10 Tips Terbaik untuk Mempersiapkan Jadwal Kerja

Membuat penjadwalan shift karyawan Anda dengan benar dapat menghasilkan karyawan yang bahagia, efisiensi, dan menghemat jutaan dalam prosesnya.

Tetapi bagi sebagian besar perusahaan, bahkan perusahaan besar, penjadwalan dapat menimbulkan stres dan sakit kepala karena manajer berjuang antara mendapatkan karyawan terbaik untuk mengambil giliran kerja yang paling relevan.

Perusahaan besar, terlepas dari semua pengalaman, tenaga, dan anggaran mereka, juga bisa salah.

Pada tahun 2017, Ryanair harus membatalkan 20.000 penerbangan karena merusak daftar nama, mengakibatkan maskapai terbesar di Eropa dengan jumlah penumpang tidak dapat mengalokasikan pilot ke pesawat sambil mendapatkan teguran dari regulator dan serangkaian keluhan dari penumpang. Lihat blog ini jika Anda ingin mempelajari cara untuk tidak melakukan kesalahan seperti Ryanair yang dapat membuat Anda kehilangan uang, reputasi, dan kemarahan karyawan.

Kami menyingsingkan lengan baju kami dan menyusun daftar 10 tips saat Anda membuat jadwal pekerjaan berikutnya.

Mempersiapkan jadwal kerja bisa jadi rumit, tetapi intinya adalah memungkinkan karyawan dan vendor Anda memiliki akses yang mudah dengan cara yang cepat, mudah, dan jelas. Pastikan Anda mengadopsi perangkat lunak yang tepat yang dapat diakses semua orang dan mudah digunakan.

Kuncinya adalah memberi karyawan beberapa konsistensi sehingga mereka dapat merencanakan kehidupan pribadi mereka di sekitar giliran kerja mereka. Jadwal juga harus memungkinkan kemampuan untuk bertukar dan mengubah shift terlebih dahulu. Pastikan sistem dapat melacak perubahan tersebut sehingga Anda mengetahui siapa yang melakukan apa dan seberapa sering. Jika ada penyalahgunaan penjadwalan – Anda perlu mengetahuinya!

Dan jangan lupa untuk bertanya pada diri sendiri apa kebutuhan shift itu, misalnya jam berapa? Apa tugas dan tanggung jawab pekerjaan yang dibutuhkan? Keterampilan apa yang dibutuhkan karyawan untuk dapat bekerja dalam shift?

Ini adalah pertanyaan sederhana untuk membuat dan menentukan jadwal yang ada.

Selain mengizinkan staf untuk meminta dan bertukar shift, libatkan mereka dan tanyakan apa yang menurut mereka paling penting untuk dilihat dalam jadwal mereka. Misalnya, apakah mereka lebih suka melihat jadwal mingguan, harian, atau bulanan, dll.

Cari tahu jam berapa yang nyaman bagi mereka. Seorang ibu dari dua anak, misalnya, akan merasa lebih ideal untuk bekerja di siang hari ketika anak-anak berada di sekolah, sementara orang lain yang seorang siswa mungkin lebih fleksibel atau lebih suka melakukan shift malam.

Mungkin Anda berpikir ini kontraproduktif, tetapi ini benar-benar menyentuh aspek manusiawi dalam mempersiapkan jadwal kerja. Hal-hal akan muncul dalam kehidupan pribadi karyawan Anda yang tidak dapat mereka ramalkan, jadi pastikan Anda memahami dan mampu bereaksi saat jadwal baru diperlukan. Itu juga membuat mereka tetap terlibat dan menghilangkan sebagian beban perencanaan dari Anda. Tingkat empati ini akan mengarah pada persatuan yang jauh lebih baik di antara tim dan meningkatkan produktivitas.

