ต้องการความช่วยเหลือ: วิธีจัดการคำขอสัมภาษณ์ของผู้สมัคร

เมื่อผู้สมัครสมัครงานครั้งแรกและเข้าสู่กลุ่มการจ้างงาน ผู้จัดการจะตรวจสอบใบสมัครและตัดสินใจว่าพวกเขาต้องการพบใคร กระบวนการนี้อาจดำเนินต่อไปเป็นวัน สัปดาห์ หรือเดือน ในช่วงเวลานั้น ผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสมมักจะได้รับการติดต่อเพื่อขอสัมภาษณ์

ความประทับใจแรกพบคือทุกสิ่ง สิ่งสำคัญคือต้องอำนวยความสะดวกในกระบวนการว่าจ้างที่ชัดเจนและเป็นระเบียบสำหรับผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าของคุณ สิ่งนี้ส่งเสริมประสบการณ์เชิงบวกและราบรื่นสำหรับพวกเขา และอาจเพิ่มโอกาสในการทำงานได้ดีในระหว่างการสัมภาษณ์ของคุณ

เพื่อช่วยคุณในการเตรียมตัว เราได้รวบรวมแม่แบบและหลักปฏิบัติบางประการไว้สำหรับคุณในบทความนี้ สิ่งเหล่านี้จะช่วยให้คุณมีทุกสิ่งที่คุณต้องการ คุณจะได้เรียนรู้วิธีส่งคำขอสัมภาษณ์ ดังนั้นจึงโดดเด่นกว่าอีเมลทั่วไปที่พวกเขาได้รับทุกวัน

พื้นฐานของการขอสัมภาษณ์

เริ่มต้นด้วยพื้นฐานของการขอสัมภาษณ์ เมื่อกำหนดข้อความของคุณถึงผู้สมัคร คุณมีคุณสมบัติหลักบางประการที่คุณควรปฏิบัติตาม เราจะพูดถึงรายละเอียดเพิ่มเติมในแต่ละขั้นตอนเหล่านี้ในไม่ช้า นี่คือภาพรวมโดยย่อ:

• เขียนหัวเรื่องอีเมลที่น่าดึงดูดสำหรับผู้สมัคร
• สร้างน้ำเสียงที่เป็นมิตรและเป็นมิตร
• ขอแสดงความยินดีกับพวกเขาที่ได้รับเลือกให้ก้าวไปข้างหน้าในกระบวนการสัมภาษณ์ของคุณ
• ให้รายละเอียดเกี่ยวกับสิ่งที่จะเกิดขึ้นต่อไปสำหรับผู้สมัครและกำหนดความคาดหวังเกี่ยวกับการสัมภาษณ์
• ชี้แจงรายละเอียดที่สำคัญเกี่ยวกับวิธีการดำเนินงานของบริษัทของคุณโดยทั่วไป
• แชร์ลิงก์กำหนดการเพื่อทำให้การลงทะเบียนสัมภาษณ์ของผู้สมัครเป็นไปโดยอัตโนมัติ

เป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้สมัครที่จะต้องรู้สึกว่าพวกเขากำลังผ่านขั้นตอนการจ้างงานที่รอบคอบและเป็นมืออาชีพซึ่งจะนำพวกเขาไปสู่ความสำเร็จ การตั้งค่าเทมเพลตที่มั่นคงสามารถช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการพิมพ์ผิดและสม่ำเสมอ เมื่อคุณเป็นผู้นำด้วยน้ำเสียงที่เป็นมิตร กำหนดความคาดหวังในอนาคต และระบุลิงก์กำหนดการ ผู้สมัครจะรู้สึกว่าพวกเขามีเส้นทางข้างหน้าที่ชัดเจน

สร้างน้ำเสียงที่เป็นมิตรและเป็นมิตร

เมื่อคุณเริ่มเขียนเทมเพลตคำขอสัมภาษณ์ สิ่งสำคัญคือต้องคำนึงถึงความเป็นมิตร กระบวนการค้นหางานอาจทำให้ผู้สมัครรู้สึกหวาดกลัว พลิกอารมณ์นั้นบนหัวแล้วเขียนอีเมลที่ให้ความรู้สึกอบอุ่นและเป็นกันเอง

