ปรับปรุงการโทรติดตามผลของคุณด้วย 8 เคล็ดลับเหล่านี้

ในธุรกิจ การติดตามผลคือความจริงของชีวิต ตอนนี้การส่งข้อความเป็นเรื่องธรรมดามากกว่าการโทรมาระยะหนึ่งแล้ว การสนทนาทางโทรศัพท์ไม่ใช่เรื่องง่ายสำหรับหลายๆ คน อย่างไรก็ตาม การโทรศัพท์ (และล่าสุดคือวิดีโอแชท) เป็นส่วนสำคัญของการสื่อสารทางธุรกิจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณไม่สามารถพบปะได้ด้วยตนเอง เมื่อมีคนติดต่อคุณ วิธีที่คุณจัดการกับการโทรติดตามผลนั้นสามารถสร้างหรือทำลายความสัมพันธ์ของคุณกับลูกค้าหรือผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้ารายนั้นได้ ความประทับใจแรกพบที่ไม่ดีหรือเพียงแค่ความรู้สึกน้อยใจก็ส่งผลกระทบอย่างใหญ่หลวง หากเกิดขึ้นนานพอ ธุรกิจของคุณจะเริ่มประสบปัญหา ต่อไปนี้คือเทคนิคที่ลองใช้แล้วได้ผลจริงเพื่อปรับปรุงการโทรติดตามผลและสนทนาทางโทรศัพท์อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

1. กำหนดเวลาการโทรของคุณ

ผู้คนไม่ว่างในทุกวันนี้ และโอกาสที่คุณจะจับพวกเขาในช่วงเวลาที่เหมาะสมโดยไม่ได้นัดหมายก็มีน้อย การนัดหมายการโทรติดตามผลเป็นเรื่องที่สุภาพและเป็นมืออาชีพ

แน่นอนว่าจะมีข้อยกเว้นสำหรับกฎนี้ ลูกค้าที่โกรธจัดอาจต้องการโทรกลับทันที หรือคำขออาจมีการคำนึงถึงเวลา ใช้วิจารณญาณที่ดีที่สุดของคุณ

เคล็ดลับ พิเศษ : พร้อมที่จะฝากข้อความทางโทรศัพท์สั้นๆ ไว้ แม้ว่าคุณจะกำหนดเวลาการโทรไว้ล่วงหน้าก็ตาม

2. เตรียมพร้อม

ผู้คนรู้ดีว่าเมื่อใดที่คุณไม่ได้เตรียมตัว และไม่ใช่เครื่องกระตุ้นความมั่นใจ แทนที่จะเสียเวลาและของคุณ ให้เตรียมงานล่วงหน้า

ด้วย Google และโซเชียลมีเดีย การรับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับภูมิหลังและความสนใจส่วนตัวของผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้านั้นง่ายกว่าที่เคย สำหรับลูกค้าที่มีอยู่แล้ว พวกเขาควรจะอยู่ในฐานข้อมูลของคุณแล้ว พร้อมกับข้อมูลเกี่ยวกับการโต้ตอบของพวกเขากับการตลาดและเนื้อหาเว็บของคุณ

นี่ควรเป็นข้อมูลมากเกินพอที่จะรวบรวมประเด็นพูดคุยที่เป็นประโยชน์และเน้นวัตถุประสงค์ของการสนทนาของคุณ คุณไม่จำเป็นต้องมีสคริปต์ — ทำให้มันเป็นธรรมชาติ — แต่การเตรียมพร้อมจะช่วยให้คุณเจอความเป็นมืออาชีพที่มีความสามารถ

3. ถามคำถามที่ได้คำตอบ

สิ่งนี้ไม่ง่ายเหมือนการหลีกเลี่ยงคำถาม "ใช่" หรือ "ไม่ใช่" สำหรับพวกเราหลายๆ คน การถามคำถามที่มีประสิทธิภาพไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป คำถามที่คุณถาม เช่นเดียวกับคำถามที่คุณไม่ได้ถาม มีผลกระทบสำคัญต่อความสำเร็จของการสนทนาของคุณ

ข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น ได้แก่ :

