Los 10 mejores consejos para preparar un cronograma de trabajo

Hacer que la programación de turnos de sus empleados sea correcta puede resultar en tener empleados felices, eficiencia y ahorrar millones en el proceso.

Pero para la mayoría de las empresas, incluso las megacorporaciones, la programación puede crear estrés y dolores de cabeza, ya que los gerentes luchan entre conseguir que los mejores empleados asuman los turnos más relevantes.

Las grandes corporaciones, a pesar de toda su experiencia, mano de obra y presupuesto, también pueden equivocarse.

En 2017, Ryanair tuvo que cancelar 20.000 vuelos porque estropeó sus listas, lo que provocó que la aerolínea más grande de Europa por número de pasajeros no pudiera asignar pilotos a los aviones mientras recibía reprimendas de los reguladores y una cascada de quejas de los pasajeros. Consulte este blog si desea aprender cómo no cometer un error tipo Ryanair que podría hacerle perder dinero, su reputación y enojar a los empleados.

Nos arremangamos y compilamos una lista de 10 consejos cuando estás creando tu próximo horario de trabajo.

Preparar un cronograma de trabajo puede ser complicado, pero el objetivo principal es permitir que sus empleados y proveedores tengan fácil acceso de una manera rápida, fácil y clara. Asegúrese de adoptar el software adecuado al que todos puedan acceder y que sea fácil de usar.

La clave es dar a los empleados algo de coherencia para que puedan planificar su vida personal en torno a los turnos en los que están trabajando. El horario también debe permitir la capacidad de intercambiar y cambiar los turnos por adelantado. Asegúrese de que el sistema pueda rastrear dichos cambios para que esté al tanto de quién hace qué y con qué frecuencia. Si hay abuso de programación, ¡debe saberlo!

Y no olvides preguntarte cuáles son las necesidades del turno, por ejemplo, ¿cuáles son las horas? ¿Qué deberes y responsabilidades laborales se requieren? ¿Qué habilidades necesitan los empleados para poder trabajar el turno?

Estas son preguntas simples para crear y definir el horario en cuestión.

Además de permitir que el personal solicite e intercambie turnos, involúcrelos y pregúnteles cuáles creen que son las cosas más importantes que deben ver en su horario. Por ejemplo, ¿prefieren ver un horario semanal, diario o mensual, etc.?

Averigüe qué horarios serían convenientes para ellos. Una madre de dos hijos, por ejemplo, encontraría más ideal trabajar durante el día cuando los niños están en la escuela, mientras que otra persona que es un estudiante soltero puede ser más flexible o preferiría hacer turnos de noche.

Tal vez pienses que esto es contraproducente, pero esto realmente golpea el aspecto humano de preparar un horario de trabajo. Surgirán cosas en la vida personal de sus empleados que no pueden prever, así que asegúrese de comprender y ser capaz de reaccionar cuando se necesite un nuevo horario. También los mantiene comprometidos y le quita parte de la carga de planificación. Este nivel de empatía conducirá a una mejor unidad entre el equipo y aumentará la productividad.

No son solo los Millenials o la Generación Z quienes están constantemente en sus teléfonos y prefieren comunicarse con este medio. La fuerza laboral de 2021 también está en dispositivos móviles y hay muchos beneficios al usar aplicaciones para comunicarse con su personal. A estas alturas, la mayoría de la gente tiene teléfonos móviles y algunas empresas incluso equipan al personal con ellos, por lo que sería muy fácil dar a todos acceso a la programación para que sepan lo que está pasando en todo momento.

De hecho, las soluciones móviles y automatizadas “reducen el tiempo que lleva crear un horario de empleados en un 80 % y reducen el gasto laboral en un 3 %”.

Miles de personas en todas las industrias confían en la aplicación de programación de empleados de Connecteam.

