İş Takvimi Hazırlamak İçin En İyi 10 İpucu

Çalışanınızın vardiya planlamasını doğru yapmak, mutlu çalışanlara, verimliliğe ve süreçte milyonlar tasarruf etmenize neden olabilir.

Ancak çoğu şirket için, hatta mega şirketler için bile, yöneticiler en iyi çalışanları en uygun vardiyaları üstlenmek için mücadele ederken zamanlama stres ve baş ağrısı yaratabilir.

Büyük şirketler, tüm deneyimlerine, insan gücüne ve bütçelerine rağmen, bunu da yanlış anlayabilirler.

2017 yılında, Ryanair 20.000 uçuşunu iptal etmek zorunda kaldı çünkü listelerini berbat etti ve bu da Avrupa'nın yolcu sayısı bakımından en büyük havayolu şirketinin pilotları uçaklara tahsis edememesine neden olurken, düzenleyicilerden kınama ve yolculardan bir dizi şikayet aldı. Size para kaybettirebilecek, itibarınızı kaybedebilecek ve çalışanları öfkelendirebilecek Ryanair tipi bir hatayı nasıl yapmayacağınızı öğrenmek istiyorsanız bu bloga göz atın.

Kollarımızı sıvadık ve bir sonraki iş programınızı oluştururken 10 ipucundan oluşan bir liste hazırladık.

Bir iş programı hazırlamak karmaşık olabilir, ancak tüm mesele çalışanlarınızın ve satıcılarınızın hızlı, kolay ve net bir şekilde kolay erişime sahip olmasını sağlamaktır. Herkesin erişebileceği ve kullanımı kolay doğru yazılımı benimsediğinizden emin olun.

Anahtar, çalışanlara kişisel yaşamlarını çalıştıkları vardiyalara göre planlayabilmeleri için biraz tutarlılık kazandırmaktır. Program ayrıca vardiyaları önceden değiştirme ve değiştirme yeteneğine de izin vermelidir. Sistemin bu tür değişiklikleri izleyebildiğinden emin olun, böylece kimin neyi ne sıklıkta yaptığı konusunda bilgi sahibi olabilirsiniz. Zamanlama kötüye kullanımı varsa - bunu bilmeniz gerekir!

Ve kendinize vardiyanın ihtiyaçlarının ne olduğunu sormayı unutmayın, örneğin, saatler nelerdir? Hangi görevler ve iş sorumlulukları gereklidir? Çalışanların vardiyada çalışabilmesi için hangi becerilere ihtiyacı var?

Bunlar, eldeki programı oluşturmak ve tanımlamak için basit sorulardır.

Personelin vardiya talep etmesine ve vardiya değiştirmesine izin vermenin yanı sıra, onları dahil edin ve programlarında görmeleri için en önemli şeyler olduğunu düşündüklerini sorun. Örneğin, haftalık, günlük veya aylık vb. bir program görmeyi mi tercih ediyorlar?

Hangi zamanların onlar için uygun olacağını öğrenin. Örneğin, iki çocuklu bir anne, çocukları okuldayken gündüz çalışmayı daha ideal bulurken, bekar bir öğrenci olan başka bir kişi daha esnek olabilir veya gece vardiyası yapmayı tercih edebilir.

Belki bunun verimsiz olduğunu düşünüyorsunuz, ancak bu gerçekten bir iş programı hazırlamanın insani yönüne isabet ediyor. Çalışanlarınızın kişisel yaşamlarında önceden tahmin edemeyecekleri şeyler ortaya çıkacaktır, bu nedenle yeni bir program gerektiğinde anladığınızdan ve tepki verebildiğinizden emin olun. Aynı zamanda onları meşgul tutar ve sizden planlama yükünün bir kısmını alır. Bu empati düzeyi, ekip arasında çok daha iyi bir birliğe yol açacak ve üretkenliği artıracaktır.

