Top 10 Tipps für die Vorbereitung eines Arbeitsplans

Die richtige Schichtplanung für Ihre Mitarbeiter kann zu zufriedenen Mitarbeitern, Effizienz und Einsparungen in Millionenhöhe führen.

Aber für die meisten Unternehmen, sogar für Megakonzerne, kann die Terminplanung Stress und Kopfschmerzen verursachen, wenn Manager darum kämpfen, die besten Mitarbeiter für die wichtigsten Schichten zu gewinnen.

Große Unternehmen können trotz all ihrer Erfahrung, Arbeitskraft und ihres Budgets auch Fehler machen.

Im Jahr 2017 musste Ryanair 20.000 Flüge stornieren, weil es seine Dienstpläne verpfuschte, was dazu führte, dass Europas größte Fluggesellschaft nach Passagierzahlen keine Piloten zu Flugzeugen zuweisen konnte, während sie Rügen von Aufsichtsbehörden und eine Kaskade von Beschwerden von Passagieren erhielt. Schauen Sie sich diesen Blog an, wenn Sie erfahren möchten, wie Sie einen Fehler wie bei Ryanair vermeiden, der Ihnen Geld, Ihren Ruf und die Verärgerung von Mitarbeitern kosten könnte.

Wir haben unsere Ärmel hochgekrempelt und eine Liste mit 10 Tipps zusammengestellt, wenn Sie Ihren nächsten Arbeitsplan erstellen.

Das Erstellen eines Arbeitsplans kann kompliziert sein, aber der springende Punkt dabei ist, Ihren Mitarbeitern und Lieferanten einen schnellen, einfachen und übersichtlichen Zugriff zu ermöglichen. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Software einsetzen, auf die jeder zugreifen kann und die einfach zu bedienen ist.

Der Schlüssel liegt darin, den Mitarbeitern eine gewisse Konsistenz zu geben, damit sie ihr Privatleben um die Schichten herum planen können, in denen sie arbeiten. Der Zeitplan sollte auch die Möglichkeit bieten, die Schichten im Voraus zu tauschen und zu ändern. Stellen Sie sicher, dass das System solche Änderungen nachverfolgen kann, damit Sie wissen, wer was und wie oft tut. Wenn es einen Terminmissbrauch gibt – müssen Sie darüber Bescheid wissen!

Und vergessen Sie nicht, sich zu fragen, was die Bedürfnisse der Schicht mit sich bringen, zum Beispiel, wie sind die Stunden? Welche Aufgaben und Verantwortungen sind erforderlich? Welche Fähigkeiten brauchen Mitarbeiter, um im Schichtdienst arbeiten zu können?

Dies sind einfache Fragen zum Erstellen und Definieren des vorliegenden Zeitplans.

Abgesehen davon, dass die Mitarbeiter Schichten beantragen und tauschen können, beziehen Sie sie mit ein und fragen Sie sie, was ihrer Meinung nach die wichtigsten Dinge sind, die sie in ihrem Zeitplan sehen sollten. Ziehen sie es zum Beispiel vor, einen Wochenplan zu sehen, täglich oder monatlich usw.

Finden Sie heraus, welche Zeiten für sie günstig wären. Eine Mutter von zwei Kindern findet es zum Beispiel idealer, tagsüber zu arbeiten, wenn die Kinder in der Schule sind, während eine andere Person, die alleinerziehend ist, vielleicht flexibler ist oder lieber Nachtschichten macht.

Vielleicht denken Sie, dass dies kontraproduktiv ist, aber das trifft wirklich den menschlichen Aspekt der Erstellung eines Arbeitsplans. Im Privatleben Ihres Mitarbeiters werden Dinge auftauchen, die er nicht vorhersehen kann, stellen Sie also sicher, dass Sie verstehen und reagieren können, wenn ein neuer Zeitplan erforderlich ist. Es hält sie auch involviert und nimmt Ihnen einen Teil der Planungslast ab. Dieses Maß an Empathie wird zu einer viel besseren Einheit im Team führen und die Produktivität steigern.

