أهم 10 نصائح لإعداد جدول العمل

قد يؤدي الحصول على جدولة نوبات الموظف بشكل صحيح إلى وجود موظفين سعداء وكفاءة وتوفير الملايين في هذه العملية.

ولكن بالنسبة لمعظم الشركات ، حتى الشركات العملاقة ، يمكن أن تخلق الجدولة ضغوطًا وصداعًا حيث يكافح المديرون بين الحصول على أفضل الموظفين لتولي التحولات الأكثر صلة.

يمكن للشركات الكبيرة ، على الرغم من كل خبرتها وقوتها البشرية وميزانيتها ، أن تخطئ أيضًا.

في عام 2017 ، اضطرت Ryanair إلى إلغاء 20000 رحلة جوية لأنها أخطأت في قوائمها ، مما أدى إلى أن أكبر شركة طيران في أوروبا من حيث عدد الركاب غير قادرة على تخصيص طيارين للطائرات بينما تتلقى توبيخًا من المنظمين وسلسلة من الشكاوى من الركاب. تحقق من هذه المدونة إذا كنت تريد معرفة كيفية عدم ارتكاب خطأ من نوع Ryanair قد يخسر المال وسمعتك ويغضب الموظفين.

لقد قمنا بتجميع سواعدنا وقمنا بتجميع قائمة من 10 نصائح عند إنشاء جدول عملك التالي.

يمكن أن يكون إعداد جدول عمل معقدًا ، لكن بيت القصيد منه هو السماح للموظفين والموردين بالوصول السهل بطريقة سريعة وسهلة وواضحة. تأكد من اعتمادك للبرنامج المناسب الذي يمكن للجميع الوصول إليه وهو سهل الاستخدام.

المفتاح هو إعطاء الموظفين بعض الاتساق حتى يتمكنوا من التخطيط لحياتهم الشخصية حول التحولات التي يعملون بها. يجب أن يسمح الجدول الزمني أيضًا بالقدرة على المبادلة وتغيير التحولات مقدمًا. تأكد من أن النظام يمكنه تتبع مثل هذه التغييرات حتى تكون على رأس من يفعل ماذا وكم مرة. إذا كان هناك سوء استخدام في المواعيد - فأنت بحاجة إلى معرفة ذلك!

ولا تنس أن تسأل نفسك ما هي احتياجات التحول ، على سبيل المثال ، ما هي الساعات؟ ما الواجبات والمسؤوليات الوظيفية المطلوبة؟ ما المهارات التي يحتاجها الموظفون ليكونوا قادرين على العمل في الوردية؟

هذه أسئلة بسيطة لإنشاء وتحديد الجدول الزمني في متناول اليد.

إلى جانب السماح للموظفين بطلب المناوبات ومبادلتها ، قم بإشراكهم واسألهم عما يشعرون أنه أهم الأشياء التي يجب عليهم رؤيتها في جدولهم الزمني. على سبيل المثال ، هل يفضلون رؤية جدول أسبوعي ، يومي ، أو شهري ، إلخ.

اكتشف الأوقات التي ستكون مناسبة لهم. قد تجد أم لطفلين ، على سبيل المثال ، أنه من الأفضل العمل أثناء النهار عندما يكون الأطفال في المدرسة ، في حين أن شخصًا آخر طالب واحد قد يكون أكثر مرونة أو يفضل القيام بالنوبات الليلية.

ربما تعتقد أن هذا يأتي بنتائج عكسية ولكن هذا يؤثر حقًا على الجانب الإنساني لإعداد جدول العمل. ستظهر أشياء في الحياة الشخصية لموظفيك لا يستطيعون التنبؤ بها ، لذا تأكد من فهمك وقدرتك على التفاعل عند الحاجة إلى جدول زمني جديد. كما أنها تحافظ على مشاركتهم وتزيل بعض أعباء التخطيط منك. سيؤدي هذا المستوى من التعاطف إلى وحدة أفضل بين الفريق ويعزز الإنتاجية.

