Les 10 meilleurs conseils pour préparer un calendrier de travail

Obtenir la bonne planification des quarts de travail de vos employés peut se traduire par des employés heureux, l'efficacité et des millions d'économies dans le processus.

Mais pour la plupart des entreprises, même les méga-sociétés, la planification peut créer du stress et des maux de tête, car les gestionnaires ont du mal à trouver les meilleurs employés pour assumer les quarts de travail les plus pertinents.

Les grandes entreprises, malgré toute leur expérience, leur main-d'œuvre et leur budget, peuvent aussi se tromper.

En 2017, Ryanair a dû annuler 20 000 vols parce qu'elle avait bâclé ses listes, ce qui a empêché la plus grande compagnie aérienne d'Europe en nombre de passagers d'affecter des pilotes aux avions tout en recevant des réprimandes des régulateurs et une cascade de plaintes de passagers. Consultez ce blog si vous voulez savoir comment ne pas commettre une erreur de type Ryanair qui pourrait vous faire perdre de l'argent, votre réputation et irriter les employés.

Nous avons retroussé nos manches et compilé une liste de 10 conseils lorsque vous créez votre prochain emploi du temps.

La préparation d'un calendrier de travail peut être compliquée, mais le but est de permettre à vos employés et fournisseurs d' avoir un accès facile d'une manière rapide, facile et claire. Assurez-vous d'adopter le bon logiciel accessible à tous et simple à utiliser.

La clé est de donner aux employés une certaine cohérence afin qu'ils puissent planifier leur vie personnelle en fonction des quarts de travail qu'ils effectuent. L'horaire devrait également permettre la possibilité d'échanger et de modifier les quarts de travail à l'avance. Assurez-vous que le système peut suivre ces changements afin de savoir qui fait quoi et à quelle fréquence. S'il y a un abus de planification, vous devez le savoir !

Et n'oubliez pas de vous demander quels sont les besoins du quart de travail, par exemple, quels sont les horaires ? Quelles tâches et responsabilités professionnelles sont requises? De quelles compétences les employés ont-ils besoin pour pouvoir travailler le quart de travail ?

Ce sont des questions simples pour créer et définir le calendrier à portée de main.

En plus de permettre au personnel de demander et d'échanger des quarts de travail, impliquez-les et demandez-leur ce qu'ils pensent être les choses les plus importantes à voir dans leur emploi du temps. Par exemple, préfèrent-ils voir un horaire hebdomadaire, quotidien ou mensuel, etc.

Renseignez-vous sur les horaires qui leur conviendraient. Une mère de deux enfants trouverait, par exemple, plus idéal de travailler pendant la journée lorsque les enfants sont à l'école, tandis qu'une autre personne qui est un étudiant célibataire peut être plus flexible ou préférer faire des quarts de nuit.

Vous pensez peut-être que c'est contre-productif, mais cela touche vraiment l'aspect humain de la préparation d'un emploi du temps. Des choses surgiront dans la vie personnelle de votre employé qu'il ne peut pas prévoir, alors assurez-vous d'être compréhensif et capable de réagir lorsqu'un nouvel horaire est nécessaire. Cela les maintient également engagés et vous soulage d'une partie du fardeau de la planification. Ce niveau d'empathie conduira à une bien meilleure unité au sein de l'équipe et augmentera la productivité.

Il n'y a pas que les Millenials ou la Génération Z qui sont constamment sur leur téléphone et préfèrent communiquer avec ce média. La main-d'œuvre de 2021 est également sur mobile et il y a tellement d'avantages à utiliser des applications pour communiquer avec votre personnel. À l'heure actuelle, la plupart des gens ont des téléphones portables et certaines entreprises en équipent même le personnel. Il serait donc très facile de donner à chacun accès à l'horaire afin qu'il sache ce qui se passe à tout moment.

En fait, les solutions mobiles et automatisées "réduisent de 80 % le temps nécessaire pour créer un emploi du temps et réduisent les dépenses de main-d'œuvre de 3 %".

L'application de planification des employés de Connecteam est approuvée par des milliers de personnes dans tous les secteurs.

