As 10 principais dicas para preparar um cronograma de trabalho

Acertar o agendamento de turnos de seus funcionários pode resultar em funcionários felizes, eficiência e economia de milhões no processo.

Mas para a maioria das empresas, mesmo megacorporações, o agendamento pode criar estresse e dores de cabeça, pois os gerentes lutam para conseguir que os melhores funcionários assumam os turnos mais relevantes.

Grandes corporações, apesar de toda a sua experiência, mão de obra e orçamento, também podem errar.

Em 2017, a Ryanair teve que cancelar 20.000 voos porque falhou em suas listas, resultando na maior companhia aérea da Europa em número de passageiros incapaz de alocar pilotos para aviões enquanto recebia reprimendas de reguladores e uma cascata de reclamações de passageiros. Confira este blog se quiser saber como não cometer um erro do tipo Ryanair que pode fazer você perder dinheiro, sua reputação e irritar os funcionários.

Arregaçamos as mangas e compilamos uma lista de 10 dicas quando você está criando seu próximo cronograma de trabalho.

Preparar um cronograma de trabalho pode ser complicado, mas o objetivo principal é permitir que seus funcionários e fornecedores tenham acesso fácil de maneira rápida, fácil e clara. Certifique-se de adotar o software certo que todos possam acessar e que seja simples de usar.

A chave é dar aos funcionários alguma consistência para que eles possam planejar suas vidas pessoais em torno dos turnos em que estão trabalhando. O cronograma também deve permitir a capacidade de trocar e alterar os turnos com antecedência. Certifique-se de que o sistema possa rastrear essas alterações para que você saiba quem faz o quê e com que frequência. Se houver abuso de agendamento – você precisa saber sobre isso!

E não se esqueça de se perguntar quais são as necessidades do turno, por exemplo, quais são os horários? Que deveres e responsabilidades de trabalho são necessários? Quais habilidades os funcionários precisam para poder trabalhar no turno?

São perguntas simples para criar e definir o cronograma em mãos.

Além de permitir que os funcionários solicitem e troquem turnos, envolva-os e pergunte o que eles acham que são as coisas mais importantes para eles verem em sua agenda. Por exemplo, eles preferem ver uma programação semanal, diária ou mensal, etc.

Descubra quais horários seriam convenientes para eles. Uma mãe de dois filhos, por exemplo, acharia mais ideal trabalhar durante o dia quando os filhos estão na escola, enquanto outra pessoa solteira pode ser mais flexível ou preferir fazer turnos noturnos.

Talvez você ache que isso é contraproducente, mas isso realmente atinge o aspecto humano de preparar um cronograma de trabalho. Surgirão coisas na vida pessoal de seus funcionários que eles não podem prever, portanto, certifique-se de que você esteja entendendo e seja capaz de reagir quando uma nova agenda for necessária. Isso também os mantém engajados e tira um pouco da carga de planejamento de você. Esse nível de empatia levará a uma unidade muito melhor entre a equipe e aumentará a produtividade.

Não são apenas os Millenials ou a Geração Z que estão constantemente em seus telefones e preferem se comunicar com esse meio. A força de trabalho de 2021 também está no celular e há muitos benefícios em usar aplicativos para se comunicar com sua equipe. Até agora, a maioria das pessoas tem telefones celulares e algumas empresas até equipam os funcionários com eles, então seria muito fácil dar a todos acesso à agenda para que eles saibam o que está acontecendo o tempo todo.

Na verdade, as soluções móveis e automatizadas “reduzem em 80% o tempo necessário para criar uma agenda de funcionários e reduzem os gastos com mão de obra em 3%”.

O aplicativo de agendamento de funcionários da Connecteam tem a confiança de milhares em todos os setores.

