10 dicas de especialistas em B2B para encontrar o equilíbrio entre vida profissional e pessoal

Sejamos honestos. O escritório tradicional mudou desde o que era há alguns anos. A pandemia nos viu mudar nossos espaços de trabalho de rotinas previsíveis das 9 às 5 para reuniões remotas desajeitadas com colegas que acabaram de cair da cama. O equilíbrio entre vida profissional e pessoal das pessoas foi interrompido.

Provamos nossa criatividade, mas não sem estresse. Rimos, choramos e trabalhamos juntos por grandes distâncias, superadas por conexões de internet sobrecarregadas. À medida que as coisas começam a se acalmar com o final da Pandemia, é hora de avaliar os danos e encontrar um caminho a seguir.

A estranheza inicial do trabalho remoto está se tornando o novo normal, com muitos funcionários muito mais felizes em suas novas configurações mais flexíveis. Por outro lado, muitos funcionários viram sua vida profissional sangrando em seu tempo de qualidade, pois o trabalho remoto obscureceu a fronteira entre trabalho e lazer.

Nesse espírito, conversamos com onze influenciadores B2B para obter sua opinião sobre o equilíbrio da vida no mundo pós-COVID. Muitas dessas respostas nos surpreenderam e nos deram uma visão aprofundada sobre o assunto que esperamos compartilhar com você abaixo.

Preparar? Vamos mergulhar!

Mantendo o Profissional de Reuniões Remotas

Michael Buckbee é o fundador da GentlyUsedDomains , uma empresa de SEO focada na aquisição de domínios de alto valor que estão expirando.

P: Como eram suas reuniões antes da pandemia (remotas ou não)?

“Pré-pandemia, já éramos uma equipe remota com forte ênfase na venda remota. Para reuniões com pessoas externas à empresa, nós realmente nos esforçamos para ter uma aparência “profissional” com nossos antecedentes de reuniões, pois estávamos preocupados em ser percebidos como desfavorecidos ou menos profissionais, pois estávamos todos trabalhando em casa.”

Leve embora:

Michael já estava acostumado a um ambiente global devido à natureza mundial de seu trabalho. No entanto, uma coisa que permaneceu consistente foi seu desejo de fazer suas reuniões parecerem tão boas quanto possível. As telas verdes não eram suficientes, pois qualquer pessoa com Zoom pode fazer isso. Ele precisava ter um local agradável para transmitir.

P: Como suas reuniões mudaram após a pandemia?

“Em todo o setor, houve um grande relaxamento em relação ao que é considerado profissional em uma reunião. Eu tive inúmeras reuniões com executivos de grandes corporações onde eles estavam vestindo uma camiseta enquanto crianças e animais de estimação giravam ao fundo.”

Leve embora:

Antes da Pandemia, as reuniões profissionais eram uniformes em sua adesão às armadilhas da conduta profissional. Então, no entanto, os trabalhadores começaram a trazer sua atitude em casa para o trabalho em casa, e ninguém fez barulho. Desde então, as reuniões tornaram-se um pouco mais descontraídas e “divertidas”.

P: Você enfrentou alguma complicação de agendamento quando se trata de reuniões remotas?

“Com todo mundo trabalhando remotamente – e mudando para residências mais adequadas para trabalhar em casa – é necessário definir o fuso horário que você está designando em sua reunião e, em seguida, fazer as contas para colocá-lo no horário local de todos. Caso contrário, alguém cometerá um erro e chegará com uma hora de atraso.”

Leve embora:

Não há como disfarçar: as diferenças de fuso horário podem ser um problema real. Michael resolveu esse problema bloqueando o horário da reunião e garantindo que todos soubessem de acordo com seu fuso horário. Se até mesmo uma pessoa errar, isso pode arruinar a reunião. Automatizar a tradução de fuso horário com um aplicativo como o Appointlet é sempre uma solução boa e viável.

P: Você tem alguma dica de agendamento para reuniões remotas/virtuais?

“Às vezes, as pessoas se sentem desencorajadas quando você lhes pede para usar uma ferramenta de agendamento automatizado, então geralmente digo: 'Fico feliz em combinar um horário com você por e-mail ou, se for mais fácil, você pode usar meu link. ' 100% do tempo eles usam o link.”

Leve embora:

Às vezes, as melhores soluções são as mais simples. Nesse caso, está terceirizando o agendamento de reuniões para ferramentas como o Appointlet.

Apenas as Reuniões Remotas Essenciais

Georgi Todorov é o fundador do ThriveMyWay , um renomado blog focado em fornecer insights para empreendedores em todo o mundo.

P: Quais desafios você enfrentou com reuniões remotas?

“Nunca trabalhei em um escritório – sempre trabalhei online – mas, para mim, é importante que todas as reuniões que participo tenham um objetivo claro, e não seja apenas uma reunião de atualização ou apresentação de relatórios.”

