10 نصائح من خبراء B2B حول إيجاد التوازن بين العمل والحياة
نشرت: 2022-03-30لنكن صادقين. لقد تغير المكتب التقليدي عما كان عليه قبل عامين. لقد دفعنا الوباء إلى تحويل مساحات عملنا من إجراءات متوقعة من 9 إلى 5 إلى اجتماعات محرجة عن بُعد مع الزملاء الذين سقطوا للتو من الفراش. اختلال التوازن بين العمل والحياة.
لقد أثبتنا إبداعنا ، ولكن ليس بدون ضغوط. ضحكنا وبكينا وعملنا معًا عبر مسافات شاسعة تقطعها اتصالات الإنترنت المرهقة. عندما تبدأ الأمور في الاستقرار مع انتهاء الوباء ، حان الوقت لتقييم الضرر وإيجاد مسار للمضي قدمًا.
أصبحت الغرابة الأولية للعمل عن بُعد هي الوضع الطبيعي الجديد ، حيث أصبح العديد من الموظفين أكثر سعادة في إعداداتهم الجديدة الأكثر مرونة. من ناحية أخرى ، وجد العديد من الموظفين أن حياتهم العملية تنزف إلى وقت ممتع لأن العمل عن بُعد طمس الحدود بين العمل واللعب.
بهذه الروح ، تحدثنا إلى أحد عشر مؤثرًا في B2B للحصول على توازن في الحياة العالمية في عالم ما بعد COVID. لقد فاجأتنا العديد من هذه الإجابات وقدمت لنا نظرة متعمقة حول الموضوع الذي نأمل مشاركته معك أدناه.
مستعد؟ دعنا نتعمق!
الحفاظ على الاجتماعات عن بعد بشكل احترافي
مايكل باكبي هو مؤسس GentlyUsedDomains ، وهي شركة تحسين محركات البحث تركز على الحصول على نطاقات عالية القيمة تنتهي صلاحيتها.
س: كيف بدت اجتماعاتكم في فترة ما قبل الجائحة (سواء كانت بعيدة أم لا)؟
"في فترة ما قبل الجائحة ، كنا بالفعل فريقًا عن بُعد مع تركيز كبير على البيع عن بُعد. بالنسبة للاجتماعات مع أشخاص خارج الشركة ، سعينا حقًا لإلقاء نظرة "احترافية" على خلفيات اجتماعاتنا حيث كنا قلقين من أن يُنظر إلينا على أننا سوق منخفضة أو أقل احترافًا لأننا كنا نعمل جميعًا من المنزل ".
يبعد:
كان مايكل معتادًا بالفعل على بيئة عالمية بسبب الطبيعة العالمية لعمله. ومع ذلك ، فإن الشيء الوحيد الذي ظل ثابتًا هو رغبته في جعل اجتماعاته تبدو جيدة قدر الإمكان. لم تكن الشاشات الخضراء كافية ، حيث يمكن لأي شخص لديه Zoom القيام بذلك. كان بحاجة إلى موقع لطيف للبث منه.
س: كيف تغيرت اجتماعاتك بعد الوباء؟
"على مستوى الصناعة ، كان هناك استرخاء كبير فيما يتعلق بما يعتبر احترافيًا في الاجتماع. لقد عقدت اجتماعات عديدة مع المديرين التنفيذيين في الشركات الكبرى حيث يرتدون قميصًا بينما يدور الأطفال والحيوانات الأليفة في الخلفية ".
يبعد:
قبل الوباء ، كانت الاجتماعات المهنية موحدة في تمسكها بزخارف السلوك المهني. بعد ذلك ، بدأ العمال في إضفاء طابع المنزل على العمل في المنزل ، ولم يثير أحد ضجة. منذ ذلك الحين ، أصبحت الاجتماعات أكثر استرخاءً و "مرحًا".
س: هل واجهت أي تعقيدات في الجدولة عندما يتعلق الأمر بالاجتماعات عن بُعد؟
"مع عمل الجميع عن بُعد - والانتقال إلى مساكن أكثر ملاءمة للعمل من المنزل - من الضروري إغلاق المنطقة الزمنية التي تحددها في اجتماعك ثم إجراء العمليات الحسابية لوضعها في التوقيت المحلي للجميع. وإلا ، فسيرتكب شخص ما خطأ وسيظهر متأخرا ساعة ".