นายหน้าและผู้จัดการการจ้างงานกำลังไกล่เกลี่ยความสัมพันธ์ระหว่างบริษัทและพนักงานในอนาคต ในฐานะผู้ไกล่เกลี่ยระหว่างทั้งสองฝ่าย งานของคุณคือการอำนวยความสะดวกในความสัมพันธ์ใหม่ ๆ และลดความขัดแย้งระหว่างกระบวนการจ้างงานนั้น นั่นเป็นเหตุผลที่สำคัญมากที่จะต้องยอมรับเสียงที่เป็นมิตรในเทมเพลตอีเมลเหล่านี้ เมื่อผู้สมัครรู้สึกว่าได้รับการเลี้ยงดูจากคุณ พวกเขามักจะแสดงตัวออกมาอย่างดีที่สุด

อย่ากลัวที่จะทำให้ข้อความของคุณสว่างขึ้นด้วยอีโมจิหรืออีโมติคอน แน่นอน ทำให้มันเป็นมืออาชีพ แต่จำไว้เสมอว่าข้อความที่ร่าเริงจะดึงเอาสิ่งที่ดีที่สุดในตัวบุคคลออกมา

ขอแสดงความยินดีกับพวกเขาในคำเชิญทางอีเมลของคุณ

คำทักทายที่อบอุ่นในตอนต้นของอีเมลนั้นเหมาะสมเสมอ หากคุณสามารถติดตามคำทักทายนั้นด้วยถ้อยคำที่ให้กำลังใจได้ นั่นย่อมดีกว่า เราขอแนะนำให้เพิ่มประโยคหนึ่งถึงสองประโยคที่จุดเริ่มต้นของเทมเพลตอีเมลของคุณเพื่อแสดงความยินดีกับความคืบหน้าในกระบวนการจ้างงาน

หากคุณต้องการกระตุ้นผู้สมัครจริงๆ ให้ใส่ข้อความสั้นๆ ว่าทำไมคุณถึงคิดว่าพวกเขาเหมาะสมกับนายจ้างที่มีศักยภาพ เทคนิคนี้คล้ายกับสิ่งที่ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าอาจทำในจดหมายปะหน้าเพื่อให้นายจ้างรู้ว่าพวกเขาศึกษาบริษัทของตนล่วงหน้า การเน้นย้ำถึงความเหมาะสมของผู้สมัครที่สัมพันธ์กับรายละเอียดงาน คุณจะสร้างความมั่นใจในความสามารถของพวกเขาในการสัมภาษณ์งาน สิ่งนี้ช่วยเพิ่มโอกาสที่พวกเขาจะดำเนินการและกำหนดเวลาสัมภาษณ์กับคุณ

ให้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสมัครงาน

เมื่อคุณอุ่นเครื่องผู้หางานด้วยคำพูดที่ให้กำลังใจ ก็ถึงเวลาให้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับกระบวนการจัดตารางการสัมภาษณ์แก่พวกเขา คุณจะต้องแน่ใจว่านโยบายและขั้นตอนของบริษัทมีการระบุไว้อย่างชัดเจน ตัวอย่างเช่น หากมีข้อกำหนดที่ยังไม่ได้สื่อสาร นี่จะเป็นสถานที่ที่เหมาะสมในการเพิ่มข้อกำหนดเหล่านั้น

ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนของข้อมูลเพิ่มเติมที่พวกเขาอาจจำเป็นต้องทราบ:

• ย้ำชื่อบริษัท ตำแหน่งงาน และรายละเอียดงาน
• ความคาดหวังจากผู้สมัครหากนายจ้างเสนองาน
• เลือกที่จะรวมคำถามก่อนสัมภาษณ์บางส่วน
• นี่จะเป็นการประชุมทางเว็บหรือการสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์หรือไม่
• หากเป็นการโทร คุณจะให้หมายเลขโทรศัพท์หรือรับหมายเลขโทรศัพท์หรือไม่

แชร์ลิงค์นัดสัมภาษณ์

ถึงเวลาแล้วในการขอสัมภาษณ์ของคุณ ซึ่งคุณสามารถสร้างความพึงพอใจให้กับผู้สมัครได้อย่างแท้จริง (และช่วยตัวเองประหยัดเวลาได้มากในฐานะผู้จัดการการจ้างงานหรือนายหน้า) ด้วยลิงก์กำหนดการสัมภาษณ์ คุณจะสามารถทำการเรียกร้องให้ดำเนินการอย่างง่าย ๆ เช่น “คลิกที่นี่เพื่อจองเวลาสำหรับการสัมภาษณ์ของคุณ” สิ่งที่คุณต้องทำคือเน้นข้อความจุดยึดนั้นและแนบลิงก์ไปยังหน้าการตั้งเวลาโดยเฉพาะ

