قم بتحسين مكالمات المتابعة الخاصة بك من خلال هذه النصائح الثمانية

في العمل ، المتابعة هي حقيقة من حقائق الحياة. الآن بعد أن أصبحت الرسائل النصية أكثر شيوعًا من الاتصال لفترة من الوقت ، لم تصبح المحادثات الهاتفية أسهل بالنسبة للعديد من الأشخاص. ومع ذلك ، تعد المكالمات الهاتفية (والدردشات المرئية مؤخرًا) جزءًا مهمًا من اتصالات العمل - خاصةً عندما يتعذر عليك مقابلتك وجهًا لوجه. عندما يصل إليك شخص ما ، فإن الطريقة التي تتعامل بها مع مكالمة المتابعة هذه يمكن أن تؤدي إلى أو تقطع علاقتك مع هذا العميل أو العميل المحتمل. الانطباع الأول السيئ أو حتى المخيب للآمال له تأثير كبير. إذا حدث ذلك مرات كافية ، فسوف يبدأ عملك في المعاناة. فيما يلي بعض الأساليب المجربة والصحيحة لتحسين مكالمات المتابعة وإجراء محادثات هاتفية أكثر فعالية.

1. جدولة مكالماتك.

الناس مشغولون هذه الأيام ، وفرص اللحاق بهم في الوقت المناسب دون تحديد موعد ضئيلة. تحديد موعد مكالمتك للمتابعة هو شيء مهذب ومهني عليك القيام به.

بالطبع ، ستكون هناك استثناءات للقاعدة. قد يرغب العميل الغاضب في معاودة الاتصال فورًا ، أو قد يكون الطلب حساسًا للوقت. استخدم أفضل حكم لديك.

نصيحة إضافية : كن مستعدًا لترك رسالة هاتفية قصيرة ، حتى إذا كنت قد حددت موعد المكالمة مسبقًا.

2. كن مستعدا.

يعرف الناس عندما تكون غير مستعد ، وهذا ليس معززًا للثقة. بدلًا من إضاعة وقتهم ووقتك ، قم ببعض الأعمال التحضيرية مسبقًا.

بفضل Google ووسائل التواصل الاجتماعي ، أصبح من السهل أكثر من أي وقت مضى اكتساب نظرة ثاقبة حول الخلفية الشخصية للعميل المحتمل واهتماماته. بالنسبة للعملاء الحاليين ، يجب أن يكونوا بالفعل في قاعدة البيانات الخاصة بك ، إلى جانب معلومات حول تفاعلاتهم مع التسويق ومحتوى الويب الخاص بك.

يجب أن يكون هذا أكثر من معلومات كافية لتجميع بعض نقاط الحديث المفيدة والتركيز على الغرض من محادثتك. لا تحتاج بالضرورة إلى سيناريو - اجعله طبيعيًا - لكن الاستعداد يساعدك على الظهور كمحترف كفء.

3. اطرح الأسئلة التي تحصل على إجابات.

هذا ليس بسيطًا مثل تجنب أسئلة "نعم" أو "لا". بالنسبة للكثيرين منا ، ليس من السهل دائمًا طرح أسئلة فعالة. الأسئلة التي تطرحها ، وكذلك الأسئلة التي لا تطرحها ، لها تأثير كبير على نجاح محادثاتك.

تشمل المزالق المحتملة ما يلي:

• قيادة الشاهد: "لقد غيرت مرشح الفرن الخاص بك في الربيع الماضي ، أليس كذلك؟"
• خيارات متعددة أو أسئلة متعددة: "هل غيّرت فلتر الفرن الشهر الماضي ، الخريف الماضي أم أنه مضى وقتًا أطول؟ هل تعلم ما إذا كان من المحتمل أن يكون زوجك قد اعتنى به؟ هل قام أي شخص آخر بأداء الخدمة عليها مؤخرًا؟ "
• Rambling: "هل سبق لك أن غيرت مرشح الفرن؟ كما تعلم ، تحتاج حقًا إلى تغيير الفلتر كل ربيع وخريف ، وأحيانًا أكثر إذا كان لديك حيوانات أليفة أو مدخنون في المنزل. كنت أعرف هذا الرجل ... "

في حين أن هذه الأمثلة تبدو تحادثية وغير ضارة نسبيًا ، إلا أنها تقدم متغيرات غير ضرورية قد تربك العميل ، عندما يكون السؤال الأكثر مباشرة هو "متى تم تغيير مرشح الفرن آخر مرة؟" سيفعل الحيلة. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يجعل الأشخاص المشغولين يشعرون وكأن وقتهم يضيع عندما يمكنهم الإجابة على سؤالك بسرعة.

إذا كنت ترغب في تحسين متابعة محادثاتك الهاتفية ، فعليك أن تتعلم طرح أسئلة مباشرة ومدروسة تؤدي إلى إجابات مفيدة. وعليك أن تكون مرتاحًا وأن تظل صامتًا بينما يستجيب العميل.