• นำพยาน: “คุณเปลี่ยนตัวกรองเตาหลอมของคุณในฤดูใบไม้ผลิที่ผ่านมาใช่ไหม”
• หลายทางเลือกหรือหลายคำถาม: “คุณเปลี่ยนตัวกรองของเตาหลอมเมื่อเดือนที่แล้ว ฤดูใบไม้ร่วงปีที่แล้ว หรือนานกว่านี้แล้ว? คุณรู้หรือไม่ว่าคู่สมรสของคุณดูแลเรื่องนี้หรือไม่? มีใครให้บริการกับมันเมื่อเร็ว ๆ นี้หรือไม่”
• Rambling: “คุณเคยเปลี่ยนตัวกรองของเตาหลอมหรือไม่? คุณรู้ไหม คุณต้องเปลี่ยนแผ่นกรองอากาศทุกๆ ฤดูใบไม้ผลิและฤดูใบไม้ร่วง บางครั้งต้องมากกว่านี้ถ้าคุณมีสัตว์เลี้ยงหรือผู้สูบบุหรี่ในบ้าน ฉันรู้จักผู้ชายคนนี้คนเดียว…”

แม้ว่าตัวอย่างเหล่านี้อาจดูเหมือนเป็นการพูดคุยและค่อนข้างไม่เป็นอันตราย แต่ก็แนะนำตัวแปรที่ไม่จำเป็นซึ่งอาจทำให้ลูกค้าสับสน เมื่อ "ตัวกรองของเตาหลอมมีการเปลี่ยนแปลงครั้งล่าสุดเมื่อใด" ที่ตรงไปตรงมามากขึ้น จะได้ทำเคล็ดลับ นอกจากนี้ยังทำให้คนที่มีงานยุ่งรู้สึกเหมือนเสียเวลาเปล่าเมื่อพวกเขาสามารถตอบคำถามของคุณได้อย่างรวดเร็ว

หากคุณต้องการปรับปรุงการสนทนาทางโทรศัพท์เพื่อติดตามผล คุณต้องเรียนรู้ที่จะถามคำถามที่ตรงประเด็นและรอบคอบซึ่งส่งผลให้เกิดคำตอบที่เป็นประโยชน์ และคุณต้องสบายใจที่จะเงียบในขณะที่ลูกค้าตอบสนอง

4. รักษาการสนทนาให้สมดุล

การสนทนาทางโทรศัพท์ที่เป็นประโยชน์จำเป็นต้องมีการให้และรับส่วนเท่าๆ กัน หากคุณกำลังพูดทั้งหมด คุณจะไม่ได้รับข้อมูลจากลูกค้า แต่ถ้าคุณตั้งใจฟังทั้งหมด แสดงว่าคุณไม่ได้ถามคำถามที่จำเป็นในการดึงข้อมูลเชิงลึกจากลูกค้า

ในการสร้างความสามัคคี เรียนรู้จุดบกพร่องของลูกค้า และสื่อสารคุณค่าของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ คุณต้องรักษาการสนทนาให้สมดุล

อย่าลืมให้เวลาพวกเขาตอบก่อนที่จะถามคำถามต่อไป หากพวกเขารู้สึกว่าคุณเป็นคนเปิดบทสนทนา ความสนใจที่จะร่วมงานกับคุณต่อไปก็ไม่น่าจะเป็นไปได้ ปรับปรุงการโทรติดตามผลของคุณโดยเป็นผู้ฟังที่เอาใจใส่และมีส่วนร่วมอย่างแข็งขัน

5. ถามคำถามติดตามผล

ถามคำถามของคุณและฟังคำตอบ อย่าขัดจังหวะ แต่อย่ากลัวที่จะถามคำถามติดตามหากคุณต้องการข้อมูลเพิ่มเติม คำถามติดตามผลยังมีประโยชน์ในการเป็นแนวทางในการสนทนา โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณกำลังพูดคุยกับคนที่ช่างพูดหรือมีปัญหาในหัวข้อ

สำหรับบางคน ความเขินอายที่อาจเกิดขึ้นจากการถามคำถาม "โง่" ก็เพียงพอแล้วที่จะทำให้พวกเขาเงียบไปเลย แต่จะดีกว่าที่จะถามตอนนี้มากกว่าที่จะทำผิดพลาดข้อตกลงในภายหลังเพราะคุณคิดว่าคุณสามารถปลอมได้ อย่าลืมว่าการถามคำถามต่อเนื่องแสดงว่าคุณกำลังรับฟัง และแสดงให้เห็นว่าคุณใส่ใจเกี่ยวกับการสร้างความสัมพันธ์ที่ยาวนาน