“Para introvertidos como eu, as reuniões podem consumir muita energia, então penso no resultado que quero obter da reunião.”

Leve embora:

Quando os hábitos de trabalho ficam desequilibrados, eles podem começar a afetar nossas vidas cotidianas. É por isso que empresários como Todorov optam por não participar de videoconferências, a menos que sirvam a um propósito essencial. Existem outras maneiras de comunicar relatórios de reuniões, como Loom ou Slack Clips .

Software de agendamento e agendas de reuniões

James Norquay é o fundador da Prosperity Media , uma empresa especializada em SEO que atende uma clientela global.

P: Como eram suas reuniões antes da pandemia (remotas ou não)?

Tivemos mais reuniões presenciais em nosso escritório com clientes e parceiros. Agora podemos ter 1-2 por mês. Antes disso, tínhamos talvez 1-2 por dia.

Leve embora:

Antes da Pandemia, James realizava reuniões presenciais com substancialmente mais frequência. Agora - em um mundo dominado pelo Zoom - essas reuniões presenciais são realizadas apenas com uma fração da frequência e provavelmente reservadas para conversas críticas.

P: Como suas reuniões mudaram após a pandemia?

Temos muito mais reuniões pelo Google Meet e Zoom no mercado atual. As sessões também são mais curtas em relação ao passado.

Leve embora:

Para James, as reuniões costumavam ser um grande evento para o qual todos planejavam. Agora, eles são muito mais frequentes, improvisados ​​e diretos ao ponto. Uma reunião bem organizada capacita os trabalhadores a serem mais produtivos .

P: Você tem alguma dica de agendamento para reuniões remotas/virtuais?

“Primeiro, faça uso de diferentes ferramentas de agendamento ao organizar reuniões. Economiza tempo de todos. Em segundo lugar, ter uma agenda de reuniões e conseguir que alguém tome notas na reunião pode ser útil.”

“Finalmente, também pode ser bom gravar reuniões e compartilhar com os membros do horário em diferentes fusos horários.”

Leve embora:

O veredicto chegou: todos que fazem reuniões remotas adoram ferramentas de agendamento. Para a Prosperity Media, usar essas ferramentas para agendar e organizar reuniões tira uma carga enorme dos pés de seus funcionários. Para aqueles que estão em um fuso horário distante, ele recomenda compartilhar as gravações da sessão, para que não percam informações importantes.

Agendamento de pausas entre reuniões

Shayla Price é a fundadora do PrimoStats , um banco de dados pesquisável de estatísticas de marketing com curadoria.

P: Como suas reuniões mudaram após a pandemia e qual foi o impacto delas no equilíbrio entre vida profissional e pessoal?

“Minhas reuniões remotas dobraram após a pandemia. Nesse novo normal, a maioria das empresas tenta recriar a cadência das reuniões presenciais. Dos happy hours do Zoom às reuniões de equipe de uma hora, meus colegas e eu lutamos para encontrar o ajuste certo. É útil definir intervalos entre as reuniões, quando possível.”

Leve embora:

Para Shayla, ainda é um mundo de testes e experimentação enquanto sua equipe tenta resgatar o equilíbrio entre vida profissional e pessoal das linhas agora borradas entre trabalho e lazer. No entanto, uma coisa é certa: essas reuniões estão acontecendo com muito mais frequência. Ter reuniões frequentes não é necessariamente problemático, desde que você não exagere. Caso contrário, você corre o risco de deixar sua equipe exausta em frangalhos. Considere adicionar pausas ou tempos de buffer entre as reuniões para dar a si mesmo ( e à sua equipe ) um descanso.

P: Você enfrentou alguma complicação de agendamento quando se trata de reuniões remotas?

“Equilibrar a vida e o trabalho em casa traz complicações de agendamento. Como um novo pai, é importante ter flexibilidade na jornada de trabalho. Portanto, posso não conseguir participar de uma reunião remota às 8 da manhã ou participar de todas as reuniões da equipe devido a consultas médicas. ”

Leve embora:

Existem poucos casos em que o equilíbrio entre vida profissional e pessoal é mais relevante do que a maternidade. Como uma nova mãe com obrigações a cumprir, Shayla não pode comparecer a todas as reuniões. Em situações em que os membros da equipe não podem fazer reuniões, o software de gravação se torna mais útil do que nunca.

P: Você tem alguma dica de agendamento para reuniões remotas/virtuais?

“Esteja atento se você precisa de uma reunião ou não. Em seguida, convide apenas os principais interessados ​​e tenha uma agenda pronta. Se todos não puderem comparecer à reunião, grave-a.”

Leve embora:

Nem todo mundo precisa comparecer a todas as reuniões. Antes de enviar convites , certifique-se de que cada destinatário tenha um motivo válido para estar lá. Além disso, é uma boa prática permitir que alguém saia se o objetivo de participar da reunião estiver completo.