لا يقتصر الأمر على جيل الألفية أو الجيل Z على استخدام هواتفهم باستمرار ويفضلون التواصل مع هذه الوسيلة. القوى العاملة لعام 2021 موجودة على الهاتف المحمول أيضًا وهناك العديد من الفوائد لاستخدام التطبيقات للتواصل مع موظفيك. في الوقت الحالي ، يمتلك معظم الأشخاص هواتف محمولة وتقوم بعض الشركات بتجهيز الموظفين بها ، لذا سيكون من السهل حقًا منح الجميع حق الوصول إلى الجدول الزمني حتى يعرفوا ما يحدث في جميع الأوقات.

في الواقع ، تعمل الحلول الآلية للأجهزة المحمولة على "تقليل الوقت المستغرق لإنشاء جدول الموظفين بنسبة 80٪ وتقليل الإنفاق على العمالة بنسبة 3٪".

يحظى تطبيق جدولة الموظفين من Connecteam بثقة الآلاف في جميع المجالات.

من منظور المديرين:

• استخدم القوالب ، ونسخ الورديات ، واستخدم إجراءات السحب والإفلات أو الإجراءات المجمعة لتوفير الوقت
• يمكنك بسهولة إنشاء نوبات فردية أو متعددة ، واستيراد الجداول الزمنية من Excel أو من قالب
• ابحث عن الموظف المناسب للتغيير باستخدام المرشحات والعلامات المرمزة بالألوان والمجموعات الذكية بناءً على المؤهلات والموقع وما إلى ذلك.
• تلقي إشعارات إذا تأخر الموظفون أو رفضوا مناوبة لتحسين الشفافية والتحكم
• قم بتضمين معلومات التحول الرئيسية مثل التاريخ والوقت والعنوان ومهام المناوبة والتعليمات الخاصة وغير ذلك حتى يكون لدى الموظفين كل ما يحتاجون إليه في مكان واحد
• يتم الإبلاغ عن تغييرات الورديات في الوقت الفعلي وإرسالها كإخطار للموظفين المعنيين

من وجهة نظر الموظفين:

• لا حاجة للتدريب لأن Connecteam سهل الاستخدام وسهل الاستخدام ويمكن الوصول إليه من هاتفك الخاص
• يمكن الوصول إلى جميع معلومات التحول في الوقت الفعلي بما في ذلك الخرائط والملاحظات والملفات والصور والمزيد
• عند نشر الورديات أو تحريرها أو إلغاؤها ، احصل على إشعار تلقائي
• يمكنك إضافة تعليقات بسهولة أثناء التنقل باستخدام حالة التغيير أو التعليق
• اطلب استبدال المناوبة على الفور في التطبيق حسب الحاجة
• خط سير الرحلة الكامل متاح مباشرة عند الحاجة

يمكن أن تأتي حالة طوارئ لك أو لموظفيك والتي يمكن أن تفسد أفضل جدول مدروس فورًا. من المهم أن تبقي موظفيك على اطلاع وأن تحتفظ بقائمة بالأشخاص الذين سيكونون متاحين للمشاركة في اللحظة الأخيرة أو الذين سيكونون سعداء بتبديل ورديات العمل.

لكي نكون منصفين لجميع الموظفين ، تأكد من جدولة الورديات ، عند إعداد جدول العمل ، مقدمًا (قل شهرًا على الأقل أو نحو ذلك) حتى يعرفوا متى يحتاجون إلى العمل ويمكنهم إجراء ترتيبات بديلة إذا احتاجوا إلى ذلك. قد يؤدي إعطاء موظفيك إشعارًا لمدة يومين فقط بشأن التحولات إلى جعل بعض الموظفين غير سعداء للغاية وساخطين. يسمح هذا أيضًا لموظفيك بالحصول على توازن صحي بين العمل والحياة حتى يتمكنوا من الظهور في مناوبتهم منتعشًا وجاهزًا لتقديم أفضل خدمة عملاء ممكنة - فأنت لا تريد الإبلاغ عن الزومبي المنضب للواجب.

بالإضافة إلى ذلك ، عندما يتم الانتهاء من الجدول مسبقًا ، يكون من الأسهل بكثير توصيله لموظفيك. بدلاً من التعامل مع مكالمات هاتفية متعددة ، أو رسائل نصية لا نهاية لها ، أو مجموعات WhatsApp مكتظة ، استخدم نفس الأداة لإبقاء الجميع في الحلقة وعلى نفس الصفحة.

