Yardım Aranıyor: Bir Adayın Mülakat Talebi Nasıl Yönetilir

Adaylar bir işe ilk başvurduklarında ve işe alım havuzuna girdiklerinde, yöneticiler başvuruları inceler ve kiminle tanışmak istediklerine karar verirler. Bu süreç günler, haftalar veya aylar boyunca devam edebilir. Bu süre zarfında, nitelikli görünen adaylarla genellikle bir görüşme talebi ile iletişime geçilir.

İlk izlenimler her şeydir. Beklentileriniz için net ve organize bir işe alım sürecini kolaylaştırmak önemlidir. Bu, onlar için olumlu, sorunsuz bir deneyim yaşamalarını teşvik eder ve görüşmeniz sırasında iyi performans gösterme şanslarını artırabilir.

Hazırlanmanıza yardımcı olmak için bu makalede sizin için bazı şablonları ve yol gösterici ilkeleri bir araya getirdik. Bunlar size ihtiyacınız olan her şeyi sağlayacaktır. Her gün aldıkları sıradan e-postalardan farklı olması için bir röportaj isteği göndermeyi öğreneceksiniz.

Bir görüşme talebinin temelleri

Bir röportaj talebinin temelleri ile başlayalım. Adaya mesajınızı formüle ederken karşılamanız gereken birkaç temel nitelik vardır. Bu adımların her birine kısa süre içinde daha ayrıntılı olarak gireceğiz. İşte hızlı bir genel bakış:

• Aday için cazip bir e-posta konu satırı yazın
• Samimi ve misafirperver bir ton oluşturun
• Mülakat sürecinizde ilerlemek için seçildikleri için onları tebrik edin
• Aday için sırada ne olduğuna dair ayrıntılar sağlayın ve görüşmeyle ilgili beklentileri belirleyin
• Şirketinizin genel olarak nasıl çalıştığıyla ilgili önemli ayrıntıları netleştirin
• Adayın mülakat kaydını otomatikleştirmek için bir zamanlama bağlantısı paylaşın

Adayların kendilerini başarıya götürecek profesyonel, iyi düşünülmüş bir işe alım sürecinden geçtiklerini hissetmeleri önemlidir. Sağlam bir şablon oluşturmak, yazım hatalarından kaçınmanıza ve tutarlı olmanıza yardımcı olabilir. Dostça bir tavırla liderlik ettiğinizde, gelecek beklentilerini belirlediğinizde ve bir zamanlama bağlantısı sağladığınızda, adaylar ileriye doğru net bir yola sahip olduklarını hissederler.

Samimi ve misafirperver bir ton oluşturun

Bir görüşme talep şablonu oluşturmaya başladığınızda, samimiyeti akılda tutmak önemlidir. İş arama süreci, başvuranlar için korkutucu gelebilir. Öyleyse bu duyguyu tersine çevirin ve sıcak ve misafirperver hissettiren bir e-posta yazın.

İşverenler ve işe alım yöneticileri, şirketler ve gelecekteki çalışanlar arasındaki ilişkiye aracılık ediyor. İki taraf arasında bir arabulucu olarak işiniz, yeni ilişkileri kolaylaştırmak ve bu işe alım sürecinde sürtünmeyi en aza indirmektir. Bu nedenle, bu e-posta şablonlarında samimi bir tavır sergilemek çok önemlidir. Başvuru sahibi sizin tarafınızdan beslendiğini hissettiğinde, en iyi ayakları ile ortaya çıkma olasılıkları daha yüksektir.

Mesajınızı bir emoji veya ifade ile aydınlatmaktan korkmayın. Elbette profesyonel olun, ancak iyimser bir mesajın insanların içindeki en iyiyi ortaya çıkardığını her zaman unutmayın.

Onları e-posta davetinizde tebrik edin

E-postanızın başında sıcak bir selamlama her zaman uygundur. Bu selamı cesaret verici kelimelerle takip edebilirseniz, bu daha da iyi. E-posta şablonunuzun başına, işe alım sürecinde ilerlemelerini tebrik eden bir ila iki cümle eklemenizi öneririz.