พวกคุณบางคนอาจไม่คุ้นเคยกับลิงก์การตั้งเวลาและวิธีการทำงาน ดังนั้นให้ใช้เวลาสักครู่เพื่อทบทวนแนวคิด

เมื่อคุณส่งลิงก์การจัดกำหนดการให้กับผู้สมัคร พวกเขาสามารถเลือกวันที่และเวลาที่เหมาะกับพวกเขาได้ หน้าการจัดกำหนดการมีแบบฟอร์มการรับข้อมูลเพื่อให้คุณสามารถรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติมจากพวกเขาได้ตามต้องการ ตัวอย่างเช่น แทนที่จะขอหมายเลขโทรศัพท์ หน้ากำหนดเวลาการโทรสามารถรวบรวมข้อมูลนั้นในระหว่างขั้นตอนแบบฟอร์มการรับสาย ด้วยวิธีนี้ คุณจะรักษาความปลอดภัยของข้อมูลสำคัญและเชื่อมต่อกับข้อมูลการจองของพวกเขา เมื่อถึงเวลาพบปะกับพวกเขา ข้อมูลผู้สมัครทั้งหมดจะรวมอยู่ในที่เดียวเพื่อให้ผู้จัดการการจ้างงานของคุณตรวจสอบ

นี่เป็นเพียงประโยชน์เล็กน้อยที่คุณสามารถคาดหวังได้จากการตั้งค่าเครื่องมือจัดกำหนดการออนไลน์

• ให้ผู้สมัครเลือกวันสัมภาษณ์และเวลาสัมภาษณ์ที่เหมาะกับทีมของคุณ
• ป้องกันความขัดแย้งของกำหนดการ
• แจ้งเตือนทางอีเมลโดยอัตโนมัติ เช่น อีเมลยืนยันการสัมภาษณ์
• หมุนเวียนการสัมภาษณ์ผู้สมัครในกลุ่มพนักงานในด้านทรัพยากรบุคคล
• หลีกเลี่ยงการตอบกลับทางอีเมลและข้อความเสียงที่พยายามหาเวลาที่เหมาะสม

หรือคุณสามารถแนะนำวันที่และสองสามครั้งที่อาจใช้ได้ แต่มีความเสี่ยงที่พวกเขาจะอยู่ในเขตเวลาอื่นและอาจสับสนได้ หากพวกเขาตกลงตามเวลา คุณต้องหวังว่าพวกเขาจะทำเครื่องหมายในปฏิทินของตนและอย่าลืมแสดง การสื่อสารผิดพลาดที่ละเอียดอ่อนเช่นนี้เป็นสาเหตุที่เราแนะนำให้ดำเนินการโดยอัตโนมัติ

เราได้รวบรวมคำแนะนำเฉพาะเกี่ยวกับวิธีการสร้างและแบ่งปันลิงก์กำหนดการกับผู้สมัครของคุณ คุณสามารถใช้แผนบริการฟรีของ Appointlet เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการจ้างงานและการสัมภาษณ์โดยไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆ กับบริษัทของคุณ

ตัวอย่างเทมเพลตอีเมลสำหรับการขอสัมภาษณ์

ตอนนี้เราได้ตรวจสอบองค์ประกอบหลักที่ต้องพิจารณาเมื่อเขียนอีเมลคำขอสัมภาษณ์แล้ว ต่อไปนี้คืออีเมลตัวอย่างที่นายหน้าอาจเขียน คุณสามารถเรียกพวกเขาด้วยชื่อเต็มของพวกเขาหรือด้วยการทักทายอย่างเป็นทางการ เราได้ปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ในบทความนี้เพื่อช่วยเชื่อมโยงแนวคิดกับสิ่งที่เป็นรูปธรรมมากขึ้น

เรียนคุณแจ็คสัน ขอบคุณมากที่ติดต่อเราทาง LinkedIn ในสัปดาห์นี้ เราได้รับใบสมัครของคุณสำหรับตำแหน่งที่ และยินดีที่จะหารือเกี่ยวกับโอกาสนี้กับคุณเพิ่มเติม

จากประวัติส่วนตัวของคุณ ดูเหมือนว่าคุณมีประสบการณ์ทำงานในตำแหน่งนี้มาบ้างแล้ว มันเยี่ยมมากที่ได้เห็น หากคุณพร้อมจะพบกันในสัปดาห์หน้าเพื่อหารือเกี่ยวกับตำแหน่งงานโดยละเอียด เรายินดีที่จะจัดเวลาร่วมกับคุณ!

