10 เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ B2B ในการหาสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน

ขอซื่อสัตย์ สำนักงานแบบดั้งเดิมได้เปลี่ยนไปจากที่เคยเป็นเมื่อสองสามปีก่อน โรคระบาดทำให้เราเปลี่ยนพื้นที่ทำงานจากกิจวัตร 9-5 ที่คาดการณ์ได้เป็นการประชุมทางไกลที่น่าอึดอัดใจกับเพื่อนร่วมงานที่เพิ่งลุกจากเตียง ความสมดุลในชีวิตการทำงานของผู้คนถูกรบกวน

เราพิสูจน์ความคิดสร้างสรรค์ของเราแล้ว แต่ไม่เครียด เราหัวเราะ ร้องไห้ และทำงานร่วมกันผ่านระยะทางอันแสนไกลที่เชื่อมถึงกันด้วยการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่มีอุปสรรค เมื่อสิ่งต่างๆ เริ่มคลี่คลายด้วยการสิ้นสุดของโรคระบาด ก็ถึงเวลาประเมินความเสียหายและหาทางไปข้างหน้า

ความแปลกประหลาดในขั้นต้นของการทำงานทางไกลกำลังกลายเป็นเรื่องปกติใหม่ โดยพนักงานจำนวนมากมีความสุขมากขึ้นกับการตั้งค่าใหม่ที่ยืดหยุ่นมากขึ้น ในทางกลับกัน พนักงานจำนวนมากพบว่าชีวิตการทำงานและชีวิตของพวกเขาต้องแลกมาด้วยเวลาที่มีคุณภาพ เนื่องจากงานทางไกลทำให้ขอบเขตระหว่างงานและความบันเทิงไม่ชัดเจน

ด้วยจิตวิญญาณนั้น เราได้พูดคุยกับผู้มีอิทธิพล B2B 11 คน เพื่อสร้างสมดุลชีวิตในโลกหลังโควิด-19 คำตอบมากมายเหล่านี้ทำให้เราประหลาดใจและให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับหัวข้อที่เราหวังว่าจะแชร์กับคุณด้านล่าง

พร้อม? มาดำน้ำกันเถอะ!

จัดการประชุมทางไกลอย่างมืออาชีพ

Michael Buckbee เป็นผู้ก่อตั้ง GentlyUsedDomains ซึ่งเป็นบริษัท SEO ที่มุ่งเน้นการได้มาซึ่งโดเมนมูลค่าสูงที่กำลังจะหมดอายุ

ถาม: การประชุมของคุณเป็นอย่างไรก่อนเกิดโรคระบาด (ระยะไกลหรือไม่)?

“ก่อนเกิดโรคระบาด เราเป็นทีมที่อยู่ห่างไกลที่เน้นการขายทางไกลอย่างหนัก สำหรับการพบปะกับบุคคลภายนอกบริษัท เราพยายามอย่างหนักเพื่อให้ได้รูปลักษณ์ที่ "เป็นมืออาชีพ" ด้วยภูมิหลังในการประชุมของเรา เนื่องจากเรากังวลว่าจะถูกมองว่าเป็นคนตลาดล่างหรือมีความเป็นมืออาชีพน้อยกว่า เนื่องจากเราทุกคนทำงานจากที่บ้าน"

ซื้อกลับบ้าน:

ไมเคิลคุ้นเคยกับสภาพแวดล้อมระดับโลกแล้วเนื่องจากลักษณะงานของเขาทั่วโลก อย่างไรก็ตาม สิ่งหนึ่งที่คงเส้นคงวาคือความปรารถนาของเขาที่จะทำให้การประชุมของเขาดูดีที่สุด หน้าจอสีเขียวยังไม่เพียงพอ เพราะใครก็ตามที่มี Zoom สามารถทำได้ เขาจำเป็นต้องมีสถานที่ที่ดีในการออกอากาศ

ถาม: การประชุมของคุณเปลี่ยนแปลงไปอย่างไรหลังเกิดโรคระบาด?

