Anlık Mesajlaşmanın İşletmeniz İçin Avantajları

İşinizin ışık hızında ilerlediğini hiç hissettiniz mi? Sadece sen değilsin. Hepimiz her gün tonlarca bilgiyle uğraşıyoruz ve ihtiyacımız olan verileri alma hızımızın iş başarısı üzerinde büyük etkisi var.

Aynı zamanda, iş artık uzun mesafelere yayılabilir. Birçok kuruluşun dünyanın dört bir yanından yüklenicileri ve uzak çalışanları vardır.

Bir dosya almak için bir iş arkadaşının masasına gittiğimiz veya satış rakamları için iki gün bekleyebildiğimiz günler çoğumuz için geride kaldı.

İş anında mesajlaşmaya girin.

Anlık mesajlaşma, ABD hükümet bilgisayarları için oluşturulduğundan beri 1971'den beri kullanılmaktadır. İnsanların birbirlerine gerçek zamanlı olarak dijital metin mesajları göndermesine izin verdi.

Bugün, yalnızca mesajları değil, dosyaları, durum güncellemelerini, bağlantıları ve bahsetmeleri de göndermenize izin vererek kuruluşunuzun çalışma şeklini değiştirebilen güçlü bir araçtır.

İş için neden anlık mesajlaşmayı düşünmek isteyebileceğinize, sunduğu avantajlara ve onu nasıl başarılı bir şekilde kullanabileceğinize bir göz atalım.

Anlık Mesajlaşmanın İşletmenize Avantajları Nelerdir?

Anlık mesajlaşma, ister sahada ister yan masada olsunlar, ekibinizle ve hatta müşterilerinizle bağlantıda kalmak için kullanılabilir. İşte onu kullanmanın birkaç yolu:

• Müşterilerle iletişim kurma ve hizmet veya teknik destek sunma
• Müşterilere ve ekip üyelerine toplantılar veya randevular hakkında hatırlatmalar göndermek
• Dosyaları ve güncellemeleri gerçek zamanlı olarak göndererek projeler üzerinde işbirliği - özellikle ekibiniz tek bir yerde değilse kullanışlıdır
• Ekip üyelerini yoklama veya onlardan fikir veya görüş isteme
• Masasız çalışanlar da dahil olmak üzere çalışanların ne durumda olduklarını ve işlerinde herhangi bir desteğe ihtiyaç duyup duymadıklarını kontrol etmek

Öyleyse neden e-posta veya başka bir seçenek yerine anlık mesajlaşmayı kullanmak isteyesiniz? Bu teknoloji, siz ve çalışanlarınız için bazı büyük avantajlar sunuyor.

Anında mesajlaşma esnektir

Bugünün teknolojisi, sesli notlar bırakmanıza, dosya göndermenize veya düz metin göndermenize izin verir. Mesajlar anında veya bir çalışanın ayıracak bir dakikası olduğunda okunabilir. Örneğin, bir çalışan bir müşteriyle ilgileniyorsa veya bir cep telefonu kulesinin kapsama alanı dışındaysa, mesajlarına kolayca erişebilir ve tekrar müsait olduklarında yanıt verebilir.

IM, e-posta ve diğer iletişim biçimlerinin yerini alabilir. Çalışanların bir gelen kutusuna veya bir platformu kontrol etmesine gerek yoktur; mesajlar genellikle bir ekranda belirgin şekilde açılır. İnternet bağlantısı olan hemen hemen her mobil cihazdan veya bilgisayardan erişilebilirler.

Anında mesajlaşma, uzak ve hibrit çalışanlar için bağlantı sağlar

Masa başı çalışanlarınız, uzaktan çalışanlarınız veya bazen öğle yemeğine çıkan veya başka bir şirket ofisine giden çalışanlarınız varsa IM, iletişimde kalmanıza olanak tanır. İhtiyaç duyduğunuzda çalışanlara her zaman ulaşabilirsiniz ve Connecteam gibi bir çalışan sohbet çözümü ile mesajınızı alıp almadıklarını ve okuduklarını bile kontrol edebilirsiniz.

