10 najważniejszych wskazówek dotyczących przygotowania harmonogramu pracy

Właściwe planowanie zmian pracownika może skutkować szczęśliwymi pracownikami, wydajnością i oszczędnościami milionów w tym procesie.

Jednak w przypadku większości firm, nawet megakorporacji, planowanie może powodować stres i bóle głowy, ponieważ menedżerowie walczą o to, aby najlepsi pracownicy przyjmowali najbardziej odpowiednie zmiany.

Wielkie korporacje, pomimo całego swojego doświadczenia, siły roboczej i budżetu, też mogą się mylić.

W 2017 r. Ryanair musiał odwołać 20 000 lotów, ponieważ spartaczył swoje plany, w wyniku czego największa linia lotnicza w Europie pod względem liczby pasażerów nie była w stanie przydzielać pilotów do samolotów, otrzymując nagany od organów regulacyjnych i kaskadę skarg od pasażerów. Zajrzyj na ten blog, jeśli chcesz dowiedzieć się, jak nie popełnić błędu typu Ryanair, który może spowodować utratę pieniędzy, reputację i złość pracowników.

Zakasaliśmy rękawy i przygotowaliśmy listę 10 wskazówek, kiedy tworzysz swój następny harmonogram pracy.

Przygotowanie harmonogramu pracy może być skomplikowane, ale jego celem jest umożliwienie pracownikom i dostawcom łatwego dostępu w szybki, łatwy i przejrzysty sposób. Upewnij się, że stosujesz odpowiednie oprogramowanie, do którego każdy ma dostęp i które jest proste w użyciu.

Kluczem jest zapewnienie pracownikom pewnej spójności , aby mogli zaplanować swoje życie osobiste wokół zmian, na których pracują. Harmonogram powinien również uwzględniać możliwość wcześniejszej zamiany i zmiany zmian. Upewnij się, że system może śledzić takie zmiany, abyś wiedział, kto co robi i jak często. Jeśli zdarzy się nadużycie w harmonogramie – musisz o tym wiedzieć!

I nie zapomnij zadać sobie pytania, jakie są potrzeby zmiany, na przykład jakie są godziny? Jakie obowiązki i obowiązki zawodowe są wymagane? Jakie umiejętności potrzebują pracownicy, aby móc pracować na zmianę?

Są to proste pytania do stworzenia i zdefiniowania pod ręką harmonogramu.

Poza umożliwieniem pracownikom zgłaszania i zamiany zmian, zaangażuj ich i zapytaj, co według nich jest dla nich najważniejsze w swoim harmonogramie. Na przykład, czy wolą oglądać harmonogram tygodniowy, dzienny czy miesięczny itp.

Dowiedz się, jakie godziny byłyby dla nich dogodne. Na przykład matka dwójki dzieci uznałaby, że bardziej idealna jest praca w ciągu dnia, kiedy dzieci są w szkole, podczas gdy inna osoba, która jest samotnym uczniem, może być bardziej elastyczna lub wolałaby pracować na nocnej zmianie.

Być może myślisz, że jest to efekt przeciwny do zamierzonego, ale to naprawdę uderza w ludzki aspekt przygotowywania harmonogramu pracy. W życiu osobistym Twojego pracownika pojawią się rzeczy, których nie może przewidzieć, więc upewnij się, że rozumiesz i potrafisz zareagować, gdy potrzebny jest nowy harmonogram. Utrzymuje ich również zaangażowanie i zdejmuje z ciebie część ciężaru planowania. Ten poziom empatii doprowadzi do znacznie lepszej jedności zespołu i zwiększy produktywność.

To nie tylko Millenialsi czy Pokolenie Z, którzy są stale na swoich telefonach i wolą komunikować się za pomocą tego medium. Pracownicy w 2021 r. również korzystają z urządzeń mobilnych, a korzystanie z aplikacji do komunikacji z pracownikami niesie ze sobą wiele korzyści. Do tej pory większość ludzi ma telefony komórkowe, a niektóre firmy wyposażają w nie nawet swoich pracowników, więc naprawdę łatwo byłoby dać wszystkim dostęp do harmonogramu, aby przez cały czas wiedzieli, co się dzieje.