إذا كنت تريد أن تجعل نفسك غير محبوب ، اجعل موظفيك يعملون كلوبينز وقم بذلك بانتظام. تم إنشاء Clopen من الكلمتين "إغلاق" و "فتح" ويعني بشكل فعال أنه يجب على موظفك القيام بآخر وردية في اليوم ثم القيام بالنقل الأول عندما تفتح أبواب مؤسستك. يمكن أن يعمل موظفك لساعات طويلة أو حتى نوبة مزدوجة مع عدم وجود استراحة أو النوم بينهما.

في بعض الأحيان لا مفر من clopens ، خاصة إذا كان لديك نقص في الموظفين - غالبًا ما تعاني المستشفيات من هذا النوع من مشاكل الجدولة. ولكن إذا لم تكن في صناعة يكون فيها الأشخاص ذوو المهارات المناسبة نادرًا ، فإن الأمر يتلخص في الإدارة السيئة والجدول الزمني السيئ.

لتجنب clopens ، يتعين على المديرين التواصل ، خاصة إذا كان هناك أكثر من شخص مسؤول عن إعداد القائمة ، ويجب أن يكون البرنامج المناسب في مكانه الذي يمكن أن ينبه المجدولين إلى التعارضات والتحولات المتتالية.

يمكن أن يؤدي العمل الإضافي إلى الإرهاق والتوتر ويمكن أن يؤثر حتى على صحة الموظف. في يوليو 2018 ، كشف تقرير أن باحثين في كندا وجدوا أن النساء اللائي يعملن ساعات إضافية يزيدن من خطر الإصابة بمرض السكري. هناك أيضًا دراسات تظهر أن العمل الإضافي يزيد من خطر الإصابة بأمراض القلب والنوبات القلبية.

ليس من غير القانوني أن تسمح الشركات للموظفين بالعمل لساعات إضافية ولكن في بعض البلدان ، تنص القوانين على أنه يجب أن يتقاضى الموظفون أجرًا ونصف (أجرهم المعتاد بالساعة زائد 50٪). لذلك ، إذا لم تكن نيتك جعل شخص ما يعمل لوقت إضافي وكان هناك خلل في نظام الجدولة الخاص بك ، فأنت تخسر المال لشركتك بينما تسبب ضغوطًا وتوترًا غير ضروريين لموظفيك.

إذا كنت تستخدم الجداول الزمنية اليدوية ، فسيكون من الصعب العثور على القوى العاملة والوقت الذي يستغرقه تمشيط السجل لتحديد الأخطاء أو الإساءات. سيساعدك برنامج ضبط الوقت الذي يُنشئ التقارير على تحديد مكان حدوث العمل الإضافي وتصحيح الموقف.

إذا كنت تقدم إجازة للموظفين وأيام مرضية ، فيجب أن يكون لديك سياسة الشركة المعمول بها بالإضافة إلى طريقة فعالة لتتبع الإجازة. سيساعد هذا في ضمان العدالة ، وعلى سبيل المثال ، لا يأخذ الموظفون الذين لديهم نفس المهارات إجازة في نفس الوقت ، مما يجعل الشركة والعملاء عرضة للأخطاء.

أثناء استخدام جدول بيانات هو وسيلة غير مكلفة لمراقبة هذه الإجازة ، فإن شراء برنامج تتبع إجازة يمكن أن يحافظ على جدول زمني دقيق أقل صعوبة ويستغرق وقتًا طويلاً. تأكد من شراء تقرير يمكنه بسهولة تجميع تقرير إذا لزم الأمر للمديرين أو أولئك الذين يعملون في قسم الموارد البشرية.

هناك العديد من أنواع برامج الجدولة التي يمكنك شراؤها. يقدم البعض خدمات الكل في واحد بينما قد يتفوق البعض الآخر في نوع معين من التتبع أو الجدولة لصناعة واحدة معينة. في معظم الحالات ، يكون أكثر فاعلية الحصول على برنامج جدولة يمكنه القيام بكل شيء ولديه وظائف لتمكين كل من يحتاج إليه من الوصول إلى القائمة.

عندما يكون لديك تتبع الوقت وجدولة الوظائف في واحدة ، فأنت تقوم بأتمتة عمليتين لسعر واحدة. هذا يعني أن لديك المزيد من الوقت بين يديك للتركيز على الصورة الكبيرة ولن يضطر موظفوك إلى القلق بشأن الأخطاء أو الأخطاء عندما يحصلون على رواتبهم أو يمكنهم مراجعة جدولهم القادم.

