10 wskazówek ekspertów B2B dotyczących znalezienia równowagi między życiem zawodowym a prywatnym

Bądźmy szczerzy. Tradycyjne biuro zmieniło się z tego, co było jeszcze kilka lat temu. Pandemia sprawiła, że ​​zmieniliśmy nasze miejsca pracy z przewidywalnych rutynowych czynności 9-5 na niezręczne spotkania na odległość z kolegami, którzy właśnie wypadli z łóżka. Zakłócona została równowaga między życiem zawodowym a prywatnym.

Udowodniliśmy naszą kreatywność, ale nie bez stresu. Śmialiśmy się, płakaliśmy i pracowaliśmy razem na długich dystansach, połączonych obciążonymi połączeniami internetowymi. Gdy sprawy zaczynają się układać wraz z zakończeniem pandemii, nadszedł czas, aby ocenić szkody i znaleźć drogę naprzód.

Początkowa dziwność pracy zdalnej staje się nową normą, a wielu pracowników jest znacznie szczęśliwszych w nowych, bardziej elastycznych konfiguracjach. Z drugiej strony wielu pracowników odkryło, że ich życie zawodowe wpływa na jakość czasu, ponieważ praca zdalna zaciera granicę między pracą a zabawą.

W tym duchu rozmawialiśmy z jedenastoma wpływowymi osobami z sektora B2B, aby poznać ich pogląd na równowagę między światem a życiem w świecie po COVID. Wiele z tych odpowiedzi nas zaskoczyło i dało nam dogłębny wgląd w temat, którym mamy nadzieję podzielić się z wami poniżej.

Gotowy? Zanurzmy się!

Profesjonalne prowadzenie zdalnych spotkań

Michael Buckbee jest założycielem GentlyUsedDomains , firmy SEO zajmującej się pozyskiwaniem domen o wysokiej wartości, które wygasają.

P: Jak wyglądały twoje spotkania przed pandemią (zdalne czy nie)?

„Przed pandemią byliśmy już zespołem zdalnym, kładącym duży nacisk na sprzedaż zdalną. W przypadku spotkań z osobami spoza firmy naprawdę dążyliśmy do „profesjonalnego” spojrzenia na nasze spotkania, ponieważ martwiliśmy się, że będziemy postrzegani jako osoby z niższego rynku lub mniej profesjonalne, ponieważ wszyscy pracowaliśmy w domu”.

Na wynos:

Michael był już przyzwyczajony do globalnego środowiska ze względu na ogólnoświatowy charakter swojej pracy. Jednak jedną rzeczą, która pozostała niezmienna, było jego pragnienie, aby jego spotkania wyglądały jak najlepiej. Zielone ekrany nie wystarczyły, bo każdy z Zoomem to potrafi. Musiał mieć przyjemne miejsce, z którego mógłby nadawać.

P: Jak twoje spotkania zmieniły się po pandemii?

„W całej branży nastąpiła wielka relaksacja, jeśli chodzi o to, co jest uważane za profesjonalne na spotkaniu. Miałem wiele spotkań z dyrektorami dużych korporacji, w których noszą t-shirty, podczas gdy w tle wirują dzieci i zwierzęta”.

Na wynos:

Przed pandemią spotkania zawodowe były jednolite pod względem przestrzegania zasad postępowania zawodowego. Potem jednak robotnicy zaczęli przenosić swój domowy stosunek do pracy domowej i nikt nie robił zamieszania. Od tego czasu spotkania stały się nieco bardziej zrelaksowane i „zabawne”.

P: Czy napotkałeś jakiekolwiek komplikacje w planowaniu, jeśli chodzi o spotkania zdalne?

„Ponieważ wszyscy pracują zdalnie — i przeprowadzają się do mieszkań lepiej przystosowanych do pracy z domu — konieczne jest zablokowanie strefy czasowej wyznaczonej na spotkaniu, a następnie wykonanie obliczeń, aby umieścić ją w czasie lokalnym wszystkich osób. W przeciwnym razie ktoś popełni błąd i spóźni się godzinę.”

Na wynos:

Nie ma sensu: różnice w strefach czasowych mogą być prawdziwym problemem. Michael rozwiązał ten problem, blokując czas spotkania i upewniając się, że wszyscy znają go zgodnie ze swoją strefą czasową. Jeśli choć jedna osoba się pomyli, może to zrujnować spotkanie. Automatyzacja tłumaczenia stref czasowych za pomocą aplikacji takiej jak Appointlet jest zawsze dobrym, wykonalnym rozwiązaniem.