Nicht nur Millennials oder die Generation Z sind ständig am Handy und kommunizieren am liebsten mit diesem Medium. Auch die Belegschaft von 2021 ist mobil und es gibt so viele Vorteile, Apps für die Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern zu verwenden. Inzwischen haben die meisten Menschen Handys und einige Unternehmen statten sogar ihre Mitarbeiter damit aus, sodass es wirklich einfach wäre, allen Zugriff auf den Zeitplan zu geben, damit sie jederzeit wissen, was los ist.

Tatsächlich reduzieren mobile, automatisierte Lösungen „die Zeit, die zum Erstellen eines Mitarbeiterzeitplans benötigt wird, um 80 % und senken die Arbeitskosten um 3 %.“

Die Mitarbeiterplanungs-App von Connecteam genießt das Vertrauen von Tausenden in allen Branchen.

Aus Sicht der Manager:

• Verwenden Sie Vorlagen, duplizieren Sie Schichten, verwenden Sie Drag & Drop oder Massenaktionen, um Zeit zu sparen
• Erstellen Sie ganz einfach einzelne oder mehrere Schichten, importieren Sie Zeitpläne aus Excel oder aus einer Vorlage
• Finden Sie den richtigen Mitarbeiter für die Schicht mit Filtern, farbcodierten Tags und intelligenten Gruppen basierend auf Qualifikationen, Standort usw.
• Erhalten Sie Benachrichtigungen, wenn Mitarbeiter zu spät kommen oder eine Schicht für mehr Transparenz und Kontrolle ablehnen
• Fügen Sie wichtige Schichtinformationen wie Datum, Uhrzeit, Adresse, Schichtaufgaben, besondere Anweisungen und mehr hinzu, damit die Mitarbeiter alles, was sie brauchen, an einem Ort haben
• Schichtwechsel werden in Echtzeit gemeldet und als Benachrichtigung an die zuständigen Mitarbeiter versendet

Aus Mitarbeitersicht:

• Keine Schulung erforderlich, da Connecteam benutzerfreundlich, einfach zu bedienen und von Ihrem eigenen Telefon aus zugänglich ist
• Alle Schichtinformationen sind in Echtzeit zugänglich, einschließlich Karten, Notizen, Dateien, Bilder und mehr
• Wenn Schichten veröffentlicht, bearbeitet oder storniert werden, erhalten Sie eine automatische Benachrichtigung
• Fügen Sie ganz einfach unterwegs Feedback mit einem Schichtstatus oder Kommentar hinzu
• Fragen Sie bei Bedarf gleich in der App nach einem Schichtersatz
• Der vollständige Reiseplan ist bei Bedarf direkt verfügbar

Für Sie oder Ihre Mitarbeiter kann ein Notfall eintreten, der den besten durchdachten Zeitplan völlig über den Haufen werfen könnte. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Mitarbeiter auf dem Laufenden halten und eine Liste mit Personen führen, die im letzten Moment einspringen oder gerne die Schicht tauschen würden.

Um fair zu allen Mitarbeitern zu sein, stellen Sie sicher, dass Sie Schichten bei der Erstellung eines Arbeitsplans im Voraus planen (sagen wir mindestens einen Monat oder so), damit sie wissen, wann sie arbeiten müssen, und bei Bedarf alternative Vorkehrungen treffen können. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern nur ein paar Tage im Voraus über Schichten informieren, kann dies zu sehr unglücklichen und verärgerten Mitarbeitern führen. Dies ermöglicht Ihren Mitarbeitern auch eine gesunde Work-Life-Balance, sodass sie erfrischt und bereit zu ihrer Schicht erscheinen können, um den bestmöglichen Kundenservice zu bieten – Sie wollen keine ausgelaugten Zombies, die sich zum Dienst melden.

Wenn der Zeitplan im Voraus erstellt wird, ist es außerdem viel einfacher, ihn Ihren Mitarbeitern mitzuteilen. Anstatt sich mit mehreren Telefonanrufen, endlosen Textnachrichten oder umständlichen WhatsApp-Gruppen herumschlagen zu müssen, verwenden Sie dasselbe Tool, um alle auf dem Laufenden und auf der gleichen Seite zu halten.