يبعد:
لا يوجد تلبيس: يمكن أن تكون اختلافات المنطقة الزمنية مشكلة حقيقية. قام مايكل بحل هذه المشكلة عن طريق تأمين وقت الاجتماع والتأكد من أن الجميع يعرفه وفقًا لمنطقتهم الزمنية. إذا أخطأ شخص واحد ، فقد يفسد الاجتماع. تعد أتمتة ترجمة المنطقة الزمنية باستخدام تطبيق مثل Appointlet حلاً جيدًا وعمليًا.
س: هل لديك أي نصائح حول جدولة الاجتماعات الافتراضية / عن بُعد؟
"يشعر الناس أحيانًا بالارتباك عندما تطلب منهم استخدام أداة جدولة آلية ، لذلك سأقول عادةً ،" يسعدني قضاء بعض الوقت معك عبر البريد الإلكتروني ، أو إذا كان الأمر أسهل ، يمكنك استخدام الرابط الخاص بي. " 100٪ من الوقت الذي يستخدمون فيه الرابط ".
يبعد:
أحيانًا تكون أفضل الحلول هي الأبسط. في هذه الحالة ، يتم الاستعانة بمصادر خارجية لجدولة الاجتماعات لأدوات مثل Appointlet.
فقط الاجتماعات الأساسية عن بعد
جورجي تودوروف هو مؤسس ThriveMyWay ، وهي مدونة شهيرة تركز على تقديم نظرة ثاقبة لرواد الأعمال في جميع أنحاء العالم.
س: ما هي التحديات التي واجهتها في الاجتماعات عن بُعد؟
"لم أعمل مطلقًا في مكتب - كنت أعمل دائمًا عبر الإنترنت - ولكن بالنسبة لي ، من المهم أن يكون لكل اجتماع أحضره هدفًا واضحًا ، وليس مجرد اجتماع متابعة أو إعداد تقرير."
"بالنسبة للانطوائيين مثلي ، يمكن أن تكون الاجتماعات مستنزفة للطاقة ، لذلك أفكر في النتيجة التي أريد الخروج بها من الاجتماع."
يبعد:
عندما تخرج عادات العمل عن التوازن ، يمكن أن تبدأ في التأثير على حياتنا اليومية. هذا هو السبب في أن أصحاب الأعمال مثل تودوروف يختارون عدم المشاركة في مؤتمرات الفيديو إلا إذا كانت تخدم غرضًا أساسيًا. هناك طرق أخرى لتوصيل تقارير الاجتماعات ، مثل Loom أو Slack Clips .
جدولة البرامج وأجندات الاجتماعات
جيمس نوركواي هو مؤسس شركة Prosperity Media ، وهي شركة متخصصة في تحسين محركات البحث تخدم عملاء عالميين.
س: كيف بدت اجتماعاتكم في فترة ما قبل الجائحة (سواء كانت بعيدة أم لا)؟
لقد عقدنا المزيد من الاجتماعات الشخصية في مكتبنا مع العملاء والشركاء. الآن قد يكون لدينا 1-2 في الشهر. قبل ذلك ، ربما كان لدينا 1-2 في اليوم.
يبعد:
قبل الوباء ، كان جيمس يعقد اجتماعات شخصية كثيرًا . الآن - في عالم يهيمن عليه Zoom - تعقد تلك الاجتماعات الشخصية مجرد جزء صغير كما هو الحال في كثير من الأحيان ومن المحتمل أن تكون مخصصة للمحادثات الهامة.
س: كيف تغيرت اجتماعاتك بعد الوباء؟
لدينا العديد من الاجتماعات عبر Google Meet و Zoom في سوق اليوم. الجلسات أقصر أيضًا مقارنة بالماضي.
يبعد:
بالنسبة لجيمس ، اعتادت الاجتماعات أن تكون حدثًا كبيرًا خطط له الجميع. الآن ، هم أكثر تكرارا ، مرتجلا ، وفي صلب الموضوع. يُمكِّن الاجتماع المنظم جيدًا العمال من أن يكونوا أكثر إنتاجية .