من خلال تطبيق تطبيق ساعة الوقت على جهاز الموظفين ، فإنك تسهل عليهم الوصول إلى جدولهم وقتما يريدون.

والعديد من حلول الأجهزة المحمولة هذه تفعل أكثر بكثير من مجرد السماح للموظفين بالتسجيل والانتهاء من العمل. يسمح معظمها للموظفين بطلب إجازة أو إجازة مباشرة من التطبيق ، ويمكنهم التواصل مع المدير من خلال محادثة داخل التطبيق ، ويمكنهم عرض الجداول الزمنية السابقة أو الحالية ، ويمكن دمج عملية كشوف المرتبات في تطبيق ساعة الوقت. الآن يبدو أن هذه فوائد عظيمة لكل من المديرين والموظفين على حد سواء.

يحتاج كل فريق إلى الموظفين المناسبين للوظيفة ، لذا تأكد من وجود الموظفين المناسبين لأداء الوظيفة. ليس من الجيد ، على سبيل المثال ، أن يكون لديك أفضل شخص لتحصيل النقود لبدء التحول عندما يكونون في الواقع أكثر ملاءمة لإنهاء التحول.

إذا كان لديك العديد من المديرين المسؤولين عن تجميع القائمة أو إذا كنت تضع الجدول الزمني معًا يدويًا ، فقد تحدث الأخطاء بانتظام ، مثل إجراء أكثر التحولات ازدحامًا للموظفين المبتدئين في القوى العاملة لديك ، مما يؤدي إلى خسارة شركتك للمال و سمعتها أيضا. تجنب ذلك عن طريق أخذ الوقت الكافي للتأكد من أن لديك أفضل الموظفين المؤهلين والأكثر كفاءة في الأوقات الأكثر أهمية وازدحامًا.

تأكد من أنك تعرف موظفيك ولا نعني فقط أسمائهم ودورهم الوظيفي الحالي. تعرف على مهاراتهم وشهاداتهم ، هل هم بدوام كامل أو بدوام جزئي ، وبعض الموظفين يحق لهم العمل الإضافي ، وما هو نوع شخصيتهم ، وأي ملاحظات أخرى مفيدة لإنشاء جدول عمل.

يضمن ذلك أنه عند التخطيط لمناوبات ، يمكنك الرجوع إلى هذه القائمة التفصيلية للحصول على الموظف المناسب المجدول في المناوبة. بالإضافة إلى ذلك ، يضمن هذا أيضًا أنك تقوم بجدولة أفضل الأشخاص لديك للتحول ذي الصلة. لن ترغب في جدولة تعيين جديد خلال ساعة الذروة أو الذروة.

أنت لا تعرف أبدًا متى يمكن للموظف الانسحاب من وردية في اللحظة الأخيرة. قد تكون هناك حالة طوارئ عائلية يجب معالجتها أو مرض قد يؤدي إلى إعاقة شخص ما عن العمل.

يعد فريق النسخ الاحتياطي ضروريًا ، لذا تأكد من أن جدولك الزمني يوفر لك القدرة على إنشاء قائمة تحت الطلب لملء الورديات الفارغة حسب الحاجة. إن الجداول الزمنية ، بما في ذلك تلك الخاصة بالموظفين تحت الطلب ، والتي تم إنشاؤها مسبقًا وبصورة عادلة يمكن أن تمكن الشركة والموظفين من العمل بشكل متماسك مع الحد الأدنى من الإجهاد وخلق بيئة عمل سعيدة للجميع.

هذه وظيفة جدولة 101 عند إعداد جدول عمل.

الخلاصة في إعداد جدول العمل

إنشاء جدول عمل بشكل صحيح يناسب احتياجات عملك ولا يحتاج موظفوك في نفس الوقت إلى إحداث صداع أكبر. عندما يتم ذلك بشكل صحيح ، فأنت على استعداد للتعامل مع حالات الطوارئ في لحظة مع وجود حالات طوارئ ، وضمان التوازن بين العمل والحياة الشخصية ، وتجنب الأخطاء ، ويمكن أن تقلل من تكاليف العمالة بجدول زمني فعال.