Sürekli telefonlarını kullanan ve bu mecrayla iletişim kurmayı tercih edenler sadece Millenials veya Z kuşağı değil. 2021'in iş gücü de mobilde ve personelinizle iletişim kurmak için uygulamaları kullanmanın pek çok avantajı var. Şimdiye kadar çoğu insanın cep telefonu var ve hatta bazı şirketler personelini bunlarla donatıyor, böylece herkesin her zaman neler olup bittiğini bilmeleri için programa erişmesini sağlamak gerçekten kolay olurdu.

Aslında, mobil, otomatik çözümler "çalışan takvimi oluşturma süresini %80 ve işgücü harcamalarını %3 azaltır."

Connecteam'in çalışan planlama uygulaması, tüm sektörlerde binlerce kişi tarafından güveniliyor.

Yöneticilerin gözünden:

• Zaman kazanmak için şablonları kullanın, vardiyaları çoğaltın, sürükle ve bırak veya toplu işlemleri kullanın
• Tek veya çoklu vardiyaları kolayca oluşturun, programları Excel'den veya bir şablondan içe aktarın
• Niteliklere, konuma vb. dayalı filtreler, renk kodlu etiketler ve akıllı gruplar ile vardiya için doğru çalışanı bulun.
• Çalışanların geç kalması veya daha iyi şeffaflık ve kontrol için bir vardiyayı reddetmesi durumunda bildirim alın
• Çalışanların ihtiyaç duydukları her şeye tek bir yerde sahip olmaları için tarih, saat, adres, vardiya görevleri, özel talimatlar ve daha fazlası gibi önemli vardiya bilgilerini ekleyin
• Vardiya değişiklikleri gerçek zamanlı olarak raporlanır ve ilgili çalışanlara bildirim olarak gönderilir.

Çalışanlar açısından:

• Connecteam kullanıcı dostu, kullanımı kolay ve kendi telefonunuzdan erişilebilir olduğundan eğitim gerekmez
• Haritalar, notlar, dosyalar, resimler ve daha fazlası dahil olmak üzere tüm vardiya bilgilerine gerçek zamanlı olarak erişilebilir
• Vardiyalar yayınlandığında, düzenlendiğinde veya iptal edildiğinde otomatik bildirim alın
• Bir vardiya durumu veya yorum ile hareket halindeyken kolayca geri bildirim ekleyin
• Gerektiğinde uygulamada hemen bir vardiya değişimi isteyin
• Tam güzergah, ihtiyacınız olduğunda doğrudan kullanılabilir

Sizin veya personeliniz için en iyi düşünülmüş programı hemen sudan çıkarabilecek bir acil durum ortaya çıkabilir. Çalışanlarınızı döngüde tutmak ve son anda müdahale edebilecek veya vardiyaları değiştirmekten mutlu olacak kişilerin bir listesini tutmak önemlidir.

Tüm çalışanlara karşı adil olmak için, bir iş programı hazırlarken önceden (en az bir ay kadar) vardiyaları planladığınızdan emin olun, böylece ne zaman çalışmaları gerektiğini bilirler ve gerekirse alternatif düzenlemeler yapabilirler. Personelinize vardiyalar hakkında sadece birkaç gün önceden haber vermek, bazı personelin çok mutsuz ve hoşnutsuz olmasına neden olabilir. Bu aynı zamanda personelinizin sağlıklı bir iş-yaşam dengesine sahip olmasını sağlar, böylece vardiyalarına yenilenmiş ve mümkün olan en iyi müşteri hizmetini sunmaya hazır olarak gelebilirler - görev için rapor veren yorgun zombileri istemezsiniz.

Ayrıca, program önceden yapıldığında, bunu personelinize iletmek çok daha kolaydır. Birden fazla telefon görüşmesi, sonsuz kısa mesaj veya hantal WhatsApp gruplarıyla uğraşmak yerine, herkesi aynı anda ve aynı sayfada tutmak için aynı aracı kullanın.