W rzeczywistości mobilne, zautomatyzowane rozwiązania „skrócą czas potrzebny na utworzenie harmonogramu pracy o 80% i zmniejszą wydatki na pracę o 3%”.

Aplikacja do planowania pracowników Connecteam cieszy się zaufaniem tysięcy osób we wszystkich branżach.

Z perspektywy menedżerów:

• Używaj szablonów, duplikuj zmiany, używaj przeciągania i upuszczania lub działań zbiorczych, aby zaoszczędzić czas
• Łatwo twórz jedną lub wiele zmian, importuj harmonogramy z Excela lub z szablonu
• Znajdź odpowiedniego pracownika na zmianę za pomocą filtrów, kolorowych znaczników i inteligentnych grup na podstawie kwalifikacji, lokalizacji itp.
• Otrzymuj powiadomienia, jeśli pracownicy się spóźniają lub odrzucają zmianę, aby uzyskać lepszą przejrzystość i kontrolę
• Uwzględnij kluczowe informacje dotyczące zmiany, takie jak data, godzina, adres, zadania zmianowe, specjalne instrukcje i inne, aby pracownicy mieli wszystko, czego potrzebują w jednym miejscu
• Zmiany zmian są raportowane w czasie rzeczywistym i wysyłane jako powiadomienie do odpowiednich pracowników

Z perspektywy pracowników:

• Nie jest potrzebne szkolenie, ponieważ Connecteam jest przyjazny dla użytkownika, łatwy w użyciu i dostępny z własnego telefonu
• Wszystkie informacje dotyczące zmiany są dostępne w czasie rzeczywistym, w tym mapy, notatki, pliki, obrazy i nie tylko
• Gdy zmiany zostaną opublikowane, edytowane lub anulowane, otrzymuj automatyczne powiadomienie
• Łatwo dodawaj informacje zwrotne w dowolnym miejscu ze statusem zmiany lub komentarzem
• W razie potrzeby poproś o wymianę zmiany od razu w aplikacji
• Pełna trasa jest dostępna bezpośrednio, gdy potrzebujesz

Może pojawić się sytuacja awaryjna dla Ciebie lub Twojego personelu, która może zdmuchnąć najlepiej przemyślany harmonogram prosto z wody. Ważne jest, aby na bieżąco informować pracowników i mieć listę osób, które byłyby dostępne do wskoczenia w ostatniej chwili lub które chętnie zamieniłyby się ze sobą.

Aby być uczciwym wobec wszystkich pracowników, upewnij się, że planujesz zmiany, przygotowując harmonogram pracy, z wyprzedzeniem (powiedzmy, że co najmniej miesiąc lub więcej), aby wiedzieli, kiedy muszą pracować i mogli dokonać alternatywnych ustaleń, jeśli zajdzie taka potrzeba. Poinformowanie pracowników o zmianach z zaledwie kilkudniowym wyprzedzeniem może sprawić, że niektórzy będą bardzo niezadowoleni i niezadowoleni. Pozwala to również pracownikom zachować zdrową równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, dzięki czemu mogą pojawić się na swojej zmianie wypoczęci i gotowi zapewnić najlepszą możliwą obsługę klienta – nie chcesz, aby wyczerpane zombie zgłaszały się do pracy.

Ponadto, gdy harmonogram jest sporządzony z wyprzedzeniem, znacznie łatwiej jest przekazać go swoim pracownikom. Zamiast zajmować się wieloma rozmowami telefonicznymi, niekończącymi się wiadomościami tekstowymi lub niezgrabnymi grupami WhatsApp, użyj tego samego narzędzia, aby wszyscy byli na bieżąco i na tej samej stronie.