P: Czy masz jakieś wskazówki dotyczące planowania spotkań zdalnych/wirtualnych?

„Czasami ludzie czują się zniechęceni, gdy prosisz ich o skorzystanie z automatycznego narzędzia do planowania, więc zwykle mówię: „Cieszę się, że mogę umówić się z Tobą na e-mail lub, jeśli jest to łatwiejsze, możesz użyć mojego linku. ' 100% przypadków, w których korzystają z linku”.

Na wynos:

Czasami najlepsze rozwiązania to te najprostsze. W tym przypadku jest to outsourcing planowania spotkań do narzędzi takich jak Appointlet.

Tylko niezbędne spotkania na odległość

Georgi Todorov jest założycielem ThriveMyWay , renomowanego bloga, którego celem jest dostarczanie wiedzy przedsiębiorcom na całym świecie.

P: Jakie wyzwania napotkałeś podczas zdalnych spotkań?

„Nigdy nie pracowałem w biurze — zawsze pracowałem online — ale dla mnie ważne jest, aby każde spotkanie, w którym chodzę, miało jasny cel i nie było tylko spotkaniem nadrabiającym zaległości czy sprawozdawczym”.

„Dla introwertyków takich jak ja spotkania mogą wyczerpywać energię, więc myślę o wyniku, który chcę uzyskać ze spotkania”.

Na wynos:

Kiedy nawyki związane z pracą wytrącają się z równowagi, mogą odbić się na naszym codziennym życiu. Dlatego właściciele firm, tacy jak Todorov, rezygnują z wideokonferencji, chyba że służą one istotnemu celowi. Istnieją inne sposoby przekazywania raportów ze spotkań, takie jak Loom lub Slack Clips .

Oprogramowanie do planowania i harmonogramy spotkań

James Norquay jest założycielem Prosperity Media , wyspecjalizowanej firmy SEO obsługującej globalną klientelę.

P: Jak wyglądały twoje spotkania przed pandemią (zdalne czy nie)?

Odbyliśmy więcej spotkań osobistych w naszym biurze z klientami i partnerami. Teraz możemy mieć 1-2 miesięcznie. Wcześniej mieliśmy może 1-2 dziennie.

Na wynos:

Przed pandemią James znacznie częściej spotykał się osobiście . Teraz — w świecie zdominowanym przez Zoom — te osobiste spotkania odbywają się zaledwie ułamek częstotliwości i prawdopodobnie są zarezerwowane dla krytycznych rozmów.

P: Jak twoje spotkania zmieniły się po pandemii?

Na dzisiejszym rynku mamy o wiele więcej spotkań w Google Meet i Zoom. Sesje są również krótsze niż w przeszłości.

Na wynos:

Dla Jamesa spotkania były kiedyś wielkim wydarzeniem, które wszyscy planowali. Teraz są znacznie częstsze, zaimprowizowane i na temat. Dobrze zorganizowane spotkanie zwiększa produktywność pracowników .

P: Czy masz jakieś wskazówki dotyczące planowania spotkań zdalnych/wirtualnych?

„Po pierwsze, podczas organizowania spotkań korzystaj z różnych narzędzi do planowania . Oszczędza czas każdego. Po drugie, pomocne może być posiadanie planu spotkania i zachęcanie kogoś do robienia notatek na spotkaniu”.

„Na koniec dobrze jest nagrywać spotkania i udostępniać je członkom czasu w różnych strefach czasowych”.

Na wynos:

Werdykt brzmi: każdy, kto odbywa zdalne spotkania, uwielbia narzędzia do planowania. Dla Prosperity Media korzystanie z tych narzędzi do planowania i organizowania spotkań jest ogromnym obciążeniem dla pracowników. Osobom przebywającym w odległej strefie czasowej zaleca udostępnianie nagrań z sesji, aby nie przegapili ważnych informacji.

Planowanie przerw między spotkaniami

Shayla Price jest założycielką PrimoStats , przeszukiwalnej bazy danych statystyk marketingowych.

P: Jak twoje spotkania zmieniły się po pandemii i jaki był ich wpływ na równowagę między życiem zawodowym a prywatnym?

„Moje zdalne spotkania podwoiły się po pandemii. W tej nowej normie większość firm próbuje odtworzyć rytm spotkań osobistych. Od happy hours firmy Zoom po godzinne spotkania personelu — moi koledzy i ja staramy się znaleźć odpowiednie dopasowanie. W miarę możliwości warto ustalać przerwy między spotkaniami”.