Desde la perspectiva de los gerentes:

• Use plantillas, duplique turnos, use arrastrar y soltar o acciones masivas para ahorrar tiempo
• Cree fácilmente turnos únicos o múltiples, importe horarios desde Excel o desde una plantilla
• Encuentre al empleado adecuado para el turno con filtros, etiquetas codificadas por colores y grupos inteligentes basados ​​en calificaciones, ubicación, etc.
• Reciba notificaciones si los empleados llegan tarde o rechazan un turno para una mayor transparencia y control
• Incluya información clave del turno, como fecha, hora, dirección, tareas del turno, instrucciones especiales y más, para que los empleados tengan todo lo que necesitan en un solo lugar.
• Los cambios de turno se informan en tiempo real y se envían como una notificación a los empleados relevantes

Desde la perspectiva de los empleados:

• No se necesita capacitación, ya que Connecteam es fácil de usar, fácil de usar y accesible desde su propio teléfono
• Se puede acceder a toda la información de los turnos en tiempo real, incluidos mapas, notas, archivos, imágenes y más
• Cuando los turnos se publiquen, editen o cancelen, reciba una notificación automática
• Agregue fácilmente comentarios sobre la marcha con un estado de turno o comentario
• Solicite un reemplazo de turno de inmediato en la aplicación según sea necesario
• El itinerario completo está disponible directamente cuando lo necesite

Puede surgir una emergencia para usted o para su personal que podría arruinar el programa mejor pensado. Es importante mantener informados a sus empleados y mantener una lista de personas que estarían disponibles para incorporarse en el último momento o que estarían felices de intercambiar turnos.

Para ser justo con todos los empleados, asegúrese de programar turnos, cuando prepare un horario de trabajo, con anticipación (digamos al menos un mes más o menos) para que sepan cuándo deben trabajar y puedan hacer arreglos alternativos si es necesario. Darle a su personal solo un par de días de anticipación sobre los turnos podría hacer que algunos empleados se sientan muy descontentos y descontentos. Esto también permite que su personal tenga un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida para que puedan presentarse a su turno renovados y listos para brindar el mejor servicio al cliente posible; no desea que los zombis agotados se presenten a trabajar.

Además, cuando el cronograma se realiza con anticipación, es mucho más fácil comunicarlo a su personal. En lugar de lidiar con múltiples llamadas telefónicas, mensajes de texto interminables o grupos de WhatsApp torpes, use la misma herramienta para mantener a todos informados y en la misma página.

Si quiere volverse impopular, haga que su personal trabaje cerrado y hágalo regularmente. Clopen ha sido creado a partir de las palabras 'cerrar' y 'abrir' y efectivamente significa que su empleado debe hacer el último turno del día y luego hacer el primer turno cuando se abren las puertas de su establecimiento. Su miembro del personal podría estar trabajando muchas horas o incluso en un turno doble sin apenas un descanso o sueño en el medio.

A veces, los cierres son inevitables, especialmente si tiene poco personal; los hospitales a menudo tienen este tipo de problema de programación. Pero si no está en una industria donde las personas con las habilidades adecuadas son raras, todo se reduce a una mala gestión y una programación deficiente.

Para evitar cierres, los gerentes deben comunicarse, particularmente si más de uno es responsable de elaborar la lista, y debe estar instalado el software adecuado que pueda alertar a los programadores sobre conflictos y turnos consecutivos.

Las horas extras pueden provocar fatiga, estrés e incluso pueden afectar la salud de un empleado. En julio de 2018, un informe reveló que investigadores en Canadá encontraron que las mujeres que trabajaban horas extra aumentaban su riesgo de diabetes. También hay estudios que muestran que las horas extras aumentan el riesgo de enfermedades del corazón y ataques al corazón.

No es ilegal que las empresas permitan que los empleados trabajen horas extra, pero en algunos países, las leyes establecen que los empleados deben recibir un pago de tiempo y medio (su salario regular por hora más el 50 %). Entonces, si no es su intención hacer que alguien trabaje horas extras y hay una falla en su sistema de programación, está perdiendo dinero para su empresa mientras causa estrés y tensión innecesarios a su empleado.

Si está utilizando hojas de tiempo manuales, será más difícil encontrar la mano de obra y el tiempo que lleva revisar el registro para identificar errores o abusos. El software de cronometraje que genera informes lo ayudará a identificar dónde se están produciendo las horas extra y rectificar la situación.

Si ofrece al personal licencia por vacaciones y días por enfermedad, debe tener una política de la empresa, así como una forma eficiente de realizar un seguimiento de la licencia. Esto ayudará a garantizar que haya equidad y que, por ejemplo, los empleados con el mismo conjunto de habilidades no tomen vacaciones al mismo tiempo, dejando a la empresa y a los clientes vulnerables a errores.