Kendinizi sevilmeyen biri yapmak istiyorsanız, personelinizi kötü durumda çalıştırın ve bunu düzenli olarak yapın. Clopen, 'kapat' ve 'açık' kelimelerinden oluşturulmuştur ve etkili bir şekilde çalışanınızın günün son vardiyasını yapması ve ardından işletmenizin kapıları açıldığında ilk vardiyasını yapması anlamına gelir. Personeliniz uzun saatler veya hatta neredeyse hiç ara vermeden veya arada uyumadan çift vardiya çalışıyor olabilir.

Bazen klozetler kaçınılmazdır, özellikle de personeliniz yetersizse – hastanelerde genellikle bu tür bir zamanlama sorunu olur. Ancak, doğru becerilere sahip insanların nadir olduğu bir sektörde değilseniz, o zaman bu sadece kötü yönetim ve kötü planlamadan kaynaklanır.

Kopenhaglardan kaçınmak için, yöneticiler, özellikle listeyi hazırlamaktan birden fazla sorumluysa ve zamanlayıcıları çatışmalara ve arka arkaya vardiyalara karşı uyarabilecek doğru yazılımın yerinde olması gerekir.

Fazla mesai yorgunluğa, strese neden olabilir ve hatta çalışanın sağlığını etkileyebilir. Temmuz 2018'de bir rapor, Kanada'daki araştırmacıların fazla mesai yapan kadınların diyabet riskini artırdığını keşfettiklerini ortaya koydu. Fazla mesainin kalp hastalığı ve kalp krizi riskini artırdığını gösteren çalışmalar da var.

Şirketlerin çalışanların fazla mesai yapmasına izin vermesi yasa dışı değildir, ancak bazı ülkelerde yasalar çalışanlara bir buçuk saat (normal saatlik ücretleri artı %50) ödenmesi gerektiğini belirtir. Dolayısıyla, amacınız birisini fazla mesai yapmak değilse ve zamanlama sisteminizde bir aksaklık varsa, şirketiniz için para kaybediyorsunuz ve çalışanınız için gereksiz strese ve zorlanmaya neden oluyorsunuz.

Manuel zaman çizelgeleri kullanıyorsanız, hataları veya kötüye kullanımları belirlemek için kaydı taramak için gereken insan gücünü ve zamanı bulmak daha zor olacaktır. Raporlar oluşturan zaman işleyişi yazılımı, fazla mesainin nerede olduğunu belirlemenize ve durumu düzeltmenize yardımcı olacaktır.

Personele tatil izni ve hastalık günleri sunuyorsanız, izinleri takip etmenin etkili bir yolunun yanı sıra bir şirket politikanız olmalıdır. Bu, adaletin sağlanmasına ve örneğin, aynı becerilere sahip çalışanların aynı anda izin almamasına yardımcı olacak ve şirketi ve müşterileri hatalara karşı savunmasız bırakacaktır.

Bir elektronik tablo kullanmak, bu tür izinleri izlemenin ucuz bir yolu olsa da, doğru bir program tutabilen bir izin izleme programı satın almak daha az zahmetli ve zaman alıcıdır. Yöneticiler veya insan kaynakları departmanında çalışanlar için gerekliyse, kolayca bir rapor oluşturabilecek bir tane satın aldığınızdan emin olun.

Satın alabileceğiniz birçok planlama yazılımı türü vardır. Bazıları hepsi bir arada hizmetler sunarken, diğerleri belirli bir sektör için belirli bir izleme veya zamanlama türünde üstün olabilir. Çoğu durumda, her şeyi yapabilen ve ihtiyacı olan herkesin listeye erişmesini sağlayacak işlevselliğe sahip bir zamanlama yazılımı edinmek daha verimlidir.

Zaman takibi ve iş planlama bir arada olduğunda, tek işlem fiyatına iki işlemi otomatikleştiriyorsunuz. Bu, büyük resme odaklanmak için elinizde daha fazla zamanınız olduğu ve çalışanlarınızın maaşlarını aldıklarında veya yaklaşan programlarını gözden geçirdiklerinde hatalar veya hatalar hakkında endişelenmelerine gerek olmadığı anlamına gelir.