س: هل لديك أي نصائح حول جدولة الاجتماعات الافتراضية / عن بُعد؟
"أولاً ، استخدم أدوات الجدولة المختلفة عند تنظيم الاجتماعات. إنه يوفر وقت الجميع. ثانيًا ، يمكن أن يكون وجود جدول أعمال للاجتماع والحصول على شخص ما لتدوين الملاحظات في الاجتماع مفيدًا ".
"أخيرًا ، قد يكون من الجيد أيضًا تسجيل الاجتماعات ومشاركتها مع أعضاء الوقت في مناطق زمنية مختلفة."
يبعد:
الحكم في: كل شخص يعقد اجتماعات عن بعد يحب أدوات الجدولة. بالنسبة إلى Prosperity Media ، فإن استخدام هذه الأدوات لجدولة الاجتماعات وتنظيمها يزيل عبئًا هائلاً عن أقدام موظفيه. بالنسبة لأولئك الموجودين في منطقة زمنية بعيدة ، يوصي بمشاركة تسجيلات الجلسة ، حتى لا يفوتهم أي معلومات مهمة.
جدولة فترات الراحة بين الاجتماعات
Shayla Price هو مؤسس PrimoStats ، وهي قاعدة بيانات قابلة للبحث لإحصاءات التسويق المنسقة.
س: كيف تغيرت اجتماعاتك بعد الجائحة ، وما هو تأثيرها على التوازن بين العمل والحياة؟
لقد تضاعفت اجتماعاتي البعيدة بعد الوباء. في هذا الوضع الطبيعي الجديد ، تحاول معظم الشركات إعادة إنشاء إيقاع الاجتماعات الشخصية. من ساعات Zoom السعيدة إلى اجتماعات فريق العمل التي تستغرق ساعة ، نكافح أنا وزملائي لإيجاد الحل المناسب. من المفيد تحديد فترات راحة بين الاجتماعات ، عندما يكون ذلك ممكنًا ".
يبعد:
بالنسبة إلى Shayla ، لا يزال عالم الاختبار والتجريب حيث يحاول فريقها استرداد التوازن بين العمل والحياة من الخطوط غير الواضحة الآن بين العمل والترفيه. ومع ذلك ، هناك شيء واحد مؤكد: هذه الاجتماعات تحدث في كثير من الأحيان. إن عقد اجتماعات متكررة ليس بالضرورة مشكلة ، على افتراض أنك لا تبالغ في ذلك. خلاف ذلك ، فإنك تخاطر بترك فريقك المنهك في حالة من الفوضى. ضع في اعتبارك إضافة فترات راحة أو أوقات مؤقتة بين الاجتماعات لمنح نفسك ( وفريقك ) استراحة.
س: هل واجهت أي تعقيدات في الجدولة عندما يتعلق الأمر بالاجتماعات عن بُعد؟
"تحقيق التوازن بين الحياة والعمل أثناء تواجدك في المنزل يؤدي إلى تعقيدات في الجدولة. بصفتك والدًا جديدًا ، من المهم أن تتحلى بالمرونة في يوم العمل. لذلك ، قد لا أتمكن من المشاركة في اجتماع عن بُعد في الساعة 8 صباحًا أو حضور كل اجتماع للموظفين بسبب مواعيد الطبيب ".
يبعد:
هناك حالات قليلة يكون فيها التوازن بين العمل والحياة أكثر أهمية من الأمومة. بصفتها والدًا جديدًا عليه التزامات يجب الوفاء بها ، لا تستطيع Shayla إجراء كل اجتماع. في المواقف التي يتعذر فيها على أعضاء الفريق عقد اجتماعات ، تصبح برامج التسجيل أكثر فائدة من أي وقت مضى.
س: هل لديك أي نصائح حول جدولة الاجتماعات الافتراضية / عن بُعد؟
"ضع في اعتبارك ما إذا كنت بحاجة إلى اجتماع أم لا. بعد ذلك ، قم بدعوة أصحاب المصلحة الرئيسيين فقط واحصل على جدول أعمال جاهز. إذا لم يتمكن الجميع من عقد الاجتماع ، فقم بتسجيله ".
يبعد:
لا يحتاج الجميع إلى الحضور في كل اجتماع. قبل إرسال الدعوات ، تأكد من أن كل مستلم لديه سبب وجيه لوجوده هناك. بالإضافة إلى ذلك ، من الممارسات الجيدة السماح لشخص ما بالمغادرة إذا اكتمل الغرض من حضور الاجتماع.
