10 Tips dari Pakar B2B untuk Menemukan Keseimbangan Kehidupan Kerja

Mari jujur. Kantor tradisional telah berubah dari beberapa tahun yang lalu. Pandemi membuat kami mengubah ruang kerja kami dari rutinitas 9-5 yang dapat diprediksi ke pertemuan jarak jauh yang canggung dengan rekan kerja yang baru saja jatuh dari tempat tidur. Keseimbangan kehidupan kerja orang-orang telah terganggu.

Kami membuktikan kreativitas kami, tetapi bukan tanpa stres. Kami tertawa, menangis, dan bekerja bersama melalui jarak yang sangat jauh yang dijembatani oleh koneksi internet yang terbebani. Ketika segala sesuatunya mulai tenang dengan berakhirnya Pandemi, inilah saatnya untuk menilai kerusakan dan menemukan jalan ke depan.

Keanehan awal pekerjaan jarak jauh menjadi normal baru, dengan banyak karyawan jauh lebih bahagia dalam pengaturan baru mereka yang lebih fleksibel. Di sisi lain, banyak karyawan menemukan kehidupan kerja mereka berdarah ke dalam waktu berkualitas mereka karena pekerjaan jarak jauh mengaburkan batas antara bekerja dan bermain.

Dalam semangat itu, kami berbicara dengan sebelas influencer B2B untuk mendapatkan pandangan mereka tentang keseimbangan kehidupan dunia di dunia pasca-COVID. Banyak dari jawaban ini mengejutkan kami dan memberi kami wawasan mendalam tentang subjek yang ingin kami bagikan dengan Anda di bawah ini.

Siap? Mari selami!

Menjaga Rapat Jarak Jauh Tetap Profesional

Michael Buckbee adalah Pendiri SoftUsedDomains , sebuah perusahaan SEO yang berfokus pada perolehan domain bernilai tinggi yang kedaluwarsa.

T: Bagaimana rapat Anda terlihat sebelum pandemi (jauh atau tidak)?

“Sebelum pandemi, kami sudah menjadi tim jarak jauh dengan penekanan besar pada penjualan jarak jauh. Untuk pertemuan dengan orang-orang di luar perusahaan, kami benar-benar berusaha untuk terlihat “profesional” dengan latar belakang pertemuan kami karena kami khawatir dianggap sebagai pasar bawah atau kurang profesional karena kami semua bekerja dari rumah.”

Membawa pergi:

Michael sudah terbiasa dengan lingkungan global karena sifat pekerjaannya yang mendunia. Namun, satu hal yang tetap konsisten adalah keinginannya untuk membuat pertemuannya terlihat sebaik mungkin. Layar hijau tidak cukup, karena siapa pun dengan Zoom dapat melakukannya. Dia perlu memiliki lokasi yang menyenangkan untuk menyiarkan.

T: Bagaimana perubahan rapat Anda pascapandemi?

“Di seluruh industri, ada relaksasi yang luar biasa dalam hal apa yang dianggap profesional dalam sebuah pertemuan. Saya telah mengadakan banyak pertemuan dengan eksekutif perusahaan besar di mana mereka mengenakan t-shirt sementara anak-anak dan hewan peliharaan berputar-putar di latar belakang.

Membawa pergi:

Sebelum Pandemi, pertemuan profesional seragam dalam kepatuhan mereka pada perangkap perilaku profesional. Namun, kemudian, para pekerja mulai membawa sikap mereka di rumah ke pekerjaan di rumah, dan tidak ada yang membuat keributan. Sejak itu, pertemuan menjadi sedikit lebih santai dan “menyenangkan”.

T: Apakah Anda menghadapi komplikasi penjadwalan terkait rapat jarak jauh?