Na wynos:

Dla Shayli to wciąż świat testów i eksperymentów, gdy jej zespół próbuje odzyskać równowagę między życiem zawodowym a prywatnym z zatartych granic między pracą a czasem wolnym. Jedno jest jednak pewne: te spotkania zdarzają się znacznie częściej. Częste spotkania niekoniecznie są problematyczne, zakładając, że nie przesadzasz. W przeciwnym razie ryzykujesz pozostawienie swojego wyczerpanego zespołu w chaosie. Rozważ dodanie przerw lub przerw między spotkaniami, aby dać sobie ( i swojemu zespołowi ) chwilę wytchnienia.

P: Czy napotkałeś jakiekolwiek komplikacje w planowaniu, jeśli chodzi o spotkania zdalne?

„Zrównoważenie życia i pracy w domu powoduje komplikacje w planowaniu. Jako nowy rodzic ważne jest, aby mieć elastyczność w dniu pracy. W związku z tym mogę nie być w stanie uczestniczyć w zdalnym spotkaniu o 8 rano lub uczestniczyć w każdym spotkaniu personelu z powodu wizyt u lekarza”.

Na wynos:

W niewielu przypadkach równowaga między życiem zawodowym a prywatnym jest bardziej istotna niż macierzyństwo. Jako świeżo upieczony rodzic z obowiązkami do spełnienia, Shayla nie może odbywać każdego spotkania. W sytuacjach, w których członkowie zespołu nie mogą odbywać spotkań, oprogramowanie do nagrywania staje się bardziej przydatne niż kiedykolwiek.

P: Czy masz jakieś wskazówki dotyczące planowania spotkań zdalnych/wirtualnych?

„Pamiętaj, czy potrzebujesz spotkania, czy nie. Następnie zaproś tylko kluczowych interesariuszy i przygotuj plan. Jeśli wszyscy nie mogą przyjść na spotkanie, nagraj je”.

Na wynos:

Nie każdy musi pojawiać się na każdym spotkaniu. Zanim wyślesz zaproszenia , upewnij się, że każdy odbiorca ma ważny powód, dla którego tam jest. Ponadto dobrą praktyką jest umożliwienie komuś odejścia, jeśli cel uczestnictwa w spotkaniu jest spełniony.

Podjęcie tych prostych kroków ułatwi każdemu zachowanie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, ponieważ ich harmonogramy nie będą tak uciążliwe. Masz tylko tyle czasu na spotkania i pracę; nie możesz mieć tego wszystkiego na raz.

Spotkania a komunikacja asynchroniczna

Matt Redler jest założycielem i dyrektorem generalnym Panther , platformy rekrutacyjnej nowej generacji.

P: Czy możesz zasugerować jakieś wskazówki dotyczące planowania zdalnych spotkań w różnych strefach czasowych?

„Spotkania w różnych strefach czasowych są ważniejsze niż kiedykolwiek, ponieważ praca zdalna daje pracodawcom dostęp do globalnej puli talentów. W rezultacie przydają się narzędzia, które porównują wiele kalendarzy lub wysyłają ludziom linki do miejsc rezerwacji w ich własnej strefie czasowej.

„Kolejną rzeczą do rozważenia podczas pracy ze zdalnymi zespołami jest:„ Czy to naprawdę musi być spotkanie? Może nie.' W tym miejscu w grę wchodzi komunikacja asynchroniczna , termin, którego używamy w odniesieniu do kultur, w których pracownicy nie są przez cały dzień podekscytowani, natychmiast odpowiadają na wiadomości lub wskakują na telefon bez trudu.

„W przypadku skutecznej komunikacji asynchroniczna komunikacja oznacza, że ​​ludzie mogą wykonać głęboką pracę wtedy, gdy jest to dla nich najlepsze, co prowadzi do wyższej produktywności i wydajności.

„Działa to najlepiej, gdy istnieją jasne oczekiwania co do tego, jak szybko ludzie powinni reagować na wiadomości, które wiadomości są pilniejsze niż inne i oczywiście w których scenariuszach najlepiej jest po prostu wskoczyć na zdalne spotkanie. Jest więc czas na zdalne spotkania i czas na komunikację asynchroniczną”.

Na wynos:

Czasy przymusu mogą wywoływać napady kreatywności, a Pandemia nie była wyjątkiem. Spotkania na odległość okazały się niezwykle przydatne w pokonywaniu odległości spowodowanych kwarantanną – coś, co nie byłoby możliwe 20 lat temu.