Si bien el uso de una hoja de cálculo es una forma económica de monitorear tal licencia, es menos laborioso y requiere menos tiempo comprar un programa de seguimiento de tiempo libre que pueda mantener un cronograma preciso. Asegúrese de comprar uno que pueda armar fácilmente un informe si es necesario para los gerentes o aquellos que trabajan en el departamento de recursos humanos.

Hay muchos tipos de software de programación que puede comprar. Algunos ofrecen servicios todo en uno, mientras que otros pueden sobresalir en un tipo particular de seguimiento o programación para una industria en particular. En la mayoría de los casos, es más eficiente obtener un software de programación que pueda hacerlo todo y que tenga la funcionalidad para permitir que todos los que lo necesiten accedan a la lista.

Cuando tiene el seguimiento del tiempo y la programación de trabajos en uno, está automatizando dos procesos por el precio de uno. Esto significa que tiene más tiempo libre para concentrarse en el panorama general y sus empleados no tienen que preocuparse por errores o equivocaciones cuando reciben su cheque de pago o pueden revisar su próximo horario.

Al implementar una aplicación de reloj de tiempo en el dispositivo de un empleado, les facilita el acceso a su horario cuando lo deseen.

Y muchas de estas soluciones móviles hacen mucho más que permitir que los empleados registren su entrada y salida. La mayoría permite que los empleados soliciten tiempo libre o vacaciones directamente desde la aplicación, pueden comunicarse con el gerente a través de un chat en la aplicación, pueden ver hojas de horas pasadas o actuales, y el proceso de nómina se puede integrar en la aplicación de reloj de tiempo. Ahora, eso suena como grandes beneficios tanto para los gerentes como para los empleados.

Cada equipo necesita los empleados adecuados para el trabajo, así que asegúrese de contar con el personal adecuado para realizar el trabajo. No es bueno, por ejemplo, tener a la mejor persona para cobrar al comenzar el turno cuando, de hecho, es más adecuada para terminar el turno.

Si tiene varios gerentes responsables de armar la lista o si ha estado armando el horario manualmente, los errores, como dar los turnos más ocupados al empleado más joven de su fuerza laboral, podrían ocurrir regularmente y resultar en que su empresa pierda dinero y su reputación también. Evite esto tomándose el tiempo para asegurarse de tener el personal más calificado y competente disponible en los momentos más cruciales y de mayor actividad.

Asegúrese de conocer a sus empleados y no solo nos referimos a su nombre y puesto de trabajo actual. Sepa cuáles son sus habilidades y certificaciones, si son de tiempo completo o de medio tiempo, si ciertos empleados tienen derecho a horas extra, cuál es su tipo de personalidad y cualquier otra nota que sea útil para crear un horario de trabajo.

Esto garantiza que cuando planifique los turnos, pueda consultar esta lista detallada para programar al empleado adecuado para el turno. Además, esto también asegura que esté programando a sus mejores personas para el turno relevante. No le gustaría programar una nueva contratación durante una hora pico o pico.

Nunca se sabe cuándo un empleado podría abandonar un turno en el último minuto. Podría haber una emergencia familiar que atender o una enfermedad que podría hacer que alguien deje de trabajar.

El personal de respaldo es esencial, así que asegúrese de que su horario le ofrezca la posibilidad de crear una lista de guardia para llenar los turnos vacíos según sea necesario. Los horarios, incluidos los del personal de guardia, que se han creado con mucha anticipación y de manera justa podrían permitir que la empresa y los empleados trabajen de manera cohesiva con un estrés mínimo y creen un ambiente de trabajo feliz para todos.

Esa es la programación de trabajos 101 cuando se prepara un programa de trabajo.

El resultado final de preparar un programa de trabajo

Crear correctamente un horario de trabajo que se adapte a las necesidades de su negocio y sus empleados al mismo tiempo no tiene por qué causar un dolor de cabeza mayor. Cuando se hace bien, está preparado para enfrentar emergencias en un instante con contingencias, garantizar un equilibrio entre el trabajo y la vida personal, evitar errores y puede reducir los costos laborales con un programa eficiente.