10 consejos de expertos B2B para encontrar el equilibrio entre el trabajo y la vida personal

Seamos honestos. La oficina tradicional ha cambiado de lo que era incluso hace un par de años. La pandemia nos vio cambiar nuestros espacios de trabajo de rutinas predecibles de 9 a 5 a reuniones remotas incómodas con colegas que simplemente se caían de la cama. El equilibrio entre la vida laboral y personal de las personas se ha visto interrumpido.

Probamos nuestra creatividad, pero no sin estrés. Reímos, lloramos y trabajamos juntos a través de grandes distancias salvadas por conexiones de Internet entorpecidas. A medida que las cosas comienzan a calmarse con el final de la pandemia, es hora de evaluar el daño y encontrar el camino a seguir.

La rareza inicial del trabajo remoto se está convirtiendo en la nueva normalidad, con muchos empleados mucho más felices en sus nuevas configuraciones más flexibles. Por otro lado, muchos empleados descubrieron que su vida laboral se desvanecía en su tiempo de calidad a medida que el trabajo remoto desdibujaba el límite entre el trabajo y el juego.

Con ese espíritu, hablamos con once personas influyentes B2B para obtener su opinión sobre el equilibrio de la vida mundial en el mundo posterior a COVID. Muchas de estas respuestas nos sorprendieron y nos dieron una visión profunda del tema que esperamos compartir con ustedes a continuación.

¿Listo? ¡Vamos a sumergirnos!

Manteniendo las reuniones remotas profesionales

Michael Buckbee es el fundador de GentlyUsedDomains , una empresa de SEO enfocada en adquirir dominios de alto valor que están por vencer.

P: ¿Cómo se veían sus reuniones antes de la pandemia (remotas o no)?

“Antes de la pandemia, ya éramos un equipo remoto con un gran énfasis en la venta remota. Para las reuniones con personas externas a la empresa, realmente nos esforzamos por lograr un aspecto "profesional" con nuestros antecedentes de reuniones, ya que nos preocupaba que nos percibieran como de bajo nivel o menos profesionales, ya que todos trabajábamos desde casa".

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Michael ya estaba acostumbrado a un entorno global debido a la naturaleza mundial de su trabajo. Sin embargo, una cosa que se mantuvo constante fue su deseo de hacer que sus reuniones se vieran lo mejor posible. Las pantallas verdes no fueron suficientes, ya que cualquiera con Zoom puede hacerlo. Necesitaba tener un lugar agradable para transmitir.

P: ¿Cómo han cambiado sus reuniones después de la pandemia?

“En toda la industria, ha habido una gran relajación en términos de lo que se considera profesional en una reunión. He tenido numerosas reuniones con ejecutivos de grandes corporaciones en las que visten una camiseta mientras los niños y las mascotas dan vueltas en el fondo”.

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Antes de la pandemia, las reuniones profesionales eran uniformes en cuanto a su adhesión a las trampas de la conducta profesional. Luego, sin embargo, los trabajadores comenzaron a llevar su actitud hogareña al trabajo doméstico, y nadie armó un escándalo. Desde entonces, las reuniones se han vuelto un poco más relajadas y “divertidas”.

P: ¿Se ha enfrentado a alguna complicación de programación cuando se trata de reuniones remotas?

“Con todo el mundo trabajando de forma remota y mudándose a residencias más adecuadas para trabajar desde casa, es necesario bloquear la zona horaria que está designando en su reunión y luego hacer los cálculos para ponerla en la hora local de todos. De lo contrario, alguien cometerá un error y llegará una hora tarde”.

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No hay que disfrazarlo: las diferencias de zona horaria pueden ser un problema real. Michael resolvió este problema bloqueando la hora de la reunión y asegurándose de que todos la supieran de acuerdo con su zona horaria. Si una sola persona se equivoca, puede arruinar la reunión. Automatizar la traducción de la zona horaria con una aplicación como Appointlet siempre es una buena solución viable.

