10 лучших советов по подготовке графика работы

Правильное планирование смены сотрудников может привести к тому, что сотрудники будут довольны, эффективны и сэкономят миллионы в процессе.

Но для большинства компаний, даже для мегакорпораций, планирование может вызвать стресс и головную боль, поскольку менеджеры борются за то, чтобы лучшие сотрудники выполняли наиболее важные смены.

Крупные корпорации, несмотря на весь свой опыт, рабочую силу и бюджет, тоже могут ошибаться.

В 2017 году Ryanair пришлось отменить 20 000 рейсов, потому что она испортила свои списки, в результате чего крупнейшая в Европе авиакомпания по количеству пассажиров не смогла распределить пилотов по самолетам, получая выговоры от регулирующих органов и каскад жалоб от пассажиров. Загляните в этот блог, если хотите узнать, как не совершить ошибку Ryanair, из-за которой вы можете потерять деньги, репутацию и разозлить сотрудников.

Мы засучили рукава и составили список из 10 советов, когда вы составляете свой следующий рабочий график.

Подготовка графика работы может быть сложной, но весь смысл в том, чтобы предоставить вашим сотрудникам и поставщикам легкий доступ быстрым, простым и понятным способом. Убедитесь, что вы используете правильное программное обеспечение, доступное каждому и простое в использовании.

Ключ в том, чтобы дать сотрудникам некоторую последовательность , чтобы они могли планировать свою личную жизнь в соответствии со сменами, в которые они работают. График также должен предусматривать возможность обмена и изменения смен заранее. Убедитесь, что система может отслеживать такие изменения, чтобы вы были в курсе того, кто что делает и как часто. Если есть нарушения в расписании – вам нужно об этом знать!

И не забудьте спросить себя, что влечет за собой потребности смены, например, сколько часов? Какие обязанности и должностные обязанности требуются? Какие навыки необходимы сотрудникам для работы в смену?

Это простые вопросы для создания и определения расписания под рукой.

Помимо предоставления сотрудникам возможности запрашивать и менять смены, вовлекайте их и спрашивайте, что, по их мнению, является наиболее важным для них в их расписании. Например, предпочитают ли они видеть расписание на неделю, на день или на месяц и т. д.

Узнайте, какое время будет для них удобным. Мать двоих детей, например, сочла бы более идеальным работать в течение дня, когда дети в школе, в то время как другой человек, который учится в одиночку, может быть более гибким или предпочел бы работать в ночную смену.

Может быть, вы думаете, что это контрпродуктивно, но это действительно бьет по человеческому аспекту подготовки рабочего графика. В личной жизни вашего сотрудника возникнут вещи, которые они не могут предвидеть, поэтому убедитесь, что вы понимаете и способны реагировать, когда требуется новый график. Это также удерживает их внимание и снимает с вас часть бремени планирования. Такой уровень эмпатии приведет к гораздо лучшему единству в команде и повысит производительность.

Не только миллениалы или поколение Z постоянно сидят в своих телефонах и предпочитают общаться с помощью этой среды. Рабочая сила 2021 года тоже работает на мобильных устройствах, и использование приложений для общения с вашим персоналом дает множество преимуществ. К настоящему времени у большинства людей есть сотовые телефоны, а некоторые компании даже снабжают ими сотрудников, поэтому было бы очень легко предоставить всем доступ к расписанию, чтобы они всегда знали, что происходит.

Фактически, мобильные автоматизированные решения «сокращают время, необходимое для создания расписания сотрудников, на 80% и сокращают трудозатраты на 3%».

Приложению Connecteam для планирования работы сотрудников доверяют тысячи людей во всех отраслях.

С точки зрения менеджеров:

• Используйте шаблоны, дублируйте смены, используйте перетаскивание или массовые действия, чтобы сэкономить время
• Легко создавайте одну или несколько смен, импортируйте расписания из Excel или из шаблона
• Найдите подходящего сотрудника для смены с помощью фильтров, тегов с цветовой кодировкой и смарт-групп на основе квалификации, местоположения и т. д.
• Получайте уведомления, если сотрудники опаздывают или отклоняют смену для большей прозрачности и контроля
• Включите ключевую информацию о смене, такую ​​как дата, время, адрес, задачи смены, специальные инструкции и многое другое, чтобы у сотрудников было все, что им нужно, в одном месте.
• Информация об изменениях смены сообщается в режиме реального времени и отправляется в виде уведомления соответствующим сотрудникам.