Jednak wciąż pozostawiało wiele do życzenia. Radykalna zmiana harmonogramów sprawiła, że ​​planowanie spotkań stało się gorączkowe i często niemożliwe. „Czy w ogóle można zaplanować to spotkanie i czy jest to w ogóle konieczne?” W ten sposób narodziło się asynchroniczne oprogramowanie do spotkań , ogromny dar w zarządzaniu czasem.

Zwalczanie zmęczenia zoomem

Brian Casel jest założycielem ZipMessage , asynchronicznej platformy do przesyłania wiadomości wideo.

P: Czy napotkałeś jakiekolwiek komplikacje w planowaniu, jeśli chodzi o spotkania zdalne?

„ Zmęczenie Zoom jest obecnie prawdziwym problemem dla wielu zdalnych zespołów. Zarówno koledzy z zespołu, jak i klienci przekonują się, że nie pracują wydajnie, gdy tak dużo czasu spędzają na telefonach Zoom”.

Na wynos:

W ostatnim czasie profesjonaliści odkryli zbiorowe rozczarowanie zjawiskiem „zmęczenia zoomem”. Menedżerowie z całego świata: to, że możesz zorganizować spotkanie, nie oznacza, że ​​powinieneś . Ograniczenie obowiązków do minimum jest kluczem do dobrego samopoczucia w miejscu pracy.

Spotkania towarzyskie na spotkaniach: zasada 8%

Michael Alexis jest dyrektorem generalnym Teambuilding , renomowanej firmy skoncentrowanej na poprawie dynamiki grup na całym świecie.

P: Czy masz jakieś wskazówki dotyczące planowania spotkań zdalnych/wirtualnych?

„Moja wskazówka nr 1 dotycząca spotkań zdalnych to dodanie pięciominutowego bufora do zaplanowanego czasu. Te pięć minut pozwala na przestrzeganie Zasady 8%, która mówi, że 8% czasu każdego spotkania powinno być przeznaczone na zabawę i zajęcia towarzyskie.

„Na przykład możesz zadać krótką rundę pytań dotyczących lodołamaczy lub kilka ciekawostek. Ten czas jest tak ważny – zwłaszcza po pandemii – ponieważ sprzyja nawiązywaniu więzi, lepszej komunikacji, zaangażowaniu i nie tylko. Będziesz mieć bardziej efektywne spotkania i efektywniejsze zespoły!”

Na wynos:

W oparciu o swoje doświadczenie w budowaniu zespołu Michael oferuje wyjątkowe i cenne rady dla menedżerów: poświęć część swoich spotkań na zabawę! Twierdzi, że zabawne spotkania tworzą lepsze, bardziej produktywne zespoły na całym świecie.

Profesjonalny wygląd na wideokonferencjach

Ben Walker jest założycielem i dyrektorem generalnym Transcription Outsourcing, firmy obsługującej organizacje na całym świecie za pomocą znakomitych usług transkrypcyjnych.

P: Jakimi informacjami na temat spotkań zdalnych chciałbyś się podzielić?

„Sugeruję, abyś ubrał się odpowiednio do okazji, wziął prysznic i uczesał włosy. Myślę, że może to źle wyglądać, jeśli Ty lub ktoś inny na spotkaniu nie jest w pełni przygotowany i ubrany do pracy.

„Zdaję sobie sprawę, że to rozmowa zdalna i wiele osób będzie pracować z domu; Nadal uważam, że to pokazuje, że jesteś gotowy i w pełni zainwestowałeś w spotkanie. Nawet jeśli oznacza to koszulkę i dżinsy, upewnij się, że koszulka jest czysta i nie ma na niej dziur ani plam”.

Na wynos:

Podczas gdy niektóre firmy zaakceptowały „casualizację” zdalnych spotkań, Ben sprzeciwia się temu sentymentowi. Zamiast tego wierzy, że nawet jeśli uczestnik dołącza w zaciszu domu, nadal jest profesjonalistą i powinien zachowywać się jak jeden.

Jeśli ktoś sprawia wrażenie, że nie traktuje swojej pracy poważnie, może to negatywnie wpłynąć na morale pracowników i wrażenia klientów.

Plany spotkań z automatycznymi przypomnieniami

David Bitton jest współzałożycielem i dyrektorem ds. marketingu w DoorLoop , kompleksowym rozwiązaniu do zarządzania nieruchomościami.

P: Czy masz jakieś wskazówki dotyczące planowania spotkań zdalnych/wirtualnych?

„Na początku spotkania na odległość wytrącały nas z równowagi, ale udało nam się to zrobić bez wysiłku. Oto co zrobiliśmy:

„Stwórz harmonogram: nikt nie chce uczestniczyć w spotkaniu, nie znając jego celów ani powodu, dla którego się odbywa. Uczestnikom należy dostarczyć szczegółowy plan, który zawiera istotne tematy, godziny rozpoczęcia i zakończenia, uczestników oraz wszelkie wymagane lektury.