P: ¿Tiene algún consejo de programación para reuniones remotas/virtuales?

“A veces, las personas se sienten desanimadas cuando les pides que usen una herramienta de programación automática, por lo que generalmente les digo: 'Estoy feliz de programar un horario contigo por correo electrónico o, si es más fácil, puedes usar mi enlace'. ' El 100% de las veces usan el enlace”.

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A veces las mejores soluciones son las más sencillas. En este caso, se trata de externalizar la programación de reuniones a herramientas como Appointlet.

Solo las Reuniones Remotas Esenciales

Georgi Todorov es el fundador de ThriveMyWay , un blog de renombre centrado en brindar información a los empresarios de todo el mundo.

P: ¿Qué desafíos ha enfrentado con las reuniones remotas?

“Nunca trabajé en una oficina, siempre trabajé en línea, pero para mí es importante que cada reunión a la que asista tenga un objetivo claro, y no sea solo una reunión para ponerse al día o informar”.

“Para los introvertidos como yo, las reuniones pueden consumir mucha energía, así que pienso en el resultado que quiero obtener de la reunión”.

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Cuando los hábitos de trabajo se desequilibran, pueden comenzar a afectar nuestra vida cotidiana. Es por eso que los dueños de negocios como Todorov optan por no participar en las videoconferencias a menos que tengan un propósito esencial. Hay otras formas de comunicar informes de reuniones, como Loom o Slack Clips .

Software de programación y agendas de reuniones

James Norquay es el fundador de Prosperity Media , una empresa especializada en SEO que atiende a una clientela global.

P: ¿Cómo se veían sus reuniones antes de la pandemia (remotas o no)?

Tuvimos más reuniones en persona en nuestra oficina con clientes y socios. Ahora podríamos tener 1-2 al mes. Antes de esto, teníamos tal vez 1-2 al día.

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Antes de la pandemia, James celebraba reuniones en persona con mucha más frecuencia. Ahora, en un mundo dominado por Zoom, esas reuniones en persona se llevan a cabo con una frecuencia menor y probablemente se reservan para conversaciones críticas.

P: ¿Cómo han cambiado sus reuniones después de la pandemia?

Tenemos muchas más reuniones sobre Google Meet y Zoom en el mercado actual. Las sesiones también son más cortas que en el pasado.

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Para James, las reuniones solían ser un gran evento que todos planeaban. Ahora, son mucho más frecuentes, improvisadas y al grano. Una reunión bien organizada empodera a los trabajadores para que sean más productivos .

P: ¿Tiene algún consejo de programación para reuniones remotas/virtuales?

“Primero, utilice diferentes herramientas de programación cuando organice reuniones. Les ahorra tiempo a todos. En segundo lugar, puede ser útil tener una agenda para la reunión y conseguir que alguien tome notas en la reunión”.

"Finalmente, también puede ser bueno grabar reuniones y compartir con miembros de tiempo en diferentes zonas horarias".

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El veredicto es: a todos los que realizan reuniones remotas les encantan las herramientas de programación. Para Prosperity Media, el uso de esas herramientas para programar y organizar reuniones quita una enorme carga de trabajo a sus empleados. Para aquellos en una zona horaria lejana, recomienda compartir las grabaciones de la sesión, para que no se pierdan información importante.

Programación de descansos entre reuniones

Shayla Price es la fundadora de PrimoStats , una base de datos de búsqueda de estadísticas de marketing seleccionadas.

P: ¿Cómo han cambiado sus reuniones después de la pandemia y cuál ha sido su impacto en el equilibrio entre la vida laboral y personal?

“Mis reuniones remotas se han duplicado después de la pandemia. En esta nueva normalidad, la mayoría de las empresas intentan recrear la cadencia de las reuniones presenciales. Desde las horas felices de Zoom hasta las reuniones de personal de una hora, mis colegas y yo luchamos por encontrar la opción adecuada. Es útil establecer descansos entre reuniones, cuando sea posible”.