Wenn Sie sich unbeliebt machen wollen, lassen Sie Ihre Mitarbeiter arbeiten und tun Sie dies regelmäßig. Clopen wurde aus den Wörtern „schließen“ und „öffnen“ gebildet und bedeutet effektiv, dass Ihr Mitarbeiter die letzte Schicht des Tages und dann die erste Schicht machen muss, wenn sich die Türen Ihres Unternehmens öffnen. Ihr Mitarbeiter könnte lange arbeiten oder sogar eine Doppelschicht mit kaum Pausen oder Schlaf dazwischen haben.

Manchmal sind Clopens unvermeidlich, besonders wenn Sie unter Personalmangel leiden – Krankenhäuser haben oft solche Terminprobleme. Aber wenn Sie nicht in einer Branche tätig sind, in der Menschen mit den richtigen Fähigkeiten rar sind, dann läuft es einfach auf schlechtes Management und schlechte Planung hinaus.

Um Clopens zu vermeiden, müssen Manager kommunizieren, insbesondere wenn mehr als einer für die Erstellung des Dienstplans verantwortlich ist, und es muss die richtige Software vorhanden sein, die Planer auf Konflikte und aufeinanderfolgende Schichten aufmerksam macht.

Überstunden können zu Müdigkeit und Stress führen und sogar die Gesundheit eines Mitarbeiters beeinträchtigen. Im Juli 2018 enthüllte ein Bericht, dass Forscher in Kanada herausfanden, dass Frauen, die Überstunden machten, ihr Diabetesrisiko erhöhten. Es gibt auch Studien, die zeigen, dass Überstunden das Risiko für Herzkrankheiten und Herzinfarkte erhöhen.

Es ist für Unternehmen nicht illegal, Mitarbeitern Überstunden zu erlauben, aber in einigen Ländern sehen die Gesetze vor, dass Mitarbeiter anderthalb Stunden bezahlt werden müssen (ihr regulärer Stundenlohn plus 50 %). Wenn es also nicht Ihre Absicht ist, jemanden Überstunden machen zu lassen, und es einen Fehler in Ihrem Planungssystem gibt, verlieren Sie Geld für Ihr Unternehmen und verursachen unnötigen Stress und Belastungen für Ihre Mitarbeiter.

Wenn Sie manuelle Arbeitszeittabellen verwenden, ist es schwieriger, das Personal und die Zeit zu finden, die erforderlich sind, um die Aufzeichnungen zu durchsuchen, um Fehler oder Missbräuche zu identifizieren. Zeiterfassungssoftware, die Berichte generiert, hilft Ihnen dabei, Überstunden zu erkennen und Abhilfe zu schaffen.

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern Urlaubs- und Krankheitstage anbieten, sollten Sie über eine Unternehmensrichtlinie sowie eine effiziente Methode zur Nachverfolgung des Urlaubs verfügen. Dies trägt dazu bei, dass Fairness herrscht und beispielsweise Mitarbeiter mit gleichen Fähigkeiten nicht gleichzeitig Urlaub nehmen, wodurch das Unternehmen und die Kunden anfällig für Fehler werden.

Während die Verwendung einer Tabellenkalkulation eine kostengünstige Möglichkeit ist, solche Urlaube zu überwachen, ist es weniger mühsam und zeitaufwändig, ein Programm zur Verfolgung von Abwesenheitszeiten zu erwerben, das einen genauen Zeitplan einhalten kann. Stellen Sie sicher, dass Sie einen kaufen, mit dem Sie problemlos einen Bericht zusammenstellen können, wenn er für Manager oder Mitarbeiter der Personalabteilung benötigt wird.

Es gibt viele Arten von Planungssoftware, die Sie kaufen können. Einige bieten All-in-One-Services, während andere sich durch eine bestimmte Art der Nachverfolgung oder Planung für eine bestimmte Branche auszeichnen. In den meisten Fällen ist es effizienter, sich eine Planungssoftware zu besorgen, die alles kann und über die Funktionalität verfügt, um allen, die sie benötigen, Zugriff auf den Dienstplan zu ermöglichen.