“ทั่วทั้งอุตสาหกรรม มีความผ่อนคลายอย่างมากในแง่ของสิ่งที่ถือว่าเป็นมืออาชีพในการประชุม ฉันเคยประชุมหลายครั้งกับผู้บริหารของบริษัทใหญ่ๆ ที่พวกเขาสวมเสื้อยืดในขณะที่เด็กๆ และสัตว์เลี้ยงหมุนวนอยู่ด้านหลัง”

ซื้อกลับบ้าน:

ก่อนเกิดโรคระบาด การประชุมทางวิชาชีพมีความสม่ำเสมอในการยึดมั่นในความประพฤติของวิชาชีพ อย่างไรก็ตาม จากนั้นคนงานก็เริ่มนำทัศนคติที่บ้านมาทำงานที่บ้าน และไม่มีใครเอะอะโวยวาย ตั้งแต่นั้นมา การประชุมก็เริ่มผ่อนคลายและ "สนุก" ขึ้นเล็กน้อย

ถาม: คุณเคยประสบปัญหาเรื่องตารางนัดหมายเมื่อต้องประชุมทางไกลหรือไม่

“เมื่อทุกคนทำงานจากทางไกล และย้ายไปยังที่อยู่อาศัยซึ่งเหมาะกับการทำงานจากที่บ้านมากขึ้น จึงจำเป็นต้องล็อกเขตเวลาที่คุณกำลังกำหนดในการประชุม จากนั้นจึงคำนวณเวลาท้องถิ่นของทุกคน มิเช่นนั้นจะมีคนทำผิดและมาสายไปหนึ่งชั่วโมง”

ซื้อกลับบ้าน:

ไม่มีการแต่งเติม: ความแตกต่างของเขตเวลาอาจเป็นปัญหาที่แท้จริง Michael แก้ไขปัญหานี้ด้วยการล็อก เวลาการประชุมและทำให้ทุกคนทราบตามเขตเวลาของตน หากแม้เพียงคนเดียวที่ทำผิด ก็สามารถทำลายการประชุมได้ การแปลเขตเวลาอัตโนมัติด้วยแอพอย่าง Appointlet นั้นเป็นวิธีที่ดีและใช้การได้เสมอ

ถาม: คุณมีเคล็ดลับในการจัดกำหนดการสำหรับการประชุมทางไกล/เสมือนหรือไม่

“บางครั้งผู้คนรู้สึกเลื่อนลอยเมื่อคุณขอให้พวกเขาใช้เครื่องมือตั้งเวลาอัตโนมัติ ดังนั้นฉันมักจะพูดว่า 'ฉันยินดีที่จะใช้เวลาร่วมกับคุณทางอีเมล หรือถ้ามันง่ายกว่านี้ คุณสามารถใช้ลิงก์ของฉันได้ ' 100% ของเวลาที่พวกเขาใช้ลิงก์”

ซื้อกลับบ้าน:

บางครั้งวิธีแก้ปัญหาที่ดีที่สุดคือวิธีแก้ปัญหาที่ง่ายที่สุด ในกรณีนี้ เป็นการ เอาต์ซอร์ซการจัดกำหนดการประชุม ไปยังเครื่องมือต่างๆ เช่น Appointlet

เฉพาะการประชุมทางไกลที่สำคัญเท่านั้น

Georgi Todorov เป็นผู้ก่อตั้ง ThriveMyWay ซึ่งเป็นบล็อกที่มีชื่อเสียงที่เน้นการให้ข้อมูลเชิงลึกแก่ผู้ประกอบการทั่วโลก

ถาม: คุณเผชิญความท้าทายอะไรบ้างในการประชุมทางไกล

“ฉันไม่เคยทำงานในสำนักงาน—ฉันทำงานออนไลน์มาตลอด—แต่สำหรับฉัน การประชุมทุกครั้งที่ฉันเข้าร่วมมีเป้าหมายที่ชัดเจนเป็นสิ่งสำคัญ และไม่ใช่แค่การประชุมตามทันหรือรายงานการประชุม”