С точки зрения сотрудников:

• Обучение не требуется, так как Connecteam удобен, прост в использовании и доступен с вашего телефона.
• Вся информация о смене доступна в режиме реального времени, включая карты, заметки, файлы, изображения и многое другое.
• Когда смены публикуются, редактируются или отменяются, вы получаете автоматическое уведомление
• Легко добавляйте отзывы на ходу с помощью статуса смены или комментария
• Запрашивайте замену смены прямо в приложении по мере необходимости
• Полный маршрут доступен непосредственно, когда вам нужно

Для вас или вашего персонала может возникнуть чрезвычайная ситуация, которая может свести на нет даже самое продуманное расписание. Важно держать своих сотрудников в курсе событий и вести список людей, которые будут готовы вмешаться в последний момент или будут рады поменяться сменами.

Чтобы быть справедливым по отношению ко всем сотрудникам, убедитесь, что вы планируете смены при составлении графика работы заранее (скажем, по крайней мере, за месяц или около того), чтобы они знали, когда им нужно работать, и могли при необходимости принять альтернативные меры. Уведомление ваших сотрудников о смене всего за пару дней может сделать некоторых очень несчастными и недовольными сотрудниками. Это также позволяет вашим сотрудникам иметь здоровый баланс между работой и личной жизнью, чтобы они могли приходить на смену обновленными и готовыми обеспечить наилучшее обслуживание клиентов — вы не хотите, чтобы истощенные зомби приходили на работу.

Кроме того, когда расписание составляется заранее, его гораздо проще сообщить своим сотрудникам. Вместо того, чтобы иметь дело с несколькими телефонными звонками, бесконечными текстовыми сообщениями или неуклюжими группами WhatsApp, используйте один и тот же инструмент, чтобы держать всех в курсе и на одной странице.

Если вы хотите сделать себя непопулярным, заставьте своих сотрудников работать вхолостую и делайте это регулярно. Слово «клопен» произошло от слов «закрыть» и «открыть» и фактически означает, что ваш сотрудник должен работать в последнюю смену дня, а затем в первую смену, когда двери вашего заведения откроются. Ваш сотрудник может работать долгие часы или даже в две смены без перерыва или сна между ними.

Иногда clopen неизбежен, особенно если у вас не хватает персонала — в больницах часто возникают проблемы с расписанием. Но если вы не работаете в отрасли, где редко встречаются люди с нужными навыками, то все сводится к плохому управлению и плохому планированию.

Чтобы избежать дублирования, менеджеры должны общаться, особенно если за составление реестра отвечает более одного человека, и должно быть установлено правильное программное обеспечение, которое может предупреждать планировщиков о конфликтах и ​​сменах друг за другом.

Сверхурочная работа может привести к усталости, стрессу и даже повлиять на здоровье работника. В июле 2018 года отчет показал, что исследователи в Канаде обнаружили, что женщины, работающие сверхурочно, повышают риск развития диабета. Есть также исследования, которые показывают, что сверхурочная работа увеличивает риск сердечных заболеваний и сердечных приступов.

Для компаний не является незаконным позволять сотрудникам работать сверхурочно, но в некоторых странах законы гласят, что работникам должны платить в полуторном размере (их обычная почасовая оплата плюс 50%). Поэтому, если вы не намерены заставлять кого-то работать сверхурочно, а в вашей системе планирования есть сбой, вы теряете деньги для своей компании, вызывая ненужный стресс и напряжение у своего сотрудника.

Если вы используете ручные табели учета рабочего времени, вам будет сложнее найти рабочую силу и время, необходимое для просмотра записей для выявления ошибок или злоупотреблений. Программное обеспечение для хронометража, которое генерирует отчеты, поможет вам определить, где происходит сверхурочная работа, и исправить ситуацию.