“Dengan semua orang yang bekerja dari jarak jauh—dan pindah ke tempat tinggal yang lebih cocok untuk bekerja dari rumah—adalah suatu keharusan untuk mengunci zona waktu yang Anda tetapkan dalam rapat Anda dan kemudian menghitungnya untuk memasukkannya ke dalam waktu lokal semua orang. Jika tidak, seseorang akan membuat kesalahan dan datang terlambat satu jam.”

Membawa pergi:

Tidak ada yang perlu dilebih-lebihkan: perbedaan zona waktu bisa menjadi masalah nyata. Michael memecahkan masalah ini dengan mengunci waktu rapat dan memastikan semua orang mengetahuinya sesuai dengan zona waktu mereka. Jika bahkan satu orang salah, itu bisa merusak pertemuan. Mengotomatiskan terjemahan zona waktu dengan aplikasi seperti Appointlet selalu merupakan solusi yang baik dan bisa diterapkan.

T: Apakah Anda memiliki kiat penjadwalan untuk rapat jarak jauh/virtual?

“Kadang-kadang orang merasa menunda ketika Anda meminta mereka untuk menggunakan alat penjadwalan otomatis, jadi saya biasanya akan mengatakan, 'Saya senang untuk meluangkan waktu dengan Anda melalui email, atau jika lebih mudah, Anda dapat menggunakan tautan saya. ' 100% dari waktu mereka menggunakan tautan.”

Membawa pergi:

Terkadang solusi terbaik adalah yang paling sederhana. Dalam hal ini, itu mengalihdayakan penjadwalan rapat ke alat seperti Appointlet.

Hanya Rapat Jarak Jauh yang Esensial

Georgi Todorov adalah pendiri ThriveMyWay , sebuah blog terkenal yang berfokus untuk memberikan wawasan kepada pengusaha di seluruh dunia.

T: Tantangan apa yang Anda hadapi dengan rapat jarak jauh?

“Saya tidak pernah bekerja di kantor—saya selalu bekerja secara online—tetapi bagi saya, penting bahwa setiap pertemuan yang saya hadiri memiliki tujuan yang jelas, dan ini bukan sekadar pertemuan atau pertemuan pelaporan.”

“Untuk introvert seperti saya, rapat bisa menguras energi, jadi saya memikirkan hasil yang ingin saya dapatkan dari rapat.”

Membawa pergi:

Ketika kebiasaan kerja tidak seimbang, mereka dapat mulai mempengaruhi kehidupan kita sehari-hari. Itu sebabnya pemilik bisnis seperti Todorov memilih untuk tidak mengikuti konferensi video kecuali mereka melayani tujuan penting. Ada cara lain untuk mengomunikasikan laporan rapat, seperti Loom atau Slack Clips .

Perangkat Lunak Penjadwalan dan Agenda Rapat

James Norquay adalah Pendiri Prosperity Media , sebuah perusahaan SEO khusus yang melayani klien global.

T: Bagaimana rapat Anda terlihat sebelum pandemi (jauh atau tidak)?

Kami memiliki lebih banyak pertemuan langsung di kantor kami dengan klien dan mitra. Sekarang kita mungkin memiliki 1-2 bulan. Sebelum ini, kami mungkin memiliki 1-2 hari.

Membawa pergi:

Sebelum Pandemi , James lebih sering mengadakan pertemuan langsung . Sekarang—di dunia yang didominasi Zoom—rapat tatap muka tersebut hanya diadakan sebagian kecil dari frekuensi dan kemungkinan disediakan untuk percakapan kritis.

T: Bagaimana perubahan rapat Anda pascapandemi?

Kami memiliki lebih banyak rapat melalui Google Meet dan Zoom di pasar saat ini. Sesi juga lebih pendek dibandingkan di masa lalu.

Membawa pergi:

Bagi James, rapat dulunya merupakan acara besar yang direncanakan semua orang. Sekarang, mereka jauh lebih sering, dadakan, dan to the point. Rapat yang terorganisir dengan baik memberdayakan pekerja untuk menjadi lebih produktif .

T: Apakah Anda memiliki kiat penjadwalan untuk rapat jarak jauh/virtual?