“สำหรับคนเก็บตัวเช่นฉัน การประชุมอาจทำให้เสียพลังงาน ฉันจึงคิดถึงผลลัพธ์ที่ฉันต้องการออกจากการประชุม”

ซื้อกลับบ้าน:

เมื่อนิสัยการทำงานไม่สมดุล พวกเขาสามารถเริ่มส่งผลกระทบต่อชีวิตประจำวันของเราได้ นั่นเป็นเหตุผลที่เจ้าของธุรกิจชอบ Todorov เลือกที่จะไม่เข้าร่วมการประชุมทางวิดีโอเว้นแต่พวกเขาจะให้บริการตามวัตถุประสงค์ที่จำเป็น มีวิธี อื่น ในการสื่อสารรายงานการประชุม เช่น Loom หรือ Slack Clips

ซอฟต์แวร์การจัดกำหนดการและวาระการประชุม

James Norquay เป็นผู้ก่อตั้ง Prosperity Media บริษัท SEO ที่เชี่ยวชาญซึ่งให้บริการลูกค้าทั่วโลก

ถาม: การประชุมของคุณเป็นอย่างไรก่อนเกิดโรคระบาด (ระยะไกลหรือไม่)?

เรามีการประชุมแบบตัวต่อตัวกับลูกค้าและคู่ค้าที่สำนักงานของเรา ตอนนี้เราอาจจะมี 1-2 เดือน ก่อนหน้านี้เรามี 1-2 ต่อวัน

ซื้อกลับบ้าน:

ก่อนเกิดโรคระบาด เจมส์จัดการประชุมแบบตัวต่อตัว บ่อยขึ้น อย่าง มาก ในโลกที่ซูมเข้าครอบงำ การประชุมแบบตัวต่อตัวเหล่านี้มักถูกจัดขึ้นเพียงเศษเสี้ยวและมักจะสงวนไว้สำหรับการสนทนาที่สำคัญ

ถาม: การประชุมของคุณเปลี่ยนแปลงไปอย่างไรหลังเกิดโรคระบาด?

เรามีการประชุมอีกมากมายผ่าน Google Meet และ Zoom ในตลาดปัจจุบัน เซสชันยังสั้นกว่าเมื่อเปรียบเทียบกับในอดีตอีกด้วย

ซื้อกลับบ้าน:

สำหรับเจมส์ การประชุมเคยเป็นงานใหญ่ที่ทุกคนวางแผนไว้ ตอนนี้พวกเขาเกิดขึ้นบ่อยขึ้นอย่างกะทันหันและตรงประเด็น การประชุมที่จัดเป็นอย่างดีช่วยให้พนักงาน มีประสิทธิผลมาก ขึ้น

ถาม: คุณมีเคล็ดลับในการจัดกำหนดการสำหรับการประชุมทางไกล/เสมือนหรือไม่

“อันดับแรก ใช้ เครื่องมือจัดตารางเวลาต่างๆ ใน การจัดการประชุม มันช่วยประหยัดเวลาทุกคน ประการที่สอง การมีวาระการประชุมและการให้ผู้อื่นจดบันทึกในการประชุมอาจเป็นประโยชน์”

“สุดท้าย การบันทึกการประชุมและแชร์กับสมาชิกเวลาในเขตเวลาต่างๆ ก็ยังดี”

ซื้อกลับบ้าน:

คำตัดสินอยู่ใน: ทุกคนที่ทำการประชุมทางไกลชอบเครื่องมือจัดตารางเวลา สำหรับ Prosperity Media การใช้เครื่องมือเหล่านั้นเพื่อกำหนดเวลาและจัดการประชุมทำให้พนักงานของเขาต้องแบกรับภาระมหาศาล สำหรับผู้ที่อยู่ในเขตเวลาที่ห่างไกล เขาแนะนำให้แชร์การบันทึกของเซสชัน เพื่อไม่ให้พลาดข้อมูลสำคัญ

