Top 10 sfaturi pentru pregătirea unui program de lucru

Organizarea corectă a programului de schimb al angajaților poate avea ca rezultat angajați fericiți, eficiență și economii de milioane în acest proces.

Dar pentru majoritatea companiilor, chiar și mega-corporații, programarea poate crea stres și bătăi de cap, în timp ce managerii se luptă să-i convingă pe cei mai buni angajați să preia cele mai relevante ture.

Marile corporații, în ciuda experienței, a forței de muncă și a bugetului lor, pot greși și ele.

În 2017, Ryanair a fost nevoită să anuleze 20.000 de zboruri, deoarece și-a greșit listele, ceea ce a dus la cea mai mare companie aeriană din Europa în funcție de numărul de pasageri, în imposibilitatea de a aloca piloți pentru avioane, primind în același timp mustrări de la autoritățile de reglementare și o cascadă de plângeri din partea pasagerilor. Consultați acest blog dacă doriți să învățați cum să nu faceți o greșeală de tip Ryanair, care ar putea duce la pierderea banilor, a reputației și a supărării angajaților.

Ne-am suflecat mânecile și am compilat o listă de 10 sfaturi atunci când vă creați următorul program de lucru.

Pregătirea unui program de lucru poate fi complicată, dar scopul este să le permită angajaților și vânzătorilor tăi să aibă acces ușor într-un mod rapid, ușor și clar. Asigurați-vă că adoptați software-ul potrivit, pe care oricine îl poate accesa și care este simplu de utilizat.

Cheia este de a oferi angajaților o anumită consecvență , astfel încât să își poată planifica viața personală în funcție de schimburile pe care le lucrează. Programul ar trebui să permită, de asemenea, posibilitatea de a schimba și schimba schimburile în avans. Asigurați-vă că sistemul poate urmări astfel de modificări, astfel încât să aflați cine ce face și cât de des. Dacă există abuz de programare - trebuie să știți despre asta!

Și nu uitați să vă întrebați ce presupun nevoile schimbului, de exemplu, care sunt orele? Ce îndatoriri și responsabilități sunt necesare? De ce abilități au nevoie angajații pentru a putea lucra în tură?

Acestea sunt întrebări simple pentru a crea și a defini programul la îndemână.

Pe lângă faptul că îi permiteți personalului să solicite și să schimbe ture, implicați-i și întrebați-i care sunt cele mai importante lucruri pe care trebuie să le vadă în programul lor. De exemplu, preferă să vadă un program săptămânal, zilnic sau lunar etc.

Aflați ce ore le-ar fi convenabile. O mamă a doi copii ar considera, de exemplu, mai ideal să lucreze în timpul zilei când copiii sunt la școală, în timp ce o altă persoană care este un student singur ar putea fi mai flexibilă sau ar prefera să facă ture de noapte.

Poate credeți că acest lucru este contraproductiv, dar acest lucru lovește cu adevărat aspectul uman al pregătirii unui program de lucru. În viața personală a angajatului dvs. vor apărea lucruri pe care nu le pot prevedea, așa că asigurați-vă că sunteți înțelegător și că sunteți capabil să reacționați atunci când este nevoie de un nou program. De asemenea, îi menține implicați și îți ia o parte din povara de planificare. Acest nivel de empatie va duce la o unitate mult mai bună în echipă și va crește productivitatea.

Nu doar Millenials sau Generația Z sunt în permanență pe telefoanele lor și preferă să comunice cu acest mediu. Forța de muncă din 2021 este și pe mobil și există atât de multe beneficii în utilizarea aplicațiilor pentru a comunica cu personalul dvs. Până acum, majoritatea oamenilor au telefoane mobile și unele companii chiar echipează personalul cu ele, astfel încât ar fi foarte ușor să oferi tuturor acces la program, astfel încât să știe ce se întâmplă în orice moment.

De fapt, soluțiile mobile, automatizate „reduc cu 80% timpul necesar pentru a crea un program de angajați și reduc cheltuielile cu forța de muncă cu 3%.

Aplicația de programare a angajaților Connecteam are încredere de mii din toate industriile.