„Dzięki dobrze zaplanowanej agendzie każdy ma czas na przygotowanie się z wyprzedzeniem i zorientowanie się, jak długo potrwa spotkanie, aby mogli odpowiednio zorganizować swoje dni. Gwarantuje to, że wszyscy zaczynają na tej samej stronie.

„Ustaw przypomnienie: zaproszenia na spotkania mogą łatwo zniknąć w strumieniu e-maili, wiadomości i innych powiadomień, które pracownicy otrzymują w ciągu dnia pracy. Aby tego uniknąć, planujemy automatyczne przypomnienia o spotkaniach z co najmniej 15-minutowym do godziny wyprzedzeniem, aby nikt nie zgubił spotkania”.

Na wynos:

Dla Davida osoby nieprzygotowane na zebrania przygotowują się na katastrofę. Po pierwsze, jasno określ cele spotkania z pełną trasą. Przypadkowe podejście do spotkań to kiepska praktyka w zarządzaniu czasem i główna przyczyna wypalenia Zoomem.

Po drugie, użyj narzędzia do planowania, takiego jak Appointlet, aby wysyłać automatyczne przypomnienia do uczestników. Przyniesie to korzyści w postaci zapobiegania nieobecnościom i spóźnieniom. Zautomatyzowane narzędzia zmniejszają również Twoje osobiste obowiązki, pomagając w podarowaniu równowagi w Twoim życiu.

Aplikacje do planowania dla dużej liczby spotkań

Alastair McDermott jest gospodarzem podcastu Recognized Authority, w którym pomaga firmom pozyskiwać nowych potencjalnych klientów dzięki najnowszym spostrzeżeniom.

P: Jak twoje spotkania zmieniły się po pandemii?

„Przestawiłem się na spotkania w 100% zdalne. Miałem bardzo pracowitą post-pandemię w 2020 roku, wyeksportowałem swój kalendarz i odkryłem, że w 2020 roku miałem ponad 400 spotkań i rozmów, nigdy nie mógłbym tego zrobić bez linków do kalendarza.

„Po prawie wypaleniu się w 2020 r. zmniejszyłem liczbę wykonywanych połączeń o około 50%, zmieniając rodzaj wykonywanej pracy i klientów, dla których ją wykonuję”.

Na wynos:

Wszystkie spotkania Alastaira w 2020 roku odbyły się zdalnie, co nie byłoby możliwe bez linków z kalendarza. Jednak nawet przy tej wygodzie pojawiło się zmęczenie zoomem. Wtedy Alastair zmienił pracę, aby nie musiał przyjmować tak wielu telefonów.

P: Czy masz jakieś wskazówki dotyczące planowania spotkań zdalnych/wirtualnych?

„Ponownie lubię korzystać z linków do kalendarza. Wiem, że niektórzy ludzie myślą, że są bezosobowi, ale moja perspektywa dotyczy tego, jak o nich mówisz. Jeśli zapytasz drugą osobę, czy ma link i jednocześnie ofertę, jak twoja, myślę, że to absolutnie w porządku”.

Na wynos:

Nawet jeśli niektórzy uważają je za bezosobowe, linki do kalendarza ułatwiają planowanie. Jeśli uginasz się pod ciężarem swojego harmonogramu, mogą mieć duże znaczenie. Wykorzystywanie takich udogodnień może mieć duże znaczenie w Twoim życiu osobistym.

Spraw, aby zdalne spotkania zakończyły się sukcesem

Praca w domu sprawiła, że ​​granice między pracą a czasem wolnym były nieco mniej wyraźne. Planowanie i organizowanie zdalnych spotkań stało się znacznie bardziej uciążliwe, niż pierwotnie zakładano. Jak się okazuje, planowanie, organizowanie, hosting i udostępnianie sesji zdalnych wymaga dużo pracy — zwłaszcza jeśli odbywa się to wiele razy dziennie.

Dzięki powyższym liderom branży mamy dobry pomysł, jak odpowiedzieć. Ćwiczenia z budowania zespołu mogą sprawić, że spotkania będą przyjemniejsze, asynchroniczne oprogramowanie do spotkań pomaga dostosować się do harmonogramów, a oprogramowanie do spotkań zdalnych spaja wszystko razem. Korzystanie z najlepszych dostępnych narzędzi, takich jak Appointlet , to najlepszy sposób na inwestycję w równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.