Du point de vue des managers :

• Utilisez des modèles, dupliquez les équipes, utilisez le glisser-déposer ou des actions groupées pour gagner du temps
• Créez facilement des quarts de travail simples ou multiples, importez des horaires à partir d'Excel ou d'un modèle
• Trouvez le bon employé pour le quart de travail avec des filtres, des étiquettes à code couleur et des groupes intelligents basés sur les qualifications, l'emplacement, etc.
• Recevez des notifications si les employés sont en retard ou refusent un quart de travail pour une meilleure transparence et un meilleur contrôle
• Incluez des informations clés sur l'équipe telles que la date, l'heure, l'adresse, les tâches de l'équipe, des instructions spéciales, etc. afin que les employés aient tout ce dont ils ont besoin au même endroit
• Les changements d'équipe sont signalés en temps réel et envoyés sous forme de notification aux employés concernés

Du point de vue des employés :

• Aucune formation nécessaire car Connecteam est convivial, facile à utiliser et accessible depuis votre propre téléphone
• Toutes les informations sur les quarts de travail sont accessibles en temps réel, y compris les cartes, les notes, les fichiers, les images, etc.
• Lorsque des quarts de travail sont publiés, modifiés ou annulés, recevez une notification automatique
• Ajoutez facilement des commentaires lors de vos déplacements avec un statut de changement ou un commentaire
• Demandez un remplacement de quart de travail immédiatement dans l'application au besoin
• L'itinéraire complet est directement disponible lorsque vous en avez besoin

Une urgence peut survenir pour vous ou pour votre personnel qui pourrait faire exploser le calendrier le mieux pensé. Il est important de tenir vos employés au courant et de conserver une liste de personnes qui seraient disponibles pour intervenir au dernier moment ou qui seraient heureuses d'échanger des quarts de travail.

Pour être juste envers tous les employés, assurez-vous de planifier les quarts de travail, lors de la préparation d'un emploi du temps, à l'avance (disons au moins un mois environ) afin qu'ils sachent quand ils doivent travailler et puissent prendre d'autres dispositions s'ils en ont besoin. Donner à votre personnel un préavis de quelques jours seulement pour les quarts de travail pourrait rendre certains employés très mécontents et mécontents. Cela permet également à votre personnel d'avoir un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée afin qu'il puisse se présenter à son quart de travail rafraîchi et prêt à fournir le meilleur service client possible - vous ne voulez pas que des zombies épuisés se présentent au travail.

De plus, lorsque le planning est fait à l'avance, il est beaucoup plus facile de le communiquer à votre personnel. Au lieu de gérer plusieurs appels téléphoniques, des messages texte sans fin ou des groupes WhatsApp maladroits, utilisez le même outil pour garder tout le monde au courant et sur la même page.

Si vous voulez vous rendre impopulaire, faites travailler votre personnel et faites-le régulièrement. Clopen a été créé à partir des mots « fermer » et « ouvrir » et signifie en fait que votre employé doit faire le dernier quart de la journée, puis faire le premier quart lorsque les portes de votre établissement s'ouvrent. Votre membre du personnel pourrait travailler de longues heures ou même un double quart de travail avec à peine une pause ou dormir entre les deux.

Parfois, les clopens sont inévitables, en particulier si vous manquez de personnel - les hôpitaux ont souvent ce type de problème d'horaire. Mais si vous n'êtes pas dans une industrie où les personnes possédant les bonnes compétences sont rares, cela se résume à une mauvaise gestion et à une mauvaise planification.

Pour éviter les clopens, les gestionnaires doivent communiquer, en particulier si plusieurs sont responsables de l'établissement de la liste, et le bon logiciel doit être en place pour alerter les planificateurs des conflits et des quarts de travail consécutifs.

Les heures supplémentaires peuvent entraîner de la fatigue, du stress et peuvent même affecter la santé d'un employé. En juillet 2018, un rapport a révélé que des chercheurs au Canada avaient découvert que les femmes qui faisaient des heures supplémentaires augmentaient leur risque de diabète. Il existe également des études qui montrent que les heures supplémentaires augmentent le risque de maladie cardiaque et de crise cardiaque.

Il n'est pas illégal pour les entreprises d'autoriser les employés à faire des heures supplémentaires, mais dans certains pays, les lois stipulent que les employés doivent être rémunérés à temps et demi (leur salaire horaire normal plus 50%). Donc, si vous n'avez pas l'intention de faire faire des heures supplémentaires à quelqu'un et qu'il y a un problème dans votre système de planification, vous perdez de l'argent pour votre entreprise tout en causant un stress et une tension inutiles à votre employé.

Si vous utilisez des feuilles de temps manuelles, il sera plus difficile de trouver la main-d'œuvre et le temps nécessaires pour parcourir le dossier afin d'identifier les erreurs ou les abus. Un logiciel de chronométrage qui génère des rapports vous aidera à identifier où se produisent les heures supplémentaires et à rectifier la situation.

Si vous offrez des congés et des congés de maladie à votre personnel, vous devez mettre en place une politique d'entreprise ainsi qu'un moyen efficace de suivre les congés. Cela contribuera à garantir l'équité et à ce que, par exemple, des employés ayant les mêmes compétences ne prennent pas de congés en même temps, laissant l'entreprise et les clients vulnérables aux erreurs.