Din perspectiva managerilor:

• Folosiți șabloane, dublați ture, folosiți acțiuni de glisare și plasare sau în bloc pentru a economisi timp
• Creați cu ușurință ture unice sau multiple, importați programe din Excel sau dintr-un șablon
• Găsiți angajatul potrivit pentru tură cu filtre, etichete cu coduri de culoare și grupuri inteligente bazate pe calificări, locație etc.
• Primiți notificări dacă angajații întârzie sau resping o tură pentru o mai bună transparență și control
• Includeți informații cheie despre ture, cum ar fi data, ora, adresa, sarcinile de schimb, instrucțiuni speciale și multe altele, astfel încât angajații să aibă tot ce au nevoie într-un singur loc
• Schimbările de ture sunt raportate în timp real și trimise sub formă de notificare angajaților relevanți

Din perspectiva angajatilor:

• Nu este nevoie de instruire, deoarece Connecteam este ușor de utilizat, ușor de utilizat și accesibil de pe propriul telefon
• Toate informațiile privind schimburile sunt accesibile în timp real, inclusiv hărți, note, fișiere, imagini și multe altele
• Când schimburile sunt publicate, editate sau anulate, primiți o notificare automată
• Adăugați cu ușurință feedback din mers cu o stare de schimbare sau un comentariu
• Solicitați imediat o schimbare a turei în aplicație, după cum este necesar
• Itinerarul complet este disponibil direct atunci când aveți nevoie

Poate apărea o urgență pentru dvs. sau pentru personalul dvs., care ar putea să explodeze cel mai bun program bine gândit chiar din apă. Este important să-ți ții angajații la curent și să ții o listă de oameni care ar fi disponibili să intre în ultimul moment sau care ar fi bucuroși să schimbe turele.

Pentru a fi corect cu toți angajații, asigurați-vă că vă programați turele, atunci când pregătiți un program de lucru, în avans (să zicem cel puțin o lună și ceva), astfel încât aceștia să știe când trebuie să lucreze și să poată face aranjamente alternative dacă este nevoie. Dacă acordați personalului dvs. un preaviz cu doar câteva zile despre ture, un personal este foarte nemulțumit și nemulțumit. Acest lucru permite, de asemenea, personalului dvs. să aibă un echilibru sănătos între viața profesională și viața privată, astfel încât să se poată prezenta la tura lor împrospătați și gata să ofere cel mai bun serviciu posibil pentru clienți - nu doriți ca zombii epuizați să se prezinte la serviciu.

În plus, atunci când programul este făcut în avans, este mult mai ușor să-l comunicați personalului dumneavoastră. În loc să ai de-a face cu mai multe apeluri telefonice, mesaje text nesfârșite sau grupuri WhatsApp ciudate, folosește același instrument pentru a-i menține pe toți la curent și pe aceeași pagină.

Dacă doriți să vă faceți nepopular, faceți-vă personalul să lucreze în mod convenabil și faceți-o în mod regulat. Clopen a fost creat din cuvintele „închide” și „deschis” și înseamnă efectiv că angajatul tău trebuie să facă ultimul schimb al zilei și apoi să facă primul schimb atunci când ușile sediului tău se deschid. Membrul personalului dumneavoastră ar putea lucra ore lungi sau chiar o tură dublă, fără pauză sau somn între ele.

Uneori, clopenele sunt inevitabile, mai ales dacă aveți personal scurt - spitalele au adesea acest tip de problemă de programare. Dar dacă nu te afli într-o industrie în care oamenii cu abilitățile potrivite sunt rari, atunci totul se rezumă doar la un management prost și la o programare proastă.

Pentru a evita clopen-urile, managerii trebuie să comunice, mai ales dacă mai mulți sunt responsabili pentru întocmirea listei și trebuie să existe software-ul potrivit care să îi avertizeze pe planificatori asupra conflictelor și schimburilor consecutive.

Orele suplimentare pot duce la oboseală, stres și pot afecta chiar sănătatea unui angajat. În iulie 2018, un raport a dezvăluit că cercetătorii din Canada au descoperit că femeile care au lucrat ore suplimentare și-au crescut riscul de diabet. Există și studii care arată că orele suplimentare cresc riscul de boli de inimă și atacuri de cord.

Nu este ilegal ca companiile să permită angajaților să lucreze ore suplimentare, dar în unele țări, legile prevăd că angajații trebuie să fie plătiți timp și jumătate (salariul orar normal plus 50%). Deci, dacă nu intenționați să faceți pe cineva să lucreze peste program și există o eroare în sistemul dvs. de programare, pierdeți bani pentru compania dvs., provocând stres și efort inutil angajatului dvs.

Dacă utilizați foile de pontaj manuale, va fi mai greu să găsiți forța de muncă și timpul necesar pentru a verifica înregistrarea pentru a identifica greșelile sau abuzurile. Software-ul de cronometrare care generează rapoarte vă va ajuta să identificați unde au loc orele suplimentare și să remediați situația.

Dacă oferiți personalului concediu de concediu și zile de boală, ar trebui să aveți o politică a companiei, precum și o modalitate eficientă de urmărire a concediului. Acest lucru va ajuta la asigurarea faptului că există corectitudine și că, de exemplu, angajații cu același set de abilități nu își iau concediu în același timp, lăsând compania și clienții vulnerabili la greșeli.