Jeśli chcesz sprawić, że staniesz się niepopularny, zmuś swój personel do pracy zamkniętej i rób to regularnie. Clopen został stworzony ze słów „zamknij” i „otwórz” i skutecznie oznacza, że ​​Twój pracownik musi pracować na ostatniej zmianie w ciągu dnia, a następnie na pierwszą zmianę, gdy drzwi Twojego zakładu się otworzą. Twój członek personelu może pracować przez długie godziny lub nawet na dwie zmiany bez przerwy lub spania pomiędzy nimi.

Czasami klony są nieuniknione, szczególnie jeśli masz mało personelu – szpitale często mają tego rodzaju problemy z planowaniem. Ale jeśli nie pracujesz w branży, w której ludzie z odpowiednimi umiejętnościami są rzadkością, sprowadza się to do złego zarządzania i złego planowania.

Aby uniknąć klopsów, menedżerowie muszą się komunikować, zwłaszcza jeśli więcej niż jeden jest odpowiedzialny za sporządzenie grafiku, a odpowiednie oprogramowanie musi być na miejscu, które może ostrzegać planistów o konfliktach i zmianach wstecznych.

Nadgodziny mogą prowadzić do zmęczenia, stresu, a nawet wpływać na zdrowie pracownika. W lipcu 2018 r. raport ujawnił, że naukowcy z Kanady odkryli, że kobiety pracujące w nadgodzinach zwiększają ryzyko zachorowania na cukrzycę. Istnieją również badania, które pokazują, że praca w godzinach nadliczbowych zwiększa ryzyko chorób serca i zawałów serca.

Zezwalanie pracownikom na pracę w godzinach nadliczbowych nie jest nielegalne, ale w niektórych krajach przepisy stanowią, że pracownicy muszą otrzymywać półtora czasu pracy (ich regularna stawka godzinowa plus 50%). Więc jeśli nie jest twoją intencją zmuszanie kogoś do pracy w godzinach nadliczbowych i jest błąd w twoim systemie planowania, tracisz pieniądze dla swojej firmy, jednocześnie powodując niepotrzebny stres i napięcie dla swojego pracownika.

Jeśli korzystasz z ręcznych grafików, trudniej będzie znaleźć siłę roboczą i czas potrzebny na przeczesanie danych w celu zidentyfikowania błędów lub nadużyć. Oprogramowanie do pomiaru czasu, które generuje raporty, pomoże Ci określić, gdzie występują nadgodziny i naprawić sytuację.

Jeśli oferujesz pracownikom urlopy wypoczynkowe i zwolnienia chorobowe, powinieneś mieć wdrożoną politykę firmy, a także skuteczny sposób śledzenia urlopu. Pomoże to zapewnić sprawiedliwość i na przykład, że pracownicy o tych samych umiejętnościach nie będą brali urlopu w tym samym czasie, co narazi firmę i klientów na błędy.

Chociaż korzystanie z arkusza kalkulacyjnego jest niedrogim sposobem monitorowania takich urlopów, mniej pracochłonne i czasochłonne jest wykupienie programu do śledzenia czasu wolnego, który będzie w stanie utrzymać dokładny harmonogram. Upewnij się, że kupujesz taki, który może łatwo sporządzić raport, jeśli jest to potrzebne menedżerom lub osobom pracującym w dziale zasobów ludzkich.

Istnieje wiele rodzajów oprogramowania do planowania, które można kupić. Niektóre oferują usługi typu „wszystko w jednym”, podczas gdy inne mogą wyróżniać się w jednym konkretnym rodzaju śledzenia lub planowania dla jednej konkretnej branży. W większości przypadków wydajniejsze jest uzyskanie oprogramowania do planowania, które może to wszystko zrobić i ma funkcjonalność umożliwiającą każdemu, kto tego potrzebuje, dostęp do spisu.

Kiedy masz śledzenie czasu i planowanie zadań w jednym, automatyzujesz dwa procesy za cenę jednego. Oznacza to, że masz więcej czasu na skupienie się na ogólnym obrazie, a Twoi pracownicy nie muszą się martwić o błędy lub pomyłki, gdy otrzymają wypłatę lub mogą przejrzeć nadchodzący harmonogram.