Anlık mesajlaşma, herkesi döngüde tutar

Bazen dönmen gerekir. Belki bir müşteri büyük bir projeyi iptal etti veya liderlik bir departmanla yeni bir yön almaya karar verdi. Endişelenmeyin—IM, etkilenen herkesle önemli güncellemeleri iletmenize olanak tanıyacak, tek seferde bireylere ve hatta tüm ekiplere anlık bildirimler gönderecektir. Kime ulaştığınıza dair dijital bir iz bile var, böylece kimse dışarıda kalmıyor.

Anlık mesajlaşma ekibinizin güvenliğini sağlayabilir

Diyelim ki kamu hizmeti çalışanlarından oluşan bir ekibi yönetiyorsunuz ve büyük bir fırtınanın yaklaşmakta olduğu haberini alıyorsunuz. Ekibinizden bazıları sahadaysa, doğrudan telefonlarına bir mesaj göndermek için IM'yi kullanarak onları oraya gitmeleri konusunda uyarabilirsiniz. Emniyet. Bu nedenle IM, zamanın genellikle çok önemli olduğu durumlarda sağlık ve güvenlik planınızın önemli bir parçası olabilir.

Anında mesajlaşma size zaman kazandırır

Sorunları hızlı bir şekilde çözebilmeniz için müşterilerin size ulaşmasını ister misiniz? Bir iş arkadaşınıza hızlı bir sorunuz var, ancak daha uzun bir tartışmaya girmek istemiyor musunuz? IM ile bir e-postayı açmanız, birinin masasına gitmeniz veya telefon etiketi oynatmanız gerekmez. Ekranı birkaç kez kaydırarak ve birkaç kelimeyle, görevleri tamamlamak için ihtiyacınız olan cevapları alabilirsiniz.

Anlık mesajlaşma sizi daha üretken kılar

Tüm bir bilgi sunucusunun cebinizde olduğunu hayal edin. Bir mobil cihaz ve iyi bir IM platformuyla, çalışanlarınızın tam olarak keyif alabileceği şey budur. Ekibiniz dosyaları, resimleri, kontrol listelerini, videoları ve bir iş için ihtiyaç duydukları hemen hemen her şeyi doğrudan bir cep telefonundan kolayca paylaşabilir.

Ayrıca anlık mesajlaşma ile küçük zaman dilimlerinde daha fazlasını yapabilirsiniz. Nerede olursanız olun veya saat kaç olursa olsun, birkaç dakikanızı müşteri soruları ile ilgilenerek veya bir projede bir sonraki adımı atarak geçirebilirsiniz; iş yeriniz tam orada, telefonunuzda.

Anlık mesajlaşma, ekip güvenini ve iletişiminizin kalitesini artırabilir

Araştırmalar bunu kanıtlıyor. Carol Xiaojuan Ou ve Robert M. Davison tarafından Hong Kong Şehir Üniversitesi'nde yapılan bir araştırma, 253 çalışanla anket yaptı ve anında mesajlaşmanın avantajlarının dezavantajlardan daha ağır bastığı sonucuna vardı. Çalışma özellikle, IM'nin yüz yüze iletişimi taklit ettiğini (kısmen gerçek zamanlı olduğu için) ve bunun güven oluşturmaya yardımcı olduğunu ve iletişim kalitesini iyileştirdiğini buldu.

Anlık mesajlaşma işletmenizi daha kapsayıcı hale getirebilir

Telefonlar ve IM uygulamaları, ses tanımadan ekran parlaklığını ve sesini yakınlaştırma veya artırma becerisine kadar harika erişilebilirlik özelliklerine sahiptir. Görme veya işitme engelli yaşayan herkes için bu özellikler, anlık mesajların okunmasını kağıt belgelere veya diğer iletişim biçimlerine göre daha kolay hale getirebilir. Nöroçeşitliliğe sahip çalışanlar ve müşteriler için IM kullanmak, yüz yüze veya telefonda konuşmaktan daha az korkutucu olabilir.