Bukan hanya Milenial atau Generasi Z yang terus-menerus menggunakan ponsel dan lebih suka berkomunikasi dengan media ini. Tenaga kerja tahun 2021 juga menggunakan perangkat seluler dan ada begitu banyak manfaat menggunakan aplikasi untuk berkomunikasi dengan staf Anda. Saat ini, kebanyakan orang memiliki ponsel dan beberapa perusahaan bahkan membekali staf dengan mereka sehingga akan sangat mudah untuk memberikan semua orang akses ke jadwal sehingga mereka tahu apa yang terjadi setiap saat.

Faktanya, solusi seluler dan otomatis “mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk membuat jadwal karyawan sebesar 80% dan memotong pengeluaran tenaga kerja sebesar 3%.”

Aplikasi penjadwalan karyawan Connecteam dipercaya oleh ribuan orang di semua industri.

Dari perspektif manajer:

• Gunakan template, duplikat shift, gunakan drag & drop atau tindakan massal untuk menghemat waktu
• Buat satu atau beberapa shift dengan mudah, impor jadwal dari Excel atau dari template
• Temukan karyawan yang tepat untuk shift dengan filter, tag kode warna, dan grup pintar berdasarkan kualifikasi, lokasi, dll.
• Terima pemberitahuan jika karyawan terlambat atau menolak shift untuk transparansi dan kontrol yang lebih baik
• Sertakan informasi shift kunci seperti tanggal, waktu, alamat, tugas shift, instruksi khusus, dan banyak lagi sehingga karyawan memiliki semua yang mereka butuhkan di satu tempat
• Perubahan shift dilaporkan secara real-time dan dikirim sebagai pemberitahuan kepada karyawan terkait

Dari sudut pandang karyawan:

• Tidak perlu pelatihan karena Connecteam mudah digunakan, mudah digunakan, dan dapat diakses dari ponsel Anda sendiri
• Semua informasi shift dapat diakses secara real-time termasuk peta, catatan, file, gambar, dan banyak lagi
• Saat shift diterbitkan, diedit, atau dibatalkan, dapatkan pemberitahuan otomatis
• Tambahkan umpan balik dengan mudah saat bepergian dengan status shift atau komentar
• Minta penggantian shift segera di aplikasi sesuai kebutuhan
• Itinerary lengkap langsung tersedia saat Anda membutuhkan

Keadaan darurat dapat muncul untuk Anda atau staf Anda yang dapat mengacaukan jadwal yang sudah dipikirkan dengan matang. Sangat penting untuk menjaga karyawan Anda dalam lingkaran dan menyimpan daftar orang-orang yang akan tersedia untuk terjun pada saat terakhir atau yang akan dengan senang hati bertukar shift.

Agar adil kepada semua karyawan, pastikan Anda menjadwalkan shift, saat menyiapkan jadwal kerja, terlebih dahulu (katakanlah setidaknya satu bulan atau lebih) sehingga mereka tahu kapan mereka harus bekerja dan dapat membuat pengaturan alternatif jika perlu. Memberi staf Anda pemberitahuan hanya beberapa hari tentang shift dapat membuat beberapa staf sangat tidak senang dan tidak puas. Ini juga memungkinkan staf Anda untuk memiliki keseimbangan kehidupan kerja yang sehat sehingga mereka dapat muncul untuk shift mereka dengan segar dan siap memberikan layanan pelanggan terbaik – Anda tidak ingin zombie yang lelah melapor untuk bertugas.

Plus, ketika jadwal dilakukan di muka, jauh lebih mudah untuk mengomunikasikannya kepada staf Anda. Alih-alih berurusan dengan beberapa panggilan telepon, pesan teks tanpa akhir, atau grup WhatsApp yang kikuk, gunakan alat yang sama untuk membuat semua orang tetap terhubung dan berada di halaman yang sama.