Wdrażając aplikację zegara czasu na urządzeniu pracowników, ułatwiasz im dostęp do swoich harmonogramów, kiedy tylko chcą.

Wiele z tych rozwiązań mobilnych zapewnia znacznie więcej niż tylko umożliwienie pracownikom wchodzenia i wychodzenia z pracy. Większość z nich umożliwia pracownikom wnioskowanie o urlop lub urlop bezpośrednio z aplikacji, może komunikować się z menedżerem za pośrednictwem czatu w aplikacji, może przeglądać przeszłe lub aktualne grafików, a proces płacowy można zintegrować z aplikacją zegara czasu. Teraz brzmi to jak wielkie korzyści zarówno dla menedżerów, jak i pracowników.

Każdy zespół potrzebuje odpowiednich pracowników do pracy, więc upewnij się, że masz odpowiednich pracowników do wykonywania pracy. Na przykład, nie jest dobrze mieć najlepszą osobę do spieniężenia na początku zmiany, kiedy w rzeczywistości jest ona lepiej przygotowana do zakończenia zmiany.

Jeśli masz wielu menedżerów odpowiedzialnych za tworzenie grafiku lub jeśli tworzyłeś harmonogram ręcznie, błędy, takie jak przydzielanie najbardziej zajętych zmian najmłodszemu pracownikowi w Twojej sile roboczej, mogą pojawiać się regularnie i powodować utratę pieniędzy przez firmę i jego reputacja. Unikaj tego, poświęcając czas na zapewnienie najbardziej wykwalifikowanego i kompetentnego personelu dostępnego w najbardziej krytycznych i najbardziej ruchliwych momentach.

Upewnij się, że znasz swoich pracowników, a nie chodzi nam tylko o ich nazwisko i obecną rolę w pracy. Dowiedz się, jakie są ich umiejętności i certyfikaty, czy pracują w pełnym lub niepełnym wymiarze godzin, czy niektórzy pracownicy mają prawo do nadgodzin, jaki jest ich typ osobowości i wszelkie inne uwagi, które są pomocne w tworzeniu harmonogramu pracy.

Gwarantuje to, że kiedy planujesz zmiany, możesz odwołać się do tej szczegółowej listy, aby znaleźć odpowiedniego pracownika zaplanowanego na zmianę. Dodatkowo zapewnia to również, że planujesz najlepszych pracowników na odpowiednią zmianę. Nie chciałbyś planować nowego zatrudnienia w godzinach szczytu lub szczytu.

Nigdy nie wiadomo, kiedy pracownik może w ostatniej chwili zrezygnować ze zmiany. Może zaistnieć pilna sytuacja rodzinna lub choroba, która może zniechęcić kogoś do pracy.

Pomocniczy personel jest niezbędny, więc upewnij się, że Twój harmonogram oferuje możliwość stworzenia dyżurów dyżurnych w celu wypełnienia pustych zmian w razie potrzeby. Harmonogramy, w tym harmonogramy dla personelu dyżurującego, które zostały opracowane z dużym wyprzedzeniem i sprawiedliwie, mogą umożliwić firmie i pracownikom spójną pracę przy minimalnym stresie i stworzyć szczęśliwe środowisko pracy dla wszystkich.

To jest planowanie pracy 101 podczas przygotowywania harmonogramu pracy.

Podsumowanie przygotowania harmonogramu pracy

Właściwe tworzenie harmonogramu pracy, który odpowiada potrzebom Twojej firmy i jednocześnie Twoim pracownikom, nie musi powodować większego bólu głowy. Gdy zostanie to zrobione prawidłowo, jesteś przygotowany na natychmiastowe radzenie sobie z nagłymi wypadkami, zapewniając równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, unikaj błędów i możesz obniżyć koszty pracy dzięki efektywnemu harmonogramowi.