โดยปกติเราจะประชุมทางโทรศัพท์หรือทางเว็บตามความต้องการของคุณ การสัมภาษณ์ครั้งแรกจะใช้เวลาประมาณ 30 นาที และเปิดโอกาสให้เราได้รู้จักกัน หากเป็นไปด้วยดี คุณจะก้าวหน้าผ่านขั้นตอนการสัมภาษณ์ด้านเทคนิคและทีมด้วย

กำลังมองหาตำแหน่งนี้ภายใน 60 วัน ดังนั้นหากคุณตัดสินใจที่จะดำเนินการตามขั้นตอนนี้ เราขอให้คุณพร้อมในกรอบเวลานั้น

สำหรับการโทรศัพท์ เราจะรวบรวมหมายเลขของคุณในแบบฟอร์มการรับสาย หากคุณกำลังจองการโทรผ่าน Skype หรือ Zoom กับเรา คุณจะพบลิงก์ "เข้าร่วมการประชุม" ในอีเมลยืนยันการสัมภาษณ์ของคุณ หากฟังดูดีคุณสามารถจองเวลากับเราได้ที่นี่

เราหวังว่าจะได้พูดคุยกับคุณเร็ว ๆ นี้!

ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,

< ผู้จัดการการจ้างงาน / ชื่อนายหน้า >

ติดตามกำหนดการหลังการขอสัมภาษณ์เบื้องต้น

เมื่อคุณได้ส่งคำขอสัมภาษณ์เบื้องต้นแล้ว คุณสามารถคาดหวังให้ผู้สมัครเริ่มลงทะเบียนเวลาที่จะได้พบกัน การสัมภาษณ์เพื่ออำนวยความสะดวกเป็นชุดทักษะอีกชุดหนึ่งที่อยู่นอกเหนือขอบเขตของบทความนี้ ในฐานะนายหน้าหรือผู้จัดการการจ้างงาน คุณควรได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับช่วงการสัมภาษณ์ด้วยตนเองแล้ว อย่างไรก็ตาม เราอาจช่วยคุณได้ที่นี่ด้วยความคิดขั้นสุดท้ายเกี่ยวกับวิธีการติดตามผู้สมัครหลังจากการสัมภาษณ์ครั้งแรก

เนื่องจากคุณมีโซลูชันการจัดกำหนดการอัตโนมัติอยู่แล้ว เราจึงแนะนำให้สร้างหน้าการจัดกำหนดการเฉพาะสำหรับแต่ละขั้นตอนของกระบวนการสัมภาษณ์ ตัวอย่างเช่น หากคุณมีขั้นตอนการสัมภาษณ์ทางเทคนิคที่สอง การสร้างเทมเพลตประเภทการประชุมแยกต่างหากสำหรับสิ่งนั้นจะเป็นประโยชน์ สถานที่ ระยะเวลา และผู้จัดการประชุมอาจมีการเปลี่ยนแปลง ดังนั้นการมีลิงก์แยกต่างหากจึงเป็นวิธีที่ดีในการรักษาความรู้สึกต่อเนื่องผ่านกระบวนการเริ่มต้นทรัพยากรบุคคลอย่างเต็มรูปแบบ

เมื่อถึงเวลาต้องเสนองาน คุณสามารถสร้างลิงก์การประชุมที่กำหนดไว้สำหรับการสนทนานั้นได้เช่นกัน ช่วงเวลานั้นจะแสดงถึงความสมบูรณ์ของขั้นตอนหลักแรกในการเตรียมความพร้อมของพนักงาน

มีสิ่งอื่น ๆ ที่คุณสามารถทำได้ นอกเหนือจากการสัมภาษณ์ครั้งแรก เพื่อสร้างสายสัมพันธ์และสร้างความมั่นใจให้กับพนักงานใหม่ของคุณ ตัวอย่างเช่น บางบริษัทจะโพสต์ประกาศการจ้างงานใหม่ในบัญชีโซเชียลมีเดียของตน หากเว็บไซต์ของคุณมีหน้า Teams คุณสามารถรวบรวมทางสายย่อยสั้นๆ เกี่ยวกับพนักงานใหม่และโพสต์รูปถ่ายของพวกเขาได้

การทำงานให้มากขึ้นเพื่อทำให้พนักงานของคุณรู้สึกเหมือนอยู่บ้านในช่วงแรกสุดของขั้นตอนการสมัคร คุณจะเป็นตัวกำหนดทิศทางของความสำเร็จในระยะยาว