سيؤدي اتخاذ هذه الإجراءات البسيطة إلى جعل التوازن بين العمل والحياة أسهل للجميع لأن جداولهم لن تكون مرهقة للغاية. لديك فقط الكثير من الوقت للاجتماعات والعمل ؛ لا يمكنك الحصول عليها كلها مرة واحدة.
الاجتماعات مقابل الاتصالات غير المتزامنة
مات ريدلر هو المؤسس والرئيس التنفيذي لشركة Panther ، وهي منصة توظيف من الجيل التالي.
س: هل يمكنك اقتراح أي نصائح لجدولة الاجتماعات عن بُعد عبر مناطق زمنية مختلفة؟
"تعد الاجتماعات عبر المناطق الزمنية أكثر أهمية من أي وقت مضى لأن العمل عن بُعد يمنح أصحاب العمل إمكانية الوصول إلى مجموعة المواهب العالمية. نتيجةً لذلك ، أصبحت الأدوات التي تقارن التقويمات المتعددة أو ترسل روابط الأشخاص إلى خانات الحجز في منطقتهم الزمنية في متناول اليد.
"شيء آخر يجب مراعاته عند العمل مع الفرق البعيدة ،" هل هذا يحتاج حقًا إلى اجتماع؟ ربما لا.' هذا هو المكان الذي يلعب فيه الاتصال غير المتزامن ، وهو مصطلح نستخدمه للثقافات حيث لا يكون الموظفون على أهبة الاستعداد طوال اليوم ، أو يستجيبون للرسائل على الفور ، أو يتنقلون على مكالمة عند سقوط قبعة.
"عند إجرائه بشكل فعال ، يعني الاتصال غير المتزامن أنه يمكن للأشخاص إنجاز عمل عميق عندما يعمل بشكل أفضل بالنسبة لهم ، مما يؤدي إلى زيادة الإنتاجية والكفاءة.
"يعمل هذا بشكل أفضل عندما تكون هناك توقعات واضحة حول مدى سرعة استجابة الأشخاص للرسائل ، وما هي الرسائل الأكثر إلحاحًا من الرسائل الأخرى ، وبالطبع ، في أي سيناريوهات من الأفضل الانتقال إلى اجتماع بعيد. لذلك هناك وقت للاجتماعات عن بُعد ووقت للاتصال غير المتزامن ".
يبعد:
أوقات الإكراه عرضة لإثارة نوبات من الإبداع ، ولم يكن الوباء استثناءً. أثبتت الاجتماعات عن بُعد أنها مفيدة للغاية في تجسير المسافات التي يفرضها الحجر الصحي - وهو أمر لم يكن ممكنًا قبل 20 عامًا.
ومع ذلك ، فإنه لا يزال يترك شيئًا مرغوبًا فيه. جعل التحول الجذري في الجداول اجتماعات التخطيط محمومة وفي كثير من الأحيان مستحيلة. "هل من الممكن حتى التخطيط لهذا الاجتماع ، وهل هو ضروري حتى؟" وهكذا وُلد برنامج اجتماعات غير متزامن ، وهو هدية ضخمة لإدارة الوقت.
مكافحة إجهاد الزووم
براين كاسيل هو مؤسس ZipMessage ، وهي منصة رسائل فيديو غير متزامنة.
س: هل واجهت أي تعقيدات في الجدولة عندما يتعلق الأمر بالاجتماعات عن بُعد؟
" يعد Zoom Fatigue مشكلة حقيقية للعديد من الفرق البعيدة هذه الأيام. يجد الزملاء والعملاء على حد سواء أنهم لا يعملون بشكل منتج عندما يكون الكثير من وقتهم ممتلئًا بمكالمات Zoom ".
يبعد:
في الآونة الأخيرة ، وجد المهنيون خيبة أمل جماعية من ظاهرة "زووم التعب". مديرو العالم: فقط لأنك تستطيع عقد اجتماع لا يعني أنه يجب عليك ذلك . الحفاظ على الالتزامات عند الحد الأدنى هو مفتاح العافية في مكان العمل.
التنشئة الاجتماعية في الاجتماعات: قاعدة 8٪
مايكل أليكسيس هو الرئيس التنفيذي لشركة Teambuilding ، وهي شركة مشهورة تركز على تحسين ديناميكيات المجموعة في جميع أنحاء العالم.