การกำหนดเวลาพักระหว่างการประชุม

Shayla Price เป็นผู้ก่อตั้ง PrimoStats ซึ่งเป็นฐานข้อมูลที่ค้นหาได้ของสถิติการตลาดที่รวบรวมไว้

ถาม: การประชุมของคุณเปลี่ยนแปลงไปอย่างไรหลังเกิดโรคระบาด และผลกระทบต่อสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานเป็นอย่างไร

“การประชุมทางไกลของฉันเพิ่มเป็นสองเท่าหลังเกิดโรคระบาด ในภาวะปกติใหม่นี้ บริษัทส่วนใหญ่พยายามสร้างจังหวะของการประชุมแบบตัวต่อตัว ตั้งแต่ชั่วโมงแห่งความสุขของ Zoom ไปจนถึงการประชุมพนักงานนานหลายชั่วโมง เพื่อนร่วมงานของฉันและฉันต่างก็ดิ้นรนเพื่อหาสิ่งที่ใช่ การกำหนดเวลาพักระหว่างการประชุมจะเป็นประโยชน์เมื่อเป็นไปได้”

ซื้อกลับบ้าน:

สำหรับ Shayla แล้ว ยังคงเป็นโลกแห่งการทดสอบและการทดลอง เนื่องจากทีมของเธอพยายามหาสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานจากเส้นแบ่งระหว่างงานและการพักผ่อนที่เบลออยู่ในขณะนี้ อย่างไรก็ตาม สิ่งหนึ่งที่แน่นอนคือ การประชุมเหล่านี้เกิด ขึ้นบ่อยกว่า มาก การมีการประชุมบ่อยๆ ไม่ได้เป็นปัญหาเสมอไป สมมติว่าคุณอย่าหักโหมจนเกินไป มิฉะนั้น คุณเสี่ยงที่จะทิ้งทีมที่อ่อนล้าของคุณให้พังยับเยิน พิจารณาเพิ่มช่วงพักหรือพักระหว่างการประชุมเพื่อให้ตัวเอง ( และทีมของคุณ ) ได้พักผ่อน

ถาม: คุณเคยประสบปัญหาเรื่องตารางนัดหมายเมื่อต้องประชุมทางไกลหรือไม่

“การสร้างสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานขณะอยู่ที่บ้านทำให้เกิดความยุ่งยากในการจัดตารางเวลา ในฐานะผู้ปกครองคนใหม่ สิ่งสำคัญคือต้องมีความยืดหยุ่นในวันทำงาน ดังนั้นฉันอาจจะไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมทางไกลเวลา 8.00 น. หรือเข้าร่วมการประชุมเจ้าหน้าที่ทุกครั้งเนื่องจากการนัดหมายของแพทย์”

ซื้อกลับบ้าน:

มีบางกรณีที่ ความสมดุลระหว่างชีวิตและงาน มีความเกี่ยวข้องมากกว่าการคลอดบุตร ในฐานะพ่อแม่มือใหม่ที่มีภาระหน้าที่ที่ต้องทำให้สำเร็จ Shayla ไม่สามารถจัดการประชุมทุกครั้งได้ ในสถานการณ์ที่สมาชิกในทีมไม่สามารถประชุมได้ ซอฟต์แวร์บันทึกจะมีประโยชน์มากกว่าที่เคย

ถาม: คุณมีเคล็ดลับในการจัดกำหนดการสำหรับการประชุมทางไกล/เสมือนหรือไม่

“จงจำไว้ว่าคุณต้องมีการประชุมหรือไม่ จากนั้นเชิญเฉพาะผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักและเตรียมวาระการประชุมให้พร้อม หากทุกคนไม่สามารถประชุมได้ ให้บันทึก”

ซื้อกลับบ้าน:

ไม่ใช่ทุกคนที่ต้องการเข้าร่วมการประชุมทุกครั้ง ก่อนที่คุณจะ ส่งคำเชิญ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้รับแต่ละคนมีเหตุผลที่ถูกต้องในการอยู่ที่นั่น นอกจากนี้ เป็นการดีที่จะยอมให้ใครบางคนออกไปหากวัตถุประสงค์ในการเข้าร่วมการประชุมเสร็จสมบูรณ์