“Pertama, gunakan alat penjadwalan yang berbeda saat mengatur rapat. Ini menghemat waktu semua orang. Kedua, memiliki agenda rapat dan meminta seseorang untuk mencatat dalam rapat dapat membantu.”

“Akhirnya, merekam pertemuan dan berbagi dengan anggota waktu di zona waktu yang berbeda juga bisa menjadi hal yang baik.”

Membawa pergi:

Putusannya ada di: semua orang yang melakukan rapat jarak jauh menyukai alat penjadwalan. Bagi Prosperity Media, menggunakan alat-alat tersebut untuk menjadwalkan dan mengorganisir rapat akan sangat membebani karyawannya. Bagi mereka yang berada di zona waktu yang jauh, ia merekomendasikan untuk membagikan rekaman sesi tersebut, sehingga mereka tidak ketinggalan informasi penting.

Menjadwalkan Istirahat di Antara Rapat

Shayla Price adalah pendiri PrimoStats , basis data statistik pemasaran yang dapat dicari.

T: Bagaimana rapat Anda berubah pascapandemi, dan apa dampaknya terhadap keseimbangan kehidupan kerja?

“Pertemuan jarak jauh saya meningkat dua kali lipat pasca-pandemi. Dalam kenormalan baru ini, sebagian besar perusahaan berusaha menciptakan kembali irama pertemuan tatap muka. Dari jam senang Zoom hingga rapat staf selama satu jam, kolega saya dan saya berjuang untuk menemukan yang pas. Sangat membantu untuk mengatur jeda di antara pertemuan, jika memungkinkan.”

Membawa pergi:

Bagi Shayla, ini masih merupakan dunia pengujian dan eksperimen saat timnya berusaha menebus keseimbangan kehidupan kerja dari garis yang sekarang kabur antara pekerjaan dan waktu luang. Namun, satu hal yang pasti: pertemuan-pertemuan ini lebih sering terjadi. Sering mengadakan pertemuan tidak selalu bermasalah, dengan asumsi Anda tidak berlebihan. Jika tidak, Anda berisiko meninggalkan tim Anda yang kelelahan dalam keadaan berantakan. Pertimbangkan untuk menambahkan waktu istirahat atau penyangga di antara rapat untuk memberi Anda ( dan tim Anda ) waktu istirahat.

T: Apakah Anda menghadapi komplikasi penjadwalan terkait rapat jarak jauh?

“Menyeimbangkan kehidupan dan pekerjaan saat di rumah membawa komplikasi penjadwalan. Sebagai orang tua baru, penting untuk memiliki fleksibilitas dalam hari kerja. Jadi, saya mungkin tidak dapat berpartisipasi dalam rapat jarak jauh jam 8 pagi atau menghadiri setiap rapat staf karena janji dengan dokter.”

Membawa pergi:

Ada beberapa contoh di mana keseimbangan kehidupan kerja lebih relevan daripada kehamilan. Sebagai orang tua baru dengan kewajiban yang harus dipenuhi, Shayla tidak bisa membuat setiap pertemuan. Dalam situasi di mana anggota tim tidak dapat melakukan rapat, perangkat lunak perekaman menjadi lebih berguna dari sebelumnya.

T: Apakah Anda memiliki kiat penjadwalan untuk rapat jarak jauh/virtual?

“Perhatikan apakah Anda perlu pertemuan atau tidak. Kemudian, undang hanya pemangku kepentingan utama dan siapkan agenda. Jika semua orang tidak dapat membuat rapat, rekamlah.”

Membawa pergi:

Tidak semua orang perlu hadir di setiap pertemuan. Sebelum Anda mengirimkan undangan , pastikan bahwa setiap penerima memiliki alasan yang sah untuk berada di sana. Selain itu, adalah praktik yang baik untuk mengizinkan seseorang pergi jika tujuan mereka untuk menghadiri rapat sudah selesai.