س: هل لديك أي نصائح حول جدولة الاجتماعات الافتراضية / عن بُعد؟
"نصيحتي رقم 1 للاجتماعات عن بُعد هي إضافة مخزن مؤقت مدته خمس دقائق إلى الوقت المجدول. تسمح هذه الدقائق الخمس باتباع قاعدة 8٪ ، التي تنص على أنه يجب تخصيص 8٪ من الوقت في أي اجتماع للأنشطة الترفيهية والاجتماعية.
"على سبيل المثال ، يمكنك طرح جولة سريعة من أسئلة كسر الجمود ، أو بعض المطالبات التافهة. هذه المرة مهمة للغاية - خاصة بعد الجائحة - لأنها تعزز الترابط والتواصل الأفضل والمشاركة والمزيد. سيكون لديك اجتماعات أكثر كفاءة وفرق أكثر فعالية! "
يبعد:
من خبرته في بناء الفريق ، يقدم مايكل بعض النصائح الفريدة والقيمة للمدراء: خصص بعض اجتماعاتك للمتعة! يجادل بأن الاجتماعات الممتعة تجعل الفرق أفضل وأكثر إنتاجية في جميع المجالات.
أبحث عن محترف في مؤتمرات الفيديو
بن ووكر هو المؤسس والرئيس التنفيذي لشركة Transcription Outsourcing ، وهي شركة تخدم المنظمات في جميع أنحاء العالم بخدمات النسخ الممتازة.
س: ما هي الإحصاءات التي ترغب في مشاركتها بخصوص الاجتماعات عن بُعد؟
"أود أن أقترح بشدة أن ترتدي ملابس مناسبة ، وأن تستحم ، وتمشط شعرك. أعتقد أنه يمكن أن يعطي مظهرًا سيئًا إذا لم تكن أنت أو أي شخص آخر في الاجتماع مستعدًا تمامًا ومرتديًا للعمل.
"أدرك أن هذه مكالمة عن بُعد ، وسيعمل الكثير من الناس من المنزل ؛ ما زلت أعتقد أنه يظهر أنك مستعد للذهاب واستثمرت بالكامل في الاجتماع. حتى لو كان ذلك يعني ارتداء قميص وجينز ، فتأكد من نظافة القميص وعدم وجود ثقوب أو بقع عليه ".
يبعد:
وبينما قبلت بعض الشركات "الطابع العرضي" للاجتماعات البعيدة ، يعارض بن هذا الشعور. بدلاً من ذلك ، يعتقد أنه حتى لو كان أحد المشاركين ينضم من المنزل براحة ، فإنه لا يزال محترفًا ، ويجب أن يتصرف مثله.
إذا أعطى شخص ما انطباعًا بأنه لا يأخذ عمله على محمل الجد ، فقد يؤثر ذلك سلبًا على معنويات الموظفين وانطباعات العملاء.
أجندات الاجتماع مع التذكيرات الآلية
David Bitton هو المؤسس المشارك والرئيس التنفيذي للتسويق في DoorLoop ، وهو حل شامل لإدارة الممتلكات.
س: هل لديك أي نصائح حول جدولة الاجتماعات الافتراضية / عن بُعد؟
"لقد دفعتنا الاجتماعات عن بُعد إلى حلقة مفرغة في البداية ، لكننا تمكنا من تنفيذها بسهولة تامة. هذا ما فعلناه:
"إنشاء جدول زمني: لا أحد يريد حضور اجتماع دون معرفة أهدافه أو سبب عقده. يجب تزويد الحضور بخطة مفصلة تتضمن الموضوعات الأساسية ، ووقت البدء والانتهاء ، والحضور ، وأي قراءة مطلوبة.
"مع وجود جدول أعمال جيد التخطيط ، يكون لدى الجميع الوقت للاستعداد مسبقًا والتعرف على المدة التي سيستغرقها الاجتماع حتى يتمكنوا من تنظيم أيامهم وفقًا لذلك. هذا يضمن أن الجميع يبدأ على نفس الصفحة.
