un modo efficiente per tenere traccia del congedo. Ciò contribuirà a garantire l'equità e che, ad esempio, i dipendenti con le stesse competenze non prendano congedo contemporaneamente, lasciando l'azienda e i clienti vulnerabili agli errori.

Sebbene l'utilizzo di un foglio di calcolo sia un modo economico per monitorare tali congedi, è meno laborioso e dispendioso in termini di tempo acquistare un programma di monitoraggio delle ferie in grado di mantenere un programma accurato. Assicurati di acquistarne uno che possa facilmente mettere insieme un report se è necessario per i manager o per coloro che lavorano nel dipartimento delle risorse umane.

Esistono molti tipi di software di pianificazione che puoi acquistare. Alcuni offrono servizi all-in-one mentre altri possono eccellere in un particolare tipo di monitoraggio o pianificazione per un particolare settore. Nella maggior parte dei casi, è più efficiente ottenere un software di pianificazione in grado di fare tutto e ha la funzionalità per consentire a tutti coloro che ne hanno bisogno di accedere all'elenco.

Quando hai il monitoraggio del tempo e la pianificazione dei lavori raggruppati in uno, stai automatizzando due processi al prezzo di uno. Ciò significa che hai più tempo a disposizione per concentrarti sul quadro generale e i tuoi dipendenti non devono preoccuparsi di errori o errori quando ricevono lo stipendio o possono rivedere il loro programma imminente.

Implementando un'app per l'orologio sul dispositivo di un dipendente, rendi più facile per loro accedere alla loro pianificazione ogni volta che lo desiderano.

E molte di queste soluzioni mobili fanno molto di più che consentire ai dipendenti di timbrare in entrata e in uscita. La maggior parte consente ai dipendenti di richiedere permessi o ferie direttamente dall'app, possono comunicare con il manager tramite una chat in-app, possono visualizzare schede attività passate o attuali e il processo di gestione stipendi può essere integrato nell'app orologio. Ora, questi sembrano grandi vantaggi sia per i manager che per i dipendenti.

Ogni squadra ha bisogno dei dipendenti giusti per il lavoro, quindi assicurati di avere il personale giusto per svolgere il lavoro. Non va bene, ad esempio, avere la persona migliore per incassare all'inizio del turno quando in realtà è più adatta a finire il turno.

Se hai più manager responsabili della formazione del roster o se hai messo insieme il programma manualmente, errori, come dare i turni più impegnativi al dipendente più giovane della tua forza lavoro, potrebbero verificarsi regolarmente e portare la tua azienda a perdere denaro e anche la sua reputazione. Evita questo prendendoti il ​​tempo necessario per assicurarti di avere il personale più qualificato e competente disponibile nei momenti più cruciali e di maggiore affluenza.

Assicurati di conoscere i tuoi dipendenti e non intendiamo solo il loro nome e l'attuale ruolo lavorativo. Sapere quali sono le loro competenze e certificazioni, se sono a tempo pieno o part-time, se alcuni dipendenti hanno diritto a fare gli straordinari, qual è il loro tipo di personalità e qualsiasi altra nota utile per creare un programma di lavoro.

Ciò garantisce che quando stai pianificando i turni, puoi fare riferimento a questo elenco dettagliato per ottenere il dipendente giusto programmato per il turno. Inoltre, questo ti assicura anche di programmare le tue persone migliori per il turno pertinente. Non vorrai programmare una nuova assunzione durante un'ora di punta o di punta.

Non si sa mai quando un dipendente potrebbe abbandonare un turno all'ultimo minuto. Potrebbe esserci un'emergenza familiare di cui occuparsi o una malattia che potrebbe allontanare qualcuno dal lavoro.

Il personale di riserva è essenziale, quindi assicurati che il tuo programma ti offra la possibilità di creare un elenco di reperibilità per riempire i turni vuoti secondo necessità. Gli orari, compresi quelli per il personale di guardia, che sono stati creati con largo anticipo e in modo equo potrebbero consentire all'azienda e ai dipendenti di lavorare in modo coeso con il minimo stress e creare un ambiente di lavoro felice per tutti.

Questa è la pianificazione dei lavori 101 durante la preparazione di una pianificazione dei lavori.

La linea di fondo sulla preparazione di un programma di lavoro

Creare correttamente un programma di lavoro che soddisfi le tue esigenze aziendali e i tuoi dipendenti allo stesso tempo non deve causare un mal di testa maggiore. Quando è fatto bene, sei pronto ad affrontare le emergenze in un istante con le contingenze in atto, garantire un equilibrio tra lavoro e vita privata, evitare errori e puoi ridurre i costi di manodopera con un programma efficiente.