Wenn Sie Zeiterfassung und Auftragsplanung in einem haben, automatisieren Sie zwei Prozesse zum Preis von einem. Das bedeutet, dass Sie mehr Zeit haben, sich auf das große Ganze zu konzentrieren, und Ihre Mitarbeiter müssen sich keine Gedanken über Fehler oder Fehler machen, wenn sie ihren Gehaltsscheck erhalten oder ihren bevorstehenden Zeitplan überprüfen können.

Durch die Implementierung einer Stempeluhr-App auf dem Gerät eines Mitarbeiters erleichtern Sie ihm den Zugriff auf seinen Zeitplan, wann immer er möchte.

Und viele dieser mobilen Lösungen leisten weit mehr, als Mitarbeitern nur das Ein- und Ausstempeln zu ermöglichen. Die meisten ermöglichen Mitarbeitern, Freistellung oder Urlaub direkt aus der App zu beantragen, können mit dem Vorgesetzten über einen In-App-Chat kommunizieren, vergangene oder aktuelle Stundenzettel einsehen und der Gehaltsabrechnungsprozess kann in die Stempeluhr-App integriert werden. Nun, das klingt nach großen Vorteilen für Manager und Mitarbeiter gleichermaßen.

Jedes Team braucht die richtigen Mitarbeiter für die Aufgabe, also stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Mitarbeiter für die Ausführung der Aufgabe haben. Es ist zum Beispiel nicht gut, die beste Person für die Abrechnung zu Beginn der Schicht zu haben, wenn sie tatsächlich besser geeignet ist, die Schicht zu beenden.

Wenn Sie mehrere Manager haben, die für die Zusammenstellung des Dienstplans verantwortlich sind, oder wenn Sie den Zeitplan manuell zusammengestellt haben, können regelmäßig Fehler auftreten, z auch seinen Ruf. Vermeiden Sie dies, indem Sie sich die Zeit nehmen, um sicherzustellen, dass Ihnen in den wichtigsten und geschäftigsten Zeiten das qualifizierteste und kompetenteste Personal zur Verfügung steht.

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Mitarbeiter kennen und wir meinen nicht nur ihren Namen und ihre aktuelle berufliche Rolle. Wissen Sie, welche Fähigkeiten und Zertifizierungen sie haben, ob sie Vollzeit oder Teilzeit arbeiten, ob bestimmte Mitarbeiter Anspruch auf Überstunden haben, welchen Persönlichkeitstyp sie haben und welche anderen Hinweise hilfreich sind, um einen Arbeitsplan zu erstellen.

Dadurch wird sichergestellt, dass Sie bei der Planung von Schichten auf diese detaillierte Liste zurückgreifen können, um den richtigen Mitarbeiter für die Schicht einzuplanen. Außerdem stellt dies sicher, dass Sie Ihre besten Mitarbeiter für die entsprechende Schicht einplanen. Sie möchten nicht während einer Spitzen- oder Hauptverkehrszeit eine neue Einstellung planen.

Man weiß nie, wann ein Mitarbeiter in letzter Minute aus einer Schicht aussteigen könnte. Es könnte einen familiären Notfall geben, um den man sich kümmern muss, oder eine Krankheit, die jemanden von der Arbeit abhalten könnte.

Ersatzpersonal ist unerlässlich, stellen Sie also sicher, dass Ihr Zeitplan Ihnen die Möglichkeit bietet, einen Bereitschaftsplan zu erstellen, um leere Schichten nach Bedarf zu füllen. Langfristig und fair erstellte Zeitpläne, auch für Bereitschaftskräfte, könnten es dem Unternehmen und den Mitarbeitern ermöglichen, mit minimalem Stress zusammenzuarbeiten und ein glückliches Arbeitsumfeld für alle zu schaffen.

Das ist die Jobplanung 101 beim Vorbereiten eines Jobplans.

Das Fazit zur Erstellung eines Arbeitsplans

Die ordnungsgemäße Erstellung eines Arbeitsplans, der Ihren geschäftlichen Anforderungen und Ihren Mitarbeitern entspricht, muss Ihnen keine größeren Kopfschmerzen bereiten. Wenn es richtig gemacht wird, sind Sie bereit, Notfälle sofort zu bewältigen, mit Notfallplänen, sorgen für eine ausgewogene Work-Life-Balance, vermeiden Fehler und können Arbeitskosten durch einen effizienten Zeitplan senken.