"إعداد تذكير: يمكن أن تختفي دعوات الاجتماعات بسهولة في تدفق رسائل البريد الإلكتروني والرسائل والإشعارات الأخرى التي يتلقاها الموظفون خلال يوم العمل. لتجنب ذلك ، نقوم بجدولة تذكيرات تلقائية بالاجتماعات قبل 15 دقيقة على الأقل إلى ساعة قبل الموعد المحدد لضمان عدم فقد أي شخص مسار الاجتماعات. "
يبعد:
بالنسبة لداود ، فإن أولئك الذين يأتون غير مستعدين للاجتماعات يستعدون للكارثة. أولاً ، اجعل أهداف اجتماعك واضحة من خلال برنامج الرحلة الكامل. النهج العشوائي للاجتماعات هو ممارسة سيئة في إدارة الوقت ، ومساهم أساسي في نضوب Zoom.
ثانيًا ، استخدم أداة جدولة مثل Appointlet لإرسال تذكيرات آلية إلى المشاركين. هذا سوف يثمر عن أرباح من حيث منع الغياب والتأخير. تقلل الأدوات الآلية أيضًا من مسؤولياتك الشخصية ، مما يساعد على تقديم هدية التوازن في حياتك.
جدولة التطبيقات لأحجام اجتماعات عالية
يستضيف Alastair McDermott بودكاست الهيئة المعترف بها ، حيث يساعد الشركات على تكوين عملاء محتملين جدد بأحدث الأفكار.
س: كيف تغيرت اجتماعاتك بعد الوباء؟
"لقد تحولت إلى اجتماعات عن بُعد بنسبة 100٪. كان لدي عام 2020 مزدحم للغاية بعد الوباء ، قمت بتصدير تقويمي واكتشفت أن لدي أكثر من 400 اجتماع ومكالمة في عام 2020 ، لم يكن بإمكاني فعل ذلك بدون روابط التقويم.
"بعد انتهاء العمل تقريبًا في عام 2020 ، قمت بتقليل عدد المكالمات التي أجريها بنسبة 50٪ تقريبًا عن طريق تغيير نوع العمل الذي أقوم به والعملاء الذين أقوم به من أجلهم."
يبعد:
ذهبت جميع اجتماعات أليستر عن بُعد في عام 2020 ، وهو أمر لم يكن ممكنًا بدون روابط التقويم. ومع ذلك ، حتى مع هذه الراحة ، بدأ Zoom-fatigue. وذلك عندما غير Alastair عمله حتى لا يضطر إلى استيعاب الكثير من المكالمات.
س: هل لديك أي نصائح حول جدولة الاجتماعات الافتراضية / عن بُعد؟
"مرة أخرى ، أحب استخدام روابط التقويم. أعرف أن بعض الناس يعتقدون أنهم غير شخصي ، لكن وجهة نظري تدور حول كيفية التحدث عنهم. إذا سألت الشخص الآخر عما إذا كان لديه رابط وفي نفس الوقت قدم رابطًا لك ، أعتقد أن هذا جيد تمامًا ".
يبعد:
حتى إذا اعتبرها البعض غير شخصية ، فإن روابط التقويم تسهل عملية الجدولة. إذا كنت تتأرجح تحت وطأة جدولك الزمني ، فيمكن أن تحدث فرقًا كبيرًا. الاستفادة من وسائل الراحة مثل هذه يمكن أن تحدث فرقًا كبيرًا في حياتك الشخصية.
اجعل الاجتماعات عن بُعد ناجحة
العمل في المنزل جعل الخطوط الفاصلة بين العمل وأوقات الراحة أقل وضوحًا. أصبح التخطيط للاجتماعات عن بعد وتنظيمها أكثر إرهاقًا مما كان متوقعًا في الأصل. كما اتضح ، فإن جدولة الجلسات البعيدة وتنظيمها واستضافتها ومشاركتها تتطلب الكثير من العمل - خاصة إذا كانت تحدث عدة مرات في اليوم.
بفضل قادة الصناعة المذكورين أعلاه ، لدينا فكرة جيدة عن كيفية الرد. يمكن أن تجعل تمارين بناء الفريق الاجتماعات أكثر متعة ، ويساعد برنامج الاجتماعات غير المتزامن على ملاءمة الجداول الزمنية ، ويربطها برنامج الاجتماعات عن بُعد معًا. استخدام أفضل الأدوات المتاحة مثل Appointlet هو أفضل طريقة للاستثمار في التوازن بين العمل والحياة الخاصة بك.