작업 일정 준비를 위한 상위 10가지 팁

직원 교대 일정을 올바르게 정하면 직원이 행복하고 효율성이 높아지며 그 과정에서 수백만 달러를 절약할 수 있습니다.

그러나 대부분의 회사, 심지어 거대 기업의 경우 관리자가 가장 관련성이 높은 직원을 가장 관련성 높은 교대조로 전환하는 데 어려움을 겪기 때문에 일정 관리가 스트레스와 골칫거리를 유발할 수 있습니다.

모든 경험, 인력, 예산에도 불구하고 대기업도 실수할 수 있습니다.

2017년 Ryanair는 명단을 잘못 작성하여 20,000편의 항공편을 취소해야 했으며, 그 결과 승객 수 기준 유럽 최대 항공사가 조종사를 비행기에 배정할 수 없었고 규제 기관의 질책과 승객들의 불만이 쏟아졌습니다. 돈, 평판, 직원을 화나게 할 수 있는 Ryanair 유형의 실수를 하지 않는 방법을 배우고 싶다면 이 블로그를 확인하십시오.

다음 작업 일정을 작성할 때 우리는 소매를 걷어붙이고 10가지 팁 목록을 작성했습니다.

작업 일정을 준비하는 것은 복잡할 수 있지만 핵심은 직원과 공급업체 가 빠르고 쉽고 명확한 방식으로 쉽게 액세스할 수 있도록 하는 것입니다. 모든 사람이 액세스할 수 있고 사용이 간편한 올바른 소프트웨어를 채택해야 합니다.

핵심은 직원들이 근무하는 교대조를 중심으로 개인 생활을 계획할 수 있도록 어느 정도 일관성 을 제공하는 것입니다. 일정은 또한 교대조를 미리 교환하고 변경할 수 있는 능력을 허용해야 합니다. 시스템이 이러한 변경 사항을 추적할 수 있는지 확인하여 누가 무엇을 얼마나 자주 하는지 파악하십시오. 일정 남용이 있는 경우 – 이에 대해 알아야 합니다!

예를 들어 근무 시간이 어떻게 됩니까? 어떤 의무와 직무 책임이 필요합니까? 직원들이 교대 근무를 하려면 어떤 기술이 필요합니까?

이것은 당면한 일정을 만들고 정의하기 위한 간단한 질문입니다.

직원이 교대 근무를 요청하고 교환할 수 있도록 하는 것 외에도 직원을 참여시키고 일정에서 가장 중요하게 생각하는 것이 무엇인지 물어보십시오. 예를 들어, 주간 일정, 매일 또는 매월 등을 보는 것을 선호합니까?

그들에게 편리한 시간을 알아보십시오. 예를 들어, 두 자녀를 둔 어머니는 자녀가 학교에 있는 낮에 일하는 것이 더 이상적이며, 독신 학생인 다른 어머니는 더 유연하거나 야간 근무를 선호할 수 있습니다.

이것이 비생산적이라고 생각할 수도 있지만 이것은 실제로 작업 일정을 준비하는 인간적인 측면에 영향을 미칩니다. 직원의 개인 생활에서 예측할 수 없는 일이 발생할 수 있으므로 이해하고 새로운 일정이 필요할 때 대응할 수 있는지 확인하십시오. 또한 참여를 유지하고 계획 부담을 덜어줍니다. 이러한 수준의 공감은 팀 간의 훨씬 더 나은 단결을 이끌고 생산성을 높일 것입니다.

끊임없이 휴대전화를 사용하고 이 매체와 소통하는 것을 선호하는 것은 밀레니얼이나 Z세대만이 아닙니다. 2021년의 인력도 모바일에 있으며 앱을 사용하여 직원과 의사 소통하는 데에는 많은 이점이 있습니다. 지금쯤이면 대부분의 사람들이 휴대전화를 가지고 있고 일부 회사에서는 직원들에게도 휴대전화를 제공하므로 모든 사람이 일정에 액세스하여 항상 무슨 일이 일어나고 있는지 알 수 있습니다.

실제로 모바일 자동화 솔루션은 "직원 일정을 작성하는 데 걸리는 시간을 80% 줄이고 노동 지출을 3% 줄입니다."

Connecteam의 직원 일정 앱은 모든 산업 분야에서 수천 명의 신뢰를 받고 있습니다.

관리자 관점에서:

• 템플릿 사용, 교대 근무 복제, 끌어서 놓기 또는 일괄 작업을 사용하여 시간 절약
• 단일 또는 다중 교대조를 쉽게 생성하고 Excel 또는 템플릿에서 일정 가져오기
• 필터, 색상으로 구분된 태그 및 자격, 위치 등에 기반한 스마트 그룹을 사용하여 교대조에 적합한 직원을 찾습니다.
• 직원이 지각하거나 더 나은 투명성과 통제를 위해 교대 근무를 거부하는 경우 알림을 받습니다.
• 날짜, 시간, 주소, 교대 작업, 특별 지침 등과 같은 주요 교대 정보를 포함하여 직원이 필요한 모든 것을 한 곳에서 사용할 수 있도록 합니다.
• 교대 변경 사항은 실시간으로 보고되며 해당 직원에게 알림으로 전송됩니다.