Jika Anda ingin membuat diri Anda tidak populer, buat staf Anda bekerja keras dan lakukan secara teratur. Clopen telah dibuat dari kata 'tutup' dan 'buka' dan secara efektif berarti bahwa karyawan Anda harus melakukan shift terakhir hari itu dan kemudian melakukan shift pertama ketika pintu pendirian Anda terbuka. Anggota staf Anda dapat bekerja berjam-jam atau bahkan shift ganda dengan hampir tidak ada istirahat atau tidur di antaranya.

Terkadang clopen tidak dapat dihindari, terutama jika Anda kekurangan staf – rumah sakit sering mengalami masalah penjadwalan seperti ini. Tetapi jika Anda tidak berada dalam industri di mana orang-orang dengan keterampilan yang tepat jarang ada, maka itu hanya bermuara pada manajemen yang buruk dan penjadwalan yang buruk.

Untuk menghindari clopens, manajer harus berkomunikasi, terutama jika lebih dari satu bertanggung jawab untuk menyusun daftar, dan perangkat lunak yang tepat harus di tempat yang dapat mengingatkan penjadwal untuk konflik dan pergeseran back-to-back.

Lembur dapat menyebabkan kelelahan, stres dan bahkan dapat mempengaruhi kesehatan karyawan. Pada Juli 2018, sebuah laporan mengungkapkan bahwa para peneliti di Kanada menemukan bahwa wanita yang bekerja lembur meningkatkan risiko diabetes. Ada juga penelitian yang menunjukkan bahwa lembur meningkatkan risiko penyakit jantung dan serangan jantung.

Bukanlah ilegal bagi perusahaan untuk mengizinkan karyawan bekerja lembur, tetapi di beberapa negara, undang-undang menyatakan bahwa karyawan harus dibayar setengah jam (upah reguler mereka per jam ditambah 50%). Jadi jika bukan niat Anda untuk membuat seseorang bekerja lembur dan ada kesalahan dalam sistem penjadwalan Anda, Anda kehilangan uang untuk perusahaan Anda sambil menyebabkan stres dan ketegangan yang tidak perlu bagi karyawan Anda.

Jika Anda menggunakan lembar waktu manual, akan lebih sulit untuk menemukan tenaga kerja dan waktu yang diperlukan untuk menyisir catatan untuk mengidentifikasi kesalahan atau penyalahgunaan. Perangkat lunak pencatat waktu yang menghasilkan laporan akan membantu Anda mengidentifikasi di mana terjadi lembur dan memperbaiki situasi.

Jika Anda menawarkan cuti liburan dan hari sakit kepada staf, Anda harus memiliki kebijakan perusahaan serta cara yang efisien untuk melacak cuti tersebut. Ini akan membantu memastikan adanya keadilan dan bahwa, misalnya, karyawan dengan keahlian yang sama tidak mengambil cuti pada waktu yang sama, membuat perusahaan dan pelanggan rentan terhadap kesalahan.

Meskipun menggunakan spreadsheet adalah cara yang murah untuk memantau cuti seperti itu, tidak terlalu melelahkan dan memakan waktu untuk membeli program pelacakan waktu istirahat yang dapat menjaga jadwal yang akurat. Pastikan Anda membeli yang dapat dengan mudah menyusun laporan jika diperlukan untuk manajer atau mereka yang bekerja di departemen sumber daya manusia.

Ada banyak jenis software penjadwalan yang bisa Anda beli. Beberapa menawarkan layanan all-in-one sementara yang lain mungkin unggul pada satu jenis pelacakan atau penjadwalan tertentu untuk satu industri tertentu. Dalam kebanyakan kasus, lebih efisien untuk mendapatkan perangkat lunak penjadwalan yang dapat melakukan semuanya dan memiliki fungsi untuk memungkinkan semua orang yang membutuhkannya mengakses daftar.

Ketika Anda memiliki pelacakan waktu dan penjadwalan pekerjaan yang digabungkan menjadi satu, Anda mengotomatiskan dua proses dengan harga satu. Ini berarti Anda memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada gambaran besar dan karyawan Anda tidak perlu khawatir tentang kesalahan atau kesalahan saat mereka mendapatkan gaji atau mereka dapat meninjau jadwal mereka yang akan datang.