Если вы предлагаете сотрудникам отпуска и больничные, у вас должна быть политика компании, а также эффективный способ отслеживания отпусков. Это поможет обеспечить справедливость и, например, то, что сотрудники с одинаковым набором навыков не уходят в отпуск в одно и то же время, что делает компанию и клиентов уязвимыми для ошибок.

Хотя использование электронных таблиц является недорогим способом отслеживания таких отпусков, покупка программы отслеживания выходных, которая может вести точный график, менее трудоемка и занимает меньше времени. Убедитесь, что вы приобрели тот, который может легко составить отчет, если это необходимо для менеджеров или тех, кто работает в отделе кадров.

Есть много типов программного обеспечения для планирования, которые вы можете купить. Некоторые предлагают комплексные услуги, в то время как другие могут преуспеть в одном конкретном типе отслеживания или планирования для одной конкретной отрасли. В большинстве случаев более эффективно получить программное обеспечение для планирования, которое может делать все это и имеет функциональные возможности, позволяющие всем, кто в нем нуждается, получить доступ к реестру.

Когда у вас есть учет рабочего времени и планирование заданий в одном устройстве, вы автоматизируете два процесса по цене одного. Это означает, что у вас есть больше времени, чтобы сосредоточиться на общей картине, и вашим сотрудникам не нужно беспокоиться об ошибках или ошибках, когда они получают свою зарплату или они могут просмотреть свой предстоящий график.

Реализуя приложение часов на устройстве сотрудников, вы облегчаете им доступ к своему расписанию в любое время.

И многие из этих мобильных решений делают гораздо больше, чем просто позволяют сотрудникам входить и выходить. Большинство из них позволяют сотрудникам запрашивать отгулы или отпуска прямо из приложения, могут общаться с менеджером через чат в приложении, могут просматривать прошлые или текущие расписания, а процесс расчета заработной платы может быть интегрирован в приложение часов. Теперь это звучит как большие преимущества как для менеджеров, так и для сотрудников.

Каждой команде нужны подходящие сотрудники для работы, поэтому убедитесь, что у вас есть подходящие сотрудники для выполнения работы. Нехорошо, например, иметь лучшего человека для обналичивания начала смены, когда он на самом деле лучше подходит для завершения смены.

Если у вас есть несколько менеджеров, ответственных за составление реестра, или если вы составляли расписание вручную, ошибки, такие как передача самых загруженных смен самому младшему сотруднику в вашей рабочей силе, могут происходить регулярно и приводить к потере денег и прибыли вашей компании. свою репутацию тоже. Избегайте этого, потратив время на то, чтобы у вас был самый квалифицированный и компетентный персонал в самые ответственные и самые загруженные моменты.

Убедитесь, что вы знаете своих сотрудников, и мы не просто имеем в виду их имя и текущую должность. Знайте, каковы их навыки и сертификаты, работают ли они полный или неполный рабочий день, имеют ли определенные сотрудники право на сверхурочную работу, каков их тип личности и любые другие заметки, полезные для составления графика работы.

Это гарантирует, что при планировании смены вы сможете обратиться к этому подробному списку, чтобы назначить нужного сотрудника на смену. Кроме того, это также гарантирует, что вы запланируете своих лучших людей на соответствующую смену. Вы не хотели бы планировать новый найм в час пик или пик.

Вы никогда не знаете, когда сотрудник может бросить смену в последнюю минуту. Это может быть неотложная семейная ситуация или болезнь, из-за которой кто-то может остаться без работы.

Вспомогательный персонал имеет важное значение, поэтому убедитесь, что в вашем расписании есть возможность создать дежурный список для заполнения пустых смен по мере необходимости. Графики, в том числе для дежурного персонала, составленные заблаговременно и справедливо, могут позволить компании и сотрудникам работать слаженно с минимальным стрессом и создать благоприятную рабочую среду для всех.

Это планирование работы 101 при подготовке графика работы.

Итог по подготовке графика работы

Правильное составление рабочего графика, который соответствует потребностям вашего бизнеса и ваших сотрудников одновременно, не должно вызывать большую головную боль. Когда все сделано правильно, вы готовы мгновенно справиться с чрезвычайными ситуациями с учетом непредвиденных обстоятельств, обеспечить баланс между работой и личной жизнью, избежать ошибок и сократить затраты на оплату труда с помощью эффективного графика.