Adayı gerçekten heyecanlandırmak istiyorsanız, potansiyel işveren için neden uygun olacağını düşündüğünüze dair kısa bir açıklama ekleyin. Bu teknik, işverene şirketlerini önceden araştırdıklarını bildirmek için bir potansiyel müşterinin ön yazısında yapabileceklerine benzer. Başvuranın iş tanımına göre güçlü özelliklerini vurgulayarak, iş görüşmesi yapma yeteneklerine olan güvenlerini artıracaksınız. Bu, harekete geçme ve sizinle bir röportaj planlama olasılıklarını artırır.

İş başvurusu hakkında ek bilgi sağlayın

İş arayanları cesaretlendirici sözler söyleyerek ısıttıktan sonra, onlara görüşme planlama süreci hakkında ek bilgi vermenin zamanı geldi. Şirket politikası ve prosedürlerinin açıkça belirtildiğinden emin olmak isteyeceksiniz. Örneğin, henüz iletilmemiş gereksinimler varsa, bunları eklemek için doğru yer burası olacaktır.

Bilmeleri gerekebilecek bazı ek bilgi örnekleri şunlardır:

• Şirket adını, iş unvanını ve iş tanımını tekrar edin
• İşverenin iş teklifi yapması durumunda adaydan beklentiler
• Bazı görüşme öncesi soruları dahil etmek isteğe bağlıdır
• Bu bir web konferansı mı yoksa telefon görüşmesi mi olacak?
• Bu bir telefon görüşmesiyse, bir telefon numarası mı vereceksiniz yoksa onlarınkini mi alacaksınız?

Görüşme planlama bağlantısını paylaşın

Şimdi mülakat isteğinizde adayı gerçekten memnun edebileceğiniz (ve işe alım müdürü veya işe alım görevlisi olarak kendinize çok zaman kazandırabileceğiniz) an geliyor. Bir görüşme planlama bağlantısıyla, “mülakatınız için zaman ayırmak için burayı tıklayın” gibi basit bir harekete geçirici mesaj yapabileceksiniz. Tek yapmanız gereken bu bağlantı metnini vurgulamak ve özel bir zamanlama sayfasına bir bağlantı eklemek.

Bazılarınız, zamanlama bağlantılarına ve bunların nasıl çalıştığına aşina olmayabilir, bu yüzden kavramı gözden geçirmek için bir dakikanızı ayıralım.

Adaylara bir zamanlama bağlantısı gönderdiğinizde, kendileri için uygun olan bir tarih ve saati seçebilirler. Planlama sayfaları, gerektiğinde onlardan ek bilgi toplayabilmeniz için bir giriş formu içerir. Örneğin, telefon numaralarını istemek yerine, telefon görüşmesi planlama sayfası, alım formu adımı sırasında bu verileri toplayabilir. Bu şekilde kritik bilgileri güvence altına alır ve rezervasyon verilerine bağlarsınız. Onlarla görüşme zamanı geldiğinde, işe alım yöneticinizin gözden geçirmesi için tüm aday bilgileri tek bir yerde bulunur.

Burada, bir çevrimiçi zamanlama aracı kurmaktan bekleyebileceğiniz birkaç avantaj var.

• Adayın ekibinize uygun bir görüşme tarihi ve görüşme saati seçmesine izin verin
• Zamanlama çakışmalarını önleme
• Mülakat onay e-postası gibi e-posta bildirimlerini otomatikleştirin
• İnsan kaynaklarında bir personel havuzunda aday görüşmelerini dağıtın
• İyi vakit geçirmeye çalışırken e-posta yanıtları ve sesli mesajlar aracılığıyla ileri geri gitmekten kaçının

Alternatif olarak, her zaman işe yarayabilecek bir tarih ve birkaç kez önerebilirsiniz. Ancak farklı bir zaman diliminde olmaları ve kafalarının karışması riski vardır. Zamanı kabul ederlerse, takvimlerini işaretlemelerini ve göstermeyi unutmamalarını ummalısınız. Bunun gibi ince yanlış iletişimler, tam da bu nedenle süreci otomatikleştirmenizi öneriyoruz.

Planlama bağlantılarını nasıl oluşturacağınıza ve adaylarınızla nasıl paylaşacağınıza ilişkin özel talimatları bir araya getirdik. Appointlet'in ücretsiz planını, şirketinize herhangi bir maliyet getirmeden işe alım ve mülakat süreçlerini optimize etmek için kullanabilirsiniz.