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Para Shayla, sigue siendo un mundo de pruebas y experimentación mientras su equipo intenta redimir el equilibrio entre el trabajo y la vida personal de las líneas ahora borrosas entre el trabajo y el ocio. Sin embargo, una cosa es segura: estas reuniones ocurren con mucha más frecuencia. Tener reuniones frecuentes no es necesariamente problemático, suponiendo que no se exceda. De lo contrario, corre el riesgo de dejar a su exhausto equipo en ruinas. Considere agregar descansos o tiempos intermedios entre reuniones para darse un respiro ( y a su equipo ).

P: ¿Se ha enfrentado a alguna complicación de programación cuando se trata de reuniones remotas?

“Equilibrar la vida y el trabajo en casa trae complicaciones de programación. Como padre primerizo, es importante tener flexibilidad en la jornada laboral. Por lo tanto, es posible que no pueda participar en una reunión remota a las 8 am o asistir a todas las reuniones del personal debido a las citas con el médico”.

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Hay pocos casos en los que el equilibrio entre el trabajo y la vida es más relevante que la maternidad. Como madre primeriza con obligaciones que cumplir, Shayla no puede asistir a todas las reuniones. En situaciones en las que los miembros del equipo no pueden asistir a las reuniones, el software de grabación se vuelve más útil que nunca.

P: ¿Tiene algún consejo de programación para reuniones remotas/virtuales?

“Tenga en cuenta si necesita una reunión o no. Luego, invite solo a las partes interesadas clave y tenga una agenda lista. Si no todos pueden asistir a la reunión, grábela”.

Quitar:

No todo el mundo tiene que presentarse en todas las reuniones. Antes de enviar invitaciones , asegúrese de que cada destinatario tenga una razón válida para estar allí. Además, es una buena práctica permitir que alguien se vaya si su propósito de asistir a la reunión está completo.

Tomar estas sencillas medidas hará que el equilibrio entre el trabajo y la vida sea más fácil para todos, ya que sus horarios no serán tan agobiantes. Solo tienes mucho tiempo para reuniones y trabajo; no se puede tener todo a la vez.

Reuniones vs. Comunicación Asincrónica

Matt Redler es el fundador y director ejecutivo de Panther , una plataforma de contratación de próxima generación.

P: ¿Puede sugerir algún consejo para programar reuniones remotas en diferentes zonas horarias?

“Las reuniones en diferentes zonas horarias son más importantes que nunca, ya que el trabajo remoto brinda a los empleadores acceso a un grupo de talentos global. Como resultado, las herramientas que comparan varios calendarios o envían enlaces a las personas para reservar espacios en su propia zona horaria son útiles.

“Otra cosa a considerar cuando se trabaja con equipos remotos es: '¿Esto realmente necesita ser una reunión? Talvez no.' Ahí es donde entra en juego la comunicación asincrónica , un término que usamos para las culturas en las que los empleados no están nerviosos todo el día, respondiendo a los mensajes de inmediato o saltando a una llamada en un abrir y cerrar de ojos.

“Cuando se hace de manera efectiva, la comunicación asincrónica significa que las personas pueden realizar un trabajo profundo cuando les funciona mejor, lo que lleva a una mayor productividad y eficiencia.

“Esto funciona mejor cuando hay expectativas claras sobre la rapidez con la que las personas deben responder a los mensajes, qué mensajes son más urgentes que otros y, por supuesto, en qué escenarios es simplemente mejor participar en una reunión remota. Entonces, hay un momento para las reuniones remotas y un momento para la comunicación asíncrona”.

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Los tiempos de coacción son propensos a provocar ataques de creatividad, y la pandemia no fue una excepción. Las reuniones remotas resultaron inmensamente útiles para salvar las distancias provocadas por la cuarentena, algo que no habría sido posible hace 20 años.