การใช้มาตรการง่ายๆ เหล่านี้จะทำให้ทุกคนมีสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานได้ง่ายขึ้น เนื่องจากตารางงานของพวกเขาจะไม่เป็นภาระหนักอึ้ง คุณมีเวลามากสำหรับการประชุมและทำงานเท่านั้น คุณไม่สามารถมีได้ทั้งหมดในคราวเดียว

การประชุมกับการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส

Matt Redler เป็นผู้ก่อตั้งและ CEO ของ Panther ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มการจ้างงานรุ่นใหม่

ถาม: คุณช่วยแนะนำเคล็ดลับในการจัดกำหนดการประชุมทางไกลในเขตเวลาต่างๆ ได้ไหม

“การประชุมข้ามเขตเวลามีความสำคัญมากกว่าที่เคย เนื่องจากการทำงานทางไกลทำให้นายจ้างสามารถเข้าถึงกลุ่มผู้มีความสามารถระดับโลกได้ ด้วยเหตุนี้ เครื่องมือที่เปรียบเทียบปฏิทินหลายรายการหรือส่งลิงก์ไปยังช่วงเวลาที่สะดวกสำหรับการจองในเขตเวลาของตนเองจึงมีประโยชน์

“อีกสิ่งหนึ่งที่ควรพิจารณาเมื่อทำงานกับทีมที่อยู่ห่างไกลคือ 'จำเป็นต้องประชุมจริงหรือ? อาจจะไม่.' นั่นคือจุดเริ่ม ต้นของ การสื่อสารแบบอะซิงโครนัส ซึ่งเป็นคำศัพท์ที่เราใช้สำหรับวัฒนธรรมที่พนักงานไม่อยู่นิ่งทั้งวัน ตอบกลับข้อความทันที หรือโทร คุยกันทันที

“เมื่อทำอย่างมีประสิทธิภาพ การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสหมายความว่าผู้คนสามารถทำงานให้เสร็จลุล่วงได้เมื่อมันทำงานได้ดีที่สุดสำหรับพวกเขา ซึ่งนำไปสู่ประสิทธิภาพและประสิทธิผลที่สูงขึ้น

“วิธีนี้ใช้ได้ผลดีที่สุดเมื่อมีความคาดหวังอย่างชัดเจนว่าผู้คนควรตอบกลับข้อความได้เร็วเพียงใด ข้อความใดเร่งด่วนกว่าข้อความอื่น และแน่นอนว่าในสถานการณ์ใด วิธีที่ดีที่สุดคือเข้าร่วมการประชุมทางไกล ดังนั้นจึงมีเวลาสำหรับการประชุมทางไกลและเป็นเวลาสำหรับการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส”

ซื้อกลับบ้าน:

ช่วงเวลาแห่งการข่มขู่มักกระตุ้นให้เกิดการสร้างสรรค์ และโรคระบาดก็ไม่มีข้อยกเว้น การประชุมทางไกล ได้รับการ พิสูจน์แล้วว่ามีประโยชน์อย่างมากในการเชื่อมโยงระยะทางที่เกิดจากการกักกัน ซึ่งเป็นสิ่งที่ไม่สามารถทำได้เมื่อ 20 ปีที่แล้ว

อย่างไรก็ตาม มันยังคงเหลือสิ่งที่ต้องการ การเปลี่ยนแปลงกำหนดการครั้งใหญ่ทำให้การประชุมวางแผนวุ่นวายและมักจะเป็นไปไม่ได้ “เป็นไปได้ไหมที่จะวางแผนการประชุมครั้งนี้ และมันจำเป็นด้วยหรือ” ซอฟต์แวร์การประชุมแบบอะซิงโครนัส จึงถือกำเนิด ขึ้น เป็นของขวัญชิ้นใหญ่สำหรับการจัดการเวลา

ต่อสู้กับความเมื่อยล้าของการซูม

Brian Casel เป็นผู้ก่อตั้ง ZipMessage ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มการส่งข้อความวิดีโอแบบอะซิงโครนัส