Tomar essas medidas simples tornará o equilíbrio entre vida profissional e pessoal mais fácil para todos, já que seus horários não serão tão pesados. Você só tem tanto tempo para reuniões e trabalho; você não pode ter tudo de uma vez.

Reuniões x Comunicação Assíncrona

Matt Redler é o fundador e CEO da Panther , uma plataforma de contratação de última geração.

P: Você pode sugerir alguma dica para agendar reuniões remotas em diferentes fusos horários?

“Reuniões em fusos horários são mais importantes do que nunca, pois o trabalho remoto oferece aos empregadores acesso a um pool global de talentos. Como resultado, ferramentas que comparam vários calendários ou enviam links de pessoas para reservar slots em seu próprio fuso horário são úteis.

“Outra coisa a considerar ao trabalhar com equipes remotas é: 'Isso realmente precisa ser uma reunião? Talvez não.' É aí que a comunicação assíncrona entra em cena, um termo que usamos para culturas em que os funcionários não estão no limite o dia todo, respondendo a mensagens imediatamente ou pulando em uma ligação em um piscar de olhos.

“Quando feita de forma eficaz, a comunicação assíncrona significa que as pessoas podem realizar um trabalho profundo quando funciona melhor para elas, levando a uma maior produtividade e eficiência.

“Isso funciona melhor quando há expectativas claras sobre a rapidez com que as pessoas devem responder às mensagens, quais mensagens são mais urgentes do que outras e, é claro, em quais cenários é simplesmente melhor entrar em uma reunião remota. Portanto, há um tempo para reuniões remotas e um tempo para comunicação assíncrona.”

Leve embora:

Tempos de pressão são propensos a provocar crises de criatividade, e a Pandemia não foi exceção. As reuniões remotas provaram ser imensamente úteis para diminuir as distâncias provocadas pela quarentena – algo que não seria possível 20 anos atrás.

No entanto, ainda deixou a desejar. A mudança radical de horários tornou as reuniões de planejamento agitadas e muitas vezes impossíveis. “É mesmo possível planejar esta reunião, e é mesmo necessário?” Assim nasceu o software de reunião assíncrona , um grande presente para o gerenciamento de tempo.

Combatendo a fadiga do zoom

Brian Casel é o fundador da ZipMessage , uma plataforma de mensagens de vídeo assíncrona.

P: Você enfrentou alguma complicação de agendamento quando se trata de reuniões remotas?

“ A fadiga do zoom é um problema real para muitas equipes remotas atualmente. Colegas de equipe e clientes estão descobrindo que não estão trabalhando de forma produtiva quando muito do seu tempo é preenchido com chamadas de Zoom.”

Leve embora:

Nos últimos tempos, os profissionais encontraram uma desilusão coletiva com o fenômeno da “fadiga do zoom”. Gestores do mundo: só porque você pode realizar uma reunião não significa que você deva . Manter as obrigações no mínimo é a chave para o bem-estar no local de trabalho.

Socialização em reuniões: a regra dos 8%

Michael Alexis é o CEO da Teambuilding , uma renomada empresa focada em melhorar a dinâmica de grupo em todo o mundo.

P: Você tem alguma dica de agendamento para reuniões remotas/virtuais?

“Minha dica número 1 para reuniões remotas é adicionar um buffer de cinco minutos ao seu horário agendado. Esses cinco minutos permitem seguir a Regra dos 8%, que estabelece que 8% do tempo em qualquer reunião deve ser dedicado a atividades divertidas e sociais.

“Por exemplo, você pode fazer uma rápida rodada de perguntas de quebra-gelo ou algumas perguntas triviais. Esse momento é tão importante – especialmente pós-pandemia – porque promove vínculo, melhor comunicação, engajamento e muito mais. Você terá reuniões mais eficientes e equipes mais eficazes!”

Leve embora:

A partir de sua experiência na formação de equipes, Michael oferece alguns conselhos únicos e valiosos aos gerentes: dedique algumas de suas reuniões à diversão! Ele argumenta que reuniões divertidas tornam as equipes melhores e mais produtivas em todos os aspectos.

Procurando profissional em videoconferências

Ben Walker é o fundador e CEO da Transcription Outsourcing, uma empresa que atende organizações em todo o mundo com excelentes serviços de transcrição.

P: Que informações você gostaria de compartilhar sobre reuniões remotas?

“Eu sugiro que você se vista para a ocasião, tome banho e penteie o cabelo. Acho que pode parecer ruim se você ou outra pessoa na reunião não estiver totalmente preparada e vestida para o trabalho.

“Sei que esta é uma ligação remota e muitas pessoas estarão trabalhando em casa; Eu ainda acho que isso mostra que você está pronto para ir e totalmente investido na reunião. Mesmo que isso signifique uma camiseta e jeans, certifique-se de que a camiseta esteja limpa e não tenha buracos ou manchas.”

Leve embora:

Embora algumas empresas tenham aceitado a “casualização” das reuniões remotas, Ben se opõe a esse sentimento. Em vez disso, ele acredita que, mesmo que um participante esteja participando do conforto de casa, ele ainda é um profissional e deve agir como um.

Se alguém dá a impressão de que não leva seu trabalho a sério, isso pode afetar negativamente o moral dos funcionários e as impressões dos clientes.

Agendas de reuniões com lembretes automatizados

David Bitton é cofundador e CMO da DoorLoop , uma solução abrangente de gerenciamento de propriedades.

P: Você tem alguma dica de agendamento para reuniões remotas/virtuais?

“Reuniões remotas nos levaram a um loop no início, mas conseguimos fazer isso sem esforço. Isto é o que nós fizemos:

“Crie uma linha do tempo: ninguém quer participar de uma reunião sem conhecer seus objetivos ou por que ela está sendo realizada. Os participantes devem receber um plano detalhado que inclua tópicos essenciais, horários de início e término, participantes e qualquer leitura necessária.

“Com uma agenda bem planejada, todos têm tempo para se preparar com antecedência e ter uma noção de quanto tempo a reunião vai durar para que possam organizar seus dias de acordo. Isso garante que todos comecem na mesma página.

“Configure um lembrete: os convites para reuniões podem desaparecer facilmente no fluxo de e-mails, mensagens e outras notificações que os funcionários recebem durante um dia de trabalho. Para evitar isso, agendamos lembretes automáticos de reuniões com pelo menos 15 minutos a uma hora de antecedência para garantir que ninguém perca o controle das reuniões.”

Leve embora:

Para David, aqueles que vêm despreparados para as reuniões se preparam para o desastre. Primeiro, deixe claros os objetivos da sua reunião com um itinerário completo. Uma abordagem aleatória para reuniões é uma prática ruim no gerenciamento de tempo e um dos principais contribuintes para o esgotamento do Zoom.

Segundo, use uma ferramenta de agendamento como o Appointlet para enviar lembretes automatizados aos participantes. Isso renderá dividendos em termos de prevenção de faltas e atrasos. Ferramentas automatizadas também reduzem suas responsabilidades pessoais, ajudando a dar o presente do equilíbrio em sua vida.

Aplicativos de agendamento para grandes volumes de reuniões

Alastair McDermott apresenta o podcast Recognized Authority, onde ajuda as empresas a gerar novos leads com os insights mais recentes.

P: Como suas reuniões mudaram após a pandemia?

“Mudei para reuniões 100% remotas. Tive um 2020 super ocupado pós-pandemia, exportei meu calendário e descobri que tinha mais de 400 reuniões e chamadas em 2020, nunca poderia ter feito isso sem links de calendário.

“Depois de quase esgotar em 2020, reduzi o número de chamadas que faço em ~ 50%, alterando o tipo de trabalho que faço e os clientes para os quais o faço.”

Leve embora:

Todas as reuniões de Alastair foram remotas em 2020, algo que não seria possível sem links de calendário. No entanto, mesmo com essa conveniência, o cansaço do Zoom se instalou. Foi quando Alastair mudou seu trabalho para não ter que atender tantas ligações.

P: Você tem alguma dica de agendamento para reuniões remotas/virtuais?

“Mais uma vez, eu gosto de usar links de calendário. Eu sei que algumas pessoas pensam que são impessoais, mas minha perspectiva é sobre como você fala sobre elas. Se você perguntar à outra pessoa se ela tem um link e ao mesmo tempo oferecer o seu, acho que está tudo bem.”

Leve embora:

Mesmo que alguns os considerem impessoais, os links de calendário facilitam o agendamento. Se você está se curvando sob o peso de sua agenda, eles podem fazer uma grande diferença. Aproveitar conveniências como essas pode fazer uma grande diferença em sua vida pessoal.

Faça das reuniões remotas um sucesso

Trabalhar em casa tornou as linhas entre trabalho e folga um pouco menos claras. O planejamento e a organização de reuniões remotas tornaram-se muito mais onerosos do que o inicialmente previsto. Acontece que agendar, organizar, hospedar e compartilhar sessões remotas exige muito trabalho, especialmente se estiver acontecendo várias vezes ao dia.

Graças aos líderes do setor acima, temos uma boa ideia de como responder. Os exercícios de formação de equipe podem tornar as reuniões mais divertidas, o software de reunião assíncrona ajuda a acomodar agendas e o software de reunião remota une tudo isso. Usar as melhores ferramentas disponíveis, como o Appointlet , é a melhor maneira de investir no equilíbrio entre vida profissional e pessoal.