Mengambil langkah-langkah sederhana ini akan membuat keseimbangan kehidupan kerja lebih mudah bagi semua orang karena jadwal mereka tidak akan terlalu membebani. Anda hanya memiliki begitu banyak waktu untuk rapat dan bekerja; Anda tidak dapat memiliki semuanya sekaligus.

Rapat vs. Komunikasi Asinkron

Matt Redler adalah pendiri dan CEO Panther , platform perekrutan generasi berikutnya.

T: Dapatkah Anda menyarankan kiat untuk menjadwalkan rapat jarak jauh di zona waktu yang berbeda?

“Pertemuan lintas zona waktu lebih penting dari sebelumnya karena pekerjaan jarak jauh memberi pengusaha akses ke kumpulan bakat global. Akibatnya, alat yang membandingkan beberapa kalender atau mengirim tautan ke orang-orang ke slot pemesanan di zona waktu mereka sendiri menjadi berguna.

“Hal lain yang perlu dipertimbangkan ketika bekerja dengan tim jarak jauh adalah, 'Apakah ini benar-benar perlu rapat? Mungkin tidak.' Di situlah komunikasi asinkron berperan, istilah yang kami gunakan untuk budaya di mana karyawan tidak gelisah sepanjang hari, segera menanggapi pesan, atau menerima panggilan dengan mudah.

“Bila dilakukan secara efektif, komunikasi asinkron berarti orang dapat menyelesaikan pekerjaan mendalam ketika itu bekerja paling baik untuk mereka, yang mengarah pada produktivitas dan efisiensi yang lebih tinggi.

“Ini bekerja paling baik ketika ada harapan yang jelas tentang seberapa cepat orang harus menanggapi pesan, pesan mana yang lebih mendesak daripada yang lain, dan, tentu saja, dalam skenario mana yang terbaik adalah melakukan rapat jarak jauh. Jadi ada waktu untuk rapat jarak jauh dan ada waktu untuk komunikasi asinkron.”

Membawa pergi:

Masa-masa paksaan cenderung memprovokasi serangan kreativitas, dan Pandemi tidak terkecuali. Pertemuan jarak jauh terbukti sangat berguna dalam menjembatani jarak yang disebabkan oleh karantina—sesuatu yang tidak mungkin terjadi 20 tahun yang lalu.

Namun, itu masih meninggalkan sesuatu yang diinginkan. Pergeseran jadwal yang radikal membuat rapat perencanaan menjadi sibuk dan seringkali tidak mungkin. "Apakah mungkin untuk merencanakan pertemuan ini, dan apakah itu perlu?" Maka lahirlah perangkat lunak pertemuan asinkron , hadiah besar untuk manajemen waktu.

Memerangi Kelelahan Zoom

Brian Casel adalah pendiri ZipMessage , platform pesan video asinkron.

T: Apakah Anda menghadapi komplikasi penjadwalan terkait rapat jarak jauh?

“ Zoom Fatigue adalah masalah nyata bagi banyak tim jarak jauh akhir-akhir ini. Rekan tim dan pelanggan sama-sama menemukan bahwa mereka tidak bekerja secara produktif ketika begitu banyak waktu mereka diisi dengan panggilan Zoom.”

Membawa pergi:

Baru-baru ini, para profesional telah menemukan kekecewaan kolektif dengan fenomena "kelelahan Zoom." Manajer dunia: hanya karena Anda dapat mengadakan rapat tidak berarti Anda harus . Menjaga kewajiban seminimal mungkin adalah kunci kesehatan di tempat kerja.

Bersosialisasi di Rapat: Aturan 8%

Michael Alexis adalah CEO Teambuilding , sebuah perusahaan terkenal yang berfokus pada peningkatan dinamika kelompok di seluruh dunia.

T: Apakah Anda memiliki kiat penjadwalan untuk rapat jarak jauh/virtual?