Bir çalışanın cihazına bir zaman saati uygulaması uygulayarak, istedikleri zaman programlarına erişmelerini kolaylaştırırsınız.

Ve bu mobil çözümlerin çoğu, çalışanların işe girip çıkmalarına izin vermekten çok daha fazlasını yapıyor. Çoğu, çalışanların doğrudan uygulamadan izin veya tatil talep etmesine izin verir, uygulama içi sohbet yoluyla yöneticiyle iletişim kurabilir, geçmiş veya mevcut zaman çizelgelerini görüntüleyebilir ve bordro süreci zaman saati uygulamasına entegre edilebilir. Şimdi bunlar hem yöneticilere hem de çalışanlara büyük faydalar gibi geliyor.

Her takımın iş için doğru çalışanlara ihtiyacı vardır, bu nedenle işi gerçekleştirmek için doğru personele sahip olduğunuzdan emin olun. Örneğin, vardiyayı bitirmek için aslında daha uygunken, vardiyayı başlatmak için en iyi kişiye sahip olmak iyi değildir.

Kadroyu bir araya getirmekten sorumlu birden fazla yöneticiniz varsa veya programı manuel olarak bir araya getiriyorsanız, en yoğun vardiyaları işgücünüzdeki en genç çalışana vermek gibi hatalar düzenli olarak meydana gelebilir ve şirketinizin para kaybetmesine ve şirketinizin para kaybetmesine neden olabilir. onun da ünü. En kritik ve en yoğun zamanlarda en kalifiye ve yetkin personele sahip olduğunuzdan emin olmak için zaman ayırarak bundan kaçının.

Çalışanlarınızı tanıdığınızdan emin olun ve biz sadece isimlerini ve mevcut iş rollerini kastetmiyoruz. Becerilerinin ve sertifikalarının ne olduğunu, tam zamanlı mı yoksa yarı zamanlı mı olduklarını, fazla mesai hakkına sahip belirli çalışanların olup olmadığını, kişilik tiplerinin ne olduğunu ve bir iş programı oluşturmak için hangi diğer notların yararlı olduğunu bilin.

Bu, vardiyaları planlarken, vardiya için doğru çalışanın planlanmasını sağlamak için bu ayrıntılı listeye başvurabilmenizi sağlar. Ayrıca, bu aynı zamanda ilgili vardiya için en iyi çalışanlarınızı planladığınızdan emin olmanızı sağlar. Yoğun veya yoğun saatlerde yeni bir kiralama planlamak istemezsiniz.

Bir çalışanın son dakikada bir vardiyadan ne zaman ayrılabileceğini asla bilemezsiniz. Bakılması gereken bir aile acil durumu veya birini işten çıkarabilecek bir hastalık olabilir.

Yedek personel çok önemlidir, bu nedenle programınızın size gerektiğinde boş vardiyaları doldurmak için bir çağrı listesi oluşturma yeteneği sunduğundan emin olun. Önceden ve adil bir şekilde oluşturulmuş, nöbetçi personel için olanlar da dahil olmak üzere programlar, şirketin ve çalışanların minimum stresle uyumlu bir şekilde çalışmasını ve herkes için mutlu bir çalışma ortamı yaratmasını sağlayabilir.

Bu, bir iş programı hazırlarken iş planlaması 101'dir.

Bir İş Çizelgesi Hazırlamanın Sonuçları

İş gereksinimlerinize ve aynı zamanda çalışanlarınıza uygun bir iş programı oluşturmak, daha büyük bir baş ağrısına neden olmak zorunda değildir. Doğru yapıldığında, beklenmedik durumlarla anında ilgilenmeye, iş-yaşam dengesini sağlamaya, hatalardan kaçınmaya ve verimli bir programla işçilik maliyetlerini düşürmeye hazır olursunuz.