Do ponto de vista dos gestores:

• Use modelos, duplique turnos, use arrastar e soltar ou ações em massa para economizar tempo
• Crie facilmente turnos únicos ou múltiplos, importe agendas do Excel ou de um modelo
• Encontre o funcionário certo para o turno com filtros, etiquetas codificadas por cores e grupos inteligentes com base em qualificações, localização etc.
• Receba notificações se os funcionários se atrasarem ou rejeitarem um turno para melhor transparência e controle
• Inclua as principais informações de turno, como data, hora, endereço, tarefas de turno, instruções especiais e muito mais, para que os funcionários tenham tudo o que precisam em um só lugar
• As mudanças de turno são relatadas em tempo real e enviadas como uma notificação aos funcionários relevantes

Do ponto de vista dos funcionários:

• Não é necessário treinamento, pois o Connecteam é fácil de usar, fácil de usar e acessível a partir do seu próprio telefone
• Todas as informações de turno são acessíveis em tempo real, incluindo mapas, notas, arquivos, imagens e muito mais
• Quando os turnos são publicados, editados ou cancelados, receba uma notificação automática
• Adicione feedback facilmente em qualquer lugar com um status de turno ou comentário
• Solicite uma substituição de turno imediatamente no aplicativo, conforme necessário
• O itinerário completo está disponível diretamente quando você precisar

Uma emergência pode surgir para você ou para sua equipe que pode acabar com a melhor programação planejada. É importante manter seus funcionários informados e manter uma lista de pessoas que estariam disponíveis para entrar no último momento ou que ficariam felizes em trocar de turno.

Para ser justo com todos os funcionários, certifique-se de agendar turnos, ao preparar um cronograma de trabalho, com antecedência (digamos, pelo menos um mês ou mais) para que eles saibam quando precisam trabalhar e possam fazer arranjos alternativos, se necessário. Dar à sua equipe apenas alguns dias de antecedência sobre os turnos pode deixar alguns funcionários muito infelizes e descontentes. Isso também permite que sua equipe tenha um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal, para que eles possam comparecer ao turno atualizados e prontos para fornecer o melhor atendimento ao cliente possível – você não quer zumbis esgotados se apresentando para o serviço.

Além disso, quando o agendamento é feito com antecedência, é muito mais fácil comunicá-lo à sua equipe. Em vez de lidar com várias chamadas telefônicas, mensagens de texto intermináveis ​​ou grupos desajeitados do WhatsApp, use a mesma ferramenta para manter todos informados e na mesma página.

Se você quer se tornar impopular, faça com que sua equipe trabalhe com frequência e faça isso regularmente. Clopen foi criado a partir das palavras 'fechar' e 'open' e significa efetivamente que seu funcionário deve fazer o último turno do dia e depois fazer o primeiro turno quando as portas do seu estabelecimento se abrirem. Seu membro da equipe pode estar trabalhando longas horas ou até mesmo em turno duplo com quase nenhuma pausa ou sono entre eles.

Às vezes, os clopen são inevitáveis, principalmente se você estiver com poucos funcionários – os hospitais geralmente têm esse tipo de problema de agendamento. Mas se você não está em um setor onde as pessoas com as habilidades certas são raras, então tudo se resume a má gestão e programação ruim.

Para evitar clopens, os gerentes precisam se comunicar, principalmente se mais de um for responsável por elaborar a lista, e o software certo deve estar instalado para alertar os programadores sobre conflitos e turnos consecutivos.

Horas extras podem levar à fadiga, estresse e podem até afetar a saúde de um funcionário. Em julho de 2018, um relatório revelou que pesquisadores no Canadá descobriram que mulheres que trabalhavam horas extras aumentavam o risco de diabetes. Há também estudos que mostram que horas extras aumentam o risco de doenças cardíacas e ataques cardíacos.

Não é ilegal que as empresas permitam que os funcionários trabalhem horas extras, mas em alguns países, as leis estabelecem que os funcionários devem receber uma hora e meia (seu salário por hora normal mais 50%). Portanto, se não for sua intenção fazer alguém trabalhar horas extras e houver uma falha no seu sistema de agendamento, você estará perdendo dinheiro para sua empresa e causando estresse e tensão desnecessários ao seu funcionário.

Se você estiver usando planilhas de horas manuais, será mais difícil encontrar a mão de obra e o tempo necessário para vasculhar o registro para identificar erros ou abusos. O software de cronometragem que gera relatórios o ajudará a identificar onde as horas extras estão ocorrendo e corrigir a situação.