Anlık mesajlaşma, şirket kültürünüzü oluşturmanıza yardımcı olabilir

IM sadece işi bitirmek için yararlı değildir. Ayrıca şirket kültürünü pekiştirmeye de yardımcı olabilir. Bir ekip üyesine doğum günü mesajı göndermek ister misiniz? Bunu IM yoluyla bir mem (ve bir hediye kartı bağlantısı) ile yapabilirsiniz. Yapacak çok şeyi olan bir iş arkadaşınızı kontrol etmeniz mi gerekiyor? Hızlı bir anlık mesaj işi halleder. IM sadece iş için harika değildir. Takım uyumu ve morali için de iyi olabilir.

Anlık mesajlaşma, kârlılığınızı artırabilir

Müşterilerin yaklaşık %73'ü işletmelerle iletişim kurarken canlı sohbeti tercih ediyor ve canlı sohbeti kullanan müşteriler kullanmayanlara göre %60 daha fazla harcıyor. Müşteriler için sohbet, telefonda uzun süre beklemeye alınmaya çekici bir alternatif olabilir.

IM ile canlı sohbet, doğrudan çalışanlarınızın telefonlarına gidebilir, böylece müşterilere gerçek zamanlı olarak yanıt verebilirler. Bu, daha fazla satış yapmanıza ve müşteri memnuniyetini ve güvenini artırmanıza yardımcı olabilir. Müşterilerin ekibinize kolayca ve anında ulaşabilmesi, aynı zamanda işletmenizin açık sözlü ve şeffaf bir kuruluş olarak tanıtımını da yapar. Ne de olsa, müşteriler telefonla departmandan departmana dolaşmıyor veya bir e-posta yanıtı beklemiyor.

Anlık mesajlaşma ekip yaratıcılığını artırabilir

Çok esnek olduğu için IM, kuruluşunuzda yeniliği ve yaratıcılığı teşvik etmenin bir yolu olabilir. Diyelim ki bir projede bir sorunla karşılaştınız. IM ile bir ekip sohbeti oluşturabilir, hatta tüm şirkete fikir soran bir mesaj gönderebilirsiniz. Gerçek zamanlı olarak, çalışanlar düşüncelerini söyleyebilir ve ekibiniz en iyi çözümleri yakalamak için sohbet günlüğüne bakabilir. Bu şekilde IM, kolayca bir beyin fırtınası oturumu veya bir mobil beyaz tahta görevi görebilir.

IM iletişiminin gündelik doğası da yardımcı olabilir. İnsanlardan bir odanın önünde konuşmalarının istendiği resmi bir rapor veya yüz yüze beyin fırtınası oturumunun aksine, anlık mesajlaşma, katkıda bulunmanın baskısız bir yolu olabilir. Ekip üyeleri, ilham aldıklarını hissettiklerinde hızlıca bir fikir parçası ekleyebilirler. Kayıt dışılık, çalışanların henüz tam olarak oluşmamış fikirleri paylaşmalarını da kolaylaştırabilir. Ve bu fikirlerden birinin kıvılcımının ne zaman tam olarak aradığınız şey olduğunu asla bilemezsiniz.

Anlık mesajlaşma kayıt tutmanıza yardımcı olur

Hiç yüz yüze bir konuşma yaptın mı ve bir fikri yakalamak veya önemli bir terimi gözden geçirmek için geri sarabilmeyi diledin mi? IM sizin için dijital bir iz tutar. İster yeni bir ekip üyesine bir toplantıda konuştuklarınız hakkında bilgi vermek isteyin, ister uyumluluk amacıyla bir müşteriyle etkileşimlerinizin kaydına ihtiyacınız olsun, anlık mesajlaşma bir günlük tutar. Gerekirse kaydedebilir ve yükleyebilirsiniz.

İş Anlık Mesajlaşması için En İyi Uygulamalar Nelerdir?

İşletmeler için ücretsiz anlık mesajlaşma vaat eden bir uygulamayı indirmeniz yeterli değildir. Doğru teknolojiyi seçtiğinizden emin olmanız ve ardından doğru şekilde kullanmanız gerekir. İşte nasıl.