6. ชี้แจงคำตอบโดยตอบกลับลูกค้าด้วยคำพูดของคุณเอง

เมื่อคุณทำการสั่งซื้อที่หน้าต่างแบบไดร์ฟทรู พวกเขามักจะอ่านคำสั่งนั้นกลับมาให้คุณฟังก่อนที่จะส่งเสียง สิ่งนี้ทำเพื่อให้แน่ใจว่าคำสั่งซื้อของคุณถูกต้อง เทคนิคเดียวกันนี้สามารถทำงานได้อย่างมหัศจรรย์เมื่อติดตามลูกค้า

ไม่ว่าคุณจะฟังหนักแค่ไหนระหว่างการโทร ก็มีโอกาสเกิดความเข้าใจผิดได้เสมอ บางทีลูกค้าอาจให้คำตอบที่คลุมเครือหรือซับซ้อน หรือบางทีคุณอาจได้ยินคำตอบผิดไป การตอบกลับลูกค้าซ้ำจะทำให้คุณสามารถชี้แจงข้อมูลและป้องกันไม่ให้กลายเป็นปัญหาได้

7. รู้วิธีใช้โทรศัพท์ของคุณ

สิ่งนี้ควรดำเนินไปโดยไม่บอก แต่มีกี่ครั้งแล้วที่คุณโทรกับใครบางคนที่ไม่รู้วิธีปิดเสียงโทรศัพท์ แพตช์น้อยกว่ามากในเพื่อนร่วมงานหรือโอนสาย? หากคุณอยู่ในธุรกิจที่เทคโนโลยีโทรศัพท์ทำให้การโทรติดตามผลของคุณยุ่งยาก ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณรู้ว่าคุณกำลังทำอะไรอยู่ก่อนที่จะให้ลูกค้าเข้าสาย

ให้เวลาตัวเองสองสามนาทีก่อนการโทรเพื่อให้แน่ใจว่าคุณรู้วิธีจัดการกับปัญหาทางเทคโนโลยีที่อาจเกิดขึ้น

8. ส่งอีเมลติดตามผลเพื่อสรุปการโทร

ถูกต้อง คุณควรติดตามผลต่อไป! หลังการสนทนา ให้รวบรวมไฮไลท์ของการสนทนาและรายการเด่นที่ต้องติดตาม จุดประสงค์ของอีเมลสรุปนี้ไม่ใช่เพื่อให้ข้อมูลสรุปของการสนทนาแบบคำต่อคำ แต่เป็นการขอบคุณลูกค้าและบันทึกประเด็นการสนทนาที่สำคัญของการสนทนาทางโทรศัพท์เพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต

อีเมลติดตามผลเหล่านี้ยังช่วยให้แน่ใจว่ารายการการดำเนินการหรือความรับผิดชอบที่ชัดเจนสำหรับทั้งสองฝ่าย อีเมลสรุปที่ชัดเจนจะช่วยปรับปรุงการโทรติดตามผลของคุณและทำให้การสนทนาดำเนินไปอย่างมีประสิทธิผลและมีประโยชน์

หากคุณไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นจากตรงไหน ให้ตรวจสอบเทมเพลตอีเมลติดตามผลแบบตัดแล้วแปะที่นี่

ปรับปรุงการโทรติดตามผลของคุณวันนี้

การสนทนาทางโทรศัพท์ที่มีคุณภาพช่วยให้ลูกค้าพึงพอใจและเติบโตทางธุรกิจได้อย่างมาก ท้ายที่สุด การตลาดที่ดีที่สุดในโลกจะไม่มีจำนวนมากมายนัก หากคุณไม่รู้วิธีติดตามลูกค้าที่มุ่งหวังที่จะเกิดขึ้น ใช้เทคนิคเหล่านี้และปรับปรุงการโทรติดตามผลเพื่อให้การโต้ตอบกับลูกค้าในอนาคตของคุณเกิดประโยชน์สูงสุด