これらの8つのヒントでフォローアップコールを改善する

ビジネスでは、フォローアップは現実です。 しばらくの間、電話よりもテキストメッセージの方が一般的であるため、多くの人にとって電話での会話は簡単ではありません。 ただし、電話（および最近ではビデオチャット）は、ビジネスコミュニケーションの重要な部分です。特に、直接会うことができない場合はそうです。 誰かがあなたに連絡したとき、あなたがそのフォローアップの電話を処理する方法は、その顧客または見込み客とのあなたの関係を作るか、または壊す可能性があります。 悪い、あるいは単に圧倒的な第一印象でさえ、大きな影響を及ぼします。 それが十分な回数起こると、あなたのビジネスは苦しみ始めます。 ここでは、フォローアップコールを改善し、より効果的な電話での会話を行うための、実証済みのテクニックをいくつか紹介します。

1.通話をスケジュールします。

最近は忙しいので、予約をせずに都合の良い時間に捕まえるチャンスは少ないです。 フォローアップの電話をスケジュールすることは、丁寧で専門的なことです。

もちろん、規則には例外があります。 怒っているクライアントはすぐにコールバックを望んでいるか、要求が時間に敏感である可能性があります。 あなたの最善の判断を使用してください。

ボーナスのヒント：事前に電話をかけた場合でも、簡単な電話メッセージを残す準備をしてください。

2.準備してください。

人々はあなたが準備ができていないことを知っています、そしてそれは自信を後押しするものではありません。 彼らの時間とあなたの時間を無駄にする代わりに、事前にいくつかの準備作業を行ってください。

Googleとソーシャルメディアのおかげで、見込み客の個人的な背景や興味についての洞察をこれまでになく簡単に得ることができます。 既存のクライアントについては、マーケティングやWebコンテンツとのやり取りに関する情報とともに、データベースにすでに存在している必要があります。

これは、いくつかの役立つ話のポイントをまとめ、会話の目的に焦点を合わせるのに十分な情報である必要があります。 必ずしも台本は必要ありません—自然に保つ—しかし、準備ができていると、有能な専門家として出会うのに役立ちます。

3.答えを得る質問をします。

これは、「はい」または「いいえ」の質問を避けるほど簡単ではありません。 私たちの多くにとって、効果的な質問をすることは必ずしも簡単ではありません。 あなたが尋ねる質問とあなたがしない質問は、あなたの会話の成功に大きな影響を与えます。

潜在的な落とし穴は次のとおりです。

• 目撃者を率いる：「あなたはこの春、炉のフィルターを交換しましたよね？」
• 複数の選択肢または複数の質問：「先月、昨年の秋にファーネスフィルターを交換しましたか、それとももっと長くしましたか？ 多分あなたの配偶者がそれの世話をしたかどうか知っていますか？ 最近、他の誰かがサービスを実行しましたか？」
• とりとめのない話：「ファーネスフィルターを交換したことはありますか？ ご存知のとおり、春と秋にフィルターを交換する必要があります。家にペットや喫煙者がいる場合は、フィルターを交換する必要があります。 私はこの一人の男を知っていました…」

これらの例は会話的で比較的無害に見えますが、より直接的な「ファーネスフィルターが最後に変更されたのはいつですか？」の場合、クライアントを混乱させる可能性のある不要な変数を導入します。 トリックをしただろう。 さらに、忙しい人があなたの質問にすばやく答えることができると、時間が無駄になっているように感じる可能性があります。

フォローアップの電話での会話を改善したい場合は、有用な回答をもたらす直接の意図的な質問をすることを学ぶ必要があります。 そして、クライアントが応答している間、あなたは快適に沈黙している必要があります。

4.会話のバランスを保ちます。

便利な電話での会話には、同じ部分のギブアンドテイクが必要です。 あなたがすべての話をしているなら、あなたは顧客の意見を得ることができません。 しかし、すべてのリスニングを行っている場合は、顧客から洞察を引き出すために必要な質問をしているわけではありません。

信頼関係を築き、クライアントの問題点を学び、価値提案を効果的に伝えるには、会話のバランスを保つ必要があります。

次の質問をする前に、必ず答える時間を与えてください。 あなたが会話を盛り上げたように彼らが感じた場合、あなたとこれ以上一緒に仕事をすることに彼らが興味を持っている可能性は低いでしょう。 注意深い聞き手と積極的な参加者になることで、フォローアップの電話を改善します。

5.フォローアップの質問をします。

あなたの質問をして、答えを聞いてください。 中断しないでください。ただし、さらに情報が必要な場合は、フォローアップの質問をすることを恐れないでください。 フォローアップの質問は、特におしゃべりな人や話題にとどまるのに苦労している人と話している場合に、会話を導くのにも役立ちます。

一部の人にとっては、「ばかげた」質問をすることの潜在的な困惑は、彼らを完全に静かに保つのに十分です。 しかし、あなたはそれを偽造できると思ったので、後で取引を破る間違いをするよりも今尋ねる方が良いです。 フォローアップの質問をすることはあなたが聞いていることを示し、それはあなたが長期的な関係を築くことに関心があることを示していることを忘れないでください。

6.自分の言葉で答えをクライアントに繰り返すことで、答えを明確にします。

ドライブスルーウィンドウで注文すると、電話をかける前に注文を読み返すことがよくあります。 これは、注文が正しいことを確認するために行われます。 これと同じテクニックは、クライアントをフォローアップするときに不思議に働く可能性があります。

通話中にどんなに耳を傾けても、誤解を招く可能性は常にあります。 たぶん、クライアントが漠然としたまたは複雑な答えをしたか、あるいはあなたはただ応答を聞き間違えたのかもしれません。 クライアントに返事を繰り返すことで、情報を明確にし、問題にならないようにすることができます。

7.電話の使い方を知っている。

これは言うまでもありませんが、電話をミュートする方法を知らない人、ましてや同僚にパッチを当てたり、電話を転送したりする方法を知らない人と電話をかけたことは何回ありますか？ 電話技術によってフォローアップの電話が複雑になる可能性があるビジネスに従事している場合は、クライアントに電話をかける前に、自分が何をしているかを確認してください。

電話の数分前に、潜在的な技術的問題をナビゲートする方法を知っていることを確認してください。

8.フォローアップメールを送信して、通話の概要を説明します。

そうです—フォローアップをフォローアップする必要があります！ 電話の後、会話のハイライトとフォローアップが必要な未解決の項目をまとめます。 この要約メールの目的は、会話の単語ごとの要約を提供することではなく、代わりにクライアントに感謝し、将来の参照のために通話の主要な論点を文書化することです。

これらのフォローアップメールは、アクションアイテムまたは責任が双方に明確であることも保証します。 明確な要約メールは、フォローアップの電話を改善し、生産的で便利な方法で会話を続けます。

どこから始めればよいかわからない場合は、こちらのスーパーカットアンドペーストのフォローアップメールテンプレートをご覧ください。

今日のフォローアップコールを改善します。

質の高い電話での会話は、顧客満足とビジネスの成長に大きく貢献します。 結局のところ、世界で最高のマーケティングは、それが生み出すリードをフォローアップする方法がわからなければ、それほど多くはありません。 これらの手法を使用し、フォローアップコールを改善して、将来のクライアントとのやり取りを最大限に活用します。