“Kiat #1 saya untuk rapat jarak jauh adalah menambahkan buffer lima menit ke waktu yang dijadwalkan. Lima menit ini memungkinkan untuk mengikuti Aturan 8%, yang menyatakan bahwa 8% dari waktu dalam rapat apa pun harus didedikasikan untuk kesenangan dan kegiatan sosial.

“Misalnya, Anda dapat mengajukan pertanyaan singkat, atau beberapa pertanyaan sepele. Waktu ini sangat penting—terutama pascapandemi—karena mempromosikan ikatan, komunikasi yang lebih baik, keterlibatan, dan banyak lagi. Anda akan memiliki rapat yang lebih efisien dan tim yang lebih efektif!”

Membawa pergi:

Dari pengalamannya dalam membangun tim, Michael menawarkan beberapa saran unik dan berharga kepada para manajer: persembahkan beberapa pertemuan Anda untuk bersenang-senang! Dia berpendapat bahwa pertemuan yang menyenangkan membuat tim yang lebih baik dan lebih produktif secara keseluruhan.

Terlihat Profesional di Konferensi Video

Ben Walker adalah pendiri dan CEO Transkripsi Outsourcing, sebuah perusahaan yang melayani organisasi di seluruh dunia dengan layanan transkripsi bintang.

T: Wawasan apa yang ingin Anda bagikan tentang rapat jarak jauh?

“Saya sangat menyarankan Anda berpakaian untuk acara ini, mandi, dan menyisir rambut Anda. Saya pikir itu dapat memberikan tampilan yang buruk jika Anda atau orang lain dalam rapat tidak sepenuhnya siap dan berpakaian untuk bekerja.

“Saya menyadari ini adalah panggilan jarak jauh, dan banyak orang akan bekerja dari rumah; Saya masih berpikir itu menunjukkan bahwa Anda siap untuk pergi dan berinvestasi penuh dalam pertemuan itu. Meskipun itu berarti kaos dan celana jeans, pastikan kaos tersebut bersih dan tidak ada lubang atau noda di atasnya.”

Membawa pergi:

Sementara beberapa perusahaan telah menerima "kasualisasi" pertemuan jarak jauh, Ben menentang sentimen itu. Sebaliknya, ia percaya bahwa bahkan jika seorang peserta bergabung dari kenyamanan rumah, mereka masih seorang profesional, dan mereka harus bertindak seperti itu.

Jika seseorang memberi kesan bahwa mereka tidak menganggap serius pekerjaannya, itu dapat berdampak negatif pada moral karyawan dan kesan klien.

Agenda Rapat dengan Pengingat Otomatis

David Bitton adalah salah satu pendiri dan CMO di DoorLoop , solusi manajemen properti yang komprehensif.

T: Apakah Anda memiliki kiat penjadwalan untuk rapat jarak jauh/virtual?

“Pertemuan jarak jauh membuat kami gagal pada awalnya, tetapi kami dapat melakukannya dengan mudah. Inilah yang kami lakukan:

“Buat garis waktu: Tidak ada yang ingin menghadiri pertemuan tanpa mengetahui tujuannya atau mengapa itu diadakan. Peserta harus diberikan rencana terperinci yang mencakup topik penting, waktu mulai dan berakhir, peserta, dan bacaan yang diperlukan.

“Dengan agenda yang terencana dengan baik, setiap orang memiliki waktu untuk mempersiapkan sebelumnya dan mengetahui berapa lama pertemuan akan berlangsung sehingga mereka dapat mengatur hari-hari mereka sesuai dengan itu. Ini menjamin bahwa setiap orang memulai dari halaman yang sama.

“Siapkan pengingat: Undangan rapat dapat dengan mudah menghilang dalam aliran email, pesan, dan pemberitahuan lain yang diterima karyawan selama hari kerja. Untuk menghindari hal ini, kami menjadwalkan pengingat rapat otomatis setidaknya 15 menit hingga satu jam sebelumnya untuk memastikan tidak ada yang kehilangan jejak rapat.”