ถาม: คุณเคยประสบปัญหาเรื่องตารางนัดหมายเมื่อต้องประชุมทางไกลหรือไม่

“ ความล้าจากการซูมเป็นปัญหาที่แท้จริง สำหรับทีมระยะไกลหลายๆ ทีมในทุกวันนี้ เพื่อนร่วมทีมและลูกค้าต่างพบว่าพวกเขาไม่ทำงานอย่างมีประสิทธิผลเมื่อเวลาส่วนใหญ่เต็มไปด้วยการโทรจาก Zoom”

ซื้อกลับบ้าน:

ในช่วงไม่กี่ครั้งที่ผ่านมา ผู้เชี่ยวชาญต่างรู้สึกท้อแท้ร่วมกับปรากฏการณ์ "ซูมเมื่อยล้า" ผู้จัดการของโลก: เพียงเพราะคุณ สามารถ จัดการประชุมไม่ได้หมายความว่า คุณ ควร การรักษาภาระผูกพันให้น้อยที่สุดคือกุญแจสู่สุขภาพที่ดีในที่ทำงาน

การเข้าสังคมในที่ประชุม: กฎ 8%

Michael Alexis เป็น CEO ของ Teambuilding ซึ่งเป็นบริษัทที่มีชื่อเสียงที่มุ่งเน้นการพัฒนาพลวัตของกลุ่มทั่วโลก

ถาม: คุณมีเคล็ดลับในการจัดกำหนดการสำหรับการประชุมทางไกล/เสมือนหรือไม่

“เคล็ดลับอันดับ 1 ของฉันสำหรับการประชุมทางไกลคือการเพิ่มบัฟเฟอร์ห้านาทีให้กับเวลาที่กำหนดไว้ของคุณ ห้านาทีนี้อนุญาตให้ทำตามกฎ 8% ซึ่งระบุว่า 8% ของเวลาในการประชุมควรอุทิศให้กับกิจกรรมที่สนุกสนานและสังคม

“ตัวอย่างเช่น คุณสามารถถามคำถามเกี่ยวกับเรือตัดน้ำแข็งแบบสั้นๆ หรือคำถามสั้นๆ สองสามข้อ เวลานี้มีความสำคัญมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหลังเกิดโรคระบาด เพราะช่วยส่งเสริมความผูกพัน การสื่อสารที่ดีขึ้น การมีส่วนร่วม และอื่นๆ คุณจะมีการประชุมที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นและทีมที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น!”

ซื้อกลับบ้าน:

จากประสบการณ์ของเขาในการสร้างทีม Michael ได้เสนอคำแนะนำที่เป็นประโยชน์และไม่เหมือนใครให้กับผู้จัดการ: อุทิศการประชุมของคุณให้สนุก! เขาโต้แย้งว่าการประชุมที่สนุกสนานช่วยให้ทีมทำงานได้ดีขึ้นและมีประสิทธิผลมากขึ้นทั่วทั้งกระดาน

ดูเป็นมืออาชีพในการประชุมทางวิดีโอ

Ben Walker เป็นผู้ก่อตั้งและ CEO ของ Transcription Outsourcing ซึ่งเป็นบริษัทที่ให้บริการองค์กรทั่วโลกด้วยบริการถอดความที่เป็นตัวเอก

ถาม: คุณต้องการแชร์ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการประชุมทางไกลอย่างไร

“ฉันขอแนะนำอย่างยิ่งให้คุณแต่งตัวตามโอกาส อาบน้ำ และหวีผม ฉันคิดว่ามันอาจดูไม่ดีถ้าคุณหรือคนอื่นในที่ประชุมไม่พร้อมและแต่งตัวสำหรับทำงานอย่างเต็มที่

“ฉันรู้ว่านี่เป็นการโทรทางไกล และหลายคนจะทำงานจากที่บ้าน ฉันยังคงคิดว่ามันแสดงว่าคุณพร้อมที่จะไปและลงทุนอย่างเต็มที่ในการประชุม แม้ว่านั่นจะหมายถึงเสื้อยืดและกางเกงยีนส์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเสื้อยืดสะอาดและไม่มีรูหรือคราบติดอยู่”