직원의 관점에서:

• Connecteam은 사용자 친화적이며 사용하기 쉽고 자신의 휴대전화에서 액세스할 수 있으므로 교육이 필요하지 않습니다.
• 지도, 메모, 파일, 이미지 등을 포함한 모든 교대 정보에 실시간으로 액세스할 수 있습니다.
• 교대가 게시, 편집 또는 취소되면 자동 알림을 받습니다.
• 교대 상태 또는 댓글로 이동 중에도 쉽게 피드백 추가
• 필요에 따라 앱에서 즉시 교대 근무 교체를 요청하십시오.
• 전체 일정은 필요할 때 바로 확인할 수 있습니다.

당신이나 당신의 직원을 위해 긴급 상황이 닥쳐올 수 있습니다. 직원들을 지속적으로 유지하고 마지막 순간에 합류할 수 있거나 교대 근무를 기꺼이 바꿀 수 있는 사람들의 목록을 유지하는 것이 중요합니다.

모든 직원에게 공평하게 근무하려면 근무 일정을 준비할 때 교대 근무 일정을 미리 계획하여(최소 한 달 정도) 근무해야 할 때를 알고 필요한 경우 대안을 마련할 수 있도록 하십시오. 직원들에게 교대 근무에 대해 이틀만 통지하면 매우 불행하고 불만이 많은 직원이 될 수 있습니다. 이를 통해 직원은 건강한 일과 삶의 균형을 유지할 수 있으므로 근무 시간을 새로고침하고 가능한 최고의 고객 서비스를 제공할 준비가 되어 있습니다.

또한 일정이 미리 완료되면 직원에게 훨씬 쉽게 전달할 수 있습니다. 여러 번의 전화 통화, 끝없는 문자 메시지 또는 투박한 WhatsApp 그룹을 처리하는 대신 동일한 도구를 사용하여 모든 사람이 동일한 페이지에 계속 참여할 수 있도록 합니다.

자신을 인기 없게 만들고 싶다면 직원이 작업을 하도록 하고 정기적으로 하십시오. 클로펜(Clopen)은 '닫다'와 '열다'의 합성어로 직원이 하루의 마지막 교대 근무를 하고 식당의 문이 열리면 첫 교대 근무를 해야 한다는 의미입니다. 당신의 직원은 오랜 시간 일하거나 휴식이나 잠을 거의 자지 않고 이중 교대로 일할 수도 있습니다.

때때로 클로펜은 불가피한 경우가 있습니다. 특히 직원이 부족한 경우에는 병원에 이러한 유형의 일정 문제가 있는 경우가 많습니다. 그러나 적절한 기술을 가진 사람들이 드문 산업에 속하지 않는다면 그것은 잘못된 관리와 잘못된 일정으로 귀결됩니다.

중복을 피하기 위해 관리자는 특히 두 명 이상의 사람이 명단 작성을 담당하는 경우 의사 소통해야 하며 스케줄러에게 충돌 및 연속적인 교대를 경고할 수 있는 올바른 소프트웨어가 있어야 합니다.

초과 근무는 피로, 스트레스로 이어질 수 있으며 직원의 건강에도 영향을 미칠 수 있습니다. 2018년 7월 한 보고서에 따르면 캐나다의 연구원들은 초과 근무를 하는 여성이 당뇨병 위험을 높인다는 사실을 발견했습니다. 초과 근무가 심장병과 심장마비의 위험을 증가시킨다는 연구 결과도 있습니다.

회사에서 직원에게 초과 근무를 허용하는 것은 불법이 아니지만 일부 국가에서는 직원이 시간당 50%를 더한 시간을 지급해야 한다고 법률에 명시되어 있습니다. 따라서 누군가에게 초과 근무를 시키려는 의도가 아니고 일정 시스템에 결함이 있는 경우 직원에게 불필요한 스트레스와 부담을 주는 동시에 회사에 손실을 입히게 됩니다.

수동 작업표를 사용하는 경우 실수나 남용을 식별하기 위해 기록을 샅샅이 뒤지는 데 걸리는 인력과 시간을 찾기가 더 어려울 것입니다. 보고서를 생성하는 시간 기록 소프트웨어는 초과 근무가 발생한 위치를 식별하고 상황을 수정하는 데 도움이 됩니다.

직원에게 휴가 및 병가를 제공하는 경우 회사 정책과 휴가를 추적하는 효율적인 방법을 마련해야 합니다. 이렇게 하면 공정성이 보장되고 예를 들어 동일한 기술을 가진 직원이 동시에 휴가를 사용하지 않아 회사와 고객이 실수에 취약해집니다.