Membawa pergi:

Bagi David, mereka yang datang tanpa persiapan ke pertemuan bersiap menghadapi bencana. Pertama, buat tujuan pertemuan Anda jelas dengan rencana perjalanan yang lengkap. Pendekatan yang serampangan untuk rapat adalah praktik yang buruk dalam manajemen waktu, dan kontributor utama kejenuhan Zoom.

Kedua, gunakan alat penjadwalan seperti Appointlet untuk mengirim pengingat otomatis kepada peserta. Ini akan menghasilkan dividen dalam hal mencegah ketidakhadiran dan keterlambatan. Alat otomatis juga mengurangi tanggung jawab pribadi Anda, membantu memberikan keseimbangan dalam hidup Anda.

Aplikasi Penjadwalan untuk Volume Rapat Tinggi

Alastair McDermott menyelenggarakan podcast Otoritas yang Diakui, di mana dia membantu perusahaan menghasilkan prospek baru dengan wawasan terbaru.

T: Bagaimana perubahan rapat Anda pascapandemi?

“Saya telah beralih ke rapat jarak jauh 100%. Saya memiliki pasca-pandemi 2020 yang sangat sibuk, saya mengekspor kalender saya dan menemukan bahwa saya memiliki lebih dari 400 rapat & panggilan pada tahun 2020, saya tidak akan pernah bisa melakukannya tanpa tautan kalender.

“Setelah hampir kehabisan tenaga pada tahun 2020, saya telah mengurangi jumlah panggilan yang saya lakukan hingga ~50% dengan mengubah jenis pekerjaan yang saya lakukan dan klien yang saya lakukan.”

Membawa pergi:

Semua pertemuan Alastair berjalan jauh pada tahun 2020, sesuatu yang tidak akan mungkin terjadi tanpa tautan kalender. Namun, bahkan dengan kenyamanan itu, Zoom-kelelahan muncul. Saat itulah Alastair mengubah pekerjaannya sehingga dia tidak perlu mengakomodasi begitu banyak panggilan.

T: Apakah Anda memiliki kiat penjadwalan untuk rapat jarak jauh/virtual?

“Sekali lagi, saya suka menggunakan tautan kalender. Saya tahu beberapa orang berpikir mereka impersonal, tetapi perspektif saya adalah tentang bagaimana Anda berbicara tentang mereka. Jika Anda bertanya kepada orang lain apakah mereka memiliki tautan dan pada saat yang sama menawarkan seperti milik Anda, saya pikir itu baik-baik saja. ”

Membawa pergi:

Meskipun beberapa orang menganggapnya tidak pribadi, tautan kalender memudahkan penjadwalan. Jika Anda tekuk di bawah beban jadwal Anda, mereka dapat membuat perbedaan besar. Memanfaatkan kenyamanan seperti ini dapat membuat perbedaan besar dalam kehidupan pribadi Anda.

Jadikan Rapat Jarak Jauh Sukses

Bekerja di rumah membuat batas antara waktu kerja dan waktu istirahat menjadi sedikit kurang jelas. Perencanaan dan pengorganisasian pertemuan jarak jauh menjadi jauh lebih memberatkan daripada yang diperkirakan semula. Ternyata, penjadwalan, pengorganisasian, hosting, dan berbagi sesi jarak jauh membutuhkan banyak pekerjaan—terutama jika itu terjadi beberapa kali sehari.

Terima kasih kepada para pemimpin industri di atas, kami memiliki ide bagus tentang bagaimana merespons. Latihan membangun tim dapat membuat rapat lebih menyenangkan, perangkat lunak rapat asinkron membantu mengakomodasi jadwal, dan perangkat lunak rapat jarak jauh menyatukan semuanya. Menggunakan alat terbaik yang tersedia seperti Appointlet adalah cara terbaik untuk berinvestasi dalam keseimbangan kehidupan kerja Anda.