ซื้อกลับบ้าน:

ในขณะที่บางบริษัทยอมรับ "การทำให้ไม่เป็นทางการ" ของการประชุมทางไกล เบ็นคัดค้านความรู้สึกนั้น แต่เขาเชื่อว่าแม้ว่าผู้เข้าร่วมจะเข้าร่วมจากที่บ้านอย่างสบายใจ พวกเขาก็ยังเป็นมืออาชีพ และพวกเขาควรจะทำตัวเหมือนกัน

หากมีคนแสดงความรู้สึกว่าพวกเขาไม่จริงจังกับงาน อาจส่งผลเสียต่อขวัญกำลังใจของพนักงานและความประทับใจของลูกค้า

วาระการประชุมพร้อมระบบเตือนอัตโนมัติ

David Bitton เป็นผู้ร่วมก่อตั้งและ CMO ที่ DoorLoop ซึ่งเป็นโซลูชันการจัดการทรัพย์สินแบบครบวงจร

ถาม: คุณมีเคล็ดลับในการจัดกำหนดการสำหรับการประชุมทางไกล/เสมือนหรือไม่

“การประชุมทางไกลทำให้เราสับสนในตอนแรก แต่เราสามารถดึงมันออกมาได้อย่างง่ายดาย นี่คือสิ่งที่เราทำ:

“สร้างไทม์ไลน์: ไม่มีใครต้องการเข้าร่วมการประชุมโดยไม่ทราบวัตถุประสงค์หรือเหตุใดจึงถูกจัดขึ้น ผู้เข้าร่วมประชุมต้องได้รับแผนรายละเอียดที่มีหัวข้อสำคัญ เวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด ผู้เข้าร่วม และการอ่านที่จำเป็น

“ด้วยระเบียบวาระที่วางแผนไว้อย่างดี ทุกคนจะมีเวลาเตรียมตัวล่วงหน้าและเข้าใจว่าการประชุมจะดำเนินไปนานแค่ไหน เพื่อที่พวกเขาจะได้จัดวันของพวกเขาตามนั้น สิ่งนี้รับประกันได้ว่าทุกคนจะเริ่มในหน้าเดียวกัน

“ตั้งค่าตัวเตือน: คำเชิญเข้าร่วมประชุมสามารถหายไปในโฟลว์ของอีเมล ข้อความ และการแจ้งเตือนอื่นๆ ที่พนักงานได้รับในระหว่างวันทำงานได้อย่างง่ายดาย เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ เรากำหนดเวลาการเตือนการประชุมอัตโนมัติล่วงหน้าอย่างน้อย 15 นาทีถึงหนึ่งชั่วโมงล่วงหน้า เพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่มีใครพลาดการประชุม”

ซื้อกลับบ้าน:

สำหรับดาวิด คนที่ไม่ได้เตรียมการประชุมเตรียมตัวรับภัยพิบัติ ขั้นแรก กำหนดเป้าหมายการประชุมให้ชัดเจนด้วยกำหนดการเดินทางที่สมบูรณ์ แนวทางการประชุมแบบจับจดเป็นแนวทางปฏิบัติที่ไม่ดีในการบริหารเวลา และเป็นสาเหตุหลักที่ทำให้การหมดไฟของ Zoom

ประการที่สอง ใช้เครื่องมือจัดกำหนดการเช่น Appointlet เพื่อส่ง การแจ้งเตือนอัตโนมัติ ไปยังผู้เข้าร่วม ซึ่งจะให้ผลตอบแทนในแง่ของการป้องกันการขาดงานและการมาสาย เครื่องมืออัตโนมัติยังช่วยลดความรับผิดชอบส่วนบุคคลของคุณ ช่วยให้เกิดความสมดุลในชีวิตของคุณ

แอพจัดตารางเวลาสำหรับปริมาณการประชุมสูง

Alastair McDermott เป็นเจ้าภาพจัดพอดคาสต์ Recognized Authority ซึ่งเขาช่วยให้บริษัทต่างๆ สร้างลีดใหม่ด้วยข้อมูลเชิงลึกล่าสุด

ถาม: การประชุมของคุณเปลี่ยนแปลงไปอย่างไรหลังเกิดโรคระบาด?