Sin embargo, todavía dejaba algo que desear. El cambio radical de horarios hizo que las reuniones de planificación fueran agitadas y, a menudo, imposibles. "¿Es posible planificar esta reunión, y es incluso necesario?" Así nació el software de reuniones asincrónicas , un gran regalo para la gestión del tiempo.

Combatiendo la fatiga del zoom

Brian Casel es el fundador de ZipMessage , una plataforma de mensajería de video asíncrona.

P: ¿Se ha enfrentado a alguna complicación de programación cuando se trata de reuniones remotas?

“ Zoom Fatigue es un problema real para muchos equipos remotos en estos días. Tanto los compañeros de equipo como los clientes se dan cuenta de que no están trabajando de manera productiva cuando gran parte de su tiempo lo ocupan con llamadas de Zoom”.

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En los últimos tiempos, los profesionales se han encontrado con la desilusión colectiva con el fenómeno de la “fatiga del zoom”. Directivos del mundo: el hecho de que puedan celebrar una reunión no significa que deban hacerlo . Mantener las obligaciones al mínimo es clave para el bienestar en el lugar de trabajo.

Socializar en las reuniones: la regla del 8%

Michael Alexis es el CEO de Teambuilding , una reconocida firma enfocada en mejorar la dinámica de grupos en todo el mundo.

P: ¿Tiene algún consejo de programación para reuniones remotas/virtuales?

“Mi consejo número 1 para las reuniones remotas es agregar un margen de cinco minutos a su tiempo programado. Estos cinco minutos permiten seguir la Regla del 8%, que establece que el 8% del tiempo de cualquier reunión debe dedicarse a actividades divertidas y sociales.

“Por ejemplo, podría hacer una ronda rápida de preguntas para romper el hielo o algunas preguntas de trivia. Este tiempo es muy importante, especialmente después de la pandemia, porque promueve la vinculación, una mejor comunicación, compromiso y más. ¡Tendrás reuniones más eficientes y equipos más efectivos!”

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A partir de su experiencia en la creación de equipos, Michael ofrece un consejo único y valioso para los gerentes: ¡dedica algunas de tus reuniones a la diversión! Argumenta que las reuniones divertidas crean equipos mejores y más productivos en todos los ámbitos.

Lucir profesional en videoconferencias

Ben Walker es el fundador y director ejecutivo de Transcription Outsourcing, una empresa que brinda servicios de transcripción estelares a organizaciones de todo el mundo.

P: ¿Qué información le gustaría compartir sobre las reuniones remotas?

“Te sugiero encarecidamente que te vistas para la ocasión, te duches y te peines. Creo que puede dar un mal aspecto si usted o alguien más en la reunión no está completamente preparado y vestido para el trabajo.

“Me doy cuenta de que esta es una llamada remota y muchas personas trabajarán desde casa; Todavía creo que demuestra que está listo para comenzar y totalmente involucrado en la reunión. Incluso si eso significa una camiseta y jeans, asegúrese de que la camiseta esté limpia y no tenga agujeros ni manchas”.

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Si bien algunas empresas han aceptado la "casualización" de las reuniones remotas, Ben se opone a ese sentimiento. En cambio, él cree que incluso si un participante se une desde la comodidad de su hogar, sigue siendo un profesional y debe actuar como tal.

Si alguien da la impresión de que no se toma su trabajo en serio, puede afectar negativamente la moral de los empleados y las impresiones de los clientes.

Agendas de reuniones con recordatorios automáticos

David Bitton es cofundador y CMO de DoorLoop , una solución integral de administración de propiedades.

P: ¿Tiene algún consejo de programación para reuniones remotas/virtuales?

“Las reuniones remotas nos dieron un vuelco al principio, pero pudimos lograrlo sin esfuerzo. Esto es lo que hicimos:

“Cree una línea de tiempo: nadie quiere asistir a una reunión sin conocer sus objetivos o por qué se lleva a cabo. Los asistentes deben recibir un plan detallado que incluya temas esenciales, horas de inicio y finalización, asistentes y cualquier lectura requerida.