Se você oferece licenças de férias e dias de doença aos funcionários, deve ter uma política da empresa em vigor, bem como uma maneira eficiente de rastrear as licenças. Isso ajudará a garantir que haja justiça e que, por exemplo, funcionários com o mesmo conjunto de habilidades não tirem licença ao mesmo tempo, deixando a empresa e os clientes vulneráveis ​​a erros.

Embora o uso de uma planilha seja uma maneira barata de monitorar essas licenças, é menos trabalhoso e demorado comprar um programa de rastreamento de folgas que possa manter um cronograma preciso. Certifique-se de comprar um que possa facilmente montar um relatório se for necessário para gerentes ou para aqueles que trabalham no departamento de recursos humanos.

Existem muitos tipos de software de agendamento que você pode comprar. Alguns oferecem serviços completos, enquanto outros podem se destacar em um tipo específico de rastreamento ou agendamento para um setor específico. Na maioria dos casos, é mais eficiente obter um software de agendamento que faça tudo e tenha a funcionalidade de permitir que todos que precisem acessem a lista.

Quando você tem controle de tempo e agendamento de trabalho em um, você está automatizando dois processos pelo preço de um. Isso significa que você tem mais tempo em suas mãos para se concentrar no quadro geral e seus funcionários não precisam se preocupar com erros ou enganos quando recebem seu pagamento ou podem revisar sua agenda futura.

Ao implementar um aplicativo de relógio de ponto no dispositivo de um funcionário, você facilita o acesso a sua agenda sempre que quiser.

E muitas dessas soluções móveis fazem muito mais do que apenas permitir que os funcionários entrem e saiam. A maioria permite que os funcionários solicitem folgas ou férias diretamente do aplicativo, podem se comunicar com o gerente por meio de um bate-papo no aplicativo, visualizar planilhas de horas passadas ou atuais e o processo de folha de pagamento pode ser integrado ao aplicativo de relógio de ponto. Agora, esses soam como grandes benefícios para gerentes e funcionários.

Toda equipe precisa dos funcionários certos para o trabalho, portanto, certifique-se de ter a equipe certa para realizar o trabalho. Não adianta, por exemplo, ter a melhor pessoa para descontar o início do turno quando na verdade ela é mais adequada para terminar o turno.

Se você tiver vários gerentes responsáveis ​​por montar a lista ou se estiver montando a agenda manualmente, erros, como dar os turnos mais ocupados para o funcionário mais jovem de sua força de trabalho, podem ocorrer regularmente e resultar em perda de dinheiro e sua reputação também. Evite isso tomando o tempo para garantir que você tenha a equipe mais qualificada e competente disponível nos momentos mais cruciais e mais movimentados.

Certifique-se de que você conhece seus funcionários e não nos referimos apenas ao nome e à função atual. Saiba quais são suas habilidades e certificações, se são em período integral ou meio período, certos funcionários têm direito a horas extras, qual é o seu tipo de personalidade e quaisquer outras notas que sejam úteis para criar um cronograma de trabalho.

Isso garante que, ao planejar os turnos, você possa consultar esta lista detalhada para agendar o funcionário certo para o turno. Além disso, isso também garante que você esteja programando seus melhores funcionários para o turno relevante. Você não gostaria de agendar uma nova contratação durante o horário de pico ou do rush.

Você nunca sabe quando um funcionário pode desistir de um turno no último minuto. Pode haver uma emergência familiar para atender ou uma doença que pode afastar alguém do trabalho.

A equipe de apoio é essencial, portanto, certifique-se de que sua agenda ofereça a capacidade de criar uma escala de plantão para preencher os turnos vazios conforme necessário. Horários, incluindo os de plantão, que foram criados com bastante antecedência e de forma justa, podem permitir que a empresa e os funcionários trabalhem de forma coesa com o mínimo de estresse e criem um ambiente de trabalho feliz para todos.

Esse é o agendamento de trabalho 101 ao preparar um agendamento de trabalho.

A linha de fundo na preparação de um cronograma de trabalho

Criar adequadamente um cronograma de trabalho que atenda às suas necessidades de negócios e seus funcionários ao mesmo tempo não precisa causar uma dor de cabeça maior. Quando bem feito, você está preparado para lidar com emergências em um instante com contingências, garantir um equilíbrio entre vida profissional e pessoal, evitar erros e reduzir custos trabalhistas com um cronograma eficiente.