4. حافظ على توازن المحادثة.

تتطلب محادثة هاتفية مفيدة أجزاء متساوية أخذ وعطاء. إذا كنت تقوم بكل الحديث ، فلن تحصل على مدخلات العميل. ولكن إذا كنت تستمع بكل شيء ، فأنت لا تطرح الأسئلة الضرورية لاستخلاص نظرة ثاقبة من العميل.

لتأسيس علاقة وتعلم نقاط الألم لدى العميل وإيصال عرض القيمة الخاص بك بشكل فعال ، عليك الحفاظ على توازن المحادثة.

تأكد من منحهم الوقت للإجابة قبل طرح سؤالك التالي. إذا شعروا أنك قمت بتدوير المحادثة ، فلن يكون من المحتمل أن يكون اهتمامهم بالعمل معك أكثر. حسِّن مكالمات المتابعة من خلال كونك مستمعًا يقظًا ومشاركًا نشطًا.

5. اطرح أسئلة متابعة.

اطرح أسئلتك واستمع إلى الإجابات. لا تقاطع ، لكن لا تخف من طرح أسئلة المتابعة إذا كنت بحاجة إلى مزيد من المعلومات. يمكن أن تكون أسئلة المتابعة مفيدة أيضًا في توجيه المحادثة ، خاصةً إذا كنت تتحدث إلى شخص ثرثار أو لديه مشكلة في البقاء على الموضوع.

بالنسبة للبعض ، فإن الإحراج المحتمل من طرح سؤال "غبي" يكفي لإبقائهم هادئين تمامًا. لكن من الأفضل أن تسأل الآن بدلاً من ارتكاب خطأ فاصل فيما بعد لأنك تعتقد أنه يمكنك تزويره. تذكر أن طرح أسئلة المتابعة يظهر أنك تستمع ، ويظهر اهتمامك ببناء علاقة طويلة الأمد.

6. وضح الإجابات بتكرارها على العميل بكلماتك الخاصة.

عندما تقدم طلبًا في نافذة الدفع من خلال ، فغالبًا ما يقرؤون الطلب مرة أخرى لك قبل رنينه. يتم ذلك للتأكد من صحة طلبك. يمكن لهذه التقنية نفسها أن تصنع المعجزات عند المتابعة مع العملاء.

بغض النظر عن مدى صعوبة الاستماع أثناء المكالمة ، فهناك دائمًا فرصة لسوء الفهم. ربما قدم العميل إجابة غامضة أو معقدة ، أو ربما لم تسمع الرد. يسمح لك تكرار الإجابة على العميل بتوضيح المعلومات ومنعها من أن تصبح مشكلة.

7. تعرف على كيفية استخدام هاتفك.

هذا يجب أن يذهب دون أن يقول ، ولكن كم مرة كنت في مكالمة مع شخص لا يعرف كيفية كتم صوت الهاتف ، ناهيك عن التصحيح في أحد المساعدين أو تحويل مكالمة؟ إذا كنت تعمل في مجال يمكن أن تجعل تكنولوجيا الهاتف مكالمات المتابعة الخاصة بك معقدة ، فتأكد من أنك تعرف ما تفعله قبل أن تجعل العميل على الخط.

امنح نفسك بضع دقائق قبل المكالمة للتأكد من أنك تعرف كيفية التنقل في أي مشكلات تقنية محتملة.

8. إرسال بريد إلكتروني للمتابعة لتلخيص المكالمة.

هذا صحيح - يجب عليك متابعة المتابعة! بعد المكالمة ، قم بتجميع النقاط البارزة في المحادثة وأي عناصر معلقة تحتاج إلى متابعة. الغرض من هذا البريد الإلكتروني التلخيصي ليس تقديم ملخص كلمة بكلمة للمحادثة ولكن بدلاً من ذلك أشكر العميل وتوثيق نقاط الحديث الرئيسية للمكالمة للرجوع إليها في المستقبل.

تضمن رسائل المتابعة الإلكترونية هذه أيضًا أن تكون أي عناصر عمل أو مسؤوليات واضحة لكلا الجانبين. ستعمل رسالة البريد الإلكتروني الملخصة الواضحة على تحسين مكالمات المتابعة والحفاظ على استمرار المحادثة بطريقة مثمرة ومفيدة.

إذا لم تكن متأكدًا من أين تبدأ ، فراجع قوالب البريد الإلكتروني للمتابعة فائقة القص واللصق هنا.

تحسين متابعة المكالمات الخاصة بك اليوم.

تقطع المحادثات الهاتفية عالية الجودة شوطًا طويلاً نحو رضا العملاء ونمو الأعمال. بعد كل شيء ، لن يكون أفضل تسويق في العالم كثيرًا إذا كنت لا تعرف كيفية المتابعة مع العملاء المتوقعين الذين يولدهم. استخدم هذه الأساليب وحسّن مكالمات المتابعة لتحقيق أقصى استفادة من تفاعلات العملاء في المستقبل.