스프레드시트를 사용하는 것은 이러한 휴가를 모니터링하는 저렴한 방법이지만 정확한 일정을 유지할 수 있는 휴가 추적 프로그램을 구입하는 것이 덜 힘들고 시간 소모적입니다. 관리자나 인사 부서에서 일하는 사람들에게 필요한 경우 보고서를 쉽게 작성할 수 있는 보고서를 구입하십시오.

구매할 수 있는 스케줄링 소프트웨어에는 여러 유형이 있습니다. 일부는 올인원 서비스를 제공하는 반면 다른 일부는 특정 산업에 대한 특정 유형의 추적 또는 일정 관리에 탁월할 수 있습니다. 대부분의 경우 모든 작업을 수행할 수 있고 필요한 모든 사람이 명단에 액세스할 수 있도록 하는 기능을 갖춘 일정 관리 소프트웨어를 구입하는 것이 더 효율적입니다.

시간 추적과 작업 예약이 하나로 통합되면 하나의 가격으로 두 개의 프로세스를 자동화하는 것입니다. 즉, 큰 그림에 집중할 수 있는 시간이 더 많고 직원이 급여를 받거나 예정된 일정을 검토할 때 오류나 실수에 대해 걱정할 필요가 없습니다.

직원의 장치에 시간 시계 앱을 구현하면 직원이 원할 때마다 일정에 더 쉽게 액세스할 수 있습니다.

그리고 이러한 모바일 솔루션 중 상당수는 직원이 출근하고 퇴근할 수 있도록 허용하는 것 이상의 역할을 합니다. 대부분 직원이 앱에서 직접 휴가 또는 휴가를 요청할 수 있고, 앱 내 채팅을 통해 관리자와 통신할 수 있으며, 과거 또는 현재 작업표를 볼 수 있으며, 급여 프로세스를 시간 시계 앱에 통합할 수 있습니다. 이제 이는 관리자와 직원 모두에게 큰 이점으로 들립니다.

모든 팀에는 해당 업무에 적합한 직원이 필요하므로 업무를 수행할 적절한 직원을 배치해야 합니다. 예를 들어, 실제로 교대 근무를 끝내기에 더 적합할 때 교대 근무를 시작하여 현금화할 수 있는 가장 좋은 사람을 두는 것은 좋지 않습니다.

명단 작성을 담당하는 관리자가 여러 명이거나 수동으로 일정을 짜는 경우, 가장 바쁜 교대 근무를 직원의 최하위 직원에게 부여하는 것과 같은 실수가 정기적으로 발생하여 회사의 손실과 손실을 초래할 수 있습니다. 그 명성도. 가장 중요하고 가장 바쁜 시간에 가장 자격 있고 유능한 직원을 확보할 수 있도록 시간을 내어 이를 피하십시오.

직원을 알고 있는지 확인하십시오. 우리는 직원의 이름과 현재 직무 역할만을 의미하지 않습니다. 그들의 기술과 자격증이 무엇인지, 정규직 또는 시간제인지, 초과 근무를 받을 자격이 있는 특정 직원인지, 성격 유형이 무엇인지, 기타 메모가 작업 일정을 만드는 데 도움이 되는 모든 정보를 알고 있어야 합니다.

이렇게 하면 교대 근무를 계획할 때 이 세부 목록을 참조하여 교대 근무에 적합한 직원을 확보할 수 있습니다. 또한 이를 통해 관련 교대 근무에 가장 적합한 직원을 예약할 수 있습니다. 피크 또는 러시아워에 새로운 고용을 예약하고 싶지 않을 것입니다.

직원이 마지막 순간에 교대 근무를 언제 중단할 수 있는지 알 수 없습니다. 돌봐야 할 가족 비상 사태나 누군가를 해고할 수 있는 질병이 있을 수 있습니다.

예비 직원은 필수적이므로 필요에 따라 빈 교대 근무를 채우기 위해 대기 명단을 생성할 수 있는 기능을 일정에서 제공하는지 확인하십시오. 대기 직원을 위한 일정을 포함하여 사전에 잘 짜여진 공정한 일정은 회사와 직원이 최소한의 스트레스로 응집력 있게 일하고 모두가 행복한 근무 환경을 조성할 수 있도록 합니다.

작업 일정을 준비할 때 작업 일정 101입니다.

작업 일정 준비에 대한 결론

비즈니스 요구 사항과 직원에게 동시에 적합한 작업 일정을 적절하게 생성하는 것이 더 큰 골칫거리가 될 필요는 없습니다. 올바르게 완료되면 비상 사태에 즉시 대처할 수 있고, 일과 삶의 균형을 보장하고, 오류를 방지하고, 효율적인 일정으로 인건비를 절감할 수 있습니다.