“ฉันเปลี่ยนไปใช้การประชุมทางไกล 100% ฉันมีงานยุ่งมากหลังเกิดโรคระบาดในปี 2020 ฉันส่งออกปฏิทินและพบว่าฉันมีการประชุมและการโทรมากกว่า 400 ครั้งในปี 2020 ฉันไม่สามารถทำอย่างนั้นได้หากไม่มีลิงก์ปฏิทิน

“หลังจากเกือบหมดไฟในปี 2020 ฉันได้ลดจำนวนการโทรลงประมาณ 50% โดยเปลี่ยนประเภทงานที่ฉันทำและลูกค้าที่ฉันทำเพื่อ”

ซื้อกลับบ้าน:

การประชุมทั้งหมดของ Alastair เกิดขึ้นจากระยะไกลในปี 2020 ซึ่งเป็นไปไม่ได้หากไม่มีลิงก์ปฏิทิน อย่างไรก็ตาม แม้จะสะดวกเพียงใด การทำงานแบบซูมก็เริ่มต้นขึ้น เมื่อ Alastair เปลี่ยนงานของเขา ดังนั้นเขาจึงไม่ต้องรับสายจำนวนมาก

ถาม: คุณมีเคล็ดลับในการจัดกำหนดการสำหรับการประชุมทางไกล/เสมือนหรือไม่

“อีกครั้ง ฉันชอบใช้ลิงก์ปฏิทิน ฉันรู้ว่าบางคนคิดว่าพวกเขาไม่มีตัวตน แต่มุมมองของฉันอยู่ที่ว่าคุณพูดถึงพวกเขาอย่างไร หากคุณถามอีกฝ่ายว่าพวกเขามีลิงค์ไหม และในขณะเดียวกันก็เสนอเป็นของคุณเอง ฉันคิดว่านั่นก็ไม่เป็นไร”

ซื้อกลับบ้าน:

แม้ว่าบางคนจะมองว่าไม่มีตัวตน แต่ลิงก์ปฏิทินช่วยให้จัดกำหนดการได้ง่าย หากคุณโก่งตัวภายใต้น้ำหนักของตารางเวลา สิ่งเหล่านี้สามารถสร้างความแตกต่างได้มาก การใช้ประโยชน์จากสิ่งอำนวยความสะดวกเหล่านี้สามารถสร้างความแตกต่างอย่างมากในชีวิตส่วนตัวของคุณ

ทำให้การประชุมทางไกลประสบความสำเร็จ

การทำงานที่บ้านทำให้เส้นแบ่งระหว่างงานกับนอกเวลามีความชัดเจนน้อยลง การวางแผนและจัดการประชุมทางไกลกลายเป็นภาระมากกว่าที่คาดไว้มาก ตามที่ปรากฏ การจัดกำหนดการ องค์กร การโฮสต์ และการแชร์เซสชันระยะไกลนั้นต้องใช้ความพยายามอย่างมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเกิดขึ้นหลายครั้งต่อวัน

ขอบคุณผู้นำในอุตสาหกรรมข้างต้น เราจึงมีความคิดที่ดีว่าจะตอบสนองอย่างไร แบบฝึกหัดการสร้างทีมสามารถทำให้การประชุมสนุกยิ่งขึ้น ซอฟต์แวร์การประชุมแบบอะซิงโครนัสช่วยปรับตารางเวลา และซอฟต์แวร์การประชุมทางไกลเชื่อมโยงทุกอย่างเข้าด้วยกัน การใช้เครื่องมือที่ดีที่สุดที่มีอยู่ เช่น Appointlet เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการลงทุนเพื่อสร้างสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน