10 советов от экспертов B2B по поиску баланса между работой и личной жизнью
Опубликовано: 2022-03-30Будем честны. Традиционный офис изменился по сравнению с тем, каким он был еще пару лет назад. Пандемия привела к тому, что мы сменили свое рабочее место с предсказуемой рутины с 9 до 17 на неловкие удаленные встречи с коллегами, которые просто упали с кровати. Баланс между работой и личной жизнью у людей нарушен.
Мы доказали свою креативность, но не без стресса. Мы смеялись, плакали и работали вместе на больших расстояниях, соединенных перегруженными интернет-соединениями. Когда с окончанием пандемии все начинает налаживаться, пришло время оценить ущерб и найти путь вперед.
Первоначальная странность удаленной работы становится новой нормой, и многие сотрудники гораздо счастливее в своих новых, более гибких условиях. С другой стороны, многие сотрудники обнаружили, что их рабочая жизнь перетекает в их качественное время, поскольку удаленная работа стирает границу между работой и отдыхом.
В этом духе мы поговорили с одиннадцатью влиятельными лицами B2B, чтобы узнать их мнение о балансе между миром и жизнью в мире после COVID. Многие из этих ответов удивили нас и дали нам более глубокое понимание предмета, которым мы надеемся поделиться с вами ниже.
Готовый? Давайте погрузимся!
Обеспечение профессионального уровня удаленных совещаний
Майкл Бакби является основателем GentlyUsedDomains , SEO-фирмы, специализирующейся на приобретении дорогостоящих доменов с истекающим сроком действия.
В: Как выглядели ваши встречи до пандемии (дистанционно или нет)?
«До пандемии мы уже были удаленной командой с большим упором на удаленные продажи. Для встреч с людьми, не относящимися к компании, мы действительно стремились к «профессиональному» виду с нашим фоном встреч, поскольку мы беспокоились о том, что нас будут воспринимать как низкопробных или менее профессиональных, поскольку мы все работали из дома».
Еда на вынос:
Майкл уже привык к глобальной среде из-за глобального характера его работы. Однако одной вещью, которая оставалась неизменной, было его желание, чтобы его встречи выглядели как можно лучше. Зеленых экранов было недостаточно, так как это может сделать любой, у кого есть Zoom. Ему нужно было удобное место для трансляции.
В: Как изменились ваши встречи после пандемии?
«В масштабах всей индустрии произошло большое расслабление с точки зрения того, что считается профессиональным на встрече. У меня было множество встреч с руководителями крупных корпораций, где они были одеты в футболки, а дети и домашние животные кружились вокруг на заднем плане».
Еда на вынос:
До пандемии профессиональные собрания были единообразны в своей приверженности атрибутам профессионального поведения. Потом, однако, рабочие стали привносить свое надомное отношение к надомному труду, и никто не поднимал шума. С тех пор встречи стали чуть более непринужденными и «веселыми».
В: Сталкивались ли вы с какими-либо сложностями при планировании удаленных совещаний?
«Поскольку все работают удаленно — и переезжают в места жительства, которые лучше подходят для работы из дома, — необходимо зафиксировать часовой пояс, который вы назначаете на своем собрании, а затем выполнить расчеты, чтобы перевести его в местное время каждого. В противном случае кто-то совершит ошибку и опоздает на час».
Еда на вынос:
Это не приукрашивание: разница в часовых поясах может быть реальной проблемой. Майкл решил эту проблему, зафиксировав время встречи и убедившись, что все знали его в соответствии со своим часовым поясом. Если хотя бы один человек ошибется, это может испортить встречу. Автоматизация перевода часовых поясов с помощью такого приложения, как Appointlet, всегда является хорошим и работоспособным решением.
В: Есть ли у вас какие-либо советы по планированию удаленных/виртуальных совещаний?
«Иногда людей раздражает, когда вы просите их использовать инструмент автоматического планирования, поэтому я обычно говорю: «Я буду рад договориться с вами о времени по электронной почте или, если это проще, вы можете использовать мою ссылку». ' 100% времени они используют ссылку».
Еда на вынос:
Иногда лучшие решения — самые простые. В данном случае планирование встреч передается на аутсорсинг таким инструментам, как Appointlet.
Только важные удаленные встречи
Георгий Тодоров является основателем ThriveMyWay , известного блога, посвященного предоставлению информации предпринимателям по всему миру.
В: С какими проблемами вы столкнулись при проведении удаленных совещаний?
«Я никогда не работал в офисе — я всегда работал в Интернете, — но для меня важно, чтобы у каждой встречи, на которую я хожу, была четкая цель, а не просто наверстывание или отчетная встреча».
«Для таких интровертов, как я, встречи могут быть энергозатратными, поэтому я думаю о результате, который я хочу получить от встречи».
Еда на вынос:
Когда рабочие привычки выходят из равновесия, они могут начать сказываться на нашей повседневной жизни. Вот почему владельцы бизнеса, такие как Тодоров, отказываются от видеоконференций, если они не служат существенной цели. Существуют и другие способы передачи отчетов о собраниях, например Loom или Slack Clips .
Программное обеспечение для планирования и повестки дня встреч
Джеймс Норквей — основатель Prosperity Media , специализированной SEO-компании, обслуживающей глобальную клиентуру.
В: Как выглядели ваши встречи до пандемии (дистанционно или нет)?
У нас стало больше личных встреч в офисе с клиентами и партнерами. Теперь у нас может быть 1-2 в месяц. До этого у нас было, может быть, 1-2 раза в день.
Еда на вынос:
До пандемии Джеймс значительно чаще проводил личные встречи. Теперь — в мире, где доминирует Zoom — эти личные встречи проводятся лишь в несколько раз реже и, вероятно, зарезервированы для критических разговоров.
В: Как изменились ваши встречи после пандемии?
На сегодняшнем рынке у нас гораздо больше встреч с помощью Google Meet и Zoom. Сессии также короче по сравнению с прошлым.
Еда на вынос:
Для Джеймса встречи были большим событием, которое все планировали. Теперь они гораздо чаще, экспромтом и по делу. Хорошо организованное совещание позволяет сотрудникам работать более продуктивно .
В: Есть ли у вас какие-либо советы по планированию удаленных/виртуальных совещаний?
«Во-первых, используйте различные инструменты планирования при организации встреч. Это экономит всем время. Во-вторых, может быть полезно иметь повестку дня собрания и попросить кого-нибудь делать заметки на собрании».
«Наконец, также может быть полезно записывать встречи и делиться ими с участниками, находящимися в разных часовых поясах».
Еда на вынос:
Вердикт вынесен: всем, кто проводит удаленные встречи, нравятся инструменты планирования. Для Prosperity Media использование этих инструментов для планирования и организации встреч снимает огромную нагрузку с ног его сотрудников. Тем, кто живет далеко от часового пояса, он рекомендует делиться записями сеанса, чтобы не пропустить важную информацию.
Планирование перерывов между встречами
Шейла Прайс является основателем PrimoStats , базы данных кураторской маркетинговой статистики с возможностью поиска.
В: Как изменились ваши встречи после пандемии и как они повлияли на баланс между работой и личной жизнью?
«После пандемии количество моих удаленных встреч удвоилось. В этих новых условиях большинство компаний пытаются воссоздать ритм личных встреч. От «счастливых часов» в Zoom до часовых совещаний персонала — мы с коллегами изо всех сил пытаемся найти то, что подходит. Когда это возможно, полезно устанавливать перерывы между встречами».
Еда на вынос:
Для Шейлы это по-прежнему мир испытаний и экспериментов, поскольку ее команда пытается восстановить баланс между работой и личной жизнью из-за размытых границ между работой и отдыхом. Однако одно можно сказать точно: такие встречи случаются гораздо чаще. Частые встречи не обязательно проблематичны, если вы не переусердствуете. В противном случае вы рискуете оставить свою измученную команду в руинах. Рассмотрите возможность добавления перерывов или буферного времени между встречами, чтобы дать себе ( и вашей команде ) передышку.
В: Сталкивались ли вы с какими-либо сложностями при планировании удаленных совещаний?
«Совмещение жизни и работы дома приводит к сложностям с расписанием. Как новый родитель, важно иметь гибкость в рабочем дне. Таким образом, я могу быть не в состоянии участвовать в удаленном собрании в 8 утра или посещать каждое собрание персонала из-за назначений врача».
Еда на вынос:
Есть несколько случаев, когда баланс между работой и личной жизнью более актуален, чем материнство. Как новоиспеченный родитель, которому нужно выполнять обязательства, Шейла не может приходить на каждое собрание. В ситуациях, когда члены команды не могут проводить встречи, программное обеспечение для записи становится как никогда полезным.
В: Есть ли у вас какие-либо советы по планированию удаленных/виртуальных совещаний?
«Обратите внимание на то, нужна ли вам встреча или нет. Затем пригласите только ключевые заинтересованные стороны и подготовьте повестку дня. Если все не могут прийти на собрание, запишите его».
Еда на вынос:
Не всем нужно появляться на каждой встрече. Прежде чем рассылать приглашения , убедитесь, что у каждого получателя есть веская причина для присутствия. Кроме того, рекомендуется разрешить кому-либо уйти, если его цель посещения собрания достигнута.
Принятие этих простых мер облегчит баланс между работой и личной жизнью для всех, поскольку их графики не будут такими обременительными. У вас есть столько времени только для встреч и работы; вы не можете иметь все это сразу.
Совещания против асинхронного общения
Мэтт Редлер — основатель и генеральный директор Panther , платформы для найма нового поколения.
В: Можете ли вы предложить какие-либо советы по планированию удаленных совещаний в разных часовых поясах?
«Встречи в разных часовых поясах важны как никогда, поскольку удаленная работа дает работодателям доступ к глобальному кадровому резерву. В результате инструменты, которые сравнивают несколько календарей или отправляют людям ссылки на места для бронирования в их собственном часовом поясе, пригодятся.
«Еще одна вещь, которую следует учитывать при работе с удаленными командами: «Действительно ли это должна быть встреча? Возможно нет.' Вот где в игру вступает асинхронная коммуникация — термин, который мы используем для культур, в которых сотрудники не находятся в постоянном напряжении весь день, немедленно отвечая на сообщения или прыгая на вызов в мгновение ока.
«При эффективном использовании асинхронная коммуникация означает, что люди могут выполнять серьезную работу в удобное для них время, что приводит к повышению производительности и эффективности.
«Это работает лучше всего, когда есть четкие ожидания относительно того, как быстро люди должны отвечать на сообщения, какие сообщения являются более срочными, чем другие, и, конечно же, в каких сценариях лучше просто перейти на удаленную встречу. Так что есть время для удаленных встреч и время для асинхронного общения».
Еда на вынос:
Времена принуждения провоцируют приступы творчества, и пандемия не стала исключением. Удаленные встречи оказались чрезвычайно полезными для преодоления расстояний, вызванных карантином, что было невозможно 20 лет назад.
Тем не менее, это все еще оставляло желать лучшего. Радикальное изменение расписания сделало встречи по планированию беспокойными и часто невозможными. «Можно ли вообще спланировать эту встречу, да и нужно ли?» Так родилось программное обеспечение для асинхронных совещаний , огромный подарок тайм-менеджменту.
Борьба с усталостью от Zoom
Брайан Кэсел — основатель ZipMessage , платформы для асинхронного обмена видеосообщениями.
В: Сталкивались ли вы с какими-либо сложностями при планировании удаленных совещаний?
« Усталость от Zoom — настоящая проблема для многих удаленных команд в наши дни. Как товарищи по команде, так и клиенты обнаруживают, что они не работают продуктивно, когда так много их времени занято звонками в Zoom».
Еда на вынос:
В последнее время профессионалы столкнулись с коллективным разочарованием в феномене «усталости от масштабирования». Мировые менеджеры: то, что вы можете провести собрание, не означает, что вы должны это делать . Сведение обязательств к минимуму является ключом к хорошему самочувствию на рабочем месте.
Общение на собраниях: правило 8%
Майкл Алексис — генеральный директор Teambuilding , известной фирмы, занимающейся улучшением групповой динамики во всем мире.
В: Есть ли у вас какие-либо советы по планированию удаленных/виртуальных совещаний?
«Мой совет № 1 для удаленных совещаний — добавить пятиминутный буфер к запланированному времени. Эти пять минут позволяют следовать правилу 8%, которое гласит, что 8% времени на любой встрече должно быть посвящено веселью и общественной деятельности.
«Например, вы можете задать несколько вопросов на ледоколе или несколько простых подсказок. Это время так важно, особенно после пандемии, потому что оно способствует сближению, лучшему общению, вовлечению и многому другому. У вас будет больше эффективных совещаний и более эффективных команд!»
Еда на вынос:
Основываясь на своем опыте построения команды, Майкл предлагает менеджерам уникальный и ценный совет: посвятите часть своих встреч веселью! Он утверждает, что веселые встречи делают команды лучше и продуктивнее во всех отношениях.
Ищу профессионала в видеоконференциях
Бен Уокер является основателем и генеральным директором Transcription Outsourcing, фирмы, предоставляющей организациям по всему миру первоклассные услуги по транскрипции.
Вопрос: Что бы вы хотели рассказать об удаленных собраниях?
«Я настоятельно рекомендую вам одеться по случаю, принять душ и причесаться. Я думаю, что это может плохо выглядеть, если вы или кто-то еще на собрании не полностью подготовлен и не одет для работы.
«Я понимаю, что это удаленный звонок, и многие люди будут работать из дома; Я по-прежнему думаю, что это показывает, что вы готовы идти и полностью вовлечены в встречу. Даже если это означает футболку и джинсы, убедитесь, что футболка чистая и на ней нет дыр или пятен».
Еда на вынос:
В то время как некоторые фирмы приняли «казуализацию» удаленных совещаний, Бен выступает против этого мнения. Вместо этого он считает, что даже если участник присоединяется, не выходя из дома, он все равно остается профессионалом и должен вести себя соответственно.
Если кто-то производит впечатление, что он не относится к своей работе серьезно, это может негативно сказаться на моральном духе сотрудников и впечатлениях клиентов.
Повестки дня встреч с автоматическими напоминаниями
Дэвид Биттон — соучредитель и директор по маркетингу DoorLoop , комплексного решения для управления недвижимостью.
В: Есть ли у вас какие-либо советы по планированию удаленных/виртуальных совещаний?
«Удаленные встречи поначалу сбивали нас с толку, но мы справились без особых усилий. Вот что мы сделали:
«Создайте временную шкалу: никто не захочет посещать собрание, не зная его целей или причин, по которым оно проводится. Участникам должен быть предоставлен подробный план, включающий основные темы, время начала и окончания, участников и любую необходимую литературу.
«Благодаря хорошо спланированной повестке дня у каждого есть время подготовиться заранее и понять, сколько времени продлится встреча, чтобы соответствующим образом организовать свой день. Это гарантирует, что все начнут с одной страницы.
«Настройте напоминание: приглашения на встречи могут легко исчезнуть в потоке электронных писем, сообщений и других уведомлений, которые сотрудники получают в течение рабочего дня. Чтобы избежать этого, мы планируем автоматические напоминания о встречах не менее чем за 15 минут до часа, чтобы никто не потерял информацию о встречах».
Еда на вынос:
Для Давида те, кто приходит на встречи неподготовленными, готовятся к катастрофе. Во-первых, проясните цели вашей встречи с полным маршрутом. Бессистемный подход к собраниям — это плохая практика тайм-менеджмента и основная причина выгорания в Zoom.
Во-вторых, используйте инструмент планирования, например Appointlet, для отправки автоматических напоминаний участникам. Это принесет дивиденды с точки зрения предотвращения пропусков и опозданий. Автоматизированные инструменты также уменьшают вашу личную ответственность, помогая даровать баланс в вашей жизни.
Планирование приложений для большого количества совещаний
Аластер Макдермотт ведет подкаст «Признанные авторитеты», в котором он помогает фирмам привлекать новых потенциальных клиентов с помощью новейшей информации.
В: Как изменились ваши встречи после пандемии?
«Я перешел на 100% дистанционные встречи. У меня был очень загруженный 2020 год после пандемии, я экспортировал свой календарь и обнаружил, что в 2020 году у меня было более 400 встреч и звонков, я бы никогда не смог сделать это без ссылок на календарь.
«После того, как в 2020 году я почти выгорел, я сократил количество звонков, которые я делаю, примерно на 50%, изменив тип работы, которую я выполняю, и клиентов, для которых я это делаю».
Еда на вынос:
В 2020 году все встречи Аластера стали дистанционными, что было бы невозможно без привязки к календарю. Однако даже при таком удобстве наступила усталость от Zoom. Именно тогда Аластер изменил свою работу, чтобы ему не приходилось принимать столько звонков.
В: Есть ли у вас какие-либо советы по планированию удаленных/виртуальных совещаний?
«Опять же, мне нравится использовать ссылки календаря. Я знаю, что некоторые люди думают, что они безличны, но моя точка зрения заключается в том, как вы говорите о них. Если вы спросите другого человека, есть ли у него ссылка, и в то же время предложите ее как свою, я думаю, это абсолютно нормально».
Еда на вынос:
Даже если некоторые считают их безличными, ссылки на календарь облегчают планирование. Если вы сгибаетесь под тяжестью своего графика, они могут иметь большое значение. Использование таких удобств может иметь большое значение в вашей личной жизни.
Сделайте удаленные встречи успешными
Работа дома сделала грань между работой и отдыхом немного менее четкой. Планирование и организация удаленных совещаний стали гораздо более обременительными, чем предполагалось изначально. Как оказалось, планирование, организация, размещение и совместное использование удаленных сеансов требует много работы, особенно если это происходит несколько раз в день.
Благодаря вышеупомянутым лидерам отрасли у нас есть хорошее представление о том, как реагировать. Упражнения по построению команды могут сделать встречи более увлекательными, программное обеспечение для асинхронных собраний помогает согласовать расписания, а программное обеспечение для удаленных собраний связывает все это воедино. Использование лучших доступных инструментов, таких как Appointlet , — лучший способ инвестировать в баланс между работой и личной жизнью.