“Con una agenda bien planificada, todos tienen tiempo para prepararse con anticipación y tener una idea de cuánto durará la reunión para que puedan organizar sus días en consecuencia. Esto garantiza que todos comiencen en la misma página.

“Configure un recordatorio: las invitaciones a reuniones pueden desaparecer fácilmente en el flujo de correos electrónicos, mensajes y otras notificaciones que reciben los empleados durante una jornada laboral. Para evitar esto, programamos recordatorios automáticos de reuniones con al menos 15 minutos a una hora de anticipación para garantizar que nadie pierda el rastro de las reuniones”.

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Para David, aquellos que vienen sin preparación a las reuniones se preparan para el desastre. Primero, aclare los objetivos de su reunión con un itinerario completo. Un enfoque desordenado de las reuniones es una mala práctica en la gestión del tiempo y un contribuyente principal al agotamiento de Zoom.

En segundo lugar, use una herramienta de programación como Appointlet para enviar recordatorios automáticos a los participantes. Esto producirá dividendos en términos de prevención de ausencias y tardanzas. Las herramientas automatizadas también reducen sus responsabilidades personales, ayudando a darle el regalo del equilibrio a su vida.

Programación de aplicaciones para grandes volúmenes de reuniones

Alastair McDermott presenta el podcast Recognized Authority, donde ayuda a las empresas a generar nuevos clientes potenciales con los conocimientos más recientes.

P: ¿Cómo han cambiado sus reuniones después de la pandemia?

“Cambié a reuniones 100% remotas. Tuve un 2020 muy ocupado después de la pandemia, exporté mi calendario y descubrí que tenía más de 400 reuniones y llamadas en 2020, nunca podría haberlo hecho sin los enlaces del calendario.

"Después de casi agotarme en 2020, reduje la cantidad de llamadas que hago en aproximadamente un 50 % al cambiar el tipo de trabajo que hago y los clientes para los que lo hago".

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Todas las reuniones de Alastair fueron remotas en 2020, algo que no hubiera sido posible sin los enlaces del calendario. Sin embargo, incluso con esa comodidad, comenzó la fatiga de Zoom. Fue entonces cuando Alastair cambió su trabajo para no tener que atender tantas llamadas.

P: ¿Tiene algún consejo de programación para reuniones remotas/virtuales?

“Nuevamente, me gusta usar enlaces de calendario. Sé que algunas personas piensan que son impersonales, pero mi perspectiva es sobre cómo hablas de ellos. Si le preguntas a la otra persona si tiene un enlace y al mismo tiempo lo ofrece como propio, creo que está absolutamente bien”.

Quitar:

Incluso si algunos los consideran impersonales, los enlaces de calendario facilitan la programación. Si estás abrumado por el peso de tu horario, pueden marcar una gran diferencia. Aprovechar comodidades como estas puede marcar una gran diferencia en su vida personal.

Haga que las reuniones remotas sean un éxito

Trabajar en casa hizo que las líneas entre el trabajo y el tiempo libre fueran un poco menos claras. La planificación y organización de reuniones remotas se volvió mucho más onerosa de lo previsto originalmente. Resulta que programar, organizar, hospedar y compartir sesiones remotas requiere mucho trabajo, especialmente si sucede varias veces al día.

Gracias a los líderes de la industria mencionados anteriormente, tenemos una buena idea de cómo responder. Los ejercicios de creación de equipos pueden hacer que las reuniones sean más divertidas, el software de reuniones asincrónicas ayuda a adaptarse a los horarios y el software de reuniones remotas lo une todo. Usar las mejores herramientas disponibles, como Appointlet , es la mejor manera de invertir en el equilibrio entre la vida laboral y personal.