Bien que l'utilisation d'une feuille de calcul soit un moyen peu coûteux de surveiller ces congés, il est moins laborieux et moins long d'acheter un programme de suivi des congés qui peut conserver un horaire précis. Assurez-vous d'en acheter un qui peut facilement créer un rapport s'il est nécessaire pour les gestionnaires ou ceux qui travaillent dans le service des ressources humaines.

Il existe de nombreux types de logiciels de planification que vous pouvez acheter. Certains offrent des services tout-en-un tandis que d'autres peuvent exceller dans un type particulier de suivi ou de planification pour une industrie particulière. Dans la plupart des cas, il est plus efficace d'obtenir un logiciel de planification capable de tout faire et doté de la fonctionnalité permettant à tous ceux qui en ont besoin d'accéder à la liste.

Lorsque vous combinez le suivi du temps et la planification des tâches en un seul, vous automatisez deux processus pour le prix d'un. Cela signifie que vous avez plus de temps pour vous concentrer sur la situation dans son ensemble et que vos employés n'ont pas à se soucier des erreurs ou des fautes lorsqu'ils reçoivent leur chèque de paie ou qu'ils peuvent revoir leur emploi du temps à venir.

En implémentant une application de pointage sur l'appareil d'un employé, vous lui permettez d'accéder plus facilement à son emploi du temps quand il le souhaite.

Et bon nombre de ces solutions mobiles font bien plus que simplement permettre aux employés de pointer à l'arrivée et au départ. La plupart permettent aux employés de demander des congés ou des vacances directement depuis l'application, peuvent communiquer avec le responsable via un chat intégré à l'application, peuvent afficher les feuilles de temps passées ou actuelles, et le processus de paie peut être intégré à l'application de pointage. Maintenant, cela ressemble à de grands avantages pour les gestionnaires et les employés.

Chaque équipe a besoin des bons employés pour le travail, alors assurez-vous d'avoir le bon personnel en place pour effectuer le travail. Il ne sert à rien, par exemple, d'avoir la meilleure personne pour encaisser le début du quart de travail alors qu'elle est en fait mieux placée pour terminer le quart de travail.

Si vous avez plusieurs gestionnaires responsables de l'établissement de la liste ou si vous avez établi l'horaire manuellement, des erreurs, comme donner les quarts de travail les plus occupés à l'employé le plus jeune de votre effectif, pourraient se produire régulièrement et entraîner des pertes d'argent et de pertes pour votre entreprise. sa réputation aussi. Évitez cela en prenant le temps de vous assurer d'avoir le personnel le plus qualifié et le plus compétent disponible aux moments les plus cruciaux et les plus occupés.

Assurez-vous de connaître vos employés et nous ne parlons pas seulement de leur nom et de leur fonction actuelle. Sachez quelles sont leurs compétences et leurs certifications, sont-ils à temps plein ou à temps partiel, certains employés ont-ils droit à des heures supplémentaires, quel est leur type de personnalité et toutes les autres notes utiles pour créer un emploi du temps.

Cela garantit que lorsque vous planifiez des quarts de travail, vous pouvez vous référer à cette liste détaillée pour obtenir le bon employé prévu pour le quart de travail. De plus, cela garantit également que vous planifiez vos meilleures personnes pour le quart de travail concerné. Vous ne voudriez pas planifier une nouvelle embauche pendant une heure de pointe ou de pointe.

Vous ne savez jamais quand un employé pourrait abandonner un quart de travail à la dernière minute. Il pourrait y avoir une urgence familiale à régler ou une maladie qui pourrait empêcher quelqu'un de travailler.

Le personnel de remplacement est essentiel, alors assurez-vous que votre horaire vous offre la possibilité de créer une liste de garde pour combler les quarts de travail vides au besoin. Des horaires, y compris pour le personnel d'astreinte, qui ont été créés longtemps à l'avance et équitablement pourraient permettre à l'entreprise et aux employés de travailler de manière cohérente avec un minimum de stress et de créer un environnement de travail agréable pour tous.

C'est la planification des tâches 101 lors de la préparation d'un calendrier de tâches.

L'essentiel sur la préparation d'un calendrier de travail

Créer correctement un horaire de travail qui correspond aux besoins de votre entreprise et à vos employés en même temps n'a pas besoin de causer plus de maux de tête. Lorsque tout est bien fait, vous êtes prêt à faire face aux urgences en un instant avec des éventualités en place, à assurer un équilibre travail-vie personnelle, à éviter les erreurs et à réduire les coûts de main-d'œuvre avec un calendrier efficace.