• Aşırıya kaçma. Ekibiniz sürekli olarak anlık iletiler gönderiyorsa, işlerine odaklanamazlar. Daha da kötüsü, bir süre sonra çok fazla mesaj varsa görmezden gelmeye başlayabilirler. Önemli verileri kaçırabilirler. Gönder'e basmadan önce, her zaman bir anlık iletinin anlık olması gerekip gerekmediğini sorun. Bu iletişim parçası bir e-postada mı yoksa daha sonra bir mesajda birkaç başka bilgiyle birleştirildiğinde mi daha iyi çalışır? IM'yi ekibinizin hemen şimdi bilmesi gereken acil şeyler için saklayın.
• Yalnızca bir iş anında mesajlaşma teknolojisi seçeneği kullanın. Çalışanlarınız üç farklı platformda anlık mesajlar alıyorsa işler çığrından çıkacaktır. Yalnızca bir ekip platformu kullanmayı deneyin. Connecteam'in uygulaması, ekibinizle anlık iletiler göndermenize ve sohbet etmenize olanak tanır, ancak uygulamayı kullanmanıza yardımcı olacak güçlü bir eğitim de içerir. Dahası, uygulama, video eğitimi de dahil olmak üzere ekibiniz için kendi eğitim materyallerinizi oluşturmanıza olanak tanır. Hatta belge depolama, zamanlama ve diğer özellikleri içerir. Ekiplerinizi bağlantıda tutmak için hepsi bir arada bir çözümdür.
• Kabul edilebilir davranışlarla ilgili bazı temel kurallar belirleyin. IM sıradan olabilir, ancak iş anında mesajlaşmada olanlar yine de profesyonel olmalıdır. Neye izin verilip verilmediğini özetleyen yazılı bir politika oluşturun ve ekibinizle paylaşın. Örneğin, bir "küfür yasak" kuralı isteyebilirsiniz veya harika bir müşteri deneyimi sağlamak için yöneticilerin müşterilerle yapılan tüm sohbetlere dahil edilmesini isteyebilirsiniz.
• Çevrimiçi gizlilik kurallarının anlık mesajlaşma için de geçerli olduğundan emin olun. Bazı şirketler, müşteri iletişim bilgileri gibi gizli bilgilerin güvende tutulmasını sağlamak için hangi dosyaların ve bilgilerin çevrimiçi olarak paylaşılıp paylaşılamayacağına ilişkin kurallar koyar. Çalışanların bunun IM için de geçerli olduğundan emin olduğundan emin olun.
• Takımını eğit. Sizin için çalışan herkesin en son IM platformlarını nasıl kullanacağını bildiğini varsaymayın. Yeni bir IM platformu kullanıma sunarken veya platformunuz büyük bir güncellemeden geçtiğinde her zaman eğitim verin. Eğitim, herkesin teknolojinin nasıl kullanılacağı konusunda eşit bir anlayışa sahip olduğu anlamına gelir. Aynı zamanda ekibinizi daha da verimli hale getirir çünkü platformunuzun tüm harika, daha az bilinen özelliklerini nasıl kullanacaklarını öğrenebilirler. Connecteam, Connecteam uygulamasında size yol gösteren bir yardım merkezine sahiptir veya Connecteam eğitimini, ekibinizin IM en iyi uygulamalarında gezinmesine yardımcı olacak eğitim materyalleri oluşturmak için kullanabilirsiniz.

Anlık Mesajlaşma İle İlgili Mesajı Alma

İşte işletmeler için IM hakkında harika haberler: teknoloji her zamankinden daha entegre. Bugün, kısa mesaj göndermekten daha fazlasını yapabilirsiniz. Ayrıca dosyalar, kontrol listeleri, memler, bağlantılar ve daha fazlasını gönderebilirsiniz. Verimliliği, satışları ve zaman yönetimini iyileştirerek müşteriler ve ekiplerle bağlantı kurmak için IM'yi kullanın. Her şey, işletmeniz için anlık mesajlaşmanın tüm avantajlarını yakalamak için bir ekrana birkaç dokunuş ve kaydırma ile başlar!