Dengan menerapkan aplikasi jam waktu di perangkat karyawan, Anda memudahkan mereka untuk mengakses jadwal mereka kapan pun mereka mau.

Dan banyak dari solusi seluler ini melakukan lebih dari sekadar memungkinkan karyawan untuk masuk dan keluar. Sebagian besar memungkinkan karyawan untuk meminta cuti atau liburan langsung dari aplikasi, dapat berkomunikasi dengan manajer melalui obrolan dalam aplikasi, dapat melihat lembar waktu sebelumnya atau saat ini, dan proses penggajian dapat diintegrasikan ke dalam aplikasi jam waktu. Sekarang itu terdengar seperti manfaat besar bagi manajer dan karyawan.

Setiap tim membutuhkan karyawan yang tepat untuk pekerjaan itu, jadi pastikan Anda memiliki staf yang tepat untuk melakukan pekerjaan itu. Tidak baik, misalnya, untuk memiliki orang terbaik untuk menguangkan memulai shift ketika mereka sebenarnya lebih cocok untuk mengakhiri shift.

Jika Anda memiliki banyak manajer yang bertanggung jawab untuk menyusun daftar atau jika Anda telah menyusun jadwal secara manual, kesalahan, seperti memberikan shift tersibuk kepada karyawan paling junior di angkatan kerja Anda, dapat terjadi secara teratur dan mengakibatkan perusahaan Anda kehilangan uang dan reputasinya juga. Hindari hal ini dengan meluangkan waktu untuk memastikan Anda memiliki staf yang paling berkualitas dan kompeten yang tersedia pada saat yang paling penting dan tersibuk.

Pastikan bahwa Anda mengenal karyawan Anda dan kami tidak hanya bermaksud nama dan peran pekerjaan mereka saat ini. Ketahui apa keahlian dan sertifikasi mereka, apakah mereka purna waktu atau paruh waktu, apakah karyawan tertentu berhak atas lembur, apa tipe kepribadian mereka, dan catatan lain apa pun yang berguna untuk membuat jadwal kerja.

Ini memastikan bahwa ketika Anda merencanakan shift, Anda dapat merujuk ke daftar terperinci ini untuk mendapatkan karyawan yang tepat yang dijadwalkan untuk shift. Plus, ini juga memastikan bahwa Anda menjadwalkan orang-orang terbaik Anda untuk shift yang relevan. Anda tidak ingin menjadwalkan karyawan baru selama jam sibuk atau sibuk.

Anda tidak pernah tahu kapan seorang karyawan bisa keluar dari shift pada menit terakhir. Mungkin ada keadaan darurat keluarga yang harus dihadapi atau penyakit yang dapat membuat seseorang berhenti bekerja.

Staf cadangan sangat penting, jadi pastikan jadwal Anda memberi Anda kemampuan untuk membuat daftar panggilan untuk mengisi shift kosong sesuai kebutuhan. Jadwal, termasuk untuk staf yang siap dipanggil, yang telah dibuat jauh sebelumnya dan secara adil dapat memungkinkan perusahaan dan karyawan untuk bekerja secara terpadu dengan stres minimal dan menciptakan lingkungan kerja yang bahagia untuk semua.

Itulah job scheduling 101 saat menyusun job schedule.

Intinya Dalam Mempersiapkan Jadwal Kerja

Membuat jadwal kerja yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda dan karyawan Anda pada saat yang sama tidak perlu menyebabkan sakit kepala yang lebih besar. Jika dilakukan dengan benar, Anda siap menghadapi keadaan darurat dalam sekejap dengan kemungkinan yang ada, memastikan keseimbangan kehidupan kerja, menghindari kesalahan, dan dapat memangkas biaya tenaga kerja dengan jadwal yang efisien.