Mülakat Talebi için örnek e-posta şablonu

Mülakat talep e-postanızı yazarken göz önünde bulundurmanız gereken temel unsurları gözden geçirdiğimize göre, işte bir işe alım görevlisinin yazabileceği örnek bir e-posta. Onlara tam adlarıyla veya resmi bir selamlama ile hitap edebilirsiniz. Kavramları daha somut bir şeye bağlamaya yardımcı olmak için bu makaledeki yönergeleri izledik.

Sevgili Bay Jackson, Bu hafta LinkedIn'de bize ulaştığınız için çok teşekkür ederiz. Pozisyon için başvurunuzu aldık ve bu fırsatı sizinle daha fazla tartışmak isteriz.

Özgeçmişinize dayanarak, bu kapasitede çalışma konusunda birkaç yıllık deneyiminiz olduğu görülüyor. Bunu görmek gerçekten harika. Pozisyonu ayrıntılı olarak görüşmek üzere gelecek hafta buluşabilirseniz, sizinle bir zaman ayarlamaktan memnuniyet duyarız!

Tercihinize bağlı olarak genellikle telefon veya web konferansı ile görüşürüz. İlk görüşme yaklaşık 30 dakika olacak ve bize birbirimizi tanıma şansı verecek. Bu iyi giderse, teknik ve ekip görüşmesi aşamasından da geçeceksiniz.

60 gün içinde bu pozisyonu doldurmak istiyor, bu nedenle bu sürece devam etmeye karar verirseniz, o zaman diliminde müsait olmanızı rica ediyoruz.

Telefon görüşmeleri için, giriş formundaki numaranızı alacağız. Bizimle bir Skype veya Zoom araması için rezervasyon yapıyorsanız, görüşme onay e-postanızda bir "toplantıya katıl" bağlantısı bulmayı bekleyin. Kulağa hoş geliyorsa, buradan bizimle zaman ayırabilirsiniz.

Yakında seninle konuşmayı dört gözle bekliyoruz!

Saygılarımla,

< işe alma yöneticisi / işe alan kişinin adı >

İlk görüşme talebinden sonra takiplerin planlanması

İlk görüşme talebini gönderdikten sonra, adayların buluşma zamanlarını kaydetmeye başlamasını bekleyebilirsiniz. Mülakatları kolaylaştırmak, bu makalenin kapsamını aşan başka bir beceri setidir. Bir işe alım görevlisi veya işe alma yöneticisi olarak, görüşme oturumları için en iyi uygulamalar konusunda zaten eğitim almış olmalısınız. Ancak, ilk görüşmeden sonra adayları nasıl takip edeceğinize dair bazı nihai düşüncelerle burada size yardımcı olabiliriz.

Halihazırda otomatik bir planlama çözümünüz olduğundan, görüşme sürecinin her adımı için özel planlama sayfaları oluşturmanızı öneririz. Örneğin, ikinci bir teknik görüşme aşamanız varsa, bunun için ayrı bir toplantı türü şablonu oluşturmak yardımcı olacaktır. Konum, süre ve toplantı sahipleri değişebilir. Bu nedenle, ayrı bağlantılar kurmak, tam insan kaynakları işe alım süreci boyunca bir süreklilik duygusu sağlamanın harika bir yoludur.

Bir iş teklifi yapma zamanı geldiğinde, o görüşme için de belirlenmiş bir toplantı bağlantısı oluşturabilirsiniz. O an, çalışanların işe alımındaki ilk büyük aşamalarının tamamlandığını temsil edecek.

İlişki kurmaya ve yeni işe aldığınız kişilerin güvenini oluşturmaya devam etmek için ilk görüşmelerin ötesinde yapabileceğiniz başka şeyler de var. Örneğin, bazı şirketler sosyal medya hesaplarında yeni işe alım duyuruları yayınlayacaktır. Web sitenizde Ekipler sayfası varsa, yeni çalışan hakkında kısa bir imza toplayabilir ve fotoğrafını yayınlayabilirsiniz.

Çalışanlarınızın başvuru sürecinin ilk aşamalarında kendilerini evlerinde hissetmelerini sağlamak için ekstra yol kat ederek, uzun vadeli başarının gidişatını belirlersiniz.