În timp ce utilizarea unei foi de calcul este o modalitate ieftină de a monitoriza astfel de concedii, este mai puțin laborioasă și consumatoare de timp să achiziționați un program de urmărire a timpului liber care poate păstra un program precis. Asigurați-vă că achiziționați unul care poate întocmi cu ușurință un raport dacă este necesar pentru manageri sau cei care lucrează în departamentul de resurse umane.

Există multe tipuri de software de programare pe care le puteți cumpăra. Unele oferă servicii all-in-one, în timp ce altele pot excela la un anumit tip de urmărire sau programare pentru o anumită industrie. În cele mai multe cazuri, este mai eficient să obțineți un software de programare care poate face totul și are funcționalitatea pentru a permite tuturor celor care au nevoie de el acces la listă.

Când aveți urmărirea timpului și programarea lucrărilor într-una singură, automatizați două procese pentru prețul unuia. Acest lucru înseamnă că aveți mai mult timp la dispoziție pentru a vă concentra asupra imaginii de ansamblu și angajații dvs. nu trebuie să-și facă griji cu privire la erori sau greșeli atunci când își primesc salariul sau își pot revizui programul viitor.

Prin implementarea unei aplicații pentru ceasul orar pe dispozitivul angajaților, le este mai ușor să-și acceseze programul oricând doresc.

Și multe dintre aceste soluții mobile fac mult mai mult decât să permită angajaților să intre și să iasă. Majoritatea permit angajaților să solicite timp liber sau concediu direct din aplicație, pot comunica cu managerul printr-un chat în aplicație, pot vedea foile de pontaj anterioare sau actuale, iar procesul de salarizare poate fi integrat în aplicația ceas de timp. Acum, acestea sună ca beneficii grozave atât pentru manageri, cât și pentru angajați.

Fiecare echipă are nevoie de angajații potriviți pentru job, așa că asigurați-vă că aveți personalul potrivit pentru a efectua munca. Nu este bine, de exemplu, să ai cea mai bună persoană pentru a încasa de la începutul turei, când de fapt este mai potrivită pentru a termina tura.

Dacă aveți mai mulți manageri responsabili pentru alcătuirea listei sau dacă ați alcătuit programul manual, greșelile, cum ar fi acordarea celor mai aglomerate ture celui mai junior angajat din forța de muncă, ar putea apărea în mod regulat și ar putea duce la pierderea de bani a companiei și si reputatia sa. Evitați acest lucru făcându-vă timp pentru a vă asigura că aveți la dispoziție cel mai calificat și competent personal în momentele cele mai importante și aglomerate.

Asigurați-vă că vă cunoașteți angajații și nu ne referim doar la numele lor și la funcția actuală. Aflați care sunt abilitățile și certificările lor, sunt cu normă întreagă sau cu jumătate de normă, sunt anumiți angajați care au dreptul la ore suplimentare, care este tipul lor de personalitate și orice alte note sunt utile pentru a crea un program de lucru.

Acest lucru vă asigură că, atunci când planificați ture, vă puteți referi la această listă detaliată pentru a planifica angajatul potrivit pentru tură. În plus, acest lucru vă asigură, de asemenea, că vă programați cei mai buni oameni pentru schimbul relevant. Nu ați dori să programați o nouă angajare într-o oră de vârf sau de vârf.

Nu știi niciodată când un angajat ar putea renunța la o tură în ultimul moment. Ar putea exista o urgență familială la care să se ocupe sau o boală care ar putea împiedica pe cineva să lucreze.

Personalul de rezervă este esențial, așa că asigurați-vă că programul dvs. vă oferă posibilitatea de a crea o listă de gardă pentru a completa turele goale după cum este necesar. Programele, inclusiv cele pentru personalul de gardă, care au fost create cu mult înainte și în mod corect ar putea permite companiei și angajaților să lucreze coeziv, cu un stres minim și să creeze un mediu de lucru fericit pentru toți.

Aceasta este programarea jobului 101 atunci când pregătiți un program de lucru.

Concluzia în pregătirea unui program de muncă

Crearea corectă a unui program de lucru care să se potrivească nevoilor afacerii dvs. și angajaților dvs. în același timp nu trebuie să vă provoace o durere de cap mai mare. Când este făcut corect, sunteți pregătit să faceți față urgențelor într-o clipă, cu situații neprevăzute, asigurați un echilibru între viața profesională și cea privată, evitați erorile și puteți reduce costurile cu forța de muncă cu un program eficient.